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契約審査の受付けを効率化するには?よくある問題と解決策を解説

契約審査の受付けを効率化するには?よくある問題と解決策を解説

契約審査の「受け付け」を、いかに効率的に実施するかは、契約審査業務の質を守るために重要です。

受付方法に問題があると、案件の管理が複雑になり、業務スピードが低下したり、属人化が発生したりと、契約審査の質低下に発展する可能性があります。

当ページでは、契約審査の受付業務を効率化するにはどうすればよいのかを解説するために、よくある問題とその解決策についてまとめています。


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契約審査の受付とは

契約審査の受付とは、契約書の審査を担当する法務部門が、審査する契約書とその関連情報を事業部などから受け取り、依頼を引き受けることです。

電話やメール、チャットツールなど、依頼の受付にはさまざまな方法があります。契約審査をスムーズに進めるために、どのような受付方法にするかを検討することが重要です。

契約審査の受付でよくある問題

契約審査の受付方法について検討するにあたり、まずは自社の現状の受付フローに問題がないかを確認しておくことが重要です。契約審査の受付フローでよくある問題点について、以下で解説します。

受付方法のルール化ができていない

受付方法のルール化ができていない場合、担当者ごとに異なる方法で契約審査を依頼してくるという問題が起きます。ある人はメール、ある人はチャットツールなど、受付方法がバラバラで統一されていないと、案件の管理が複雑になってしまうでしょう。

この場合、どのように受付方法を統一すればよいでしょうか。この解決策については、このページ内の「審査の受付方法を統一する」をご参照ください。

受付方法と進行状況の管理方法が別々になっている

契約審査の受付に使用するツールと、案件の管理ツールが別になっているという問題もあります。

この場合、例えば受付に使用しているチャットツール上で受付した内容を、案件一覧・進行表のエクセルシートなどの管理ツールに転記する操作が必要です。この場合、手入力をする時間と手間がかかるだけでなく、記載忘れや転記間違いなどのミスが発生する可能性もあります。

契約審査の受付から、進行管理まで一つのシステムで完結させることができれば、この問題を解決できます。この点について詳しくは、当ページ内の「受付と管理を一元化できるシステムを利用する」をご参照ください。

情報の共有がしにくい

契約審査の受付方法によっては、必要な情報共有の妨げになっている場合があります。

例えば、メールなどの担当者同士のみでやり取りがなされるツールを使って受付している場合です。この場合、担当者同士だけで情報がやり取りされ、部門全体に共有されにくくなります。どの案件がいつ受け付けられて誰が担当しているのか、といった全体を見通した管理がしにくくなり、案件ごとの進捗状況についても把握しにくくなる点もデメリットです。

解決策として、例えばグループチャットなど「メンバー全体が確認できる場所」で連絡していれば、他の担当者も連絡内容を見ることができるため、情報の共有がしやすくなるでしょう。

ただしチャットに参加する人数が多くなってやり取りされる案件数が増え、情報が流れてしまうと後から探すのが難しくなるなどの問題も起こります。

この問題の解決策として、法務部門と事業部門の間に窓口を設置するという方法があります。

審査に必要な情報の欠落がある

審査をする上で必要な情報が抜けている」という状況も、契約審査の受付で起こりがちな問題です。

契約審査を依頼する際は、契約書本体のファイルを送信するだけでなく、「取引(ビジネス)に関する必要情報」や「審査をする上で必要な情報」など、審査のポイントとなる情報を事業部門から法務部に伝えなければ審査は適切に行えません。

受付フォームで、契約審査を依頼する際に共有するべき項目を一覧化するなど、情報の欠落を防止する対策を講じる必要があります。

一例として、契約審査の依頼時に共有するべき項目としては取引先情報、契約類型、取引内容などがあります。

契約審査受付を効率化する方法

冒頭で述べた通り、契約審査の「受付」を効率化することは、契約審査業務の品質にも影響する重要なポイントです。契約審査の受付方法を効率化し、情報共有を適切に行うためにできる3つの対策を次に解説します。

審査の受付方法を統一する

チャットツールで法務相談専用のチャンネルを作るなど、審査の受付方法をできるだけ統一することが一つの対策です。

エクセルで入力フォームを作成し、契約審査を依頼する際に共有するべき情報を一覧化すれば、受付の際に必要な情報が抜けることを防止できます。

業務の進行を管理する「ワークフローシステム」や、法務業務をサポートする「リーガルテックサービス」の活用も効果的です。

なかでも契約審査のサポート機能のあるリーガルテックサービスには、契約書の受付業務を効率化できる機能があります。受付方法の統一だけでなく、情報共有や進捗管理など、受付業務でありがちな、さまざまな課題の解決が可能です。

契約審査依頼を集約する窓口を設ける

契約審査の依頼・受付の業務を管理する「窓口」を作ることも有効です。

契約審査の依頼をする際に、事業部門から法務部門の審査担当者に直接連絡するのではなく、窓口を通して契約案件のやり取りをするという方法です。

窓口で台帳を使って案件を一覧化することで、契約審査の進捗確認がしやすくなります。窓口担当者は案件全体の進捗管理に集中できるので、うっかり案件を放置してしまう「対応漏れ」の防止にもなるでしょう。

前述のワークフローシステムや、リーガルテックサービスで一覧化すると、さらに効率的に管理しやすくなります。例えば「担当者の割り振り」の機能があるシステムを使用すれば、担当者ごとの案件数を確認しやすくなり、特定の担当者に案件が偏るなどの問題を防ぐことが可能です。

受付と管理を一元化できるシステムを利用する

「契約審査の受付ができる機能」と「進行管理の機能」の両方を備えたシステムを使うことも、効率化の重要ポイントです。

システム上で契約審査の受付をして、進捗ステータスの管理ができるシステムを利用すれば、受付した契約書の情報をエクセル一覧に手入力するなどの作業が不要になり、手間の削減とエクセルからツールへ転記する際の転記ミスの防止になります。

契約審査受付を検討する際のポイント

契約審査受付を検討する際に注意するべき点や、受付フローの改善を成功させるために重要なポイントは以下の通りです。

会社規模や取引件数に合った方法を選ぶ

契約審査受付について検討する際は、「会社規模」や「取引件数」に合わせた方法を選ぶことが重要です。

適切な契約審査の受付フローは、会社の規模や、相談件数、法務部門の人数などによって異なります。

例えば月あたり20〜30件ほどならチャットツールだけでも対応できるかもしれません。しかし、毎月の件数が50以上など、多くの案件をこなす必要がある場合、チャットツールだけでは管理の限界を感じる可能性が高くなります。

案件数が多い場合や、案件数に比べて法務部の人数が少ない場合などは、ワークフローシステムやリーガルテックなどを導入して効率化する必要性が高いといえます。

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この記事を書いた人

NobishiroHômu編集部

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