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請求書の保管期間とは?企業が守るべきルールと実践的アドバイス

請求書の保管期間とは?企業が守るべきルールと実践的アドバイス
この記事を読んでわかること
    • 請求書は取引の証明となる重要な書類
    • 法律で保管期間が定められており、違反すると罰則の可能性がある
    • 電子保存やクラウドストレージを活用すると、効率的に管理できる

請求書は、事業者が商品やサービスの提供に対して、取引先に対して支払いを請求するための文書です。請求書は取引の証明となるだけでなく、支払い請求や経理処理にも必要不可欠な書類です。このことから、請求書の保管期間も、企業経営において欠かせない重要な要素の一つです。

適切な管理を怠っていると、思わぬトラブルに巻き込まれてしまう可能性があります。

この記事では、請求書の保管期間について詳しく解説していきます。また、「法律で定められた保管期間」「保管期間を守らないことによるリスク」や「効率的な保管方法」さらに、「実践的なアドバイス」についても紹介しますので、是非、最後までご一読いただき参考にしてください。

請求書のほか、契約書などの重要書類を管理する担当者の方は、こちらの資料もチェックしてみてください。契約書の保管期間と保管方法

請求書の重要性

請求書には、取引の詳細、金額、支払い条件、期日などが記載されており、企業間の取引を明確に記録する重要な書類となります。そして、企業の財務管理と経理処理において不可欠な役割を果たします。以下の3つの点を確認しましょう。

①取引の証明

請求書は、取引の内容や金額を証明する公式な文書であり、後で問題が発生した場合に備えて証明として機能します。

②支払いの管理

請求書に記載された支払い条件と期日に基づいて、企業は支払い管理を行います。これにより、キャッシュフローの管理が容易になります。

③税務処理

税務申告において、請求書は収入や経費の証明として必要です。正確な税務処理のためには、適切に保管された請求書が重要です。

法律で定められた請求書の保管期間とは?

請求書は、一定期間保管することが義務付けられています。以下に主な法律で定められた保管期間を確認しましょう。

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企業の書類保管期間一覧!保存すべき書類とその保管方法

法人税法に基づく保管期間

帳簿書類の保存期間は原則7年間ですが、請求書そのものの保管期間については直接言及されていません。(法人税法第126条 帳簿書類の保存期間)

消費税法に基づく保管期間

消費税法では請求書の保管期間について明確な規定はありません。請求書は帳簿書類の一部として扱われ、法人税法の規定に従うことになります。

これらの法律に基づく保管期間を遵守することで、企業は法的なリスクを回避し、税務調査や監査時に必要な情報を提供できるようにすることができます。正確な保管期間を理解し、適切に管理することが重要です。

請求書の保管期間を守らないリスク

法的リスクと罰則

請求書の保管期間を守らない場合、企業は以下のような法的リスクに直面することがあります。

法律違反

法人税法、消費税法、商法などの法律では、取引に関する帳簿や請求書の一定期間の保管が義務付けられています。これを怠ると、法律違反となります。

罰則

法律違反に対する罰則として、罰金や課徴金が科される可能性があります。例えば、法人税法や消費税法に基づく帳簿書類の保管義務違反は、税務調査の際に罰金や追加税額の徴収が発生することがあります。

〈法人税法の罰則例〉
法人税法の帳簿書類の保存義務違反により、税務調査で認定された過少申告に対する「追徴課税が発生」することがあります。

〈消費税法の罰則例〉
消費税法の帳簿書類の保管義務違反では、適切な証拠書類がない場合、税務調査で否認される可能性があり、「追加の消費税が課される」ことがあります。

税務調査時の問題点

税務調査は、税務当局が企業の税務申告の正確性を確認するために実施される調査です。この際、過去の取引に関する書類が適切に保管されているかがチェックされます。

証拠不備

必要な請求書が保管されていないと、取引の証拠が不十分とみなされます。これにより、取引の実態が確認できず、税務当局によって取引内容が否認される可能性があります。

調査時間の延長

書類が適切に保管されていない場合、税務調査が長引くことがあります。これにより、企業の業務に対する負担が増大します。

財務管理の不備によるリスク

キャッシュフロー管理の不備

請求書が適切に保管されていないと、支払いや入金の管理が困難になります。これにより、キャッシュフローの把握が不正確になり、資金繰りに支障をきたす可能性があります。

予算管理の不備

過去の取引データが不完全であると、正確な予算編成や費用管理が難しくなります。これにより、経営判断の基礎データ不足で、誤った判断を招く可能性があります。

信用リスク

請求書の管理が不十分な企業は、取引先や金融機関からの信用を失うリスクがあります。取引先とのトラブルが発生した際、適切な証拠を提示できないとなれば、信頼関係が損なわれてしまうでしょう。

請求書の保管期間を守らないで起こるリスクを回避するには、法律で定められた保管期間を遵守し、適切に管理することです。企業は、定期的な書類管理の見直しと、保管方法の最適化を図り、これらのリスクを回避しましょう。

請求書の効率的な保管方法

紙媒体の保管方法

専用の保管場所を確保

書類を保管する専用の棚や引き出しを設けます。湿気や直射日光を避け、温度や湿度が適切に管理された場所に保管します。

分類とラベリング

請求書を取引先や日付ごとに分類し、ラベルを貼り、必要な時に迅速にアクセスできるようにします。

ファイルボックスの使用

請求書をファイルボックスに収納し、保管期間ごとに整理し、年度ごとにファイルボックスを分けると、管理が容易になります。

保存期限見直しと廃棄

分類された請求書の保存開始日と保存期限を基に、定期的(月次や四半期、年度末など)に保存書類を見直し、保存期限が過ぎたものを適切に廃棄します。

廃棄する際は、機密情報が含まれているため、外部に漏れないように注意して、シュレッダーなどを使用します。

電子保存のメリット

  • 紙の請求書と比べて、保管スペースが大幅に節約できます。
  • デジタル化された請求書は、キーワード検索で迅速に探し出すことができます。
  • デジタルデータは、簡単にバックアップを作成でき、紛失や破損のリスクを低減します。

電子化の保存方法

スキャニング

紙の請求書をスキャンし、PDFや画像ファイルとして保存します。

クラウドストレージ

スキャンしたデータをクラウドストレージサービスにアップロードし、安全に保管します。有名なサービスにはGoogle ドライブ、Dropbox、Microsoft OneDriveなどがあります。

システムの活用

電子領収書を活用、デジタル化された領収書は、紙の領収書と比較してより安全に保管することができます。

正しい領収書の保管をすることで、ビジネスの安定した運営に繋がります。適切な保管方法を実践し、定期的に見直すことで、税務上のトラブルを防ぎ、スムーズな経営を維持することができます。ぜひ、この記事で紹介したポイントを参考に、領収書の管理体制を整えてください。

もし、領収書の保管や管理に関してさらに質問がある場合や、具体的なアドバイスが必要な場合は、専門家に相談することをお勧めします。税理士や経理のプロフェッショナルからのアドバイスは、貴社のビジネス運営にとって大きな助けとなるでしょう。

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請求書保管の実践的アドバイス

請求書の保管に関する実践的なアドバイスとしては、保管スケジュールの作成、社内ルールの整備、データバックアップの重要性などがあります。これらの対策を実施することで、請求書の効率的な管理とセキュリティを確保することができます。

保管スケジュールの作成

定期的な整理と管理

請求書を適切に保管するためには、定期的な整理と管理が必要です。保管スケジュールを作成して、保管期間の経過や廃棄のタイミングを把握しましょう。

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【作成方法】

  • 保管期間ごとに請求書を分類し、保管開始日と廃棄予定日を記載します。例えば、年度ごとに分類して、7年間の保管期間を設定します。
  • 保管スケジュールは、定期的なチェックポイントを設定します。月次や四半期、年度末ごとのチェックポイントを設けることで、請求書の整理や廃棄作業を効率的に行います。

社内ルールの整備

統一された管理体制

社内ルールを整備することで、従業員全体が一貫した方法で請求書を管理しやすくなります。混乱やミスを防ぐために重要です。

社内規程など管理体制の構築を担当している方は、こちらの資料もチェックしてみてください。
社内規程とは?作成のポイントや法的効力を解説

情報セキュリティの強化

社内ルールには情報セキュリティに関するガイドラインも含めることで、機密性の高い情報を適切に管理できます。

整備方法

管理責任の明確化

請求書の保管と管理を担当する責任者を任命し、役割と責任を明確にします。

手順の明文化

請求書の受け取りから保管、廃棄までの手順を明確に文書化します。これにより、従業員は手順に従って作業を行うことができます。

データバックアップの重要性

災害対策

データバックアップは、万が一の災害やデータ損失に備えるための重要な手段です。請求書のデータを定期的にバックアップして、データの損失を最小限に抑えましょう。

データの安全性

データバックアップは、機密性の高い情報を保護するための重要な手段でもあります。バックアップデータは、不正アクセスやセキュリティ侵害から保護されます。

定期的なバックアップ

請求書のデータを定期的にバックアップし、最新の情報を保持します。バックアップの頻度は業務の特性やデータの重要性に応じて検討します。

複数のバックアップ場所

バックアップデータを複数の場所に保存することで、データの安全性をさらに向上させます。オンサイトとオフサイトの両方にバックアップを保存することが推奨されます。

適切な請求書管理で企業信頼性の向上へ

法律に基づく適切な請求書の保管期間を守ることで、法的リスクを回避し、税務調査に対応することが可能です。紙媒体の保管方法や電子保存、システムの活用など、効率的な保管方法を選択し、確実に管理しましょう。そして、実践的なアドバイスを取り入れることで、請求書の管理体制を強化することができます。

この記事で紹介したポイントを参考に、適切な請求書管理を実践し、企業の信頼性と業務効率の向上を目指してください。

NobishiroHômu編集部

この記事を書いた人

NobishiroHômu編集部

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