書類回覧の電子化とは
書類回覧の電子化とは、従来の紙ベースの回覧システムをデジタル化し、オンライン上で文書の作成、配布、承認、保管のプロセスを完結させることです。この変革により、業務効率の大幅な向上が期待できます。
書類回覧の種類
回覧文書とは、社内で重要な情報や決定事項を関係者に伝えるために回覧される文書のことです。主に以下の6種類に分類されます。
- 上申書：企業の上層部に意見や提案を伝えるための文書です。
- 稟議書：担当者や関係者間で回覧し、承認や決裁を得るための文書です。
- 議事録：会議の内容や決定事項を記録するための文書です。
- 通知文：社員に対し、必要な連絡事項を伝える文書です。
- 案内文：行事やイベント、レクリエーションの案内をおこなう文書です。
- 依頼文：特定の部署や担当者に対して、業務の依頼をする文書です。
これらの回覧文書には、回覧の証として担当者の押印やサインが求められることが多く、誰が確認済みかを明確にする仕組みになっています。
従来の紙ベースの回覧との違い
紙ベースの回覧では、文書を印刷し、物理的に関係者へ順番に回す必要がありました。これに対し、電子化された回覧では、デジタル文書をオンラインで共有し、承認プロセスを進めることができます。
主な違いは以下の通りです。
- 文書の形態：紙 → デジタルファイル
- 配布方法：手渡しや郵送 → オンライン共有
- 承認方法：押印や署名 → 電子署名や承認ボタン
- 保管方法：キャビネットなど物理的保管 → クラウドストレージなどデジタル保管
書類回覧を電子化できるツール
書類回覧の電子化を成功させるためには、適切なツールの選定が不可欠です。以下では、文書管理システム、電子署名ツール、ワークフローシステム、コミュニケーションツールの4つの主要なツールについて詳しく解説します。
文書管理システム
文書管理システムは、デジタル文書の作成・保存・検索・共有を一元管理するためのツールです。これにより、紙文書のデジタル化が容易になり、必要な文書を迅速に検索・取得することができます。
【主な機能】
- 文書の作成・編集：文書のテンプレートを利用して効率的に作成・編集が可能。
- 保存・検索：大量の文書を体系的に保存し、キーワード検索で迅速にアクセス。
- アクセス権限管理：文書へのアクセス権限を設定し、セキュリティを確保しながら円滑な情報共有が可能。
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以下の記事では、ナレッジマネジメントと文書管理について詳しく解説しています。理解を深めたい方はぜひ併せて確認してみてください。
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電子署名ツール
電子署名ツールは、法的効力のある電子署名を提供し、承認プロセスを電子化するためのツールです。これにより、物理的な署名や押印の必要がなくなります。
主な機能
- 法的効力の確保：電子署名法に基づき、法的に有効な署名を提供。
- 署名の追跡：署名の履歴を追跡し、監査証跡を確保。
- 多様な署名方法：パスワード認証や生体認証など、多様な署名方法をサポート。
代表的なサービス
- GMOサイン
- Adobe Acrobat Sign
- Docusign
以下の記事では、電子署名について詳しく解説しています。理解を深めたい方はぜひ併せて確認してみてください。
＜関連記事＞電子署名とは？法的効力や仕組み、やり方を解説
ワークフローシステム
ワークフローシステムは、文書の回覧ルートを自動化し、承認プロセスを効率化するためのツールです。これにより、手動での回覧や承認の手間が省けます。
主な機能
- 回覧ルートの設定：回覧ルートを事前に設定し、自動的に文書を回覧。
- 進捗管理：承認プロセスの進捗をリアルタイムで確認。
- 通知機能：承認待ちや期限切れの文書について、関係者に自動通知。
代表的なサービス
- ジョブカン
- バクラク申請
- ジンジャー
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、回覧プロセス中の関係者間のやり取りを円滑にするためのツールです。これにより、文書に対するフィードバックや質問が迅速に行えます。
主な機能
- コメント機能：文書に対してコメントを追加し、関係者と意見交換。
- チャット機能：リアルタイムでのコミュニケーションをサポート。
- 通知機能：新しいコメントや重要な更新について、関係者に通知。
代表的なサービス
- Chatwork
- Microsoft Teams
- Slack
ツールの選定ポイント適切なツールを選定するためには、以下のポイントを考慮することが大事です。
- 操作性：ユーザーが直感的に操作できるインターフェースを持つか。
- セキュリティ：データの暗号化やアクセス権限管理がしっかりしているか。
- コスト：導入コストや運用コストが予算内に収まるか。
- サポート体制：導入後のサポート体制が充実しているか。
書類回覧の電子化は、適切なツールの選定が鍵となります。これらのツールを効果的に活用することで、業務効率の向上とコスト削減を実現し、組織全体の生産性を高めることができます。
書類回覧電子化のメリット
書類回覧の電子化には、以下のような多くのメリットがあります。
- 業務スピードの向上
- コスト削減
- ペーパーレス化
- 情報セキュリティの強化
- 場所や時間の制約からの解放
１．業務スピードの向上
書類回覧を電子化することで、外出先や出張中でも迅速な対応が可能になります。承認プロセスの効率化だけでなく、関係者の進捗状況をリアルタイムで把握できるのも大きな強みです。結果として、意思決定のスピードが上がり、ビジネス全体のパフォーマンス向上につながります。
２．コスト削減
電子化により、紙の印刷費など物理的コストを大幅に削減できます。また紙書類の保管スペースが不要になり、オフィスの省スペース化にも貢献でき、コストの最適化と業務効率の向上を両立できるのです。
３．ペーパーレス化
電子化は環境負荷を抑制し、企業のサステナビリティにも貢献します。また紙の使用量が減ることで、環境保護だけでなく、文書の検索や再利用が容易になり、結果として情報活用の幅が広がります。
以下の記事では、契約書のペーパーレス化について詳しく解説しています。理解を深めたい方はぜひ併せて確認してみてください。
＜関連記事＞契約書をペーパーレス化する方法とは？メリットや注意点を解説
４．情報セキュリティの強化
アクセス権限を柔軟に管理できる電子化システムなら、情報漏洩リスクの低減も期待できます。さらに承認履歴や操作履歴が自動で記録されるため、監査証跡が残り、内部統制やコンプライアンスの強化にもつながるのです。
以下の記事では、内部統制の具体例について詳しく解説しています。理解を深めたい方はぜひ併せて確認してみてください。
＜関連記事＞内部統制システムの具体例と実践施策｜構築から運用まで6ステップで徹底解説
５．場所や時間の制約からの解放
電子化により、オフィスにいなくても文書の確認や承認が可能になります。時間や場所に縛られずに業務が進められるため、リモートワークの推進にも直結し、働き方改革に適応した仕組みです。
3ステップで学ぶ書類回覧の電子化手順
ここでは、電子化の主要な3つのステップについて詳しく解説します。
１．文書のデジタル化
文書のデジタル化は、電子化プロセスの第一歩です。既存の紙文書をスキャンしてデジタル化するか、最初からデジタル形式で文書を作成します。
既存文書のスキャン
- 高性能スキャナーを使用し、鮮明な画像を取得
- OCR（光学文字認識）技術を活用し、テキスト検索可能なPDFに変換
- ファイル名や保存場所を適切に設定し、後の検索を容易に
以下の記事では、契約書を電子化（PDF化）する方法を詳しく解説しています。必要に応じて確認してみてください。
＜関連記事＞
契約書を電子化する方法やメリットを紹介！電子化できない契約書についても解説
PDF化した契約書の有効性と注意点・PDF化の方法・電帳法スキャナ保存要件を解説
新規文書の作成
- 標準化されたテンプレートを使用し、一貫性を確保
- クラウドベースの文書作成ツールを活用し、リアルタイムでの共同編集を可能に
以下の記事では、契約書や社内規程の作成方法について詳しく解説しています。理解を深めたい方はぜひ併せて確認してみてください。
＜関連記事＞
契約書作成の必要事項6項目と注意点を徹底解説｜代表的な契約書14種類を紹介
２．回覧ルートの設定
効率的な回覧を実現するためには、適切な回覧ルートの設定が不可欠です。
ルート設定のポイント
- 組織構造や承認プロセスに基づいた論理的なルートを設計
- 柔軟性を持たせ、必要に応じて容易に変更可能な設定を行う
- 代理承認者や期限設定など、円滑な進行をサポートする機能を活用
自動ルーティング機能の活用
- 文書の種類や内容に応じて、自動的に適切なルートを選択
- 承認者の不在時に自動的に代理者にルーティングする仕組みを構築
３．承認プロセスの構築
電子化された承認プロセスは、迅速かつ透明性の高い意思決定を可能にします。
電子署名の導入
- 法的効力のある電子署名ツールを選定
- 署名の真正性を確保するため、タイムスタンプ機能を活用
承認ステータスの可視化
- ダッシュボードを通じて、文書の現在の承認状況をリアルタイムで確認
- 承認待ちや期限切れの文書に関する自動通知機能を設定
コメント機能の活用
- 文書に直接コメントを付けられる機能を導入し、スムーズなコミュニケーションを促進
- 修正履歴を残し、変更点を明確にする
電子化プロセスを成功させるためには、これらの手順を組織の特性に合わせてカスタマイズすることが大事です。また、導入初期には従業員向けのトレーニングを実施し、新しいシステムへの円滑な移行を図ることが推奨されます。また、継続的な改善と従業員からのフィードバックを取り入れることで、より効果的な電子化システムを構築することができるでしょう。
電子化における法的考慮事項
書類回覧の電子化を進める際には、法的な側面を十分に考慮することが不可欠です。電子文書や電子署名の法的有効性を確保するために、以下のポイントを押さえておきましょう。
電子署名法の理解
電子署名法は、電子文書における電子署名の定義や要件、認証業務を行う事業者を認定する制度などを定めた法律です。この法律に基づき、電子署名が紙の署名と同等の法的効力を持つことが認められています。
電子署名の要件
- 本人確認
電子署名が本人によって行われたことを証明するための手段が必要で、パスワードや生体認証などの方法で実現されます。 - 改ざん防止
電子署名が付与された文書が改ざんされていないことを証明するために、タイムスタンプやハッシュ値の利用が推奨されます。
以下の記事では、電子署名につて詳しく解説しています。理解を深めたい方はぜひ併せて確認してみてください。
＜関連記事＞電子署名とは？法的効力や仕組み、やり方を解説
文書の真正性確保
電子文書の真正性を確保するためには、改ざん防止と信頼性の確保が重要です。
改ざん防止策
- タイムスタンプ
文書の作成日時を証明し、改ざんが行われていないことを示すために、タイムスタンプを付与します。 - ハッシュ値
文書の内容をハッシュ関数で変換し、ハッシュ値を保存することで、文書の改ざんを検出できます。
以下の記事では、タイムスタンプについて詳しく解説しています。理解を深めたい方はぜひ併せて確認してみてください。
＜関連記事＞タイムスタンプとは？仕組みや電子帳簿保存法における役割について解説
信頼性の確保
- 電子証明書
信頼できる認定事業者から発行された電子証明書を使用することで、文書の信頼性を高めます。 - 監査証跡
文書の作成、変更、承認の履歴を記録し、監査証跡として保存することで、後からの確認が可能です。
電子文書の保存と管理
電子文書の保存と管理についても、法的な要件を満たす必要があります。
保存期間の遵守
法定保存期間
電子文書の保存期間は、紙の書類と同様に法定保存期間を遵守する必要があります。例えば、契約書は一般的に7年間から10年間の保存が求められます。
保存形式
電子文書は、改ざんができず、かつ容易に検索・閲覧できる形式で保存することが求められます。
セキュリティ対策
- アクセス制御電子文書へのアクセス権限を適切に管理し、不正アクセスを防止します。
- バックアップ定期的にバックアップを行い、データの消失や破損に備えます。
これらの法的考慮事項に適切に対応することで、書類回覧の電子化を円滑に進めることができます。尚、上記以外にも社内規定の整備やガイドラインの作成、セキュリティポリシーの見直しが必要となりますので、次の章から詳しく解説していきます。
社内規定の整備
書類回覧の電子化を成功させるためには、適切な社内規定の整備が不可欠です。これにより、電子化プロセスの標準化と円滑な運用が可能となります。
電子化に関するガイドラインの作成
電子文書の取り扱いに関する明確なガイドラインを作成することで、全従業員が同じ基準で業務を遂行できるようになります。
ガイドラインに含めるべき項目
- 文書作成・管理手順
電子文書の作成から保存、廃棄までの一連の流れを明確に定義します。 - 承認プロセス
電子署名や承認の手順を詳細に規定し、適切な運用を確保します。 - 文書の分類方法
文書の種類や重要度に応じた分類基準を設定し、適切な管理を可能にします。 - アクセス権限の設定
文書へのアクセス権限を役職や部署ごとに明確に定義します。
以下の記事では、契約書管理規定の作り方やサンプルを紹介してきます。必要に応じてご確認ください。
＜関連記事＞契約書管理規程の作り方＆サンプル｜電子署名管理のポイントも解説
セキュリティポリシーの見直し
デジタル環境特有のリスクに対応するため、以下の点に注意しましょう。
セキュリティ対策のポイント
- 情報漏洩対策
電子文書の漏洩を防ぐための対策を講じます。例えば、暗号化やアクセスログの監視が挙げられます。 - デバイス管理
社内外で使用するデバイスの管理方針を定め、セキュリティリスクを最小限に抑えます。 - クラウドサービスの利用規定
クラウドサービスを利用する際の注意点や禁止事項を明確にします。
従業員教育の実施
新しい規定やガイドラインを形だけ整えても、従業員が理解し、正しく運用できなければ意味がありません。そのため、従業員に対する適切な教育が不可欠です。教育の実施を通じて、従業員の意識とスキルを高め、情報セキュリティを全社で共有・実践できる状態をつくります。
教育内容のポイント
- 電子文書の取り扱い方
作成から廃棄までの一連の流れを実践的に学ぶ機会を設けます。 - セキュリティ意識の向上
情報セキュリティの重要性と具体的な対策方法を理解させます。 - コンプライアンス教育
法令遵守の重要性と電子化に関連する法規制について学ぶ機会を提供します。
定期的な見直しと更新
社内規定は、一度作成して終わりではありません。定期的な見直しと更新が必要です。時代や技術の変化に合わせて、規定を見直し、最新の状態に保つ必要があります。これにより、常に安全かつ効率的な運用を維持できます。
見直しのポイント
- 法改正への対応
関連法規の改正に合わせて、規定を適宜更新します。 - 技術の進歩への対応
新しい技術やツールの導入に合わせて、規定を見直します。 - 運用状況の確認
実際の運用状況を確認し、必要に応じて規定を修正します。
社内規定の整備は、電子化プロセスの基盤となる取り組みです。適切な規定を整備し、従業員への周知徹底を図ることで、スムーズな電子化の実現と、セキュリティが高く効率的な文書管理が可能となります。また、定期的な見直しを行うことで、常に最適な状態を維持することができます。
電子契約サービスの活用
書類回覧の電子化を進める中で、電子契約サービスの活用は大きな効果をもたらします。ここでは、電子契約サービスの特徴とその導入メリットについて詳しく解説します。
電子契約サービスの特徴
電子契約サービスは、従来の紙の契約書に代わり、オンライン上で契約の締結を可能にするサービスです。主な特徴は以下の通りです。
- 法的効力のある電子署名・ 電子署名法に基づいた法的効力を持つ署名が可能・ 改ざん防止技術により、契約内容の信頼性を確保
- クラウドベースの文書管理・ 契約書をクラウド上で一元管理・ 必要な時にいつでもどこでもアクセス可能
- 承認プロセスの自動化・ 複数の関係者による承認フローを自動化・ 承認状況をリアルタイムで把握可能
導入のメリット
電子契約サービスを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
- 契約締結までの時間短縮・ 郵送や押印の手間が省け、契約締結のスピードが向上・ 海外との契約でも迅速な対応が可能
- コスト削減・ 印紙税や郵送費、印刷費などの削減・ 保管スペースの節約による間接的なコスト削減
- 地理的制約の解消・ 場所を問わず契約締結が可能・ リモートワークとの親和性が高い
- 業務効率・品質の向上・ 契約書の作成から保管までの一連のプロセスを効率化・ 人為的ミスの削減
- セキュリティの強化・ アクセス権限の管理や暗号化による情報漏洩リスクの低減・ 改ざん検知機能による契約内容の信頼性確保
電子契約の普及に伴い、今後ますます重要性が高まると予想されます。電子契約サービスの早期の導入検討が推奨されます。
＜関連記事＞法務におけるAI活用例を紹介。生成AIの使い方や注意点も解説！
書類回覧を電子化する成功事例
社内承認のスピード化を実現した食品メーカーの事例
従業員1000人以上の規模を誇る食品メーカーにおける承認プロセスの改善事例です。紙ベースでの運用が根強く残っていたこの企業では、申請から承認までの手続きが非常に煩雑で、稟議書や申請書類が複数部門に分散し、同じ書類を重複管理するなど、業務の無駄が多いことが大きな課題となっていました。
そこで、承認ルートの見直しと業務効率化を図るため、ワークフローツールを導入しました。導入後は、社内便の制約を受けずに遠隔地からの申請が可能となり、承認にかかる時間が劇的に短縮されました。これに伴い、社内の承認フロー自体も見直され、内部統制の強化につながっています。加えて、急な依頼にもスムーズに対応できるようになり、紙ベースでの運用に伴う手間や押印依頼の負担が大幅に軽減されたといいます。
電子化でコストを大幅削減した訪問看護サービスの事例
50人以下規模の訪問看護サービスを提供する企業の事例です。利用者数が急増する中、紙ベースでの契約業務では印刷や郵送、押印といった煩雑な作業がコスト負担となり、管理の効率化が急務でした。
そこで、電子契約サービスを導入し、タブレットを活用した電子契約を本格的に運用しました。紙の印刷・郵送コストがゼロになり、契約書類はすべて電子化されて100%の電子化率を達成。重要事項説明や利用者のサインもタブレット上で完結するため、従来に比べて契約時間も2～3割短縮できました。
さらに、紙書類を保管するスペースやファイリングの負担が不要になり、契約進捗の把握も画面上で簡単にできるようになりました。電子契約の導入で、訪問看護現場の業務負担を軽減しながら、将来的な拠点拡大にも柔軟に対応できる体制を整えています。
書類回覧の電子化がもたらす業務革新
この記事では、書類回覧の電子化について詳しく解説してきました。電子化は単なるペーパーレス化にとどまらず、業務プロセス全体の効率化と高度化をもたらす施策です。実際の導入事例では、ある大手メーカーが稟議書回覧システムを電子化し、承認プロセスの所要時間を大幅に短縮しました。また、中小企業においても、契約書の電子化により、関連コストの大幅削減を実現した例などがあります。電子化を成功させるためには、導入後の効果測定と継続的な改善が必要です。自社に適した電子化戦略を立案・実行することで、競争力の強化につながるでしょう。
書類回覧を含む社内文書関連業務の電子化は止められない流れですが、ただ闇雲にツールを導入するだけではコストに見合う成果は得られません。自社の目指すべき文書管理体制構築に貢献するサービスは何か？という考えから選定する必要があります。LegalOn Cloudは、AIテクノロジーを駆使し、法務業務を広範囲かつ総合的に支援する次世代のリーガルテックプラットフォームです。社内で回覧する契約書の効率的管理のほか、必要なサービスを選んで導入できるため、初めてリーガルテックの導入を検討する方にもおすすめです。
