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社内規程をAIで磨き「社員に良いもの」へ UIやサポート対応にも大満足

社内規程をAIで磨き「社員に良いもの」へ UIやサポート対応にも大満足

LegalForce IT・インターネット

Liberty Data Design株式会社

代表取締役 井上 佳則 様 ビジネスエンハンスメント室 室長 遠藤 亜季 様

POINT
  • 契約審査の効率化、社内規程の整備を目的にLegalForceを導入
  • 審査工数が大幅に削減し、業務の質をあげる仕事に注力できるように
  • 「1社に1台」、業種や規模を問わずすべての企業におすすめできる

“データの無限の可能性をデザインする”をコーポレートコンセプトに、AIソリューションやデータ分析で企業の事業成長を支援する、Liberty Data Design株式会社。事業が拡大し、社員が増加している同社では、イレギュラーな契約書への対応や社内規程の整備が課題となっていました。同社の井上様、遠藤様に、LegalForceの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

急成長中のスタートアップ企業 複数名が兼務で法務業務に対応

貴社の事業内容について教えてください。

代表取締役 井上 佳則 様

井上様 当社は創業5期目のスタートアップ企業で、AI事業とデータ分析事業を柱としています。AI事業は生成AIを活用した自社のアプリ開発や映像の属性分析(人流、人数カウント、性別、年代など)のサービスを企業や自治体に導入したり、米国のAI監視ソリューションのVerkadaを日本市場に展開したりしています。また自社ソリューションとしても幼児施設向け、介護施設向けのサブスクリプションサービスを開発し、日本の安全安心や”あったらいいな”を私たちの技術で実現できるように日々尽力しています。データ分析事業では、米国のMT SAASのソリューションやPythonなどを利用した最先端のITツールの導入支援や構築を行っています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

遠藤様 当社には元々法務業務を専門とした組織がなく、私と外部の専門家の方で契約審査などを行っています。私は経営企画や事業開発などの業務と兼務しており、契約書の審査件数は月10件ほどです。主に人事関連の契約書、秘密保持契約書(NDA)、業務委託契約書、各取引先との基本契約書などの契約類型を扱うことが多いです。

契約審査の時間短縮や社内規程の整備に期待

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

井上様 LegalForceを導入する前は、複数名で一つひとつの契約書をチェックし、判断が難しいものは外部の弁護士にレビューを依頼していました。これでは時間もかかりますし、法改正などの最新情報をアップデートすることも難しく、何かツールを使って効率化しようと考えました。また、現在は定型的な契約書が多いものの、事業の拡大に伴いイレギュラーな類型が増えると見込まれ、その対応力をつけたいという思いもありました。

遠藤様 導入当時はちょうど当社の社員が10名を超えるころで、就業規則をはじめとした社内規程の整備が必要な時期でした。これまでも専門家の方と相談しつつ、独自で社内規程を作っていたのですが、完成度に疑問を感じており、しっかり作りこみたいと思っていました。LegalForceには豊富なひな形があると知り、社内規程の整備にも活用できるのではないかと期待して導入を決意しました。最短で申込3営業日後から使い始められる点もLegalForceを導入の理由の一つです。

「LegalForceひな形」をもとに社内規程を作成 抜け漏れの減りを実感

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

遠藤様 今は「自動レビュー」と「LegalForceひな形」を中心に活用しています。契約審査業務では、担当者から受領した契約書のドラフトをLegalForceにアップロードし、自動レビューにかけています。レビュー結果が表示されたら、その内容を踏まえて契約書を修正しています。

自動レビューイメージ サンプル条文・関連情報が表示される

規程類の整備においては、LegalForceひな形の中で内容が近いものを検索し、それをアレンジして作っています。具体的には、有期雇用契約書や入社時誓約書などの人事関連書類を作るベースにしたり、既存のプライバシーポリシーのレビューを行ったりしました。労働基準法など、人事関連の法律は改正が多いのですが、LegalForceひな形のおかげで契約書に記載が必要な条項の抜け漏れが減りました。

審査工数の劇的な変化を実感 優れたUIで触っていれば自然と使いこなせる

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

遠藤様 契約審査の工数が大幅に削減されました。これまでは事業部のメンバーも含めて複数名で30分から1時間くらいかけてチェックすることが多かったのですが、LegalForce導入後は私一人で完結し、かつ1分ほどで確認すべき項目を洗い出せるようになりました。浮いた時間で、自社の視点を加えたカスタマイズができるようになり、業務の質・スピードともに向上していると感じます。

井上様 契約書の文字数が多いと読むだけでも大変ですし、どこが重点的にチェックすべきポイントなのかも分かりづらいです。それをボタン1つでアドバイスしてくれるのはありがたいですね。

またLegalForceはUIが非常に優れています。操作マニュアルが無くても、触っていれば自然と使えるようになります。ヘルプチャットがオペレーターによる対応な点も安心感がありますね。最近はAIを使ったヘルプチャットが増えていますが、AIが答えられる形式での質問が要求されるため、望んだ答えを得るまでのプロセスが長くなる場合も多く、ユーザーとしてはストレスを感じます。LegalForceのヘルプチャットは返答も速く満足していますし、AIのソリューションを扱う立場として、当社としても勉強になっています。

今後、LegalForceをどのように活用したいですか。

ビジネスエンハンスメント室 室長 遠藤 亜季 様

遠藤様 引き続き、規程類の整備に活用していきたいです。またユーザー限定オンラインコミュニティの「Legal On Forum」もよく利用しています。法務業務のなかで「みんなどうしているんだろう」と不安になることもあるので、他社法務の方とコミュニケーションをとれるのはありがたいです。皆さんがどんなところで困っているのか知ることができますし、質問に対する返信でも学びを得ています。

井上様 就業規則などの社内規程などは、働いている人が不利にならない公平なものであるべきだと常々考えています。最新の法令に則った整備がされている状態があるべき姿だと考えているので、当社で働く社員にとって少しでも不安になる点をなくせるよう取り組んでいきたいです。

LegalForceは「1社に1つ必要な存在」

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

井上様 業種や規模を問わず、1社に1つ必要な存在だと思います。LegalForceを使えば、法務部門が無い企業でも、圧倒的な業務効率化を実現できるからです。実際に当社も高い導入効果を実感しています。LegalForceの機能を人力でカバーしようとすると、何倍ものコストがかかります。法務経験者を中途で採用するのもハードルが高いですし、人間だと個性が出てしまい、契約審査の品質にばらつきが生じるなど負の側面もあります。LegalForceのように仕事の質を高めるツールには積極的に投資すべきだと考えています。

遠藤様 様々なツールを検討しましたが、機能面が優れているだけでなく、ここまでひな形が多いのはLegalForceだけでした。LegalForceには弁護士、社労士がついてくれているような安心感があります。契約に関する仕事は「無知」が一番怖いものですが、LegalForceがあれば専門知識に乏しい人でも安心して仕事に取り組めるようになります。

(取材日:2024年9月)※掲載内容は取材当時のものです。

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