法務業務の効率化完全ガイド｜ AI活用の最新トレンドと実践例も紹介

法務業務の効率化とは

法務業務の効率化とは、契約書作成やレビュー、コンプライアンス対応、社内法務相談、紛争・訴訟対応などの業務を、時間やコストを削減しつつ、品質やリスク管理を維持・向上することを指します。単に作業スピードを上げるだけでなく、「正確性の確保」と「組織全体の法務リソースの有効活用」を両立することが重要です。

法務業務における「効率化」の重要性

法務業務における効率化の追求は、企業全体の競争力強化につながる重要な課題です。とくに契約審査や法律相談など、日常的に繰り返されるルーティンワークは、業務量が多い一方で品質維持も求められるため、改善の効果が可視化されやすい領域といえます。

「日本版Legal Operations CORE 8」においても、業務フローは「遂行と評価のプロセス」と定義され、整備・標準化・見直しという段階的な成熟度モデルの中核とされています。依頼ルートの一本化や基準の明文化を通じて属人性を排除し、組織としての対応力を底上げできる体制が求められるのです。

さらに、繁忙期の法務部門では限られた人員を適切に配分しつつ、高品質な対応を維持する体制構築が不可欠です。効率化とはただスピードをアップさせるだけではなく、持続可能な業務品質を支えるフレームワークの整備に他なりません。

出典：日本版リーガルオペレーションズ研究会｜日本版Legal Operations CORE 8 EVENT Report

業務フロー改善による継続的な効率化

法務の業務改善においては、単にツールを導入するだけでなく、業務の流れそのものを見直すことが重要です。とくに属人的な対応が続いている場合には、どこで判断が止まりやすいか、どの工程が重複しているかを明らかにすることが重視されます。

実際には、業務フローを図示し、関係者間で共通認識を形成するところからスタートする必要があります。一度全体を整理することで、作業の標準化や評価指標の設計にもつながり、法務の生産性は着実に底上げされるでしょう。

法務担当者が時間を奪われがちな8つの業務と解決策

法務部門の日常的な業務には、時間や手間を要する作業が多く存在します。ここでは、法務関連の業務において停滞を招きやすい、代表的な5つの業務について解説します。

契約審査/法務相談における背景把握・条文リサーチ

契約審査では、取引の目的や条件、関係者の利害、業界慣行などを正確に把握した上で、関連法令・判例・ガイドラインを調査する必要があります。特に背景把握は、関係部署へのヒアリングや過去契約との比較、取引スキームの理解など複数の工程を伴い、情報が分散しているため時間を要します。

条文リサーチも、最新の法改正や判例動向の確認、条文の適法性・実効性の検証を含むため、作業量が膨らみがちです。しかし、この工程を省くと条文の不備やリスクを見落とし、契約後の紛争や損害につながる可能性があるため、精度を保ちながら効率化することが重要です。

解決策

LegalOnのような法務専門特化AIエージェントを活用すれば、事業部からの契約審査依頼時に、AIが依頼の背景や文脈を自動でヒアリング・整理します。

さらに、該当する論点の抽出や関連条文のリサーチもAIが担うため、契約審査の初動が大幅に効率化されます。これにより、法務担当者は煩雑な情報整理から解放され、より高度な判断や交渉準備に注力できるようになります。

契約ごとの担当者・進捗の確認

契約業務は、以下複数の段階を経て進行します。

1. 作成
2. 審査
3. 必要に応じて修正交渉
4. 締結
5. 保管

実務では、契約のドラフト作成、レビュー依頼、修正版の反映、承認取得、締結といった複数工程が並行して進み、関係者も法務・営業・経理など多岐にわたります。そのため、担当者が変わったり情報共有が遅れたりすると、進捗状況の確認に時間がかかります。

特にメールや口頭でのやり取りに依存している場合、履歴が分散し、過去の修正理由や承認経緯を追跡するのに工数が膨らみがちです。進捗管理の仕組みを整えないと、対応遅延や契約漏れが発生するリスクが高まるため、情報の一元管理と可視化が重要です。

解決策

LegalOnのようなリーガルテックを活用すれば、契約の依頼からレビュー、交渉、修正、締結までの進捗をリアルタイムで把握できます。誰がいつ、どのように交渉・判断したのかも、履歴として残るため、確認や調整にかかる時間を大幅に削減できます。

契約書のバージョン管理・修正版反映

契約書の作成・審査過程では、複数の修正版が同時並行でやり取りされることがあり、最新版の特定や修正点の正確な把握に時間を要します。特に、関係者間で異なるファイル名や保存場所を使用している場合、誤った版を参照してしまうリスクが高まります。

また、修正理由や承認経緯が記録されていないと、再確認や差し戻しの手間が増え、作業効率が低下します。バージョン管理のルールや履歴の一元化ができていない環境では、この業務は特に時間を奪われやすくなります。

解決策

LegalOnのコントラクトマネジメント機能では、契約書のバージョン履歴を自動で管理し、最新版を一目で確認できます。さらに、修正差分比較機能により、誤った版の利用や修正漏れを防止します。加えて、承認履歴やコメントも自動で記録されるため、修正の経緯確認や再承認の手続きもスムーズに行えます。

契約における原本・関連データの捜索

契約書の原本やPDFデータを確認するために、時間を費やす場面も少なくありません。保管場所が紙とデータで分散していたり、部署ごとに保存方法が異なっていたりすると、目的の書類にたどり着くまでに手間がかかります。

管理が徹底されていないと締結済みの契約が見つからず、結果的に取引先から再送を依頼することにもつながります。文書管理の不備は業務の生産性を下げるだけでなく、社外からの信頼にも影響を及ぼす恐れがあるのです。

解決策

LegalOnのコントラクトマネジメント機能では、紙の契約書も電子契約も一元的にAIで効率的に管理できます。契約書をアップロードするだけで、契約状況や期間、自動更新の有無などの情報を自動抽出し、管理画面に反映します。

さらに、締結に至るまでの経緯や、締結前後の関連契約書を紐づけて管理できるため、契約全体の履歴や関係性を容易に把握することが可能です。全文検索や条件検索にも対応しており、目的の文書を瞬時に特定できるため、原本や関連データの探索にかかる時間を大幅に削減します。

定型契約の繰り返し作成・修正

内容がほぼ同じ定型契約であっても、毎回ゼロから作成・修正している場合は大きな時間的ロスになります。特に、契約書ひな形や条項ライブラリが整備されていない環境では、過去契約を探して流用する手間や、表現の統一にかかる確認作業が増えます。

また、同じ契約でも案件ごとの細部調整や日付・金額・当事者情報の更新が必要なため、コピー＆ペーストによる単純作業でも誤記や抜け漏れのリスクが伴います。こうした作業は頻度が高く、積み重なることで法務担当者の業務時間を圧迫します。

解決策

定型契約の作成を効率化するには、契約書ひな形の活用が有効です。LegalOnには、弁護士が監修した契約書ひな形を含む2,000点以上の法務書式が搭載されています。さらに、自社基準のひな形を登録することも可能で、条項ライブラリと組み合わせて利用することで、定型契約を迅速かつ正確に作成できます。

締結済契約書の期限管理

契約には多くの場合、有効期限や自動更新の条項が含まれています。期限を見落とすと解約や更新などの重要な判断が遅れ、ビジネス上の不利益が生じるリスクがあります。

とくに取引先が多い企業では、契約書の件数も膨大になるため、手動での期限管理には限界があるでしょう。仮にスプレッドシートなどを活用して一覧表を作成していても、入力や更新を怠れば確認漏れの原因になります。

効率的に期限管理を行うためには、自動アラート機能などを備えた管理体制の構築が必要です。

解決策

LegalOnは締結済契約書の期限管理を効率化します。契約書情報から契約終了日や更新拒絶期限日を自動計算し、期限が近づくと自動でアラートを通知します。これにより、契約更新漏れや更新拒絶の対応遅れを防止できます。さらに、自動更新契約の場合は更新周期に応じて契約期限情報を自動で更新するため、手作業による期限管理の負担を大幅に削減できます。

契約書の郵送作業

書面契約を締結する場合、契約書の印刷・製本・押印・郵送といった一連の作業が発生します。さらに、相手先からの返送を待つ期間も含めると、締結完了までに数日を要することになります。

とくに急ぎの案件においては、物理的な郵送によるタイムロスが業務全体に影響を及ぼすでしょう。書面での契約にこだわる取引先との対応では、郵送における煩雑な工程を避けられないため、改善の余地があります。

解決策

契約書の締結作業を効率化するうえで、電子契約の導入は非常に有効です。LegalOnの電子契約機能は、シンプルでわかりやすいUIを備えており、初めて電子契約を利用する方でも直感的に操作できます。

さらに、契約書の作成から審査、締結、そして締結後の管理までを一貫してサポートするため、個別の作業効率化にとどまらず、法務業務全体のスピードと精度を向上させます。これにより、紙契約に伴う印刷・押印・郵送といった物理的な手間やタイムロスを解消し、急ぎの案件にも迅速に対応できる体制を構築できます。

法務業務の効率を高めるデジタル化

デジタル技術の進化は、法務業務の効率化に革命をもたらしています。時間を要する契約書の作成やレビュー、膨大な文書の管理、そして法改正への迅速な対応など、従来の手法では対応が難しい課題に対して、デジタル化が解決策をもたらします。

契約書レビューの自動化

契約書のレビューは、法務部門の中心的な業務です。デジタルツールの活用により、テンプレートからの契約書作成、条項の自動挿入、リスク要素の識別が可能になります。これにより、法務専門家は契約書の質を維持しつつ、作成とレビューにかかる時間を大幅に削減できます。また、AI技術を活用したレビュー支援ツールは、見落としがちなリスク要因を指摘し、法務部門の負担を軽減します。

法改正への迅速な対応

法律の改正に迅速に対応することは、企業のコンプライアンスを維持する上で不可欠です。デジタルツールを活用することで、最新の法律情報をリアルタイムで取得し、影響を受ける契約書や社内規程を迅速に特定し、必要な変更を行うことができます。これにより、法改正によるリスクを最小限に抑え、企業の法的ポジションを強化します。

現場を置き去りにするDXの落とし穴

法務DXの推進において、形式だけのツール導入が目的化してしまうケースは少なくありません。実務にフィットしないシステムは、かえって現場の混乱を招く結果となります。

たとえばAIによる契約書レビュー機能が導入されたものの、交渉の文脈を理解できず実務担当者が使いづらいと感じる場面もあります。効率化を本質的に実現するためには、現場の業務フローと自然に接続できる設計思想が必須です。

ChatGPTによる法務業務の効率化

AI技術の進化は法務業務の効率化に大きな可能性をもたらしています。特に、ChatGPTのような先進的なツールを活用することで、契約書の作成やレビュー、社内規程の整備、法務相談の迅速化、さらには法務・コンプライアンス研修の充実に至るまで、多岐にわたる業務が効率的に行えるようになります。

契約書作成の効率化

契約書の作成とレビューは、法務部門にとって重要かつ時間を要する業務です。ChatGPTを活用することで、既存のテンプレートから新しい契約書を迅速に作成し、言い回しや誤字脱字のチェック、さらには法的な疑問点に対する解説を提供することが可能になります。これにより、法務部門は契約書の品質を維持しつつ、作成とレビューにかかる時間を大幅に削減できます。

社内規程の作成支援

社内規程の整備は、企業のコンプライアンス体制を支える基盤です。ChatGPTを用いることで、法律や業界のベストプラクティスに基づいた規程の草案を効率的に作成できます。また、規程の一貫性や法的適合性のチェックも容易になり、社内の理解と遵守を促進する明確で理解しやすい規程を策定することができます。

社内法務相談の迅速化

企業内で発生する法務に関する疑問や問題は、従業員の業務を停滞させることがあります。そこでChatGPTの活用が光ります。この技術を使えば、従業員が日々抱える様々な法的な疑問に対して、即座に基本的な回答を提供することが可能になります。例えば、「休暇の申請方法は？」や「機密情報の取り扱いについて教えてください」といった質問に対して、ChatGPTはすぐに答えを出すことができます。

法務・コンプライアンス研修の充実

ChatGPTを用いることで、法務・コンプライアンス研修の資料作成や質問対応が効率化されます。研修資料の作成支援から、研修中の質問応答、さらには研修の効果測定まで、ChatGPTは研修の各段階で活用できます。これにより、従業員の法律やコンプライアンスに関する理解を深め、企業全体の法的リスクを低減することができます。

法務業務とリーガルテックの活用

近年、リーガルテックの進化により、法務業務の効率化が大きく進んでいます。従来の時間を要する作業が、テクノロジーの力でスピードアップし、より正確な業務遂行が可能になっています。この変化は、企業の法務部門に新たな可能性をもたらしており、日々の業務に革命を起こしています。

契約書等の履歴管理と自動検出

契約書の履歴管理と変更点の自動検出は、リーガルテックの中でも特に注目される機能です。従来は人の目で一つ一つ確認する必要がありましたが、今ではAIがその役割を担い、効率的で正確な管理を実現しています。これにより、契約書のバージョン管理や修正履歴の追跡が容易になり、法務部門の負担が大幅に軽減されています。

コミュニケーションの集約と一元管理

法務関連のコミュニケーションは、多くの場合、メールや書類のやり取りによって行われます。リーガルテックを活用することで、これらのコミュニケーションを一元管理し、情報の共有や検索が容易になります。これにより、関連情報の見落としや誤解を防ぎ、スムーズな意思疎通を実現します。

契約書及び関連書類の管理

契約書や関連書類の管理は、法務部門にとって重要な業務の一つです。リーガルテックを利用することで、これらの文書をデジタル化し、検索やアクセスが容易になります。また、契約書のテンプレートを用意し、一貫性のある契約書作成を支援することも可能です。これにより、契約書作成の時間短縮と品質向上が図られます。

電子契約と紙契約書の一元管理

電子契約の普及により、紙の契約書と電子の契約書が混在するケースが増えています。リーガルテックを活用することで、これらを一元管理し、どちらの形式の契約書も容易にアクセス、管理することが可能になります。これにより、契約管理の効率化が実現し、契約書に関する業務がスムーズに行えるようになります。

法務業務の効率化における留意点

法務業務の効率化は、企業運営において重要な要素です。しかし、このプロセスを進める上で、いくつかの重要な留意点があります。効率化を図ることで、業務の迅速化やコスト削減が期待できますが、同時にリスクも伴います。以下では、法務業務の効率化を進める際に特に注意すべき4つのポイントについて解説します。

誤った情報の生成リスク

法務業務を効率化するツールやシステムを導入する際、誤った情報が生成されるリスクがあります。特に、AIや自動化ツールを利用する場合、プログラムの誤解釈やデータの入力ミスが原因で、不正確な情報が生み出される可能性があります。このような誤情報は、企業の法的リスクを高める原因となり得るため、導入するツールの正確性を確認し、定期的な監査やチェック体制を整えることが重要です。

データの時代遅れ

法務業務においては、常に最新の法律や規制に基づいて行動する必要があります。しかし、効率化ツールやデータベースが古い情報に基づいている場合、時代遅れのデータに基づいた判断をしてしまうリスクがあります。そのため、使用する情報源が常に最新の状態に保たれているかを確認し、必要に応じて情報を更新する体制を整えることが必要です。

個人情報・機密情報の取り扱い

法務業務の効率化に際しては、個人情報や機密情報の取り扱いに特に注意が必要です。自動化ツールや外部サービスを利用することで、これらの情報が外部に漏れるリスクが高まります。情報の安全性を確保するために、適切なセキュリティ対策を講じるとともに、情報の取り扱いに関する社内規定を徹底することが求められます。

法務業務専門性の維持

効率化を進める中で、専門性を維持することも重要です。法務業務は専門的な知識を要するため、ツールやシステムに頼りすぎると、専門性が低下する恐れがあります。効率化を図る一方で、法務部門のスタッフが専門知識を維持・向上させるための研修や学習機会を提供することが重要です。

業務だけではない？法務に関する課題

法務部門における効率化には業務内容だけでなく、環境や体制、人材といった構造的な課題も関係しています。以下に挙げる4つの観点から、それぞれの問題点と対応策を整理していきましょう。

作業環境

法務の業務では、書面での契約手続きや捺印作業など、物理的な書類を必要とする場面が多く見受けられます。加えて、重要書類の社外持ち出しが制限されるケースも多く、テレワークを実施できない要因となっています。

作業環境における制約を克服するには、紙ベースの運用から脱却し、契約関連の情報や文書を電子化していくことが不可欠です。ペーパーレス化に取り組むことで場所にとらわれない柔軟な働き方が実現され、業務の持続性と生産性向上が期待できます。

案件管理

法務には日々、各部署から多岐にわたる案件相談が持ち込まれます。なかには前提情報が不足している案件や、対応に長期間を要する案件も含まれており、全体的な管理コストが膨らみやすい傾向にあります。

煩雑になりがちな案件管理には、管理を円滑にするシステムの導入やテンプレートの整備が有効です。相談受付に共通のフォーマットを設ければ必要情報の記載漏れを防ぎ、やり取りの回数を最小限に抑えられます。

人材不足

法務業務は専門性が高く、即戦力の人材確保が難しい領域とされています。中小企業では担当者が1人という体制も多く、他職務と兼務している場合には、対応範囲や処理能力に限界が生じることもあります。

人材不足に対処するには、法務向けのツールを導入して効率を高めることが重要です。また、長期的には採用活動を強化し、新卒育成も視野に入れた体制構築を進めることで、人的リスクを抑制し安定した運営につなげられます。

評価体制

法務の役割は問題解決やリスク回避に重きが置かれており、成果が見えづらい特性があります。そのため、周囲からの理解を得にくく、適正な評価を受けづらいという構造的な課題に直面しているのです。

評価における不透明さの解消には、法務に特化した評価基準を設けることが求められます。また、評価者自身が法務業務を理解していない場合に備え、マネジメント層への教育も並行して行う必要があります。

まとめ

法務業務の効率化は、AIやリーガルテックの進化によって加速し、契約書の作成・レビュー、法改正への対応といった業務が、これまで以上に迅速かつ的確に行えるようになりました。デジタルツールを導入することで、時間やコストの削減と同時に、法務部門の負担を大幅に軽減することが可能になります。

さらに、企業の法的リスクを予防的に管理する体制構築にもつながります。一方で、誤情報の生成や情報の陳腐化、機密管理の脆弱性、専門性の形骸化といったリスクも見過ごせません。効率化の推進には、技術の恩恵とリスクの両面を見極めたうえで、慎重かつ戦略的な運用が求められます。

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