契約書に任意のファイルを紐づけられる 「関連文書の管理」機能を実装

株式会社LegalOn Technologies（本社：東京都渋谷区 代表取締役 執行役員・CEO：角田 望）は、AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」にて、契約書に任意のファイルを紐づけられる「関連文書の管理」機能を実装しました。本機能により、契約書に見積書、仕様書、請求書など書類や証憑を紐づけて管理することが可能になることで、契約書とあわせて関連文書を網羅的に参照することができるようになります。

■契約書に任意のファイルを紐づけられる「関連文書の管理」機能について

2024年7月に当社が実施した「契約業務に関する調査」*では、8割以上の方が過去の契約書を見返したいタイミングがあると答え、そのうち契約書とあわせて確認したいものとして、締結経緯や修正履歴（47%）、注文書（43%）、交渉経緯（41%）などが挙がり（図1）、関連情報も確認したいという強いニーズが明らかになっています。

図1

これまでの契約書の管理体制や契約書管理サービスでは、契約書と関連文書を紐づけて保管することが難しく、関連する情報がバラバラの場所で保管されていることが一般的でした。そのため、契約書に関連する書類を探すためには、別のシステムや管理場所、管理者に確認する事が必要となり、多くの時間と手間がかかっていました。

今回、契約書に任意のファイルを紐づけられる「関連文書の管理」機能を実装したことにより、契約書の締結経緯や内容を明確にするために必要な書類（提案資料、見積書や仕様書、電子契約の締結証明書など）や、契約の締結後に発生する証憑（検収報告書や破棄証明書、請求書）などの文書を、必要な時に手間なく、網羅的に参照できるようになりました。

これにより、契約トラブルの発生時はもちろん、監査対応などのさまざまな場面において契約書と関連文書の確認が迅速にできるようになるため、2027年度から適用となる「新リース会計基準」対応などにも有用です。

また関連文書として、PDF、Wordのほか、Excel、PPTなどのファイル形式のアップロードが可能なため、さまざまな文書を紐付けることができます。

*株式会社LegalOn Technologies「契約業務に関する調査」（2024年7月実施）：https://legalontech.jp/8046/