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契約管理にかけるリソースを削減 営業活動に専念できるように

契約管理にかけるリソースを削減 営業活動に専念できるように

LegalForceキャビネ 金融・保険

株式会社西日本シティ銀行

法人ソリューション部 栗尾 憲一郎 様 吉永 華世 様 高橋 彩羽 様

POINT
  • 更新期限の⾃動リマインドや関連契約の紐づけにメリットを感じ導入
  • 導入後は、より営業活動にリソースを割けるように
  • 条文検索により、過去の契約で培った知見を有効活用

九州を中心に全国175店舗(2023年3月31日現在)を展開する、株式会社西日本シティ銀行。法人向けのローンなどを扱う法人ソリューション部では、専門性が高く多様化する契約書の管理効率の向上を目指し、LegalForceキャビネを導入。同部の栗尾様、吉永様、高橋様に、LegalForceキャビネを導入した経緯や活用のポイントを聞きました。

業務の幅が広く、扱う契約類型も多い

法人ソリューション部の組織体制や業務内容について教えてください。

法人ソリューション部 栗尾 憲一郎 様

栗尾様 その名の通り、法人のお客様向けに各種ソリューションを提供している部門です。具体的には、コベナンツローン、シンジケートローン、金利デリバティブなどの金融商品の提供や、ファンドの企画・運営会社の管理などを行っています。その他にも、M&Aやビジネスマッチング、各種コンサルティングなどを手掛けており、幅広い業務を担っています。

現在は部内に約80名が在籍しており、業務毎に各グループに分かれています。扱う契約書の類型も、金銭消費貸借契約、コンサルティング契約、業務委託契約など様々な種類にわたります。

更新期限の自動リマインドや関連契約の紐づけにメリットを感じ導入

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

栗尾様 LegalForceキャビネの導入前、当部では契約書をExcelで管理していました。新規契約を締結後、担当者と役席者の複数名で入力内容を確認し、受け入れを行います。

管理台帳に計上した後は、行内イントラ所定のフォルダに契約書の複写データを格納し、原本は別途保管します。契約期限は1ヶ月に約1回の頻度で管理台帳を確認して管理しています。契約内容によっては契約期限の自動更新条項がついているものもあり、自動更新される都度に新たな契約期限を上書きする必要があるため、契約内容を確認する作業が負担となっていました。

加えて、新たに締結した契約書を過去の関連契約書と紐づける作業に、特に負担を感じていました。大型の設備投資などの融資では、一度に10種類以上の契約を結ぶことも珍しくありません。融資実行後に変更契約等を締結するケースもあり、契約締結日を基準として時系列に計上された管理台帳では、関連契約情報がわかりづらいという難点がありました。

導入を決定するまでに苦労された点はありますか。

栗尾様 金融機関では情報管理面で高い水準が求められるため、クラウドに契約情報を保管することがセキュリティの観点から問題は無いかが議論になりました。当行ではIT担当部門がクラウドサービス利用に係る項目を1つずつ確認・検証した上で、LegalForceキャビネの導入に至りました。

金融機関特有の契約管理の煩雑さを解消してくれる

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れや、特に気に入っている機能について教えてください。

栗尾様 現在は導入初期のフローを整備しており、データ化した既存の契約書をLegalForceキャビネにアップロードしているところです。次のステップとして、新規の契約を受け入れるフローの整備を進め、部内で通常運用していこうと考えています。

機能面でとくに重宝しているのは、AIによる契約情報の自動抽出とテキストデータ化です。契約書をアップロードするだけで契約情報をテキストデータとして自動登録してくれるので入力作業も不要になりました。例えば法改正が発生した際、これまでは契約書を一つひとつ確認し該当法令の有無を調べる必要がありましたが、LegalForceキャビネではアップロードされた全ての契約書を特定のワードで検索できるため、大幅な時間短縮が実現できます。

条文検索イメージ
契約書本文や表の中に含まれるキーワードで特定の条文を検索できる

吉永様 「更新期限の自動リマインド」が気に入っています。これまでは、管理台帳をもとに契約期限と自動更新条項の有無を確認していく必要がありました。しかしLegalForceキャビネ導入後は、更新期限が近づくと担当者宛に自動でお知らせメールが届くので、大変便利になりました。

法人ソリューション部 高橋 彩羽 様

高橋様 「関連契約書の紐づけ」も、1つの案件で複数の契約書を締結した後の管理負担を減らしてくれました。LegalForceキャビネは、金融機関特有の契約管理の煩雑さを楽にしてくれるので、大変重宝しています。

また、デジタルツールやクラウドサービスに関する知識が無くても、LegalForceキャビネは仕組みがシンプルで操作も分かりやすく、非常に使いやすいと感じています。

関連契約書の紐付けイメージ
複数の契約書をリンクすることができる

契約管理の負担が減り営業活動に注力できるように

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

栗尾様 これまで契約書の管理業務に費やしていた時間を、対外的な営業活動に回せるようになりました。当部は法人向けのソリューション部門ですから、なるべく創造的な業務に時間を投下するのが理想です。LegalForceキャビネ導入以前は、契約書の管理に貴重なリソースが割かれていましたが、管理業務の効率化によって生み出せた時間を提案業務や資料作成などの時間に回せるようになり、今後はお客様とのリレーション向上に繋がっていくものと期待しています。

今後LegalForceキャビネをどのように活用していきたいですか。

栗尾様 まずは、当部の部員が瞬時に契約書にアクセスできる環境を整備したいと考えています。これまで使用してきた管理台帳では、契約内容の細部までは把握できないため、台帳に記載された情報をもとに、別途保管された契約書原本やデータを確認しにいく作業が必要でした。今後は、全ての契約書がLegalForceキャビネ内に一元管理され、すぐに必要な契約書にアクセスできるようになります。

法人ソリューション部 吉永 華世 様

吉永様 LegalForceキャビネは、過去の契約書の管理機能が優れているだけでなく、今後の新規契約締結においても活用が期待できます。過去の契約書にはお客様とのやり取りの中で生まれた条文の記載方法や表現等の様々な知見が眠っています。当部では、同じ類型の過去の契約書をもとにした新規契約の草案作成が頻繁に発生しますが、LegalForceキャビネに格納した契約書をキーワード検索することで、過去の複数の契約書の条件や表現などの違いを瞬時に参照することが可能になります。今後は、これまで当部が締結した過去の契約情報を、より一層有効活用していきたいと考えています。

(取材日:2023年10月)※掲載内容は取材当時のものです。

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