LegalOnで社内知識をプラットフォーム化 法的・論理的な判断の拠り所に

標準約款以外の契約が増加、業務負荷軽減が課題

御社の事業内容について教えてください。

北海道電力株式会社（ほくでん）は1951年に設立され、札幌市中央区に本社を置く電力会社です。北海道エリアにおける電力の発電・販売を担い、地域に根ざしたエネルギー供給を行っています。

調達部の組織体制と業務内容について教えてください。 

調達部は物品や役務の調達に関する契約を担う部門で、部長以下約70名が在籍しています。法務部門は別に存在しますが、契約条項の設定や交渉は調達部が行っています。

調達に関する契約業務は細かな事務用品から発電所の建設工事まで幅広く行っており、現場部門からの依頼を受けて調達を進めるというフローです。担当するセクションごとにグループを分けており、年間約1500件程度の契約書を取り扱っています。

LegalOn導入前は、どのような課題がありましたか。 

当社は長らく、標準約款に基づいて注文書を発行しており、個別に契約書を取り交わすケースは限られていました。しかし近年、IT技術の発展やサービスの多様化により、約款だけでは対応しきれない契約形態が徐々に増えてきました。

例えば、ライセンス契約などがそれに当たります。これらの契約は既存の約款でカバーすることができず、お取引先様と個別の契約交渉が必要になる場合があります。

また、当社の約款は請負契約を基本としているため、成果物の存在しない準委任契約の場合などは、特約の付与などの対応も必要な場合があります。

このようなケースでは社内に十分なノウハウがなく、どこまで譲歩できるのか、どのような条文が妥当かを個別に判断せざるを得ませんでした。結果として、判断の参考となる過去の契約書を探し出すだけで半日以上、場合によっては契約書を作成するのに数日を要することもあり、業務の非効率さの改善が大きな課題でした。

また、当社は部門ごとに扱う契約が異なり、どうしても担当者が専門分野に偏りがちで契約対応が属人的になっていました。これまでは標準約款やインターネットの情報などから「おそらくこれが正しいだろう」と経験則で対応する場面が多く、法的根拠に基づいた判断ができているか不安を抱える担当者も少なくありませんでした。

どこまで妥協できるのか、逆に譲れない点はどこかを整理するのが難しく、OJTでの継承も曖昧、という中で、LegalOnの導入を決めました。

ナレッジの蓄積と活用でチーム力を底上げ

数あるツールの中で、LegalOnを選んだ決め手は何でしたか。 

複数のレビュー支援ツールを比較検討し、実際に使う担当者でトライアルを行った中で、LegalOnの操作性が分かりやすく、初心者でも使いやすそうだという評価が最も多かったです。無料デモ時に体験したレビューの早さや指摘の正確性を目の当たりにし、IT技術の進歩に衝撃を感じたのを覚えています。

現在はどのような形でLegalOnをご利用いただいていますか。 

調達部全体で導入し、現在は各グループに2名ずつライセンスを与えてレビュー機能を中心に活用しています。アップロードされた契約書はすべてLegalOnに格納されるので、経緯やノウハウをナレッジとして蓄積し始めたところです。

過去の契約書をサーバ内の個別フォルダに格納していた従来の管理方法では検索性が悪く、類似案件の参考資料を探すだけでも膨大な手間と時間がかかっていました。過去の契約対応のノウハウが担当者の頭の中に留まり、共有や継承が難しい状態でしたが、現在はLegalOn上で契約ごとの判断理由やレビュー内容を横断的に検索できるようになりましたので、今後ナレッジ活用の幅が広がるものと期待しています。

また、若手社員や他部署から異動してきた担当者にとっては過去の事例が具体的な参考資料となり、学習や判断の助けになってくれるものと考えております。

LegalOnで特に気に入っている機能はありますか。 

特に便利だと感じているのは比較機能です。Wordでも新旧比較はできますが、LegalOnはファイルをアップロードするだけで簡単に前のバージョンと比較できるため、非常に助かっています。

また、条文比較ができる機能も重宝しています。自社と相手方の対応条文を自動で並べてくれるので、契約内容の違いが一目でわかります。

さらにレビュー機能で、「なぜリスクがあるのか」という理由が表示される点はOJTの場面でも非常に役立ちます。判断の根拠が整理されているため、指導する側は説明しやすく、学ぶ側も理解を深めやすくなっています。

海外との直接取引は少ないですが、グローバル企業が作成した契約書をレビューする場面もあり、契約書全文および条文を翻訳する「ユニバーサルアシスト」機能も利用しています。英文契約書の取り扱いに慣れていない従業員でも契約書の内容を正確に把握できるため、実務面で大いに助けられています。

ディスカッションの時間が増えレビューの質が向上

LegalOnにより、実際にレビューする担当者としてはどのような効果がありましたか。 

「判断の拠り所」ができたことは担当者の精神的な負担の軽減につながっています。以前は経験や直感、ネット情報に頼った判断に不安を抱きながら進めていましたが、現在ではLegalOnのレビュー結果を参照しながら、上司も部下も同じ土俵で議論ができるようになりました。

契約書作成にかかる時間も大幅に短縮されました。以前はお取引先様の契約書と当社の標準約款との突合をしながら数日かけて作っていた契約書も、参考資料の検索や条文のドラフト作成を通じて業務効率は確実に向上しています。

作業時間の短縮にもつながりましたか。 

個々のリスク判断は必要なため、契約レビューにかかる時間自体は大きく変わっていません。ただ、その内訳や時間の使い方が大きく変化しました。以前は、契約書を読み込みながらどこに論点があるのかを見極め、さらにそれに関する参考情報や過去事例、解説などを探し出すまでに相当な時間を要していました。

しかし現在は、論点となり得るポイントが初期段階で明確に提示されるため、すぐに本質的な議論に移れるようになっています。結果として、どのように判断するか、どうリスクを整理するかといった“中身の議論”にじっくり時間を使えるようになり、審査の質が高まったと実感しています。

カスタム次第で幅広い業種業態で利用可能

今後LegalOnをどのように活用したいとお考えですか。 

ナレッジの共有と活用を確実に進めたいと考えています。法務知識や契約に関する認識を共有化できる“プラットフォーム”ができたことで、従業員のスキルアップにつながると期待しています。

LegalOnをどのような企業・法務部にすすめたいですか。

LegalOnは標準機能に、業務に特化したモジュールを必要なだけ追加してカスタマイズできるプラットフォームです。幅広い業種・企業で導入できると思いますが、特に法務部がない企業や契約実務を行う事業部門にはおすすめです。専門的な教育を受けていない場合、どこを譲歩し、どのような交渉をすべきかの判断が難しいものですが、レビュー機能を使って一次スクリーニングを行うだけでも、判断のスピードと精度は高まるはずです。

また、最新の法令と比較しながらリスクをチェックできるため、抜け漏れや検討不足の防止にもつながります。すべての機能を導入せずとも、レビュー機能だけでも十分な効果が得られると思います。