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ナレッジマネジメントツールとは
そもそも「ナレッジマネジメント」とは、一人ひとりが習得したスキルを、他者へ共有することを指します。
たとえばある社員が法務知識を持っている場合、その知識やノウハウなどを他の社員へ共有し、業務において活用することをナレッジマネジメントと言います。
これにより、業務知識を持つ人が増加し、タスク管理が容易になり、企業の生産性を向上させることが可能なのです。
そして「ナレッジマネジメントツール」とは、この工程をツールで容易に行えるシステムのことを指します。
専用のプラットフォームがあれば、情報共有が簡単にできるため、主に社員のスキルアップに力を入れている企業から取り入れられています。
ナレッジマネジメントツールのメリット
ナレッジマネジメントツールには大きなメリットがあるからこそ、企業に導入される事例が増えています。
以下でメリットを見てみましょう。
人材育成ができる
ナレッジマネジメントツールを使えば、人材育成を集中的に行えます。
ある分野の業務知識に長けている社員がいたとして、その社員が持つスキル・ノウハウを共有できるのは、非常に大きなメリットと言えるでしょう。
結果的に社員のナレッジ（知識・知見）が向上し、これまでよりも業務を効率的に進められるようになります。
また、社員のナレッジが向上するということは、企業全体の生産性がアップすることも意味します。
どのような事態にも柔軟に対応できる社員が増えていき、結果的にクライアントからの評価も上がりやすくなるでしょう。
社員を育成するためには、マニュアルを通して研修を行う、またはOJTを実施するなどの方法が一般的です。
しかし、これらでは社員のスキルアップには不十分なケースも少なくありません。
特に専門性の高い分野をレクチャーするうえでは、より本格的にナレッジを向上させる必要があるのです。
ナレッジマネジメントツールなら、このような難点も解消し、必要な知識・ノウハウを十分に与えられます。
属人化防止になる
企業にとって属人化は、できる限り避けたい状況ではないでしょうか。
「Aという業務はBさんしか対応できない」「Cさんがいないと案件をこなせない」などのケースは、どの企業でもよく耳にする問題です。
しかし、この状況では万が一特定の社員が不在だった時、業務が回らなくなるリスクがあります。
最悪の場合は生産効率が落ちるばかりか、クライアントからの信頼を失ってしまうのです。
そこでナレッジマネジメントツールを導入すれば、他者に知識・ノウハウが共有されるため、属人化を防止できます。
「特定の人しかあるスキルを持っていない」という状況を回避できるため、生産効率を一定に保てます。
もしスキルを持っている人が退職したり、求職したりする事があっても、他の社員が業務対応できれば安心です。
特に近年では感染症によって自宅待機になるケースが増えているため、このような事態を想定してナレッジマネジメントツールを導入するのは賢い選択と言えるでしょう。
クライアント・顧客への対応がスムーズになる
ナレッジマネジメントツールは、情報共有ができるシステムであると解説してきました。
そのため、この機能を活用すれば、クライアント・顧客の声を収集し、他部署へ共有できるメリットがあります。
これまでは意見や問い合わせなどがあった場合、各部署に個別で連絡・確認を行う必要がありました。
しかし、この工程に時間がかかり手間取ってしまったり、正しく情報伝達ができずトラブルになってしまうなどのケースも少なくありません。
ナレッジマネジメントツールがあれば、個別でやり取りをする必要はありません。
情報共有された内容を誰もが閲覧できるので、適切な対応を素早く行えます。
対応の正確性やスピード感などは、クライアント・顧客の満足度にも直結している要素です。
スムーズに情報伝達が行える環境を整えれば、企業に対する信頼性も向上できるでしょう。
ナレッジマネジメントツールのデメリット
非常に人気のあるナレッジマネジメントツールですが、デメリットも存在します。
導入を検討している場合は、デメリットも理解したうえで考えることが大切なので、以下で詳しく見てみましょう。
コストがかかる
当然ながらナレッジマネジメントツールは、必ずしも無料で使えるわけではありません。
実際に使い勝手の良いナレッジマネジメントツールの多くは有料であり、無料のものは機能が非常に少なく、業務効率化に適しているとは言い難いのが現状です。
そのため、ある程度のコストがかかると考えておいたほうがベターです。
ただしコストがかかるにしても、導入した後に生産性が向上すれば、より多くの利益を生み出せるようになります。
クライアントからも別の案件を依頼される、もしくは別のクライアントができるかもしれません。
このような状況になれば、仮にナレッジマネジメントツールの導入コストがかかったとしても、結果的に元を取れる計算となります。
むしろナレッジマネジメントツールを導入せず、現状のまま業務を続けていたほうが非効率的な場合もあります。
実際にどの企業でも、最初にコストがかかることは承知のうえで導入されているのです。
社内に浸透しないリスク
ここまでで解説したようにナレッジマネジメントツールは、個人や企業の成長に貢献してくれるものです。
しかし、その重要性を知らない社員がいると、ツールを積極的に活用し、スキルをインプットしようとしません。
ナレッジマネジメントツールがどれほど優秀で、知見を得るのに最適なものでも、それを活用しない社員がいると意味をなさないのです。
このリスクを回避するためには、前もってナレッジマネジメントツールの機能や重要性を説明する必要があります。
ノウハウの共有により社員のスキルが上がれば、結果として社内での評価もアップするでしょう。
その点まで説明をしたうえでナレッジマネジメントツールの活用を勧めれば、多くの場合は浸透します。
また、重要性を理解してもらった後は、具体的な操作方法をレクチャーすることも大切です。
必要に応じて指導を行い、社員全員が問題なく使いこなせる状態にしましょう。
ツールの操作方法が覚えにくい
ナレッジマネジメントツールの中には、操作方法が覚えにくく、使い勝手が悪いものもあります。
社員の育成を目的に導入したものでも、操作方法が覚えられなくては意味がありません。
また、操作方法が覚えられなくては、マネジメントツールを使うのに時間がかかり、業務を効率的に進められるとは言い難い状況になりかねません。
さらに、IITシステムに対する苦手意識が強い社員も存在します。
若い世代は新しいツールを導入しても、比較的ITシステムに慣れていることが多いため、問題なく操作方法を覚えられるでしょう。
しかし、そうではない世代はツールを使いこなせず、モチベーションが下がるケースもあるでしょう。
これらの問題は、使い勝手がよく機能性が優れたナレッジマネジメントツールを導入することで解消できます。
初心者レベルのＩＴ知識がある社員でも、簡単に操作できるシステムなら、操作において苦労する心配はありません。
また、前述したように、社員一人ひとりに操作方法をレクチャーすることも大切です。
ナレッジマネジメントツールの導入がおすすめ
ナレッジマネジメントツールを導入すれば、社員にさまざまな知識・ノウハウを与えられます。
スキルを与えるためには、研修やOJTを実施する方法もありますが、「そんな余裕がない」「それでは情報伝達が不十分」などのケースもあるでしょう。
しかし、ナレッジマネジメントツールならこれらの問題を解消できます。
中でもLegalOn Cloudは、属人化防止にも貢献できるシステムなので、導入を検討なさってみてください。
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