電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律で、国税に関係する帳簿や書類を電子データで保存するための取り扱い方を定めた重要な法制度です。
この法律の主な目的は、従来紙で保存が義務付けられていた帳簿書類を、一定の要件を満たすことで電子データとして保存することを可能にすることです。
法律の主な特徴
対象となる書類
- 国税関係帳簿
- 決算関係書類
- 取引関係書類・電子取引書類
電子保存の3つの区分
- 電子帳簿等保存（任意）：最初から電子的に作成した帳簿や書類をデータで保存
- スキャナ保存（任意）：紙の書類をスキャンまたは撮影して電子データ化
- 電子取引（義務）：電子的にやりとりした取引書類をデータで保存（電子帳簿保存法7条）
最新の改正ポイント
- 2022年1月に大きな改正あり
- 2024年1月1日以降、電子取引でやりとりした書類のデータ保存が完全に義務化
この法律により、企業は帳簿書類のペーパーレス化、経理業務の効率化、決算書の信頼性向上を実現できます。
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納品書の保存方法
電子帳簿保存法における納品書の保存方法は、受領形式によって異なります。
紙で受領した場合の保存方法
・紙のまま保存：従来通り、紙の納品書をそのまま保管することが可能です。
・スキャナ保存：紙の納品書を電子データに変換して保存することもできます。
電子データで受領した場合の保存方法
電子データのまま保存
2022年1月1日以降の改正により、電子データで受領した納品書は電子データのまま保存することが義務化されました。
この規定は電子取引で授受した納品書に適用されます。
電子データでの保存は、保管コストやスペースの削減、書類紛失によるトラブル防止などのメリットがあります。ただし、電子保存を行う際は、改ざん防止措置や検索機能の確保など、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。この方法は任意であり、一定の要件を満たす必要があります。
要件には「真実性の確保」と「可視性の確保」が含まれます。
- 真実性の確保：電子データが改ざんされていないことを保証する措置を講じる必要があります。これには、データのタイムスタンプ付与や、データの訂正・削除の履歴が確認できるシステムの利用が含まれます。
- 可視性の確保：保存したデータが容易に確認でき、検索機能を備え、必要に応じて速やかにアクセス可能であることが求められます。これには、取引の日付、金額、取引先などのキーワードで検索が可能なシステムの整備が必要です。
納品書の保存期間
納品書の保存期間は、法人と個人事業主で異なります。
法人の場合
- 基本的に7年間（法人税法施行規則第59条、第67条）
- 青色申告をしている場合で、欠損金の繰越がある年度は10年間（会社法第432条2項）。
個人事業主の場合
- 基本的に5年間（所得税法施行規則第63条・第102条）
- 消費税の課税事業者で仕入税額控除を受ける場合は7年間（所得税法施行規則63条1項）
保存期間の起算日
保存期間は、納品書を受け取った日からではなく、確定申告書の提出期限の翌日から計算します。例えば、3月決算の法人の場合、確定申告書の提出期限は5月末となるため、そこから保存期間を数えます。
注意点
法人は、法人税法と会社法の両方を考慮する必要があります。
個人事業主でも、消費税課税事業者の場合は7年間の保存が必要です。
保存期間を守ることで、税務調査への対応や適切な税額控除が可能となります。
電子化したデータのセキュリティを保つため、適切な暗号化とアクセス制御を施します。また、データの損失を防ぐために定期的なバックアップを行い、異なる場所に保存することが重要です。
電子保存時の注意点
電子保存時の注意点には、主に以下の3つがあります。
1. 電子取引データ保存のルールに従う
2024年1月1日以降、電子データで授受した取引情報の紙での保存は無効となり、電子データのままでの保存が義務化されます。
2. 検索機能の確保
保存したデータは、以下の条件で検索できるようにする必要があります。
- 取引年月日その他の日付
- 取引金額
- 取引先
また、日付や金額の範囲指定での検索も可能にする必要があります。
3. 改ざん防止措置の実施
データの真実性を確保するため、以下のいずれかの方法で改ざん防止措置を講じる必要があります。
- タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
- データ受領後すぐにタイムスタンプを付与する
- データの訂正や削除の記録が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用する
- 訂正・削除防止のための事務処理規定を備え付ける
これらの要件を満たすことで、電子帳簿保存法に準拠したデータ保存が可能となります。
電子保存のメリット
電子保存には多くのメリットがありますが、特に以下の3点が重要です。
1. 保管スペースの削減
電子保存を導入することで、物理的な保管スペースを大幅に削減できます。紙の書類はファイルやキャビネット、倉庫などを必要とし、データ量が増えるごとにそのスペースも拡張しなければなりません。
一方で、電子データはクラウドサービスや社内サーバーに保存できるため、物理的なスペースを必要とせず、オフィスの有効活用が可能になります。これにより、賃貸料や維持費の削減にもつながります。
2. 検索・閲覧の効率化
電子データは検索機能を活用することで、必要な情報を迅速に見つけ出すことができます。従来の紙の書類では、目当ての書類を探すために多くの時間がかかることがありますが、電子化されたデータは日付や金額、取引先などで簡単に検索できるため、業務効率が向上します。
また、クラウド上に保存されたデータは、場所や時間を問わずアクセス可能であり、出張先や外出先からでも必要な情報を即座に確認できる利点があります。
3. 災害時のデータ保護
電子保存は災害時のデータ保護にも寄与します。紙の書類は火災や水害などで簡単に破損・消失するリスクがありますが、電子データはバックアップを取ることで複数の場所に保存できるため、安全性が高まります。
特にクラウドストレージを利用することで、物理的な事務所が被災してもデータを復元できる可能性が高くなります。このように、電子保存は情報管理のリスクを軽減し、安心して業務を継続できる環境を提供します。
これらのメリットから、多くの企業が電子帳簿保存法に基づく電子保存への移行を進めています。
電子帳簿保存法の適切な対応で業務効率化を
この記事は、電子帳簿保存法の概要と重要性について解説しています。
2024年1月1日からの改正により、電子取引で受け取った書類のデータ保存が完全に義務化されました。電子帳簿保存法は、国税関係帳簿、決算関係書類、取引関係書類・電子取引書類を対象とし、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引のデータ保存の3つの区分があります。
電子保存には、保管スペースの削減、検索・閲覧の効率化、災害時のデータ保護などのメリットがあります。ただし、真実性と可視性の確保が必要で、改ざん防止措置や検索機能の確保などの要件を満たす必要があります。
電子帳簿保存法に対応することで、業務効率化やコスト削減が期待できるでしょう。
電子帳簿保存法では、契約書の電子データ保存についても規定されています。それに適法に対応するためには、電子帳簿保存法に対応したリーガルテックサービスを導入することが近道です。LegalOn Cloudは、AIテクノロジーを駆使し、法務業務を広範囲かつ総合的に支援する次世代のリーガルテックプラットフォーム。電子帳簿保存法にも対応した契約書管理機能も備えています。興味のある方は、ぜひ以下より製品資料をご覧ください。
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