グループ会社全体にわたる契約審査業務をLegalForce導入により効率化。

半導体やディスプレー、プリント基板の製造装置ならびに産業用印刷機器をはじめ、創業時から培ってきたコア技術を用いてライフサイエンス事業など数々の事業を展開する株式会社SCREENホールディングス。2014年に分社化し、事業ごとに複数のグループ会社を抱えているため、それぞれのグループ会社が締結する契約書に審査が必要になるなど、契約審査の業務は増加したといいます。
そんなSCREENホールディングスで契約審査業務を担う法務・コンプライアンス部門が、どのようにLegalForceを活用し、どんな効果を得られているかを聞きました。

法務部門の体制と業務内容について教えてください。

持株会社であるSCREENホールディングスに所属する法務・コンプライアンス室は、ホールディングス傘下の全グループ会社の法務関連業務を担当しています。現在、法務・コンプライアンス部門には12名が在籍しています。当社の顧客は世界中にいらっしゃるので、日本だけでなく海外の弁護士資格を持っているメンバーも在籍しています。

グループ会社全体の契約審査業務を効率的に行いたい。かつ、レビュー品質を平準化するためにLegalForceを導入。

LegalForceを導入されたきっかけや、導入前の課題感についてお聞かせください。

それぞれのグループ会社が締結する契約案件や、グループ会社間の契約案件など、SCREENグループ会社全体の契約審査業務を担当しているため、業務量が多く、業務効率化が課題となっていました。また、当社では比較的若手のメンバーが多く、メンバーの契約書レビュースキルの補完、レビュー品質の平準化も課題でした。

契約書レビューの効率化と品質の平準化両方の課題を解決したいと考え、LegalForceを導入しました。レビュー機能の他にも、条文検索など便利な機能が多数あり、ブラウザだけでなくWordのアドイン版でも使用できる使い勝手のよさにも魅力を感じました。

主に定型的な契約類型のレビュー効率化を実現。自社ポリシーに合わせた重要度設定も利用。

LegalForceの「自動レビュー」機能の活用方法と感じている効果を教えてください。

定型的な契約書では抜け漏れを確認するツールとしてLegalForceを活用しています。自動レビューをかけてチェック項目を洗い出すことで定型的な契約書のレビュー時間を短縮できる分、重要案件に時間を割くことができていると感じています。また、自動レビューのチェック基準を「重要度設定」で自社の基準やポリシーに合わせて調整することができ、当社のポリシーにあったレビュー結果へ近づけることも可能です。

その他、契約書中リスクのある条項には気付けても、必要な条項の抜け落ちに気付くのはなかなか難しいと感じることがあります。LegalForceの自動レビューで、条項の抜け落ちまで指摘してくれるのはありがたいですね。

条文探しは他のメンバーのナレッジも含めた検索が可能となり、効率化を実感。

ナレッジ共有に関する機能の活用方法と感じている効果を教えてください。

「社内ライブラリ」機能と「条文検索」機能を活用しています。以前は、担当した案件を各自のローカルフォルダに保存しており、他のメンバーの担当案件の情報を参照したいときには直接声をかけて見せてもらうような共有方法だったため、情報の共有に時間がかかっていました。

いまではLegalForceの「社内ライブラリ」にアップロードされている契約書を参照することができるので、自分が担当した案件だけでなく、他のメンバーの担当案件の情報にもすぐにアクセスできます。さらに、条文検索機能でキーワードから条文単位で検索できるので便利です。また、条文検索では入力したキーワードの同義語も含んだ検索結果が表示され、異なる表現を用いた検索であっても探している条文に辿り着けて助かります。

「条文検索機能」イメージ

PDFファイルの契約審査も、差分比較でスムーズに。

他にもよく活用している機能があれば教えてください。

PDFの契約書同士でも簡単に比較できる「比較機能」が気に入っています。組織再編などによる社名変更に伴い契約を再締結することがあります。そのような場合などに、新しく提示された契約書のPDFファイルと、過去に締結した同種の契約書のPDFファイルとを比較したいときは、「差分比較」を活用しています。
全体の比較だけでなく条文ごとの比較ができたり、変更部分はハイライト表示がされたりと、差分がひと目で把握できるのが嬉しいです。PDFを並べて目視確認するしかなかった頃と比べると、とても楽になりました。

「比較機能」イメージ

また、「LegalForceひな形」も利用しています。ひな形の数がどんどん拡充していっているので、自社ひな形がなく、過去類似案件の経験もあまりないような契約類型を扱う際には参考にしています。ひな形だけでなく、契約類型の解説記事も載っているので、そちらを参考にすることもあります。

今後、LegalForceをどのように活用していきたいですか？

重要案件にリソースを割くために、定型的な契約類型のレビュー業務を効率化することに活用したいです。その他には、自動レビュー結果に対する関連情報やひな形の解説記事が充実しているので、今後は新入社員への教育にも活かしていければと考えています。

法務部内でのレビュー品質の平準化におすすめ

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

人事異動が多い会社では、チーム内に法務の経験年数が浅い方がいらっしゃる場合も多くあるかと思います。LegalForceは関連情報が充実していて新人のキャッチアップにも役立つと感じているので、そういった体制の法務部で活用していただくのが良いかもしれません。

また、法務の人数が多い会社では、メンバー間のレビュー品質の平準化に役立つのではないでしょうか。LegalForceの特に条文検索機能を使うことで、メンバー間のナレッジの共有もできると思います。

その他、単純に法務部員の人数が少ないなどマンパワーが足りない場合は、自動レビュー機能で定型的な契約書をチェックし効率化を図るなど、幅広く活用できるのではないでしょうか。

（取材日：2021年3月）※掲載内容は取材当時のものです。