コンプライアンスの基本
はじめにコンプライアンスの基本として、以下のような点について説明します。
- コンプライアンスの定義
- 企業におけるコンプライアンスの重要性
- コンプライアンスとCSR、コーポレートガバナンスの関係
コンプライアンスの詳細を理解するためにも、ぜひご覧ください。
コンプライアンスの定義
コンプライアンスは法令を遵守することだけでなく、社会的なルールや規範、マナーや企業倫理なども守りながら企業活動を行うことを意味します。単に法令を守るだけではなく、企業の社会的責任を果たすという正しい経営方針を理解しておく必要があります。
遵守すべき法令には憲法や条約、法律、政令、省令、規則などがあります。具体的な法令について調べるには、政府が運営している「e-Gov」や国立国会図書館の作成したデータベースを検索することをおすすめします。
企業におけるコンプライアンスの重要性
企業におけるコンプライアンスの重要性が注目される理由として、などが挙げられます。
近年、企業の不祥事に関する報道を目にすることが多く、SNSの普及から誰でも情報発信ができるようになっており、企業の発言が大きな炎上につながるケースも少なくはありません。以前は企業内の情報が外部に漏れることは比較的少なかったのですが、インターネットの発達により匿名で広く情報発信できるようになってきたことで、内部告発に対するハードルが下がっていることも、コンプライアンス重視の風潮の一因と考えられます。
これらを背景として、企業は従業員にコンプライアンスの重要性を周知し、遵守を徹底できるよう取り組むことが重要になってきているのです。
コンプライアンスとCSR、コーポレートガバナンスの関係
コンプライアンスの関連用語として「CSR」や「コーポレートガバナンス」などがあります。
CSR（Corporate Social Responsibility）とは、企業の社会的責任のことです。CSRの範囲はコンプライアンスよりも広く、地球環境や次世代に配慮した活動も含まれます。例えば、地球環境の保全・改善や適切な労働環境の整備、自社商品・サービスに関する消費者への情報開示などが挙げられます。CSRという大きな枠の中にあるものがコンプライアンスの遵守という取り組みです。
次にコーポレートガバナンスとは、企業が自らを律する取り組みのことです。「企業統治」とも呼ばれており、経営者を監査・監視しながら不正行為を防止して健全な企業経営を行うことが目的となります。例えば、取締役と執行役の分離やリスク・コンプライアンス委員会の設置などの取り組みです。コーポレートガバナンスはコンプライアンスを遵守するために必要な取り組みの1つです。
企業におけるコンプライアンス対策の基本
企業がコンプライアンス対策を行うには、以下のような方法があります。
- コンプライアンス違反リスクのマネジメント
- 内部統制の構築
- コンプライアンス研修の実施
それでは詳しく説明します。
コンプライアンス違反リスクのマネジメント
企業がコンプライアンス対策を実施するには、違反リスクを洗い出しながら対処することが大切です。
コンプライアンス違反の背景には従業員の教育不足や組織体制の不備、就業環境、企業文化などが関係しているケースが多いため、これらに潜在するリスクを放置せずコンプライアンス違反を防止するための取り組みを考えなくてはいけません。
コンプライアンス教育は適切に行われているか、時代錯誤の社内ルールがないか、従業員の負担が増えていないか、判断基準の曖昧な業務はないかなどをチェックし、社内に潜んでいるリスクを洗い出します。
リスクの洗い出しを終えたら、優先順位をつけながら対策方法を考えていきます。
内部統制の構築
取締役会や社外取締役などの経営陣が率先してコンプライアンスに対する姿勢を示し、内部統制を構築することが大切です。内部統制とは、企業が健全な事業活動を行うための不正や違反を防止するルールや枠組みです。内部統制が適切に整備されることで、コンプライアンス経営が実現します。
内部統制の構築のためには、まず経営陣が率先して体制構築に関与し、規定やマニュアルを策定した上で組織全体にコンプライアンス意識を浸透させることが重要です。同時に、内部統制が機能しているかを監視するため、評価と改善を行う内部監査機能を設置することも必要です。
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コンプライアンス研修の実施
コンプライアンスに関する社内規定・マニュアルを作成後、社内に知識を周知させて具体的な業務へと落とし込んでいきます。コンプライアンスの重要性やリスクを従業員と共有することで、社内の意識を高められるようになります。
ハラスメントや法令で定められた権利などの理解、社内規定に基づく業務遂行の手順など、実際の業務に即して周知すれば、効果的に従業員の理解を深めることが可能です。
なお、自社内で作成したマニュアルだけを頼りにするのではなく、外部の専門サービスを活用したコンプライアンス研修の実施も有効な選択肢の一つです。コンプライアンスの適用範囲は日々拡大しているため、外部から各分野の専門家の講師を迎え入れることで知識を高められるようになります。
コンプライアンス違反が発生した場合の対応
コンプライアンス違反が発生した場合、企業は以下の対応や検討が必要です。
- 違反発覚時の初動対応とレポートライン
- 企業法務の役割と実務対応
それでは詳しく解説します。
違反発覚時の初動対応とレポートライン
企業のコンプライアンス違反発覚時には、まず事実関係を調査しながら正確に把握していくことが大切です。
違反事実の有無や内容、頻度、関与した者、会社に生じた損害内容、被害者の有無、人数、状況、レピュテーションリスクの大きさなどを整理していきます。正確な情報を把握し、レポートラインとしてまとめることで関係者や消費者に適切な説明を行えるようになります。
事実関係の正確な把握は、不祥事の解決だけでなく再発防止の対策を検討する上でも重要です。自社だけでは対応が追いつかない場合、外部の弁護士などにサポートを依頼することをおすすめします。
企業法務の役割と実務対応
企業の法務担当者は、コンプライアンス違反が発生した場合の中心的な対応者です。コンプライアンス違反の内容の洗い出し、経営陣への報告、ステークホルダー（株主・取引先など）などへの対応などを行います。
適切なタイミングでステークホルダーに情報共有を行うことで、株主による批判や株式売却、契約解除などのリスクを防止可能です。そして必要に応じて監督官庁に対する報告を行い、被害者がいる場合は法的な補償を行います。また、社内にコンプライアンス違反者がいた場合、懲戒処分を検討します。さらに、今後同じような問題が発生しないよう、再発防止策を検討・実施します。
コンプライアンス経営を実現する組織づくり
コンプライアンス経営を実現するためには、企業全体が協力しながら組織づくりを始める必要があります。一部の従業員のみがコンプライアンスの意識を持っていたとしても、違反を防止することはできません。
こちらでは、コンプライアンス遵守の組織づくりに必要なポイントについて解説します。
コンプライアンス担当者の配置とサポート体制
コンプライアンス経営を実現するためには、社内に専任担当者を配置することが推奨されます。
コンプライアンス担当者は企業の事業内容や社内の各部門の状況などを把握し、問題が発生したときには関係部署への連絡や外部の弁護士との連携などを行います。現時点で対応できる人材がいない場合、新規採用も検討します。
複数のコンプライアンス担当者を各部署で配置して組織化するか、専門部署を作るかは企業の規模や従業員によって異なります。コンプライアンス遵守を実現するためには、ナレッジを集中させながら蓄積できる担当者の配置が重要です。
経営陣と従業員の意識改革と協働
企業の経営陣と従業員双方のコンプライアンスに関する意識を高めることで、遵守した事業を続けられるようになります。取締役会や社外取締役などの経営陣が率先してコンプライアンスの意識を高めながら、リーダーシップを持って従業員に内容を周知していくことが大切です。
従業員に対しては、各部署の事業に落とし込んだコンプライアンス遵守を周知することで、理解を深められます。他社で発生した事例などを合わせて説明すれば、コンプライアンス遵守の重要度を理解してもらうことが可能です。
LegalOn Technologiesの事例を紹介！不祥事を予防するコンプライアンスの基礎と対策
モニタリング体制の構築とリスクマネジメントの強化
コンプライアンスに関する情報は年々更新されているため、企業は継続的な体制改善を行う必要があります。そしてコンプライアンス問題の発生を予防するための内部監査を企画し、リスクを分析しながら中長期的な計画を立てていきます。従業員の不満からコンプライアンス違反を発生させないためにも、評価制度を導入して一人ひとりを正しく評価する取り組みも必要です。
まとめ
今回は、法令遵守（コンプライアンス）の基礎知識から実践対策まで詳しく解説しました。
企業として経営を続けていく場合、コンプライアンスの理解を深めることは非常に重要です。コンプライアンス違反が発生してしまうと、企業の経営を継続できない状況に陥ることもあり得ます。健全な経営を続けていくためにも、ぜひ当記事で紹介したコンプライアンスのノウハウを参考にしながら取り組みを始めてください。
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