契約書管理番号の自動採番機能をリリース ～自社のルールに基づいて契約書の管理番号を自動付与。契約書管理台帳での手動採番が不要になり、重複採番を予防～

株式会社LegalOn Technologies（本社：東京都渋谷区　代表取締役 執行役員・CEO：角田望、以下LegalOn Technologies）が提供する、「LegalOn: World Leading Legal AI」にて、契約書の管理番号を自動で採番する機能をリリースしました 。本機能により、契約書管理担当者や事業部門の担当者が、契約書詳細画面を開いて一件ずつ管理番号を付与する手間を解消し 、契約管理業務の効率化を可能にします 。

■「自動採番」機能で、管理番号の付与にかかる手間を削減し、重複採番を防止

多くの企業では、紙の契約書原本とデータとの紐づけや、社内コミュニケーションにおける契約書の特定を容易にするため、契約書ごとに管理番号を設定しています。しかし、管理担当者が手動で管理番号を付与していることが多く、作業負荷が高いだけでなく、番号の重複が発生するリスクもありました。

この課題を解決するため、「LegalOn」は、アップロードした契約書に対して、ユーザーが設定した採番ルールに基づいて、自動で管理番号を採番する機能をリリースしました。これにより、管理番号の付与にかかる手間を削減し、他の契約書と重複しない管理番号の付与を確実に行うことができます。

■管理番号の「自動採番」機能の主な特長

本機能は、柔軟にルールを設定できます。設定の項目は以下の通りです。

【採番ルール】
初期設定では、接頭辞なし、連番5桁で「00001」からの採番が規定値となります。

• 接頭辞
• 連番
• 文字列（ひらがな、カタカナ、漢字、英数字、記号）
• 桁数
• 開始番号

【自動採番のタイミング】
以下の中から管理番号を自動採番する契約書ステータスを選択・変更できます。複数選択、いずれも選択しない設定も可能です。

• アップロード時
• 承認版
• 締結予定版
• 締結版

▽自動採番のルール設定画面

▽契約書アップロード後に、自動採番された際の画面イメージ