大量の雇用契約を的確に管理 コールセンター業務を行う企業での活用方法

コールセンター業務を中心に、国内外でコンタクトセンターサービスを提供する株式会社テレネット。複数の拠点で派遣社員やパート・アルバイト従業員を多く抱える同社は、どのように締結済みの契約書を管理しているのでしょうか。管理本部 総務人事部の大柿様に、LegalForceキャビネを導入した理由や具体的な活用方法、導入効果などについて聞きました。

全拠点の契約管理を2名で担当

管理本部 総務人事部 部長 大柿 翔太郎 様

貴社の事業内容について教えてください。

当社はコールセンターサービスをはじめ、セールスプロモーションやECサポートなど、主にBtoBビジネスを手掛ける企業です。1994年の創業以来、「おもてなし」というサービス理念を考え方の基本とし、今では国内外の13拠点で24時間365日幅広いサービスを提供しています。最近ではコンタクトセンター業務のノウハウを活かし、各種データ処理作業や業務効率化サービスを提供するBPO事業を立ち上げました。新たに人材派遣業務にも着手するなど、お客様のニーズに合わせたサービスを提供し続けています。

組織体制や業務内容について教えてください。

もともと当社に法務部門はなく、契約審査や契約書の押印は代表が行い、その他の法律に関わる業務は役員が担当していました。会社の規模が大きくなるにつれて法務の体制を整える必要が出てきたので、いまは私の所属する総務人事部で担当しています。本社で総務人事部に所属するメンバーは5名いますが、現在は私を含めた2名で契約管理を行っています。

当社のメイン業務はコールセンターサービスですので、取り扱う契約類型は派遣スタッフとの個別契約や、雇用契約が中心です。新たにコールセンターを立ち上げた際などは、月に100件を越える新規契約を結ぶこともあります。取引先との取引基本契約は、月により増減はありますが、数件程度です。

顧問弁護士に勧められ、雇用契約の管理体制強化のために導入

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

LegalForceキャビネの導入前も、契約件数が多い雇用契約は先行して電子契約に移行しデータで管理していましたが、それ以外の契約書はすべて紙ベースで締結し原本を50音順にファイリングして保管していました。保管しているキャビネットから必要な契約書を探し出すのに時間がかかったり、在宅勤務の際にわざわざ出社して契約書を確認したりしていたので、契約管理のデジタル化は当社にとって喫緊の課題でした。

ちょうどその頃、顧問弁護士の先生がコンサルティングのような形式で社内業務の見直しに携わるようになりました。コールセンター業務は派遣社員との個別契約やパート・アルバイト従業員との雇用契約が多いので、労務問題防止のために契約管理の体制を整えるべきだとアドバイスいただき、契約管理ツール導入を検討することになったのです。LegalForceキャビネは顧問弁護士の先生の紹介で知りました。

新しいツールの導入にあたって考えたのは、人を増やさずにいかに業務を効率化できるかということです。LegalForceキャビネは、他のツールと比較してUIが非常にシンプルでした。これなら導入の手間がないと思いましたし、何より工数を増やさず運用可能だと判断したので採用することにしました。

欲しい契約書に簡単にアクセスできる

LegalForceキャビネの現在の活用方法と、導入効果について教えてください。

紙で締結した契約書はすべてPDF化してLegalForceキャビネにアップロードしています。保管していた過去の契約書も全てアップロードする手間はありますが、単純作業なので決して難しいことはありません。電子契約で締結した契約書については、電子契約サービスとLegalForceキャビネを連携させることができるので自動でアップロードされるようになっていてスムーズです。

実際に使ってみると、誰でも、どこからでも契約書にアクセスできるようになったので非常に便利になりました。もちろん閲覧権限は所属部署やユーザーごとに設定していますが、権限の範囲内で必要なときに必要な契約書をすぐに確認できる点は大きなインパクトを感じました。関係者に権限を付与しているので、担当者への問い合わせの数も減りました。

閲覧権限設定イメージ

また当社は拠点が複数あるため、紙ベースで管理しているときはどこの拠点にどの契約書が保管されているのかすぐにわからないこともありましたが、現在はすべてLegalForceキャビネで管理しているので迷うこともありません。キャビネットまで行きファイルを出して該当箇所を探す作業もなくなりました。欲しい契約書へのアクセスに要する時間も大幅に短縮され、非常に助かっています。

業務改善や契約リスクの制御に効果

LegalForceキャビネの中で、特に気に入っている機能はありますか。

検索機能はよく使っています。例えば契約類型で探したり、「雇用契約 大阪」のようにキーワードを組み合わせて検索したりしています。検索性の高さはLegalForceキャビネの大きな特徴のひとつではないでしょうか。契約書をアップロードするだけでAIが基本的な情報を⾃動抽出してくれるので、検索のキーとなる情報を入力する手間も省けました。

紙で管理していた頃は必要な契約書を探し出すのに手間と時間を割く事が多々ありましたし、拠点に在籍するスタッフに負担をかける事もありましたが、工数削減の他、契約管理の方法をルール化できた点でも、LegalForceキャビネを導入した意義があったと思います。

今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか。

ようやく情報を整理しながら過去の契約書をアップロードし終わったところなので、本格的な活用・運用はこれからになります。今は契約書を探す手間を省くため検索機能を中心に使っていますが、今後は契約リスクを制御するためにも使っていきたいと考えています。例えば、契約の期限切れや不要な自動更新を防ぐために「更新期限の⾃動リマインド」を活用していく予定です。

また、「閲覧権限設定」で外部の関係者にも安全に契約書を共有できるようになったので、顧問弁護士の先生に過去の契約書を共有する際などに使いたいと思っています。

更新期限の自動リマインドイメージ

契約書の管理を効率化したい企業におすすめ

LegalForceキャビネをどのような企業に勧めたいですか。

これから契約管理フローを整備したいと考えている企業におすすめです。特に法務部門がない場合や、他の業務との兼務で担当者が手一杯になっている「効率化を意識する企業」は、LegalForceキャビネの導入効果が大きいと思います。また、当社のように複数の拠点がある企業や、社内で契約に関わるスタッフの人数が多い企業にも導入メリットがあるでしょう。

当社も導入の際にいくつかのツールを比較しましたが、LegalForceキャビネはUIに優れ、デジタルに不慣れな方でも直感的に使えるのが魅力です。特別なスキルや知識がなくても使いこなせるため、ツール導入の敷居は高くないと思います。運用に関する支援体制も整っているので、関心のある方はぜひ検討していただきたいです。