個人経営の頼れる相棒 丸一日かかっていた契約審査を3時間に短縮
合同会社CSP
代表 宮本 康寿 様
- 個人経営によるリソース不足を解消するために導入
- LegalForceがダブルチェックの役割を果たすことで精神的なプレッシャーから解放
- これから起業する人や、個人経営者の法務学習ツールとしてもおすすめ
行政機関や学校教育機関向けのコンサルティングサービスを提供し社会福祉に貢献する、合同会社CSP。同社を1人で経営する宮本様にLegalForceの導入経緯や活用法を聞きました。
看護師の経験を活かして起業、すべての業務を1人でこなす
貴社の事業内容について教えてください。
代表 宮本 康寿 様
当社は看護師の経験を持つ私が2021年5月に設立した会社で、社員は代表の私1名です。行政機関や学校教育機関に対して、介護・福祉・防災などに関する領域のコンサルティングを行っています。具体的には、市の保険事業に参画し、地場の介護事業者などを取りまとめるハブの役割を担ったり、学校の保健体育の授業で、先生の補助としてカリキュラムを一緒に考えたりしています。また現在、最も多くの時間を割いている仕事は、コロナ対策事業への参画です。自治体が運営するオンライン診療センターのサポートなどを受託しています。
法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。
1人で経営している会社のため、全ての業務を私が行っています。法務関連業務としては、契約審査、規定類の策定などがあります。業務上、保険に関する個人情報などセンシティブな情報を扱う機会が多いため、社会的信用力を担保できるよう規程の整備には力を入れています。契約件数は年間5~6件で、業務委託契約が多いです。
優れたUIに惹かれ導入
LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。
導入した理由はリソース不足、ノウハウ不足を解決するためです。たった年間5~6件の契約審査とはいえ、全ての仕事を1人で行っているため、そこに多くの時間を割くことは避けたいです。また私は看護師としての実務経験を活かして起業したため、法務における知識や経験は多くありません。しかし、今後会社として事業を拡大するためには法務機能をしっかり持つ必要がありますし、そのためには自分自身がノウハウを蓄積しなければと考えていました。
顧問契約をしている弁護士はいますが、時間コストを考えると都度相談するのは難しいため、契約審査をサポートしてくれるツールの導入を検討しました。最終的にLegalForceに決めた理由は「使いやすさ」ですね。デモンストレーションで実際にツールを使用する様子を見たとき、UIがとても優れていると感じました。またLegalForceが示してくれる解説やサンプル条文が丁寧、かつ網羅的な点にも惹かれました。
重要度「高」の項目を中心に確認し契約審査をスピードアップ
実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。
取引先から契約書のドラフトを受領したら、まず「自動レビュー」にかけます。公的機関との契約が多いので、取引先のひな形を提示されることが大半です。レビュー結果には三段階(高・中・低)の重要度が付記されているので、重要度「高」のものからチェックしていきます。それぞれ提示された対応例を確認し、必要であればサンプル条文を使って修正する流れです。自動レビューは具体的な対応例やサンプル条文の提示だけでなく、関連情報としてその背景を丁寧に解説してくれるので勉強になります。この関連情報を読む時間も大切なインプットの機会と捉え、しっかり読み込んでいます。
特に気に入っている機能があれば教えてください。
「LegalForceひな形」です。契約書を新しく作成するときはもちろんですが、社内規程を策定・改定するときにも重宝しています。当初はWeb上で検索したひな形などを参考にして社内規程を作っていたのですが、内容にまとまりがない印象があり、見直しが必要だと思っていたのです。LegalForceの導入を機にLegalForceひな形を参考にして手直ししたところ、納得のいく品質に整えることができました。弁護士が監修していることもあり、情報の安心感も違います。
「条文検索」も愛用しています。「こんな文章が欲しい」という思いにすぐに応えてくれる機能です。具体的には「共同研究」「個人情報」などのキーワードで検索することが多いですね。当社は自治体との共同研究開発契約などを締結する機会も多いのですが、Web上で検索しても参考になる条文にヒットしないことが多く不便に感じていました。LegalForceではスピーディーに探すことができますし、サンプル条文やひな形が充実している実感があります。
条文検索イメージ キーワードを入力すると過去の契約書やひな形から条文を検索できる
丸1日かかっていた契約審査が3時間に 精神的な余裕も生まれた
LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。
契約審査にかかる時間が大幅に短縮されました。導入前は根拠を調べる作業などに時間を要しており、丸一日かかっていたのですが、導入後はLegalForceがリスクの洗い出しをサポートしてくれるので、3時間ほどで審査が済むようになりました。さらに「Wordアドイン」を活用すればWordファイルのままLegalForceの機能を使って審査できるので便利ですね。
Wordアドイン版「自動レビュー」イメージ 自動レビューや条文検索などのLegalForceの主要な機能をWord上で利用できる
また自分とLegalForceとでダブルチェックができていることで、精神的なプレッシャーから解放されました。取引先から戻ってきたコメントをじっくりと検討する余裕も生まれ、契約審査の質も向上しました。
今後LegalForceをどのように活用していきたいですか。
当面は自分の法律知識を増強するための教材として活用します。LegalForceは解説の文章も簡潔で画面のデザインも見やすいので、書籍を読みこむのが苦手な人にもおすすめできます。
将来的には、従業員の教育や引き継ぎにも活用したいです。今後の事業拡大を見据えて事務職員の雇用を検討していますが、法務経験者を探し出すのは難しいでしょう。採用後にノウハウを共有して教育する方が現実的で、LegalForceはそのための教育ツールとして最適だと感じています。レビュー結果や、各種解説を使えば未経験の方でも効率よく法律知識を学べます。
個人経営の強い味方 これから起業する人にもおすすめ
LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。
これから起業する方や、起業したばかりの方におすすめしたいです。LegalForceのような優秀なツールは、何もかもを1人でこなす個人経営のプレッシャーを和らげ、経営を後押ししてくれます。小規模の会社などで法律関連の業務を顧問弁護士に一任するケースもあると思いますが、経営者自身も法律の基礎知識や、契約審査のロジックを理解しておいたほうが良いと考えています。社内に知見を蓄積すれば、事業拡大の際にも柔軟に対応できますし、会社としてのリスク管理能力も高まるからです。個人経営や少人数の起業の強い味方であるLegalForceをぜひ体感して欲しいと思います。
(取材日:2022年11月)※掲載内容は取材当時のものです。