ナレッジマネジメントツールとは？種類別サービス例・機能・導入メリットを解説！

ナレッジマネジメントツールとは

「ナレッジマネジメント」とは、組織にとって必要な情報や知見を蓄積し、それらを体系的に整理・共有・活用できるようにする取り組みを指します。ナレッジとして機能するには、情報が単に保存されているだけでなく、他のメンバーが容易にアクセスし、実務に活かせる状態である必要があります。

たとえば、ある社員が持つ法務ノウハウがツール上に記録され、それを他の社員が参照しながら業務に活かせるといったケースが挙げられます。このような仕組みが整えば、業務知識の属人化を防ぐとともに、情報共有やタスク管理がスムーズになり、組織全体の生産性向上にもつながります。

ナレッジマネジメントツールは、こうしたナレッジマネジメントを効率的に実現するためのシステムです。法務だけでなく、人事・労務、営業、企画など、さまざまな部門での活用が期待されています。

ナレッジマネジメントツールの導入ケース

ナレッジマネジメントツールを導入するケースは主に以下の3つに分けられます。

• 情報検索を効率化したいケース：
  社内ファイル検索に時間がかかる、既存の検索機能が不十分な場合に有効
  
  
• 意思決定を支援したいケース：
  蓄積データを整理し、戦略立案や経営判断に活用可能
  
  
• 顧客対応の品質向上したいケース：
  履歴やベストプラクティスを共有し、部門を超えて均一なサービスを提供

まず、社内のファイル検索に時間がかかり、必要な情報へすぐに到達できない状況では、ナレッジマネジメントツール導入の効果が大きいでしょう。特に従来の検索機能では精度が十分でない場合に役立ちます。

次に、蓄積したデータを戦略立案や意思決定へ結びつけたいときにもナレッジマネジメントツール導入が適しています。膨大な情報を整理し、経営判断に生かす仕組みを整えることで組織の成長を後押しできるでしょう。

さらに、顧客対応の質を向上させたいケースにも有効です。部門を超えて履歴やベストプラクティスを共有できれば、均一で満足度の高いサービス提供につながります。

ナレッジマネジメントツールの種類と特徴

ナレッジマネジメントツールは目的や機能によって分類できます。自社の課題に合わせて最適なツールを選ぶことが重要です。ナレッジマネジメントツールは、用途や特徴に応じて主に4つのタイプに分けられます。それぞれの特性を理解し、自社の課題に最適なものを選びましょう。

1. 専門知識型（ヘルプデスク向け）

専門知識型ナレッジマネジメントツールとは、FAQや業務マニュアルなど、社内の定型的なナレッジをデータベース化し、問い合わせ対応の効率化を図るためのツールです。

特徴
蓄積されたナレッジを検索・参照できる仕組みにより、対応のスピードと正確性が向上します。担当者の業務負担軽減や対応品質の均一化にも貢献します。

利用シーン
ITサポート部門や総務部門における「よくある質問」への対応、社内ヘルプデスクでの問合せ応対の標準化など。例：新入社員からの「この手続きはどうすればいいですか？」という質問に対して、過去の回答を即座に検索・提示できるため、担当者の負荷を大幅に軽減できます。

代表的なサービス
LegalOn、CorporateOn、Zendesk、Helpfeel、Notion、Qiita Team など

2. 業務プロセス型（コールセンター向け）

業務プロセス型ナレッジマネジメントツールとは、顧客対応や業務手順などのプロセスを標準化・共有するためのナレッジ管理ツールです。

特徴
標準フローに基づいて全員が同じ対応を行えるため、サービスの質にばらつきが出にくく、業務の属人化を防げます。対応漏れやミスの防止にも効果的です。

利用シーン
コールセンターにおける顧客対応マニュアルの共有、業務の手順管理など。例：「返品希望時の対応フロー」「トラブル発生時のエスカレーション手順」など。

代表的なサービス
KCS（Knowledge-Centered Service）対応のSalesforce Service Cloud、Talkdesk、Freshdesk など

3. ベストプラクティス共有型（ナレッジ共有文化の推進向け）

ベストプラクティス共有型は、優秀な社員の成功事例やノウハウを組織全体で共有し、業務の質を底上げすることを目的としたツールです。

特徴
業務の再現性を高め、成功体験の横展開を可能にします。組織の成長速度を高め、属人的な知見の共有を文化として定着させる役割を担います。

利用シーン
営業やマーケティング部門での成果事例の共有、教育研修での優良事例の収集・伝達など。例：「アポ獲得率が高い営業トークスクリプト」「効果的な提案書の構成」など。

代表的なサービス
LegalOn、CorporateOn、Kibela、NotePM、Confluence、Tandemなど

4. 経営資産・戦略策定型

経営資産・戦略策定型は、ナレッジを経営判断や戦略立案に活用するための分析志向型ツールです。データの蓄積と高度な分析機能を備えています。

特徴
BIツールやAIとの連携により、過去の実績データから成功要因を抽出し、意思決定をサポートします。戦略的視点でのナレッジ活用が可能です。

利用シーン
新規事業の方向性決定、経営判断の材料としての過去プロジェクト分析、戦略会議の意思決定支援など。例：「過去3年間の成長プロジェクトに共通する成功要因の抽出」「失敗事例の傾向分析」など。

代表的なサービス
LegalOn、CorporateOn、Tableau、Power BI、Knowledge Explorer（ナレッジ可視化支援）など

ナレッジマネジメントツールの機能

ナレッジマネジメントツールとは、単なる情報の保管庫ではありません。企業や組織が持つ知識やノウハウを「蓄積」「検索」「共有・活用」「改善」というサイクルで回すことを支援する仕組みです。このサイクルをうまく回せるかどうかが、業務の効率化や組織全体の生産性向上に直結します。

ここでは、ナレッジマネジメントツールに搭載される代表的な機能と、それぞれの役割について解説します。

1. 情報の蓄積・管理機能（ナレッジを集約する）

書類やマニュアル、FAQ、議事録、業務手順書など、あらゆるナレッジを一元的に蓄積できます。ファイル形式を問わず保存できるツールも多く、情報の分散や属人化を防ぐ効果があります。また、バージョン管理や自動更新機能があると、常に最新の情報を社内で共有可能です。

2. 検索機能（必要な情報をすぐに見つける）

ナレッジが蓄積されても、必要な情報を探せなければ意味がありません。キーワード検索やタグ検索、全文検索に対応したツールなら、大量の情報の中から最短で最適な情報を探し出せます。さらに高度な検索フィルタやAIによるレコメンド機能を持つツールなら、過去の関連情報も効率的に見つけられます。

3. 共有・アクセス権限管理機能（安全にナレッジを活用する）

社内の誰がどの情報にアクセスできるかを制御できるのも重要です。権限レベルを細かく設定することで、機密情報や部署専用のナレッジを安全に管理できます。また、コメント機能や共同編集機能を備えるツールなら、ナレッジを活用したコラボレーションも促進できます。

4. 外部ツール連携機能（ワークフローを最適化する）

チャットツールやCRM、プロジェクト管理ツール、SFAなどと連携できるナレッジマネジメントツールを選べば、業務の中で自然にナレッジを活用できる仕組みを構築できます。通知やタスク管理とつながることで、属人化を防ぎ、組織全体のワークフロー最適化が可能です。

5. eラーニング機能（教育・研修への活用）

蓄積したナレッジをeラーニング教材として配信できる機能です。従業員はオンラインで必要な知識を学習できるため、研修にかかるコスト削減や自己学習の促進につながります。また、定期的な学習機会を提供することで、知識の定着やアップデートを効率的に行える点が強みです。

6. ブログ・SNS機能（気軽な情報発信とコミュニケーション）

社内SNSやブログ機能を通じて、従業員が日常的にナレッジを投稿・共有できます。気軽に情報を発信できる場があることで、組織内のコミュニケーションが活性化し、形式的な文書化が難しい暗黙知も共有されやすくなります。成功事例や失敗談といったリアルなナレッジが蓄積されることで、組織全体の学習サイクルを加速させます。

ナレッジマネジメントツールのメリット

ナレッジマネジメントツールは、現代のビジネス環境において不可欠な役割を果たします。企業内に散在する膨大な情報やノウハウを集約し、必要な時に誰でもアクセスできる状態にすることで、業務の効率化やリスク管理の向上が実現します。

以下で具体的な効果を説明します。

生産性の向上と業務全体の最適化

ナレッジマネジメントツールの最大のメリットの一つが、生産性の向上です。情報の探し直しや重複作業、人的依存による非効率が解消されることで、業務がスムーズに進行します。

たとえば、社内で同じ質問を繰り返す必要がなくなったり、ノウハウの再活用によって作業時間を短縮できたりと、時間とリソースのムダを徹底的に削減できます。こうした効率の積み重ねが、部門単位ではなく、企業全体のパフォーマンス向上へとつながっていきます。

人材育成の効率化と学習文化の定着

ナレッジマネジメントツールは、社員一人ひとりのスキルアップを支援する強力な仕組みです。業務の手順、専門知識、成功事例や失敗事例といった情報を体系的に整理・蓄積することで、社員は自ら必要なナレッジにアクセスできるようになります。その結果、上司や先輩のサポートに頼らずに、自主的な学習が可能となり、継続的なスキルアップが期待できます。

また、従来のOJTや集合研修では伝えきれなかった細かな知識や実務ノウハウも、ツールを通じて共有可能です。これにより、教育の網羅性が高まり、育成の属人性を排除できます。これにより、社員のスキル向上が効率的に進み、学習の質とスピードの両面が向上します。

属人化防止

ナレッジマネジメントツールは、業務に関する情報やノウハウを一元管理し、「特定の人しか知らない」状態を防ぎます。担当者が不在だったり退職したりしても、ツールにナレッジが残っていれば、他の社員がすぐに内容を引き継ぐことが可能です。これにより、業務の停滞リスクや品質のバラつきが大幅に低減されます。

属人化を排除することで、情報格差が解消され、どのメンバーでも同じレベルで業務を遂行できるようになります。これは、チーム全体の業務効率の安定化をもたらし、結果として組織力の底上げにつながります。

顧客・案件対応のスピードと品質向上

ナレッジマネジメントツールを活用することで、顧客や案件の依頼元対応に関する情報（問い合わせ履歴、過去の事例、解決策など）を即座に検索・参照できます。情報を探す手間が省けるため、顧客対応のスピードが飛躍的に向上します。

また、ナレッジが一元管理されていることで、対応する社員ごとのやり方に差が出にくくなり、サービス品質の標準化が可能になります。どの担当者が対応しても一定レベルの応対が実現できるため、顧客満足度の向上や信頼性の強化につながります。

＜関連記事＞法務のナレッジ管理とは？必要な業務と導入方法、利用できるツールを解説

法務部門にナレッジマネジメントが欠かせない理由

法務部門は、契約書や社内規程、法律文書など膨大な情報を扱う部門です。ナレッジマネジメントツールを活用することで、これらの情報を一元的に蓄積・管理し、必要なときに迅速に検索・参照できる体制を整えられます。

特に、法務知識は専門性が高く属人化しやすい傾向にありますが、ツールを使えば過去の事例や契約書ひな形、業務マニュアルを部門全体で共有し、担当者に依存しない体制を構築できます。これにより、万が一担当者が不在でも業務が円滑に進み、リスク管理の強化につながります。

また、法務業務は法改正への対応や取引先との交渉などスピードが求められる場面が多く、ツールで情報を体系化することで、的確な意思決定を支援できます。さらに、社内外からの問い合わせへの対応力向上にも寄与し、結果として企業全体の信頼性強化にもつながるのです。

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法務のナレッジ管理とは？必要な業務と導入方法、利用できるツールを解説

法務・総務に特化したナレッジマネジメントツールとは

法務・総務部門では、契約書、法令・規程、判例・ガイドラインなど、複雑で専門性の高い知識が扱われます。そのため、ナレッジマネジメントツールの中でも、AIの情報を読み取る精度が高く、検索性に優れたツールを選ぶことが重要です。

LegalOnは、法務・総務部門で扱う契約書を一元的に管理できる仕組みを備えています。契約書ファイルだけでなく、関連する補足資料や解説、社内規程などの法務ナレッジを一か所に集約できます。属人化しやすい情報が整理され、組織全体で活用しやすくなります。

キーワード検索やフィルタリング機能が充実しており、過去の契約書や条項例をスピーディに見つけることが可能です。さらに、誰がどの情報にアクセスできるかを細かく制御できるため、社内のコンプライアンスを確保しつつ、円滑なナレッジ共有が実現します。

ナレッジマネジメントツールとLMSの関係性

ナレッジマネジメントを効果的に進めるためには、LMS（学習管理システム）の活用が有効です。両者を組み合わせることで、知識の整理と活用を一体的に進められるようになります。

ナレッジマネジメントツールは、組織に散在する情報やノウハウを集約し、共有をスムーズにする仕組みです。一方でLMSは、教育コンテンツを配信・管理し、学習の進捗や理解度を把握できる仕組みを備えています。

両者を連携させることで、ナレッジとして蓄積された情報を研修や教育に直接活かせるようになり、知識の定着や活用が進みます。また、学習データを蓄積すれば、どの知識が不足しているかを把握し、次の施策に反映させることも可能です。

このように、ナレッジマネジメントツールとLMSは相互補完的な関係にあります。知識を収集し整理するだけでなく、教育や人材育成の場に活かすことで、組織全体の学習サイクルを強化できるのです。

レッジマネジメントツール導入時の注意点

ナレッジマネジメントツールを導入する際には、いくつかの重要なポイントに留意する必要があります。特に、費用対効果や社内浸透を見据えた導入戦略が欠かせません。

無料ツールの制約と有料ツールの選定

ナレッジマネジメントツールには無料のものもありますが、無料版は多くの場合、機能が限定されており、実務に適した運用には不十分なケースが少なくありません。特に、複数部門での情報共有や検索性・権限管理などを重視する場合は、有料ツールの導入を前提に検討することが現実的です。

導入時には、初期費用や月額利用料など、ある程度のコストが発生します。そのため、自社の課題や運用目的に見合った機能が備わっているかをしっかりと確認し、費用対効果を意識したツール選定が求められます。

社内理解と運用定着のための事前説明

ツールの効果を最大限に引き出すには、社員がその重要性とメリットを理解していることが不可欠です。ツール導入の意義を十分に共有しないまま運用を始めると、利用が進まず、形骸化するリスクがあります。

たとえば、「なぜこのツールを導入するのか」「どのような知識を共有するのか」「業務にどう活かせるのか」といった点を、丁寧に説明することが大切です。目的と活用方法が明確になれば、社員の参加意識が高まり、積極的なナレッジの入力・活用が促進されます。

また、学習会などを通してノウハウを共有し、業務に役立てる姿勢が社内で浸透すれば、社員のスキル向上や業務品質の底上げにつながり、人事評価やキャリア形成にも良い影響を与えることが期待できます。

自社に適したナレッジマネジメントツールの選び方

ナレッジマネジメントツールを導入する際は、目的や環境に合った製品を見極めることが重要です。選定の観点を整理しておくと、自社にとって最も効果的なツールを判断しやすくなります。以下では、選び方のポイントを具体的に紹介します。

利用目的を明確にする

まずは、自社でツールを導入する狙いをはっきりさせましょう。情報共有を円滑にしたいのか、教育や研修で活用したいのか、あるいは属人化したノウハウを蓄積したいのかによって、選ぶべきツールは変わります。目的を具体化することで、不要な機能に惑わされず、本当に必要な機能に注目できます。

使いやすさと操作性を重視する

ナレッジマネジメントツールを導入しても、社員が活用できなければ意味がありません。そのため、誰でも直感的に扱える操作性や、画面の見やすさを確認することが大切です。トライアルを活用し、実際に操作してみることで利用者の負担を減らせるか検討しましょう。

既存システムとの連携を確認する

社内で利用しているグループウェアやチャットツールと連携できるかどうかも、重要な判断基準です。既存環境とスムーズに統合できれば、余計な作業を増やさずに導入効果を高められます。利用中のシステムとの互換性を、必ず確認しておきましょう。

セキュリティ対策を見逃さない

蓄積される情報の中には機密性の高いものも含まれるため、セキュリティの強度は欠かせません。アクセス権限の設定やログ管理機能が備わっているかを確認し、安心して利用できる環境を整えることが必要です。

将来的な拡張性を考慮する

導入時点では必要最低限の機能でも、将来的に活用範囲が広がる可能性があります。そのため、拡張性やアップデートの柔軟さもチェックしておきましょう。長期的に使えるかどうかを見据えることで、持続的な活用が可能になります。

ナレッジマネジメントツール5選

ここからは、おすすめのナレッジメントツールを5つ紹介します。

LegalOn

LegalOnは、法務や総務の業務に特化したナレッジマネジメントツールです。契約書をはじめとした法務関連の情報を一元的に整理・管理できることが大きな特徴です。散在しがちな情報を組織全体で共有・活用しやすくなります。

属人化しやすい法務知識や経験も体系的に整理されることで、担当者に依存せず、誰でも必要な情報にアクセスできる環境を整えられます。加えて、キーワード検索や条件によるフィルタリング機能が充実しているため、過去の契約書や参考となる条項例を素早く探し出すことが可能です。

さらに、情報ごとにアクセス権限を細かく設定できるため、コンプライアンスを守りながらスムーズなナレッジ共有を実現します。結果として、法務・総務部門の業務効率化だけでなく、組織全体のリスクマネジメントの強化にもつながります。

CorporateOn

社内規程の管理などのバックオフィス業務に特化したナレッジマネジメントツール。管理部門と事業部門のギャップを埋めようと開発されており、高度な検索機能やアクセス権限管理により、属人化を防止しながら情報を安全に共有できます。

料金プラン:要問い合せ

出典：https://www.legalon-cloud.com/corporateon

Confluence

チームコラボレーション向けのWiki型ツールです。柔軟なページ作成とコメント機能で情報共有を円滑にし、Jiraなどのアトラシアン製品と連携できるのが特長です。

料金プラン:Free: 無料（10ユーザーまで）Standard: 月額7.75ドル/ユーザーPremium: 月額15.25ドル/ユーザーEnterprise: 要問い合わせ

出典：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Notion

ドキュメント、データベース、タスク管理が一体化した情報整理ツール。自由度の高い編集機能で、ナレッジ共有を多様な形で実現できます。

料金プラン:Free: 無料（個人利用向け）Plus: 月額10ドル/ユーザーBusiness: 月額18ドル/ユーザーEnterprise: 要問い合わせ

出典：https://www.notion.com/ja

Kibela

日本製のナレッジ共有ツールで、Wiki感覚で使えるシンプルなUIが特徴です。Slackなどとの連携も可能で、部門横断のナレッジ共有に向いています。

料金プラン:コミュニティプラン: 無料（5ユーザーまで）ライトプラン: 月額550円/ユーザー（税込）スタンダードプラン: 月額880円/ユーザー（税込）エンタープライズプラン: 月額1,650円/ユーザー（税込）

出典：https://kibe.la/

esa.io

「情報を育てる」コンセプトで、ドキュメントを段階的に更新できるナレッジ管理ツールです。柔軟な公開設定とシンプルな操作性が特長です。

料金プラン:無料トライアル: チーム作成月から2ヶ月後の月末まで無料通常プラン: 月額500円/ユーザー（税込）

出典：https://esa.io/

ナレッジマネジメントツールについて解説しました

ナレッジマネジメントツールは、組織内の知識や情報を集約・整理し、誰もが活用できる状態に整えることで、生産性や学習文化の定着、属人化防止、顧客対応の質向上など多方面で効果を発揮します。目的に応じたツール選定や導入前の社内説明を丁寧に行えば、持続的な運用と成果が期待できます。

さらに、LMSとの連携により学習と実務を結びつけることも可能です。自社の課題や環境に合ったツールを選び、戦略的に導入することで、組織の競争力強化へとつながるでしょう。