案件管理機能で「契約書ができる過程や意図を後世に引き継ぐ」。次世代に業務をつなぐLegalForce活用方法とは。
株式会社オーエス
代表取締役社長 奥村 正之様 経営戦略部 知財法務課 課長 伊藤 良造様 経営戦略部 知財法務課 主幹 前田 和則様
POINT
- 契約業務の効率化と次世代への業務継承に役立てることを期待してLegalForceを導入。
- 比較表の作成にかかる時間が４時間から10分程度に短縮。本質的な業務に打ちこめる時間が増えた。
- 案件管理機能で、契約書ができる過程や意図を後世にも残せるように。
人々の暮らす社会をデザインする総合AI（AV×IoE）システム企業として、スクリーンやプロジェクターの開発から販売、映像や音響機器を組み合わせた空間デザインなどを手掛ける、株式会社オーエス。同社の知財法務課の前田様、伊藤様のお二人に、LegalForceの導入経緯やLegalForce活用のポイントをお聞きしました。
契約業務の効率化と後世への業務継承を目指し、LegalForceとLegalForceキャビネを導入。
法務部の組織体制や業務内容について教えてください。
奥村社長 当社はものづくりの会社ですので、元来、知的財産の保護を重視しています。それに加え、ビジネスの拡大により大手企業とのお取引が増え、契約の種別が多様化するとともに、契約の重要度が高まってきました。
以前は総務部門のメンバーが、外部の弁護士に協力してもらいながら、知財・法務業務を兼務の形で行っていましたが、専門部署を作るべきと判断し、2年前に知財法務課を設けました。
前田様 私は主に知財に関する業務を担当しています。弊社は国内外に商品・サービスを提供しているので、知財が絡む秘密保持、共同開発、ライセンス、代理店等の契約書や、知財権に関する自社開発商品の知財権出願、他社の知財権侵害調査などを行っています。
伊藤様 私は2年前に株式会社オーエスに中途入社し、本社で法務・知財業務を担当しています。主に、特許、意匠、商標などの知財管理から契約関連業務、さらにコンプライアンス（法令遵守）まで、会社の法的なサポート全般を担当しています。
LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。
経営戦略部 知財法務課 主幹 前田 和則様
前田様 伊藤が入社して契約業務を担当してくれるようになっただけでもかなり助かっているのですが、それでも契約審査や管理の業務はアナログで大変な状況でした。コロナ禍以降はリモートワークを導入していますが、紙の契約書を扱う以上、出社しないと仕事が進まないことも課題でした。コロナ禍でも、契約審査業務をスムーズに進め、さらに後世に引き継いでいくために、LegalForceの導入を決めました。
伊藤様 LegalForceの機能や、導入によって当社が得られるベネフィットを社長に説明したところ、導入を即決してもらうことができました。トップの意思決定の速さは、現場としても大変ありがたいことでした。
前田様 また、目当ての契約書がすぐに見つからないといった契約管理の課題を解決するために、契約書管理システムのLegalForceキャビネも同時に導入しました。
実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。
伊藤様 営業部門などの担当者から回ってきた契約書は、すべてLegalForceにアップロードし「自動レビュー機能」にかけて論点をチェックしています。その後は論点の内容に応じて、「条文検索機能」を使って過去の契約書や自社ひな形などから参考になる条文を探し、内容の加筆修正を行います。
また、「比較機能」も活用しています。大企業との契約は先方の書式に従わないといけないものが多く、さらに書式がバージョンアップすることもよくあります。そのような契約書の差分をチェックする際に、新旧書式の変更点を瞬時に、かつ正確に把握できるので重宝しています。
比較機能 イメージ
前田様 締結済みの契約書を標準フォーマットとしてLegalForceに保存し、いつでも検索できるようにしています。同じ商品を複数の取引先に販売するときなどに、エビデンスの把握が容易になり、社内承認も速く行えるようになりました。
4時間以上かかっていた比較表の作成が10分に短縮。より本質的な業務に打ちこめるように。
LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。
伊藤様 業務の負荷は大幅に減りました。例えば、契約書を更新する際の新旧比較表の作成などですね。LegalForceの導入以前は、契約書を紙で印刷し、変更となる箇所を切り貼りして比較表を作成しており、1つ作るのに4～5時間はかかっていました。
それがLegalForceなら、ボタン1つで契約書の差分にハイライトが入った比較結果をダウンロードでき、全ての工程を含めても10分もあれば立派な比較表を作れるようになりました。また、単に業務に時間が減るという定量的な効果だけでなく、ダブルチェックができている安心感から、業務にともなうストレスの軽減も実感しています。
前田様 LegalForceを導入したことで、時間を有効活用できるようになりました。手作業に取られてしまっていた時間を、お客さまへのヒアリングや社内会議といった本質的な業務に回せるようになりました。真のビジネスに打ちこめるようになり、充実感があります。
案件管理を活用し、契約書ができる過程や契約の意図を後世に引き継ぎたい。
今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか？
経営戦略部 知財法務課 課長 伊藤 良造様
伊藤様 2021年10月に追加された「案件管理機能」をさらに活用していきたいです。
LegalForceの導入以前は、営業部門との情報共有が仕組み化されていなかったために、法務部門は営業部門でのビジネス的な契約背景がわからず、また営業部門は法務部門に契約審査を依頼したあとの進捗がわからないという状況でした。
また、締結後の契約書を振り返る機会もなく、契約書ができあがるまでのやり取りや、当社が契約を結んだ当時に何を考えていたのかが後に残りませんでした。この状態で担当者が退職や異動でいなくなると、契約がどんどんブラックボックス化してしまいます。
契約書はただ完成した書面を残すだけでなく、契約書ができる過程や契約の意図を残していかなければなりません。
「案件管理機能」を使えば、契約書ができる過程や、契約の意図を記録でき、当社が持つ技術やノウハウを正しく後世に引き継げるのではと期待しています。社内への浸透には多少時間はかかりますが、まずは契約審査の依頼を専用のメールアドレスへの送信に一本化するところから取り組んでいます。
案件管理機能 イメージ
LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？
伊藤様 少人数の会社におすすめしたいです。LegalForceを使えば、時間も節約できるし、法務担当者の精神的な負担も減るからです。契約書のひな形や対応類型も充実していますし、中小企業には頼りになるかと思います。
前田様 老舗の大企業にもおすすめできます。大企業のお客さまと契約書のやり取りをしていると、先方の審査の回答まで１週間程度かかったり、古い文言や条文を使い続けていたりする場面をよく目にします。そのような企業こそ、LegalForceを活用すれば契約審査のスピードアップや品質向上の効果も大きいのではと感じます。
伊藤様 古い表現を使い続け、タイムリーに修正対応していない企業は意外と多いです。契約書の表現ひとつとっても、その企業の信用度が推し量れます。LegalForceは、その会社の法務業務の品質や姿勢を測るバロメーターにもなっていますね。
（取材日：2021年12月）※掲載内容は取材当時のものです。