案件依頼の標準化でレビュー時間が3分の1に 案件全体の可視化も実現したマターマネジメント

多様な契約類型と月60件超のレビュー実務

御社の事業内容について教えてください。 

福原様　日東電工株式会社は、1918年創業の高機能素材メーカーです。粘着テープや液晶ディスプレイ用の保護フィルム、電気・電子部品向けの絶縁材、分離膜、光学フィルム、半導体関連材料、医療用貼付薬など、多岐にわたる製品を展開しています。独自の技術を強みにエレクトロニクス、ヘルスケア、ライフサイエンス、自動車、住宅など幅広い分野の発展を支え、世界の産業と人々の暮らしに貢献しています。

法務部門はどのような体制で、どのような業務を担っているのでしょうか。 

福原様　法務・コンプライアンス本部は約60名からなる組織で、事業法務部や経営法務部など5つの部門で構成されています。私が所属する経営法務部には現在７名が在籍しており、組織法務グループと企画法務グループの2つに分かれています。主に間接部門からの契約書レビュー業務は井原が所属する組織法務グループで担当しています。

法務・コンプライアンス本部　経営法務部　組織法務グループ長　福原充　様

井原様　組織法務グループは４名体制で、契約書レビューのほか、株主総会や取締役会に関する業務、コーポレートガバナンス対応など、いわゆる機関法務全般を担っています。

契約書レビューは、どのような流れで進められていますか。

井原様　基本的に各部門が契約の当事者として、取引先との交渉や契約の締結、締結後の契約書管理などを担っています。法務は契約書のレビューを通じて、法的リスクの観点から助言やアドバイスを行い、契約の妥当性を確認します。必要に応じてリスクを指摘し、より適切な契約内容になるようサポートするのが主な役割です。

法務・コンプライアンス本部　経営法務部　組織法務グループ　井原慶人　様

井原様　取り扱っている契約類型は売買契約や業務委託契約、労働者派遣契約、システム関連の契約などです。発注先が法定・業界標準に沿った定型契約書を用意しているケースが中心となるため、相手方のひな形をもとに契約書レビューをすることが多いと思います。レビュー依頼の件数は月に50～60件程度あり、年度末には100件を超えることもあります。

非効率だった案件管理の運用を改善

LegalOnを導入される前は、どのような点に課題を感じていたのでしょうか。

井原様　大きく二つの課題がありました。一つ目は、契約書レビューの案件依頼をメールで受け付けていたものの、案件によっては必要な情報が揃っておらず、確認のやり取りに手間と時間がかかっていたこと。二つ目は、私個人のみにメールが来るケースがあり、依頼部門と組織法務グループのチーム全体で案件の進捗や相談の内容を把握できないケースがあったことです。

福原様　特に解決したかったのが、契約書レビューを依頼するメールの内容にばらつきがあった点です。契約の目的や背景、新規案件か継続案件なのか、契約期間や契約期限など基本的な情報が抜けていることが多く、まず確認作業から始めなければならない場合が少なくありませんでした。「5W2H」が明記されていないと、法務としても適切な判断ができません。相談元からの情報の質が一定でなかったことは、大きなストレスになっていました。

LegalOn導入の決断に至るまで、どのような検討をされたのでしょうか。

福原様　メールでのやり取りや情報のばらつきといった課題に直面していた当時、人的リソースが一時的にひっ迫し、井原が一人でレビュー対応を担う時期がありました。業務効率を根本的に見直す必要があると感じ、まずは手間のかかっていた案件受付の改善を目的に、複数の支援ツールを比較検討しました。その中で、当社の体制やニーズに最も適していると感じたのがLegalOnでした。

福原様　導入の決め手は、すぐに使えるSaaS型のサブスクリプションモデルで初期投資が少なく、スピーディーに運用を開始できたことです。機能を選んで段階的に活用範囲を広げることで、無理なく運用できる点も魅力でした。まずは負荷の大きかった案件管理の業務改善を優先し、「マターマネジメント」機能を導入しました。

課題に合わせて依頼フォームをカスタマイズ

具体的な運用方法や、導入後の変化などについてお聞かせください。

井原様　専用のレビュー依頼フォームを作成し、案件受付の窓口を一本化しました。それまでも案件受付はメールに限定していたのですが、中にはチャットで気軽に送ってくる人もいました。

現在は、マターマネジメントのフォームで契約の種類・相手方名・契約期間・希望納期などを記入する形に統一しています。これにより、レビューに必要な情報が過不足なく揃った状態で案件依頼を受け取れるようになり、案件の全体像が分かるようになったことで、内容の把握や、案件の優先順位付けが容易になりました。

以前はレビューに必要な情報が揃わないことが多く、確認のためのメールのやり取りに多くの時間を取られていました。現在はそうした作業がほぼ不要となり、レビューにかかる時間を3分の1程度に短縮できました。

福原様　依頼フォームの項目は、契約の目的や背景、契約内容に関する疑問点なども記入してもらうようカスタマイズしています。疑問点の記入を促すことで、依頼者に「当事者意識」を持ってもらい、社内の法務リテラシーを底上げしたいという意図も含んでいます。

LegalOnを導入したことで、案件の進捗管理についてはどのように変化したでしょうか。

福原様　案件のステータスや担当者がひと目で確認できるようになり、上司としても状況把握が格段にしやすくなりました。案件受付の抜け漏れやアサインミス、依頼の見落としといったトラブルも防げています。従来はメールを遡って確認する必要がありましたが、現在は一覧性が確保されており、非常に助かっています。

井原様　業務効率が向上したことで、一つひとつの案件により深く関われるようにもなりました。以前は時間に追われ、どうしても「広く浅く」対応せざるを得ませんでしたが、LegalOn導入後は依頼部門とのコミュニケーションが深化し、レビュー業務の質そのものが改善されたと感じています。

「LegalOnレビュー」についても活用をご検討いただいているとうかがっています。

井原様　現時点では、マターマネジメント機能のみを利用していますが、今後はレビュー機能など段階的な活用範囲の拡大も視野に入れています。

福原様　レビュー機能の導入には、法務部門としても一定のリテラシーが必要だと感じています。ツールにすべてを任せるのではなく、法務担当者がまずは契約内容を正確に把握し、不備を見つけて改善提案ができる力を持つことが前提です。レビューやコントラクトマネジメント機能については、そうした体制やスキルを整えた上で、本格的に活用を検討していきたいと考えています。

情報の質・量を高めて“攻めの法務”実現へ

LegalOnをどのような企業、法務部にすすめたいですか。

井原様　私自身、法務として5年目になりますが、LegalOnを導入してから契約書レビューの正確性や視野の広がりを実感しています。導入前は経験や感覚に頼る部分もありましたが、マターマネジメント機能により情報の抜け漏れが防げるようになり、案件全体を俯瞰して判断できるようになりました。

特に、実務に不慣れな若手社員や法務専任者がいない企業にとっては、基本的な情報整理や確認を自然に促す仕組みとして非常に有効だと思います。AIに不慣れな方でも、レビューや案件受付、契約書管理の基礎を身につける入口として活用しやすいツールです。

福原様　契約書の文言だけでなく、その背景や目的に立ち返り、全体像を捉えてリスクを見極める――。そんな“攻めの法務”を目指す企業には、LegalOnは非常に心強いツールです。情報の質と量を意識的に高めることで、当社も従来は気付けなかった論点を発見できるようになりました。

リソースが限られる小規模事業者はもちろん、属人的な運用に頼りがちな法務業務や形骸化した仕組みを見直したい大企業にとっても、業務改善の突破口となる可能性があると思います。