LegalOn Cloudの導入で業務負荷が3割減「法務発のサービス」が実践可能に

3人で年間1000件超の契約書をレビュー

――御社の事業内容について教えてください。

一関様　当社は愛知県名古屋市に本社を構える化学メーカーです。コアテクノロジーである化学合成技術や樹脂設計技術を活かし、化成品・建装建材の2つのセグメントで多層的な事業を展開しています。

国内シェアNo.1を誇る主力商品「メラミン化粧板」や塗り壁材のパイオニア商品「ジョリパット」をはじめとする製品群は、住宅・商業施設・ホテル・学校・駅・病院などさまざまな場所で使われており、近年は東南アジアやインド・中国での海外事業やM&Aを強化しています。

法務部長　一関鉄平　様

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

一関様　法務部は私と井上、そしてもう一人の3人体制です。私は約20年の法務キャリアがあり、井上は入社５年目で前職でも法務を担当していました。法務部では、各部署から依頼される契約書レビュー審査・相談のほかM＆A、コンプライアンス教育といった法務全般を一手に担っています。

井上様　法務部では年間、新規で約600件の契約書レビューを行っています。再レビュー審査なども含めれば、全体のレビュー件数は1,000件を上回っています。

業務量の増加と契約書管理に課題感

LegalOn Cloudを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

一関様　当社では15年ほど前から海外事業を強化しており、急速な事業の拡大とともに取り扱う契約書の数が急増しました。当然、各部署からの契約書レビュー依頼も増加し、これをなんとか効率化しようとしたのが、リーガルテックサービスの導入を検討するきっかけでした。

最初は契約書レビューに特化した「LegalForce」、その後「LegalOn Cloudレビュー」をご導入いただきました。

井上様　契約書レビューの品質向上と効率化を実現しようと、2024年2月にLegalForceを導入しました。ちょうどこの頃は海外グループ企業における贈収賄の防止に関する規程の整備、人権尊重の取り組みや個人情報保護関連の業務が増えてきた時期で、定型業務である契約書レビューの効率化が喫緊の課題でした。

法務部　井上幹裕　様

導入の検討に際しては、いくつかのAIレビューサービスを比較検討した結果、最終的にLegalForceの導入を決めました。契約書におけるリスク箇所や必要条項の抜け漏れを防ぎたいと考えている中で、レビュー精度の高さと指摘事項の多さが決め手になりました。

LegalOn Cloud レビューの画面イメージ。AIが契約書の内容を読み込み、リスクチェックが必要と思われる項目を挙げる

その後はしばらくLegalForceを使っていましたが、契約書に関する指示や質問に対して瞬時に回答を表示する生成AIを活用した「LegalOnアシスタント」の実装を受け、LegalOn Cloudに切り替えました。

レビュー×コントラクトマネジメントで契約書レビュー・管理を大きく改善

その後、一元管理・リスク管理を実現する「LegalOn Cloudコントラクトマネジメント」を合わせてご利用いただきました。その経緯についても教えてください。

井上様　当時は契約書の原本の一元管理も課題でした。例えば、売買関連の契約書は経営企画部、知財関連の契約書は知的財産グループ、品質保証協定書は品質保証部がそれぞれ保管しており、管理方法も部署ごとにバラバラでした。

事業部門から契約書の内容について問い合わせがあっても、契約書自体を管理しているのが法務部でない場合は、当該部署に確認をしたり、原本を取り寄せたりする手間がありました。

一関様　契約書についてはPDF化して管理するようにしていましたが、他の部署を含め必ずしも徹底されていませんでした。問い合わせがあったらExcelで作成した台帳で原本の保管場所を確認し、書庫に探しに行き、それをPDFにして依頼者に送るという作業が必要だったので非常に大変でした。

これについてもさまざまなツールを検討した結果、契約書をアップロードするだけで、締結後の契約管理やリスク管理を自動化でき、技術的な要件も満たしていたLegalOn Cloudの「コントラクトマネジメント」を契約しました。

Legalon Cloudの導入の成果・効果を教えてください。

井上様　現在、契約書レビュー依頼はMicrosoft Formsで受け付け、案件はすべてLegalOn Cloudのレビュー機能でチェックしています。リスクの洗い出しや修正案の提示に関しては非常に満足しています。契約類型にもよりますが、導入後は契約書レビューにかかる時間が3割ほど削減できました。

一関様　コントラクトマネジメントを導入したことで、契約書の保管・管理も大幅に効率化されました。締結済みの契約書をアップロードするとそれがデータベース化されるため、検索性が高まりました。以前は当該契約を管理している部署に問い合わせなければなりませんでしたが、今では必要な契約書がすぐに取り出せるようになりました。

また、不要になった契約が更新され続けたり、知らぬ間に契約の効力が失われたりするのを防ぐための期限管理ができるようになりました。期限が切れそうな重要な契約は、法務部から担当部署に通知できるようになり、担当部署からも感謝されています。これまで実践できていなかった「法務発のサービス」ができるようになったと実感しています。

LegalOn Cloud コントラクトマネジメントの画面イメージ。契約更新拒絶期限日や契約終了日が迫っている契約書を知らせてくれる

井上様　空いたリソースは契約書レビュー以外の業務に充てられるようになりました。具体的には、オンライン法務学習支援サービス「Legal Learning」で学びの機会を増やしたり、人事部と協力して全国の拠点でコンプライアンス研修を行ったりできるようになりました。これはLegalOn Cloud導入の大きな恩恵のひとつですね。

法務の業務過多・リソース不足に悩む企業に勧めたい

LegalOn Cloudをどのような企業、法務部にすすめたいですか。

井上様　法務部の人数が少ない企業、法務専任者がいない企業にはおすすめです。時代の変化に伴い、法務に求められる役割は多様化していますので、契約書レビュー以外の業務が増えてリソース不足にお悩みの企業には最適だと思います。

将来の展望や、今後の目標・計画などがあれば教えてください。

一関様　ご存じの通り近年は法務の役割が増えており、求められる守備範囲も拡大しています。そんな中で、限られた人数で高いパフォーマンスを発揮するためには、契約書レビューや契約書の管理といった重要な業務の中での定型業務をLegalOn Cloudのようなツールで効率化し、事業の成長に有効な法務サービスを提供していくことが重要です。当社としてもまだまだ課題はありますが、業務の質を高めることで法務の社内プレゼンスの向上を図りたいです。

また、LegalOn Cloudの導入で契約書レビュー以外の業務にもリソースが割きやすくなったので、従業員のコンプライアンスマインドの醸成の強化にも努めたいと思います。