AI契約管理システム『LegalForceキャビネ』、 2023年8月に電子帳簿保存法に対応する機能を実装！ 2024年1月から義務化される「電子取引データ」の保存が可能になり、ペーパーレス化によるバックオフィスの事務負担軽減を支援

株式会社LegalOn Technologies（本社：東京都江東区　代表取締役執行役員CEO：角田望）は、AI契約管理システム『LegalForceキャビネ』において、電子帳簿保存法の電子取引データの要件とスキャナ保存の要件に対応する機能を2023年8月に実装します。電子取引データについては、2023年12月31日をもって宥恕措置が廃止されるため、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムに保存することが求められます。本機能の実装により、宥恕措置の廃止に対応し、電帳法の国税関係帳簿書類に該当する契約書を法律に則った形で管理することができ、電子化による事務負担を軽減することが可能になります。

2023年8月、『LegalForceキャビネ』が電子帳簿保存法に対応する機能を実装

『LegalForceキャビネ』は、締結済みの契約書をアップロードするだけで、「タイトル」や「契約締結日」、「契約開始日と終了日」等の契約情報を抽出し、検索可能なデータベースに組み上げて契約書の一元管理と契約リスクの制御ができるツールです。

電帳法では、保存が義務付けられている帳簿類や取引関係書類について、「電子帳簿等の保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類に書類が区分され、それぞれで保存要件が定められています。契約書はそのうちの「スキャナ保存」「電子取引データ保存」に該当するため、『LegalForceキャビネ』では、各保存要件を満たし各企業の契約書管理をさらに支援するために、可用性の確保に対応する検索機能のアップデートをしました。

① 取引等の「日付・金額・相手方」で検索ができる
②「日付・金額」について範囲をして検索ができる
③「日付・金額・相手方」を組み合わせて検索ができる

加えて、2023年8月に以下の機能を実装を予定しています。
- 契約書の訂正削除履歴を出力可能とする機能
- 紙の契約書をスキャンして電子化した場合、PDFの解像度や色の階調等を表示する機能

2023年7月末には、JIIMA認証*の下記分類について取得申請を予定しています。JIIMA認証の取得により、電子帳簿保存法の法的要件を満たしているサービスとして、安心してご利用いただくことが可能になります。

- 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度
（https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/）

- 電子取引ソフト法的要件認証制度
（https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/）

機能実装とJIIMA認証の取得により、『LegalForceキャビネ』で契約書を管理することでペーパーレス化のみならず、締結後のリスクまでも踏まえた契約書の管理体制の構築が実現できます。
*JIIMA認証について：https://www.jiima.or.jp/certification/

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、バックオフィスが管理している仕訳帳や契約書、注文書などの国税関係帳簿書類を、一定の条件を満たした場合に電子データとして保存可能にする法律です。
2022年1月に改正された電子取引データの保存の要件は、電子取引データの保存について、プリントアウトした書面を保存すれば電帳法の要件を満たさなくてもよいというルールが削除されたものの、これに対応できない企業が多くいたことから、2年間の宥恕措置が設けられていました。
しかしながら、この宥恕措置は、2023年12月31日をもって廃止されるため、2024年1月以降、メールなどで送受信した「電子取引データ」については、電子帳簿保存法の要件を満たして保存するか、新たな猶予措置を満たすことが必要となります。そのため、バックオフィスにおける電子取引データの管理体制については見直しが必要になります。

今後も、AI契約管理システム『LegalForceキャビネ』を通じて契約管理の工数削減と契約内容まで管理できる契約管理体制構築の支援を行ってまいります。