法務業務の習得にAIを活用 導入後のサポートやアップデートの頻度にも満足

リスティング広告の運用代行を通じクライアントの売上向上を支えている、株式会社カルテットコミュニケーションズ。同社の高藤様、平澤様に、LegalOn Cloudの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

法務の専任担当はおらず、メンバー4名が協力して契約書レビューや法務相談に対応

貴社の事業内容について教えてください。

高藤様　当社は主にWeb広告代理店事業を行っており、2024年8月に14期目を迎えました。主要事業のひとつであるリスティング広告の運用代行は、中小企業のクライアントが多く、月の広告費予算30万円～40万円程度の小規模案件にも細やかに対応できる点が強みです。また近年では、DX支援事業など周辺領域にも事業を拡大しています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

平澤様　管理部の中に法務チームを設けています。法務業務は、取締役CFO、管理部の部長である高藤、そして私とあと1名のメンバー計4名で担当しています。主な業務は契約書レビューと法務相談対応です。契約書レビューは毎月15件ほど発生しており、私がメインで担当しています。法務相談対応は、相談の内容や難度を踏まえて4人で分担しています。たとえば、会社事業全体の視点が必要な論点は取締役が対応し、現場サイドのシンプルな案件は私が対応することが多いです。また最近は事業の拡大に伴い、法務相談の件数も増えています。

高藤様　当社には法務の専任担当はおりません。法務チームに所属する4名が他業務と兼務しながら協力して法務業務を行っています。私は当社の創業時に入社し、リスティング運用部門でのコンサルタントを経て、経理・人事・法務などのバックオフィス業務も担当するようになりました。平澤も入社時は人事・総務の担当で、その後に法務も兼務するようになりました。

法務業務の習得や法律知識のインプットに役立つツールを検討

LegalOn Cloudを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

管理部　部長　高藤 様

高藤様　当社では法務業務の習得が課題となっていました。私と平澤以外の2名は法務の経験があり、そのノウハウを平澤に引き継ごうとしたのですが、法務の仕事を体系立てて引き継ぐのは簡単ではありませんでした。OJTも大切ですが、それが中心になってしまうと「見よう見まね」になってしまう場面も多くなります。そこで、ベースとなる法務の知識をインプットしつつ実務でも頼りになるツールを導入しようと考えました。いくつかのサービスを比較検討し、法務向けのツールの中でも知名度が高く、機能面も優れていると感じたLegalOn Cloudに決めました。

平澤様　法務担当になったばかりのころは、法律事務所が執筆・監修しているWeb上の記事や書籍を読んだりビジネス実務法務検定を勉強したりして法務知識をインプットしていましたが、LegalOn Cloudを実際に使ってみると契約書レビューを早く処理できるのはもちろん、実務によって得られる法務知識のインプットも速まる実感がありました。

実際にLegalOn Cloudを使うときの流れを簡単に教えてください。

管理部　平澤 様

平澤様　社内申請を受け付けたら自分で一読した後に、LegalOn Cloudに契約書をアップロードし「契約リスクチェック」機能にかけています。レビュー結果が表示されたら、適宜、契約書の内容を修正していきます。秘密保持契約書、業務委託契約書、代理店契約書などを扱うことが多いですね。取引先からPDF形式で受領した契約書も読みこんで編集できるので便利です。

「LegalOnテンプレート」は契約書作りの心強い味方

特に気に入っている機能があれば教えてください。

平澤様　「条文検索」と「LegalOnテンプレート」が気に入っています。契約書や覚書のドラフトを作成する際、関連する条文などのキーワードで検索すると、その語句を含むLegalOnテンプレートが表示されるので、それを参考にドラフトを作成しています。以前はインターネットや書籍を使って自力でひな形のサンプルを探していましたが、LegalOnテンプレートをベースに作成することで大幅な時間短縮を実現できました。弁護士が監修しているので信頼性も高く、今では契約書作りの心強い味方ですね。

高藤様　私も社内規程の管理にLegalOnテンプレートを活用しています。最近の例ですと、印章管理規程を電子署名に対応する内容に更新したのですが、LegalOnテンプレートで調べると、フォーマットとして使えるものがすぐに見つかりました。

LegalOnテンプレートイメージ　
契約書や、社内規程、条文例まで弁護士が監修した1,800点*以上のひな形等を搭載
*MORI HAMADAライブラリーを含む

秘密保持契約書のレビュー時間は30分に短縮、我流よりも知識の蓄積がスムーズに

LegalOn Cloud導入によって感じている効果を教えてください。

平澤様　抜け漏れ防止対策が強化されましたし、LegalOnテンプレートのみならずチェック項目の表示内容にも弁護士の監修が入っているので、正確性が担保され、安心感をもって業務に取り組めるようになりました。レビュー結果は条項ごとに実務に即した内容が表示されるので、知識がたまるスピードも我流と比べて速いと感じます。
案件の処理も迅速になりました。たとえば、秘密保持契約書のレビューはもともと1時間かかっていましたが、今では30分で対応できるようになりました。契約リスクチェック機能を使うことで判断すべきポイントが浮き彫りになり、私が上長に質問する内容の粒度も上がりました。総じて、仕事の質とスピードが高まった実感があります。

高藤様　上長のダブルチェックの工数が減り、当初の狙いだった「習得に役立てる」は実現できています。またLegalOn Cloudは導入後の支援も充実していますよね。営業担当の方とは定期的な面談があり、導入後の進捗確認や新機能案内などのフォローアップがあります。新機能リリースの頻度も高いので、今後のさらなるアップデートにも期待が持てます。またツールだけでなく、LegalOn Technologiesが運営する契約学習を支援するメディア「契約ウォッチ」も重宝しています。法務チームの定例会議で新たな法改正に関する協議を行う際、「契約ウォッチ」の記事を参考にしています。

今後LegalOn Cloudをどのように活用したいですか。

平澤様　まだ使っていない機能の活用を進めたいです。現在は契約リスクチェック機能を中心に使っていますが、今後は契約書の修正、更新に「バージョン管理」機能を使い、新旧の契約書を効率的に管理したいと考えています。

契約書のバージョン管理イメージ
契約書の修正履歴をドラフト版、締結版等のフェーズごとに見やすく管理できる

業務の効率化を意識する企業におすすめ

LegalOn Cloudをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

平澤様　当社のように、事業が拡大しており、業務の効率化を意識している会社におすすめです。契約審査のスピードアップや学習面で導入効果を大きく感じています。

高藤様　ある程度、法務の基礎知識を持ったメンバーがいる組織におすすめしたいです。契約リスクチェック機能では法律的な観点での確認事項が表示されますから、全く法律知識が無いよりは、予備知識がある方が使いこなしやすいかと思います。
また法務担当者の人数が多かったり、在籍する拠点が離れていたりする企業にもおすすめです。LegalOn Cloudを使って仕事をすれば、契約書関連の情報が散らばることなく一か所に集約できて効率的だと思います。

（取材日：2024年9月）※掲載内容は取材当時のものです。