契約書へのアクセス環境を改善 リスクを制御しながら事業部の業務を効率化
株式会社イースト
管理本部 総務部 法務・コンプラグループ アシスタントマネージャー 林 健一 様
POINT
- 事業部が契約書にアクセスしやすい環境を整えることを目的に導入
- 契約書を探し出すための手間や時間を約25％削減
- 「契約書グループ」を応用し契約書原本への双方の押印進捗を管理
SCマネジメントシステム「MallPro（モールプロ）」などの提供を通じて、全国800以上の商業施設の運営を支援してきた株式会社イースト。法務の業務効率化はもちろん、事業部が膨大な契約書にアクセスしやすくなるようにLegalForceキャビネを導入したという同社の法務担当である林様に、具体的な活用方法や導入効果について聞きました。
多種多様な契約書を少人数で管理
貴社の事業内容について教えてください。
管理本部 総務部 法務・コンプラグループ アシスタントマネージャー 林 健一 様
株式会社イーストは1997年の創業以来、ショッピングセンターなど商業施設の運営管理者に対して、売上管理や売上分析に関するさまざまなサービスを提供しています。これまでサポートしてきた商業施設の数は全国で800以上。特に商業施設の少人数運営を実現するテナント総合管理ツール「MallPro（モールプロ）」は、テナントの売上管理や分析、契約管理、グループウェア機能を備えたシステムで、各方面から高い評価をいただいています。
法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。
法務は総務部の法務・コンプライアンスグループが担っています。メンバーは４人いて、契約管理のみならずプライバシーマークに関する業務や登記手続き等様々な業務を行っています。契約審査は私が担当しておりますが、今年中に契約審査を担当するメンバーをもう1人増員予定です。
取り扱う類型は「MallPro」のシステム利用許諾契約や各種業務委託契約が中心です。その他、賃貸借契約、自治体の指定管理の契約、コンサルティング契約なども発生します。近年は商業施設での運営ノウハウを活かし、地方創生・活性化に関わる事業も行っているので、取り扱う契約書の数や種類は増加傾向にあります。
導入の狙いは事業部の業務負担軽減
LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。
導入の目的は、事業部側の業務効率化です。もちろん法務の効率化も視野に入れての導入ですが、事業部が契約書にアクセスしやすい環境を整えて事業をスムーズに推進できるようにするという意味合いが強かったです。
以前は契約書をPDF化して会社の共有フォルダで保管していました。ファイル名に企業名と契約類型を入れるようにルール化し50音順で格納するなどファイルの整理自体はできていたのですが、例えば同じ取引先で同じ類型の契約書を複数取り交わしているケースなどではファイル名に入れた情報だけで検索することが難しく、運用面で苦労していました。
また、契約に紐付く覚書などを検索するのにも時間がかかり、契約内容の全貌を把握するのに時間と手間がかかっていました。こうした事業部側の負担を軽減するために、LegalForceキャビネの導入を決めたのです。
また、導入にあたって現在の業務フローを大きく変えずに済む点も魅力でした。
契約書グループ」機能を活用して押印進捗を管理
実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。
契約書の管理はすべて法務で行っています。締結された契約書が戻ってくると、それを我々法務でPDF化してLegalForceキャビネへアップロードしています。
また独自の使い方かもしれませんが、「契約書グループ」の中に「先方押印中」というフォルダを作り、取引先側で押印中の契約書原本の管理をしています。今まで当社が先に押印した契約書は、押印がされたことのエビデンスを残し、なおかつ紛失事故が発生した際に備えるため、コピーして紙で控えをとってから先方に郵送していましたが、これだと事業部は契約書の内容を確認したいときに法務に問い合わせて紙ベースで確認しなければならず不便でした。
現在は先方に郵送で送った契約書の内容を事業部がいつでも閲覧できるようになり、業務が圧倒的に効率化できました。また、取引先から戻ってきていない契約書を簡単に把握できるようになったので、一定期間経過したものはリマインドするというフローで運用しています。
特に気に入っている機能があれば教えてください。
契約書をアップロードすると、自動で全文がテキストデータ化される点が気に入っています。必要な部分はコピー＆ペーストで他の契約書や書類にそのまま使えるので、このテキスト化機能に助けられることが多いです。
世間では電子契約が増えているものの、当社の場合は紙での契約が8割を占めます。昔の契約書は紙でしか残っていないものも多いので、それらをLegalForceキャビネにアップロードしておけば、必要に応じてWordに起こせるので便利です。
必要な契約書を探す時間が25％削減
LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。
導入の目的だった事業部の契約書へのアクセスが格段に良くなりました。今までだとフォルダの中から必要な契約書を探し出すのに手間や時間がかかっていましたが、LegalForceキャビネの導入で、それらが25％ほど削減できたと実感しています。
まだLegalForceキャビネでの運用に慣れていない社内メンバーもいますが、法務から定期的に具体的な使い方、検索方法などについて情報発信を行うようにし活用を推進しています。事業部と契約について話す機会があるときは、その都度LegalForceキャビネを一緒に見ながら説明するなどの工夫もしております。
契約リスクの低減と契約管理体制の強化を
今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか。
契約書ごと設定できる管理情報の中にはまだ活用できていない項目があるので、これらも使っていきたいです。例えば「担当者」の項目に情報を設定しておけば担当者が一覧でわかるようになりさらに管理しやすくなると思います。
LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか。
当社のようにさまざまな類型の契約を数多く交わす企業には非常に有効なツールだと思います。特に原契約が結ばれた後に、覚書で契約内容が継続的に変更されるような場合は関連契約書の紐づけができる機能が役立つはずです。
関連契約書の紐付けイメージ
また、複数拠点のある企業にもおすすめです。各拠点で契約締結行為自体がある程度できる会社であれば、拠点ごとに契約書をPDF化してアップロードすることで、全社の契約情報を統括して管理できるメリットがあります。
LegalForceキャビネを使えば、事業部に契約管理を任せることも可能です。もしそれができれば法務の負担は大きく削減できるため、業務効率化に大きなインパクトを残すでしょう。
（取材日：2023年3月）※掲載内容は取材当時のものです。