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稟議書の保管期間とは?企業が知っておくべき重要ポイントを解説

稟議書の保管期間とは?企業が知っておくべき重要ポイントを解説
この記事を読んでわかること
    • 稟議書は社内意思決定の記録であり、承認プロセスを明確にする必要がある
    • 法律で保管期間は定められていないが、社内規定で適切に保管する必要がある
    • 稟議書はトラブル時の証拠や経営判断の資料となるため、適切な保管が重要

稟議書は、企業活動において、重要な意思決定については、慎重に透明性を持って業務遂行しなければなりません。法律で定められた明確な保存期間はないものの、適切な管理が求められます。

この記事では、稟議書の保管期間の根拠から具体的な保存期間、適切な保存方法まで、企業が知っておくべき重要ポイントを詳しく解説します。

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稟議書とは?その役割と重要性

議書とは、企業内の重要な意思決定事項について、上長や経営陣に対して文書で具申・報告するための書類のことを指します。

議書には、以下のような役割と重要性があります。

意思決定プロセスの明確化

稟議書を起案し、決裁を仰ぐことで、企業の意思決定プロセスが明確になります。後々のトラブル防止にもつながります。

営者への情報共有

稟議書を通じて、現場の状況や課題を経営陣に正確に伝えることができます。適切な経営判断を下す一助となります。

務の効率化と標準化

稟議手続きを標準化することで、業務の効率化と均質化が図れます。ルール化された意思決定が可能になります。

査対応の証跡

稟議書は企業の重要な意思決定の証跡となります。税務調査や株主総会などの監査対応でも、稟議書の提示が求められます。

のように、稟議書は企業運営の要となる重要な書類です。適切に作成・保管・運用することで、企業の意思決定の適正性と効率性を高めることができます。企業として、稟議書の重要性を理解し、適切に取り扱うことが不可欠なのです。

議書の重要性は?

法的な証拠

稟議書は、法的なトラブルが発生した際、意思決定の過程を示す重要な証拠となります。特に商取引や契約に関する事項では、稟議書が企業を法的に守る役割を果たします。

営の健全化

稟議書を適切に運用することは、経営の透明性と健全性が高まり、企業内の不正防止や内部統制の強化につながります。

務の効率化

稟議プロセスを通じて、意思決定が組織的に行われることで、業務の効率化が図れます。特に大企業などでは、統一された意思決定の過程が業務を円滑に進めることができます。

稟議書を長期保管する意義

議書は法令で定められた期間、適切に保管する必要がありますが、それ以上に長期保管することでさまざまなメリットがあります。

ラブル防止

稟議書には企業の重要な意思決定プロセスが記録されています。長期保管しておくことで、後々の債権債務トラブルや労務問題などの際に、証拠として活用できます。紛争防止や早期解決につながります。

査対応

税務調査や株主総会などの監査で、稟議書の提示を求められる場合があります。長期保管しておけば、過去の経緯を説明する証拠として提出でき、適切な監査対応が可能になります。

務の適正性確保

稟議書を長期保管し、過去の意思決定を検証することで、業務の適正性を確保できます。同種案件の判断の一貫性を保つことができ、公平性と透明性の高い業務運営につながります。

営判断の指針

長期保管された稟議書を参照することで、過去の経営判断の背景や理由を知ることができます。同様の案件での経営判断の指針となり、的確な意思決定を下せます。

識・ノウハウの継承

稟議書には現場の課題や対応策が記録されています。長期保管しておくことで、過去の知識やノウハウを後継者に継承できます。組織の経験値を活かした業務運営が可能になります。

のように、稟議書の長期保管には多くのメリットがあります。企業として、法定期間はもちろん、それ以上の長期保管を検討することが賢明でしょう。

議書の適切な保管方法  

議書は重要書類であり、長期間にわたって適切に保管する必要があります。保管方法を誤ると、紛失や劣化、情報漏えいなどのリスクが生じます。そこで、稟議書を安全に保管し続けるための適切な方法をご紹介します。

理的な保管方法

  • 施錠可能な書庫や金庫に保管し、セキュリティを確保する
  • 高温多湿を避け、直射日光の当たらない場所に保管する
  • 虫菌害を防ぐため、定期的に稟議書の状態を確認する
  • 重要度に応じて、保管場所を分ける(重要度の高い稟議書は別室など)

子データでの保管

  • クラウドストレージやサーバーにデータを保管する
  • バックアップを別の場所で保管し、データ損失に備える  
  • 長期保管が必要な場合は、メディアを定期的に更新する
  • データ形式は将来的な閲覧性を考慮し、汎用的なフォーマットを選ぶ

キュリティ対策

  • 物理的な保管場所へのアクセス制限を設ける(入室制限、生体認証など)
  • 電子データへのアクセス権限を最小限に設定する
  • データの暗号化や電子署名を行い、改ざん対策を講じる
  • ファイアウォールやウイルス対策ソフトを導入する
  • 定期的にセキュリティ監査を実施し、対策の見直しを行う

のように、物理的な保管と電子データ保管を組み合わせ、さらにセキュリティ対策を施すことで、稟議書を長期間、安全に保管することができます。企業として適切な保管体制を整備することが重要です。

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議書の適切な保管管理が企業に与える影響

議書は企業運営上の重要書類であり、適切に運用されないと保管管理が企業に大きな影響を与えます。

適切な期間、稟議書を保管しないと、以下のようなリスクが発生する可能性があります。

  • 労務トラブルや債権債務問題の際に、証拠不足により不利な立場に
  • 税務調査や株主総会などの監査で、不備を指摘される
  • 業務の公平性や透明性が損なわれ、適正な業務運営ができない
  • 過去の経営判断の背景が分からず、的確な意思決定ができない
  • 組織の知識・ノウハウが継承されず、業務効率が低下する

方で、稟議書を適切に保管管理することで、以下のようなメリットが期待できます。

  • トラブル防止や早期解決につながる
  • 監査対応が適切にでき、企業の健全性を示せる  
  • 業務の適正性が確保でき、公平・透明性の高い運営が可能
  • 過去の経営判断を参考に、的確な意思決定ができる
  • 組織の知識・ノウハウが継承され、業務効率が向上する

のように、稟議書の保管管理は企業の健全性や業務効率に大きく影響します。法的な保管期間を理解し、長期保管のメリットを考慮した上で、適切な保管方法を採用することが重要なのです。

稟議書を単なる書類ではなく、企業の意思決定の証跡として適切に管理することで、企業の信頼性と業務品質の向上につながるでしょう。

NobishiroHômu編集部

この記事を書いた人

NobishiroHômu編集部

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