AI契約管理システム『LegalForceキャビネ』、電子帳簿保存法で定められた契約書管理に対応する機能をリリース！～『LegalForceキャビネ』で「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」が可能になり、電子帳簿保存法に則った契約管理を支援～

株式会社LegalOn Technologies（本社：東京都江東区　代表取締役執行役員CEO：角田望）は、AI契約管理システム『LegalForceキャビネ』において、電子帳簿保存法の電子取引データの要件とスキャナ保存の要件に対応する機能を2023年8月に実装します。電子取引データについては、2023年12月31日をもって宥恕措置が廃止されるため、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムに保存することが求められます。本機能の実装により、宥恕措置の廃止に対応し、電帳法の国税関係帳簿書類に該当する契約書を法律に則った形で管理することができ、電子化による事務負担を軽減することが可能になります。

『LegalForceキャビネ』に実装された、電帳法に対応した機能の詳細

『LegalForceキャビネ』は、締結済みの契約書をアップロードするだけで、「タイトル」や「契約締結日」、「契約開始日と終了日」等の契約情報を抽出し、検索可能なデータベースに組み上げて契約書の一元管理と契約リスクの制御ができるサービスです。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法は、バックオフィスの電子化による生産性の向上やテレワークの推進などを目的として制定された、国税関係の帳簿や書類等の電子保存を認める法律です。電子取引データについては、2023年12月31日をもって宥恕措置が廃止されるため、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムに保存することが必須になります。

このたび、『LegalForceキャビネ』は電子帳簿保存法で定められている3つの保存要件のうち、契約書の保存方法が該当する「スキャナ保存」「電子取引データ保存」に対応できるようになりました。

「スキャナ保存」および「電子取引データ保存」への共通対応

『LegalForceキャビネ』では、検索機能の確保をするために、日付や金額、取引先での検索ができる機能を実装しております。また、項目が未入力の場合のみに絞って検索することも可能です。更に今回は、ユーザーが契約書の訂正や削除を行った際の履歴を表示する機能を実装しました。これにより、「電子取引データ保存」の要件であるバージョン管理や検索性の確保が可能になりました。

▼日付や金額、取引先に加えて、項目未入力の場合も検索が可能

▼契約書を削除した場合の履歴を表示する機能

「スキャナ保存」への対応

ユーザーが紙の契約書をスキャンして電子化した際に、PDFの解像度や色の階調等をチェックし、「スキャナ保存」の要件を満たしていない場合にアラートが出る機能を実装しました。これにより、ユーザーは『LegalForceキャビネ』にアップロードした契約書のPDFが、「スキャナ保存」の要件の1つである明瞭にスキャンがなされたかがすぐに確認することができます。

▼電子化した契約書の画像情報に問題がない場合

▼電子化した契約書の画像情報に問題がある場合

2023年8月1日にJIIMA認証を申請済

『LegalForceキャビネ』は、電子帳簿保存法の法的要件を満たしているサービスとして、ユーザーに安心してご利用いただくために、JIIMA認証の下記分類について2023年8月1日より取得申請を行っております。

- 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度
（https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/）

- 電子取引ソフト法的要件認証制度
（https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/）

機能実装とJIIMA認証の取得により、『LegalForceキャビネ』で契約書を管理することでペーパーレス化のみならず、締結後のリスクまでも踏まえた契約書の管理体制の構築が実現できます。
*JIIMA認証について：https://www.jiima.or.jp/certification/

また、今回の機能強化にあたり、SKJ総合税理事務所とともに電帳法の要件を確認しながら対応を進めてまいりました。電帳法を正しく解釈し、システム要件を満たしたサービスを提供するために、コンサルタントである税理士の袖山喜久造先生より、エンドースメントをいただいております。

SKJ総合税理士事務所からのエンドースメント

SKJ総合税理士事務所　所長・税理士　袖山喜久造様

SKJ総合税理士事務所は、株式会社LegalOn Technologies様の「LegalForceキャビネ」が、電子帳簿保存法に対応する機能実装の発表を心より歓迎いたします。
2024年1月に施行される改正電子帳簿保存法では、電子取引データの出力書面による保存が原則廃止されています。この電子取引データの保存においては、多くの企業が電子契約書の管理にあたり、システム等の再構築を迫られていますが、改正電子帳簿保存法に対応するには保存要件を正しく把握する必要があり、企業に対する負担が課題となっています。
今回、「LegalForceキャビネ」が新機能を実装し、電子帳簿保存法の法令を遵守したシステムであるというJIIMA認証を得ることで、多くの企業の法令対応の負担を軽減することができ、迅速かつ効率的に電子帳簿保存法の対応が進むことを期待しております。SKJ総合税理士事務所は、JIIMA認証の申請前に「LegalForceキャビネ」の法的対応状況について、電子帳簿保存法第7条で規定される保存システムとして、法令要件に対応していることを確認しました。
今後もSKJ総合税理士事務所は、株式会社LegalOn Technologies様との連携を通じて、お客様のデジタルトランスフォーメーションの実現に貢献してまいります。

今後も、AI契約管理システム『LegalForceキャビネ』を通じて契約管理の工数削減と契約内容まで管理できる契約管理体制構築の支援を行ってまいります。