法務案件の仕事とは
そもそも法務案件とは、一般的にどのような仕事内容なのでしょうか。
以下で詳しく見てみましょう。
契約
法務案件のメインとなるのが、契約に関する作業です。
契約は、主に自社と相手方との間で物事を取り決める際に行われており、法律の知識はもちろん契約書作成のスキルが求められます。
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契約をする際には、当然ながらその際内容に合わせて契約書を作成しなければならないため、権利義務に関する深い知識が必須です。
契約書作成の際には、一から契約書を作成するだけではなく、契約書調査のスキルも必要とされます。
これは相手方から提出された契約書が法的に問題ないか、また自社にとって利益を損ねる文面になっていないかなどをチェックするのに必要なスキルです。
このスキルがないと、契約後トラブルに発展する可能性が高くなります。
さらに、契約する相手方は、必ずしも国内であるとは限りません。
場合によっては海外の企業と契約することも考えられるため、その際には外国語で契約書を作成しなくてはなりません。
このように契約においては、専門性の高い知識を求められます。
コンプライアンス
コンプライアンスとは、企業が規則・法令を遵守することを指します。近年ではコンプライアンスの強化が重要視されていますが、これも法務部で取り扱う案件です。
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コンプライアンスを強化するためには、知識のある法務担当者が法令について調べ、専門知識を身に付けなくてはなりません。
なぜなら日本国内では法律が度々改正され、情報がアップデートされているからです。
しかし、毎回正しい情報をリサーチしてインプットするのは手間がかかり、法務案件の担当者が苦労してしまうのが難点です。
しかし、コンプライアンス強化を行わないと、問題を起こす社員を未然に防げなくなったり、顧客からの信用を失ってしまったりします。
これらの結果、収益が思うように得られなくなり、会社の存続すら危ぶまれるケースもあるでしょう。
特に近年ではセクハラやパワハラなどが問題視されることが増えているため、法令遵守を意識した運用は必須と言えるでしょう。
ナレッジマネジメント
ナレッジマネジメントは、一人ひとりのスキル・知見など（ナレッジ）を共有する形で活用することを指します。
社内でナレッジマネジメントを行えば、専門知識を持った従業員が増え、生産効率向上や新規事業の開発などに役立ちます。
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当然ながらナレッジマネジメントのためには、ナレッジとなるものを蓄積し、他の社員へ共有しなくてはなりません。
しかし、マニュアルを渡したり研修を行ったりするだけでは、十分に知識を与えられないケースは非常に多いものです。
知見のある従業員が指導に当たる場合、その分本業が疎かになってしまう恐れもあるため、結果として生産効率が落ちてしまうリスクもあります。
ナレッジマネジメントを行うと、企業にとって避けたい「属人化」防止となるため、ナレッジの共有は必須と言えるでしょう。
特に法務については専門性が高いため、作業ができる従業員はできる限り多く確保したいものです。
特定の人だけがある作業をこなせる状況は、企業を追い詰める事態に発展する恐れがあるため、可能な限り避けるべきでしょう。
法務案件を一元化するメリット
法務といっても具体的な業務はさまざまですが、一元化するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
以下で詳しく見てみましょう。
業務効率化
最も大きなメリットが、業務効率化です。
ここまでで解説したように、法務案件は非常に専門性が高く、中には対応するのに時間がかかるものもあります。
一元化が叶えられれば、スムーズに法務案件をこなせるようになるでしょう。
たとえば契約書の作成・更新などは、先述したとおり知識が必要となるのはもちろん、毎回情報をリサーチしなくてはなりません。
しかし、それらに時間をかけていると、あっという間に業務終了時刻がきてしまい、本来手を付けるはずだった他の作業に取り掛かれなくなります。
業務効率化が実現できれば、1日のうちにこなせる作業量が増え、企業全体の生産性もアップします。
また、生産性が向上すれば、これまでよりも収益を得られる可能性が高く、企業発展も可能です。
そのほかにも、取引先・顧客からの信頼性が向上するなど、さまざまなメリットが得られます。
ミスの防止
法務案件は、法務に関する知識を持った従業員が取り掛かるものです。
しかし、いくら知見のある担当者が法務案件をこなしていても、ミスをしてしまう事態は十分考えられます。
特に複数の案件に取り掛かっていた場合、ミスをしてしまうリスクが高くなってしまいます。
法務案件において、ミスの防止は非常に大きな課題となります。
法律や契約に関する分野だからこそ、一つのミスが大きな問題に発展する可能性があるからです。
たとえば、相手方から送られてきた契約書が法に触れる内容でも、ミスがあるとそのことに気が付かずに契約してしまう恐れがあります。
一元化ができればミスを未然に防ぎ、トラブルの防止が可能です。
相手方と揉め事になったり、不祥事を起こしたりなどのリスクも解消できるため、非常に大きなメリットとして考えられています。
また、担当者の精神的負担を解消できる利点もあり、近年では法務案件の一元化が注目されています。
法務担当者従業員の負担軽減
法務案件をこなす法務担当者従業員の負担軽減ができる点も、メリットとして挙げられます。
法律やコンプライアンスなどの業務を担当することは、法務担当者従業員にとって責任重大です。
しかし、先述したように誰にでもミスをしてしまう可能性はあります。
また、一元化ができれば、法務案件のナレッジを蓄積して人材育成ができます。
通常であれば人材育成のために研修やOJTなどを行う必要がありますが、質の良いナレッジが蓄積されていればこの手間も省けるでしょう。
優秀な人材が現場を離れて新人育成をする必要がなくなるため、法務案件における生産効率を下げずに済みます。
何より一元化ができれば、これまでよりも楽に業務をこなせるようになります。
書類作成・管理などが一元化されている環境なら、スムーズかつ確実に一つひとつのタスクを処理できるため、従業員の精神的負担も解消されるでしょう。
このような側面から、近年では法務案件の一元化を希望する社員が、多くの企業で増えてきているようです。
法務案件を一元化する方法
法務案件を一元化する際に代表的なのが、専用の管理ツールを導入する方法です。
現在は利便性が高い管理ツールが数多く開発されており、中ではランニングコストを抑えて利用できるものもあります。
多くの企業に選択肢を与えてくれるツールのため、法務案件の一元化に一役買ってくれるでしょう。
法務案件の管理ツールは、契約書の一元管理も可能です。
近年ではAIの機能を搭載し、より操作性能を高めたツールも開発されています。
直感的に使えるものも多く、これまで紙で契約書を管理していた企業も、導入ハードルが低いです。
専用ツールは可能な限り早めに導入したほうが、全社員が操作に慣れてスムーズに扱えるようになります。
一元化したいと考えている場合は、自社にぴったりなツールを導入することをおすすめします。
管理ツールを導入する際の注意点
機能性に優れた管理ツールですが、導入する場合はどのような注意点があるのでしょうか。
以下で解説していきます。
社内に周知する
管理ツールを使いこなせば、ナレッジの蓄積や生産効率の向上など、さまざまなメリットを得られるのは間違いありません。
しかし、その重要性を十分に周知できなければ、一部の社員はツールの使い方を理解しようとしません。
「これまで通り仕事ができれば、特に大きな問題はないのでは」と考えてしまうでしょう。
このような事態を回避するためには、前もって管理ツールの導入について周知するのはもちろん、その重要性についても一人ひとりに説明すべきです。
先述したような一元化のメリットや重要性などに触れれば、管理ツールの操作方法を覚えることが、いかに業務において大切なのかを理解してもらえるでしょう。
コストがかかる点を考慮しておく
管理ツールのほとんどは有料です。
そのため、ある程度のランニングコストがかかる点を考慮しておかなくてはなりません。
もちろん中には無料で利用できるツールもありますが、有料のツールと比べると機能が少なく、セキュリティ対策が不十分なものが多いです。
せっかくツールを導入したのに、使い物にならなかったという事態になりかねません。
ある程度の機能性を兼ね備えた管理ツールを導入するなら、やはり有料のものを選ぶのがおすすめです。
有料の場合はランニングコストがかかりますが、使いこなせるようになれば業務効率化が叶い、結果として利益を生み出せるようになるでしょう。
管理ツールの選び方
さまざまな管理ツールがありますが、どのような基準で選ぶべきなのでしょうか。
以下で具体的なポイントを学びましょう。
操作性を確認
操作性が悪ければ、社内で管理ツールが浸透しなくなってしまいます。
これでは導入しても意味をなさないため、操作性は十分考慮して選びたいものです。
管理ツールにはさまざまな機能が搭載されているため、操作方法が分からないとかえって業務に支障をきたしてしまいます。
誰でも直感的に操作できる、使い勝手の良いツールを選ぶのがポイントです。
セキュリティ対策ができるものを選ぶ
管理ツールにおいて重要なのが、セキュリティ対策です。
特に契約やコンプライアンスなどの分野に関わるツールのため、セキュリティ対策ができていないと、大切な故人情報が外部に流出してしまいます。
最悪の事態に発展した場合は、取引先クライアントや顧客からの信頼を失ってしまうでしょう。
セキュリティ対策がしっかりしているツールなら、機密情報を安心して保管できます。
選別ポイントとしては、ユーザー権限を細かく設定できる、アクセス履歴のチェックができるなどの機能が搭載されているツールがおすすめです。
迷った場合は資料請求もおすすめ
管理ツールの中には、操作方法や機能性などを資料で紹介されているものもあります。
各管理ツールのサイトを見てみると、ある程度の情報は得られるものの、実際に導入した場合の環境はどうしてもイメージしにくい部分があります。
もし導入を検討している管理ツールがある場合は、資料請求をしてみるのもおすすめです。
サイト上から簡単にダウンロードできることもあるため、導入前の判断材料になるでしょう。
まとめ
法務案件は専門性の高い分野だからこそ、スムーズかつ正確にこなす必要があります。
一元化すれば生産効率の向上、従業員の負担軽減など、さまざまなメリットを得られるでしょう。
近年では一元化の方法として、管理ツールの導入事例が増えているので、ぜひ検討してみてください。
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