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給与明細の保管期間とは?3つのメリットやリスクを詳しく解説

給与明細の保管期間とは?3つのメリットやリスクを詳しく解説
この記事を読んでわかること
    • 給与明細の法定保管期間は、労働基準法で5年、所得税法で7年
    • 給与明細の適切な保管は、税務申告、労働条件の確認、金融機関での利用などに役立つ

給与明細は、毎月の給与の詳細が記載された重要な書類です。従業員にとって、給与は生活の基盤であり、その明細は収入の証明となるだけでなく、税務申告や社会保険の手続きにも必要不可欠です。

給与明細の保管期間は、労働基準法や税法などで定められています。適切な期間、給与明細を保管することは、従業員の権利を守り、トラブルを未然に防ぐために重要です。また、税務調査や年金手続きの際にも、給与明細は必要な書類となります。

この記事では、給与明細の法定保管期間や、保管することのメリット、適切な保管方法について詳しく解説します。給与明細の保管に関する正しい知識を身につけ、安心して働くための一助となれば幸いです。

給与明細のほか、契約書などの重要書類を管理する担当者の方は、こちらの資料もチェックしてみてください。契約書の保管期間と保管方法


給与明細の保管期間とは?

給与明細の保管期間は、法律によって定められています。ここでは、労働基準法、税法、会社法の規定に基づく保管期間について詳しく説明します。

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律に基づく保管期間の基準

・労働基準法
給与明細自体に法廷保存期間はありません、しかし、賃金台帳(給与明細に関する書類-労働基準法第109条)は、5年間の保存が義務付けられています。このことから
税務上の根拠となる資料や労務トラブルの防止の観点で、5年以上の保管を推奨いたします。

所得税法
税務署から要求があった場合に備え、過去の税務申告を確認できるようにするため、
所得税法上も給与明細は7年間の保管が推奨されています。

務上の保管期間の目安

法律で定められた期間以外にも、実務上考慮すべき保管期間の目安があります。

税務申告の観点

前述の通り、税務申告に関連する書類として、過去の申告内容の確認や修正が必要になった場合に備え、7年間の保管が推奨されます。

社会保険の観点

年金事務所から年金加入記録の確認を求められる場合や、健康保険の傷病手当金、出産手当金などの申請時に給与明細が必要になることがあります。そのため、2~3年は保管しておくことが望ましいでしょう。

労働者とのトラブル防止

労働条件に関するトラブルを防ぐために、退職後も含めて給与明細を一定期間保管することが推奨されます。企業によっては、5年間保管する場合もあります。

与明細の保管期間については、法律上の基準を守りながら、実務上のリスク管理の観点からも十分な期間保管することが重要です。最低でも法律で定められた5年間、税務上の理由からは7年間の保管を心がけると良いでしょう。

全で効率的に保管する方法を取り入れることによって、将来的なトラブルを未然に防ぐことが可能となります。

与明細を保管する3つのメリット

給与明細を適切に保管することには、多くのメリットがあります。ここでは、税務申告時の証拠、労働条件の確認とトラブル防止、金融機関での利用の3つの観点から、給与明細を保管することの重要性を説明します。

税務申告時の証明として

給与明細は、税務署への確定申告や年末調整の際に必要な書類です。給与所得者の場合、毎年の確定申告は不要ですが、税務調査で過去の給与明細の提出を求められる可能性があります。

過去の給与明細を適切に保管しておくことで、税務署からの質問や調査にスムーズに対応することができます。

②労働条件の確認とトラブル防止

給与明細には、労働時間や残業代、各種手当などの情報が記載されています。これらの情報は、労働条件の確認に役立ちます。

もし、給与に関するトラブルが発生した場合、給与明細は重要な証拠となります。未払い賃金の請求や、残業代の不払いなどの問題が生じた際、給与明細を提示することで、自分の正当性を主張することができます。

適切に保管された給与明細は、労働条件に関する従業員の権利を守るために不可欠な書類なのです。

③金融機関での利用

給与明細は、ローンやクレジットカードの申込み時に、収入証明書として利用されることがあります。

住宅ローンや自動車ローンなどの大型ローンの審査では、通常、数ヶ月分の給与明細の提出が求められます。また、クレジットカードの申込み時にも、収入証明として給与明細が必要になる場合があります。

こうした金融機関での手続きをスムーズに進めるためにも、給与明細を適切に保管しておくことが重要です。

給与明細は、税務、労働条件、金融手続きなど、様々な場面で必要とされる重要な書類です。適切な保管により、トラブルを未然に防ぎ、自分の権利を守ることができるのです。

与明細の正しい保管方法

給与明細を適切に保管するためには、紙での保管方法と電子化のメリットを理解し、安全に保管するためのポイントを押さえることが重要です。ここでは、それぞれの方法について詳しく説明します。

での保管方法

紙の給与明細を保管する場合は、以下の点に注意しましょう。

  • 直射日光や湿気を避け、涼しく乾燥した場所に保管する
  • ファイルボックスやバインダーを使い、年月ごとに整理する
  • 保管場所は施錠できるところが望ましい
  • 定期的に保管状態を確認し、劣化や破損がないか点検する

れらのポイントを押さえることで、紙の給与明細を長期間、安全に保管することができます。

子化のメリット

給与明細を電子化することで、以下のようなメリットがあります。

  • 保管スペースを大幅に節約できる
  • 検索性が向上し、必要な明細をすぐに見つけられる
  • データのバックアップが容易で、紛失や破損のリスクが低い
  • ペーパーレス化が進む

与明細の電子化は、保管の効率化だけでなく、業務の生産性向上にも寄与します。

全に保管するためのポイント

給与明細には個人情報が含まれるため、安全な保管が非常に重要です。以下のポイントに留意しましょう。

  • アクセス制限を設け、関係者以外が給与明細を閲覧できないようにする
  • 電子化する場合は、パスワード保護やデータ暗号化を行う
  • 定期的にウイルスチェックやセキュリティアップデートを実施する
  • 紙の給与明細を廃棄する際は、シュレッダーで細断する

うした安全対策を講じることで、給与明細の漏洩や不正アクセスを防ぐことができます。

与明細は、紙での保管と電子化のそれぞれのメリットを理解し、適切な方法を選択することが大切です。また、安全性に細心の注意を払い、個人情報を保護することが求められます。正しい保管方法を実践し、給与明細を大切に管理しましょう。

給与明細を保管しなかった場合のリスク

与明細を適切に保管しないことで、様々なリスクが生じる可能性があります。ここでは、法律違反による罰則、税務調査でのトラブル、ローン申請等での不利益について説明します。

律違反による罰則

前述の通り、労働基準法により、使用者は賃金台帳(給与明細)を3年間保存しなければなりません。この義務を怠った場合、使用者は30万円以下の罰金に処せられる可能性があります。

た、税法上も、税務署長に提出した書類の写しを7年間保存することが定められています。この義務を怠ると、税法違反として罰則の対象となる可能性があります。

与明細の保管は、法律で定められた義務です。保管を怠ることで、企業は法的リスクを負うことになります。

務調査でのトラブル

税務署による税務調査で、給与明細の提示を求められた際、適切に保管されていないと、トラブルに巻き込まれる可能性があります。

与明細は、収入の証明となる重要な書類です。明細がない場合、税務署から収入の過少申告を疑われ、追徴課税を受けるリスクがあります。

切な保管がされていれば、税務調査にもスムーズに対応できます。給与明細の保管を怠ることで、不必要なトラブルに巻き込まれるリスクがあることを認識しておきましょう。

ーン申請等での不利益

給与明細は、ローンやクレジットカードの申込み時に、収入証明書として利用されることがあります。

し、必要な期間の給与明細が保管されていない場合、ローンやクレジットカードの審査に不利益を被る可能性があります。十分な収入証明ができないため、審査に通りにくくなったり、金利が高くなったりするリスクがあるのです。

来のライフイベントに備え、給与明細を適切に保管しておくことが大切です。

与明細の保管を怠ることで、法的リスク、税務上のトラブル、金融面での不利益など、様々なリスクが生じます。トラブルを未然に防ぐためにも、給与明細の保管ルールを正しく理解し、実践することが求められます。

与明細を適切に保管する

給与明細は、労働者にとって非常に重要な書類であり、適切な保管が求められます。

この記事では、給与明細の法定保管期間について、労働基準法では3年間、税法では7年間と定められていることを説明しました。また、会社の規定によっては、さらに長い保管期間が設定されている場合があります。

給与明細を保管することには、税務申告の証拠、労働条件の確認とトラブル防止、金融機関での利用など、多くのメリットがあります。トラブルに備え、自分の権利を守るためにも、給与明細の保管は欠かせません。

保管方法としては、紙での保管と電子化のそれぞれのメリットを理解し、状況に応じて適切な方法を選択することが大切です。その際、安全性に十分配慮し、個人情報の保護に努めることが求められます。

一方、給与明細の保管を怠ると、法律違反による罰則、税務調査でのトラブル、ローン申請等での不利益など、様々なリスクが生じる可能性があります。

適切な給与明細の保管は、労働者の権利を守り、トラブルを未然に防ぐために不可欠です。法定保管期間を遵守し、メリットを理解した上で、安全な保管方法を実践しましょう。

給与明細は、社員の収入と権利を守る大切な書類です。この記事を通して、給与明細の保管の重要性を再認識していただければ幸いです。

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