診断書の有効期限はいつまでなのか？
診断書は、提出先や目的によって有効とされる期間が変わります。提出のタイミングを間違えると、申請が無効になることもあるため注意が必要です。
ここでは、具体例を交えながら、診断書の有効期限の考え方をわかりやすく紹介します。
有効期限とは？どこにいつまで出せばいい？
診断書の有効期限とは、「この内容が正しい」と見なされる期間のことです。多くの場合、診断を受けた日から3か月以内の提出が求められます。
提出先によってルールはさまざまです。たとえば会社、役所、年金機関などで期限が決まっていることが多いので、提出前に確認するのが安心でしょう。
症状が安定していれば長く使えることもありますが、特に変わりやすい病気では早めの提出が必要です。
【例】労災申請・障害年金申請に必要な診断書の有効期限
労災では、症状が固定した時点で「労災用の診断書」を提出します。期限は明記されていませんが、早めの提出が求められるのです。
障害年金は、申請方法によって必要な診断書の枚数や現症日の時期が変わります。たとえば、認定日から1年以内なら1枚で済みますが、それを過ぎると2枚必要です。
現症日から3か月以内のものを求められることが多く、時期がずれると無効になる場合もあります。
病欠・休職における診断書の有効期限の考え方
会社に出す診断書は、法律で期限が決まっているわけではありません。就業規則や会社のルールに従う形になります。
診断書には「何日から何日まで休む必要がある」と書かれており、その期間が実質的な有効期限とされます。長く休む場合は、定期的に新しい診断書を出すのが一般的です。診察が遅れると空白期間ができ、無断欠勤と見なされるおそれもあります。
診断書の有効期限が切れたらどうする？
有効期限を過ぎた診断書は、証明としての効力を失い、各種手続きに利用できなくなるため、医療機関に再発行を依頼する必要があります。
診断書の再発行には手数料や費用が発生する場合があります。まずは診断書を発行してもらった病院や医療機関に問い合わせて、再発行の手続きを確認してください。
また再発行の際に身分証明書などの書類が必要な場合があるため、事前に確認しておきましょう。
保存期間と有効期限の違いに注意
診断書には「有効期限」と「保存期間」がありますが、それぞれ意味がまったく異なります。
ここでは、この2つの違いと注意点を整理し、正しい取り扱い方法を解説します。
有効期限＝提出の有効性、保存期間＝企業の保管義務
診断書の有効期限とは、医師の診断内容が有効とされる期間のことを意味します。たとえば「○月○日まで休養が必要」とあれば、その日までが効力のある期間です。
一方で保存期間は、診断書を法律に基づいて保管する期間です。内容の効力とは関係なく、一定期間の保管が義務づけられています。
たとえば、定期健康診断の結果は5年間の保存が必要です。特殊健康診断では、内容によって30〜40年の保存が義務づけられるケースもあります。
つまり、有効期限は「中身の効力の期限」、保存期間は「破棄してはいけない期間」と覚えておくと混乱しにくくなります。
混同しがちなポイントと、間違えた場合のリスク
診断書の「有効期限」と「保存期間」は、名前が似ているため混同しやすい用語です。ですが、意味も使い方もまったく異なります。
有効期限は「その診断内容が効力を持つ期間」のことを意味します。たとえば、診断書に「○月○日まで休養が必要」とあれば、その日までが有効です。これを過ぎると、就業可否の判断に使うには新しい診断書が必要です。
一方、保存期間は「会社が法令に基づいて保管すべき期間」のこと。たとえ有効期限が切れていても、定期健診であれば5年間、特殊健診であれば最長40年の保管が義務づけられています。
この2つを取り違えると、効力のない診断書を根拠に判断してしまったり、法定期間内に破棄してしまったりと、実務上のトラブルにつながりかねません。
誤解を防ぐには、有効期限と保存期間をしっかり区別し、提出や保管のルールを社内で共有しておくことが大切です。
【診断書の種類別】保存期間まとめ
企業が保管すべき診断書にはいくつかの種類があり、それぞれに応じた保存期間が決められています。ここでは、診断書の種類ごとの保存期間をわかりやすく整理しました。
＜診断書の種類・保存期間の目安・根拠や補足情報＞
- 一般健康診断：5年（労働基準法第109条により、雇入時・定期の健診結果は5年間保存が必要です。）
- 特殊健康診断（放射線・石綿など）：30〜40年（石綿は40年、電離放射線は30年など。遅れて健康被害が出ることがあるため、長期保存が義務付けられています。）
- 精神疾患や病欠による休職診断書：5年（推奨）（明確な法的義務はありませんが、雇用に関わる重要書類として5年間の保存が望まれます。）
- 労災・訴訟・製造物責任関連書類：10年程度（裁判や補償請求への対応が必要になる場合があり、長めの保存が求められます。）
法令によって保存期間が明確に決められているものもあれば、実務上の配慮として推奨されているものもあります。日々の書類管理の参考として、必要な保存期間を押さえておきましょう。
診断書の管理方法と注意点
診断書は、従業員の健康情報が含まれる重要な書類です。適切な管理が法令遵守や信頼の確保に直結します。
- 紙での保存・管理ルール
- 電子データでの保存・管理ルール
- 社内共有・アクセス管理・廃棄ルール
ここでは、診断書を安全に保管・活用するための基本的なルールをわかりやすく整理しました。
紙での保存・管理ルール
紙の診断書は、施錠できるキャビネットや書庫など、限られた人しか出入りできない場所で保管します。担当者以外が勝手に見たり持ち出したりしないよう、閲覧や利用の記録も残す仕組みにしましょう。
また、原本は社外に持ち出さず、やむを得ない場合は承認制に。バックアップとしてスキャン保存もおすすめです。保管中は湿気や火災にも注意し、物理的な損傷を防ぎましょう。
診断書の法定保存期間は明記されていないこともありますが、一般的には5年間が目安とされています。社内ルールでも保存期間を定め、経過後は安全に廃棄することが求められます。
電子データでの保存・管理ルール
スキャン時は、電子帳簿保存法で定められた200dpi以上の解像度という基準を満たす必要があります。実務上は、より高精度な300dpi以上での保存が推奨されており、文字やスタンプがつぶれにくく、長期保存にも適しています。
スキャン後は、内容の正確性を確認し、改ざんを防ぐために電子署名やタイムスタンプの設定を行いましょう。
保存には電子帳簿保存法などの要件を満たし、長期的に読み取り可能な状態を保ちます。診断書は健康に関する機微情報を含むため、収集目的を明確にし、目的外で使わないことも重要です。
セキュリティ対策としては、アクセス権限の設定、データの暗号化、通信の安全確保などを徹底します。定期的なバックアップも忘れずに行いましょう。クラウドを利用する場合は、信頼できる事業者を選定し、契約内容を十分に確認することが安心につながります。
以下の記事では電子帳簿保存法について詳しく解説しています。理解を深めたい方はぜひ併せて確認してみてください。
＜関連記事＞【弁護士監修】電子帳簿保存法とは。改正のポイントや対象書類の保管期間を解説！
社内共有・アクセス管理・廃棄ルール
診断書の情報を扱えるのは、産業医や人事労務など限られた職種に限ります。共有する際は、就業に関わる最小限の内容にとどめ、詳細な内容は必要な人だけが確認できる体制にします。アクセス権限のある職種に限定したうえで、誰がいつ閲覧したかを記録し、不正利用を防止する体制を整えましょう。
取扱者の教育も重要です。取扱者にはルールやリスクを理解してもらうための研修を定期的に実施する必要があります。保存期間を過ぎた診断書は、紙ならシュレッダー、電子なら専用ソフトで完全消去します。廃棄の内容は記録を残しておくことで、後からの確認にも対応できるでしょう。
診断書を取り扱う際に気をつけたいこと
診断書は、従業員の大切な個人情報を含む書類です。取り扱いを誤ると、情報漏洩やトラブルにつながるおそれもあります。以下のようなポイントを意識して、適切に管理しましょう。
個人情報の管理は慎重に
診断書には非常に機微な情報が含まれているため、扱う際は社内での管理体制をしっかり整えておく必要があります。たとえば次のような対応が望まれます。
- 閲覧できる人を、業務上必要な人に絞る
- 閲覧・コピー・送信などの操作履歴を記録する
- 情報管理について定期的に社内で研修を行う
こうした対応をとることで、社内の情報漏洩リスクを大きく下げることができます。
紛失や盗難を防ぐために
紙の診断書も、データでの保存も、どちらも油断せず対策しておきましょう。
- 保管は、施錠できる棚やキャビネットに
- 電子データは、暗号化やパスワード設定を徹底
- 持ち出しやコピーについて、社内ルールを明確にしておく
- 定期的に保管状況をチェック（棚卸し）する
必要であれば、セキュリティが整ったクラウドストレージの利用も選択肢になります。
廃棄のタイミングと方法
保存期間が過ぎた診断書は、確実に、そして安全に廃棄しましょう。
- 紙はシュレッダーや溶解処理で処分する
- 電子データは復元できない形式で完全に削除する
- 廃棄の際は、日時・方法・担当者を記録しておく
- 複数人でのチェック体制をとると安心できる
記録を残すことで、後から確認が必要になった場合にも対応できます。
その他の工夫・選択肢
診断書の取り扱いに関しては、以下のような工夫も検討できます。
- 電子化を進めて業務の効率化・省スペース化
- 信頼できる社外倉庫の活用
- 自社の業務に合わせた保存ルールを策定し、運用する
このように運用体制を整えておけば、診断書の管理がよりスムーズになり、トラブルの防止にもつながります。
まとめ
診断書の有効期限は、提出先や使用目的によって異なり、提出のタイミングを誤ると手続きが無効になる可能性があります。加えて、企業としては保存期間や管理方法にも十分な配慮が求められるのです。
診断書には「有効期限」と「保存期間」があり、それぞれ意味が異なります。期限を正しく把握し、社内ルールと照らし合わせながら、提出・保管・廃棄の管理体制を整えることが重要です。特に、個人情報保護の観点からも慎重な取り扱いが必要になります。
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