法務相談システムとは？
法務相談システムは、企業内の法務業務を効率化するための画期的なツールです。このシステムは、社内の各部門から寄せられるさまざまな法務関連の相談を一元管理し、効率的に処理することを可能にします。
具体的には、メール、チャットツール、電話など、多様なコミュニケーション手段を通じて寄せられる法務相談から、契約書の審査・締結に至るまでの全プロセスをリアルタイムで管理します。システム内には過去の類似案件や契約書の情報が蓄積されるため、法務担当者は必要に応じてこれらを参照し、過去の経験やノウハウを活用しながら効率的に業務を進めることができます。
さらに、法務相談システムは法務部門内の業務状況の可視化も実現します。各担当者が抱えている案件やタスクの進捗状況を共有できるため、作業の漏れを防ぎ、特定のメンバーへの業務集中を回避することができます。これにより、法務部門全体の業務バランスが改善され、より効率的な仕事の進め方が可能となります。
結果として、法務相談システムは法務部門の生産性を大幅に向上させ、企業全体の法務リスク管理を強化する重要な役割を果たします。日々複雑化する企業法務の世界において、このシステムは法務部門が迅速かつ的確に業務を遂行するための強力な味方となるのです。
法務相談システムの必要性
システムを導入せずにメール等で受付・管理を行う方法も考えられます。この方法には以下のメリットがあります。
- 依頼者（事業部門）が使い慣れた手段で、負担が少なくスムーズに依頼できる
- グループ会社間で特別なシステム共有なしに依頼を受けられる
しかし、この方法には以下のデメリットも存在します。
- 進捗状況や納期管理が担当者個人に依存し、マネジメントに支障をきたす可能性がある
- 社内での情報共有が不十分になり、ノウハウの蓄積が困難になる
- 様々な業務の属人化を招くおそれがある
これらの問題に対処するには、法務への依頼案件を一元管理・共有でき、ステータスや進捗状況を明確に把握できる法務相談ツールの導入が有効です。このツールにより、効率的な案件管理と情報共有が可能になります。
法務相談システム導入のメリット
法務相談システムを導入することで、企業は以下のようなメリットを得ることができます。
- 案件管理の一元化と効率化
統合された受付窓口：契約書審査や法律相談など全ての依頼を一箇所で受付。
情報の標準化：事前に設定された項目により、相談内容の粒度が均一化され、追加ヒアリングの手間を削減。
シームレスなコミュニケーション：システム内で全てのやり取りを完結させ、ツール間の遷移を不要に。 - 法務ナレッジの集約と活用
過去案件の効率的検索：類似案件や関連資料を迅速に参照可能。
契約書作成の効率化：過去の類似契約書を容易に検索・参照し、新規契約書作成をスピードアップ。
変更履歴の追跡：文書のバージョン管理により、修正の経緯や重要ポイントを把握。 - タスク管理とマネジメントの最適化
業務の可視化：案件数、タスクの種類、進捗状況を一目で把握。
リソース配分の最適化：システムを参照しつつ業務負荷を見極め、適切なタスク分配を実現。
個人の業務管理サポート：メンバー各自が担当タスクと期限を明確に把握。 - リスクマネジメントの強化
アクセス制御：機密情報の適切な管理を実現。
優先順位付け：ダッシュボードを活用し、ハイリスク案件への迅速な対応を可能に。
自動チェック機能：契約書の内容確認や更新アラートにより、ミスや漏れを防止。 - ノウハウの蓄積と共有
案件別データ管理：関連するやり取りやデータを案件ごとに整理・蓄積。
知識の共有促進：蓄積されたデータを組織全体で活用し、ノウハウの共有を促進。
先例活用の容易化：過去の案件を参照しやすく整理し、類似案件への対応を効率化。
これらのメリットに加え、法務部門の負担軽減、情報セキュリティの強化など、様々な効果をもたらします。特に法務案件の増加に直面している企業にとって、法務相談システムは、業務効率化とリスク管理強化を実現するための必須ツールと言えるでしょう。
法務相談システムの選び方
法務相談システムには様々なものがあり、それぞれ機能や価格帯などが異なります。自社のニーズに合致したシステムを選ぶためには、以下のポイントを参考に検討することが重要です。
100~300名規模企業向け 管理部門責任者必読 リスクマネジメント体制の構築方法
相談内容に合致したシステムを選ぶ
法務相談システムを選ぶ際は、自社の相談内容に合致したシステムを選ぶことが重要です。例えば、契約書の審査や法律相談が多い場合、これらを効率的に管理できるシステムが必要です。契約書の自動レビュー機能や電子契約システムとの連携機能を備えたものもあります。自社の業務内容や規模に応じた最適なシステムを選定することで、法務部門の効率化が図れます。
費用対効果を意識する
法務相談システムの導入には、初期費用とランニングコストがかかります。導入前に、各システムの費用体系を比較し、自社の予算に合致するかどうかを確認しましょう。また、システム導入によって得られるメリットとコストを比較し、費用対効果の高いシステムを選ぶことが重要です。
使いやすさと機能性を比較する
法務相談システムは、使いやすいインターフェースであることが重要です。操作方法が複雑で分かりにくいシステムは、業務効率を低下させてしまう可能性があります。また、必要な機能が十分に備わっているかどうかを確認する必要があります。
セキュリティ対策を確認する
法務相談システムには、機密性の高い情報を取り扱うため、十分なセキュリティ対策が施されていることが重要です。データ暗号化機能やアクセス制御機能、定期的なバックアップなどの具体的なセキュリティ対策の内容を確認しましょう。また、システムベンダーのセキュリティ体制についても確認する必要があります。
導入実績や評判を参考にする
実際にシステムを利用している企業のレビューなどを参考にすることをおすすめします。システムの使いやすさや機能性、サポート体制などを確認することができます。これらのポイントを参考に、自社のニーズに合致した法務相談システムを選ぶことで、業務効率化とリスク管理強化を実現することができます。
法務相談システム活用のポイント
法務相談システムは、企業にとって様々なメリットをもたらすツールですが、効果的に活用するためには、いくつかのポイントがあります。
明確な目的を設定する
システムを導入することで、どのような課題を解決したいのか、どのような効果を得たいのかを明確にすることで、必要な機能や導入方法を検討することができます。
例えば、以下の目的が考えられます。
- 業務効率化
- 法務ナレッジの共有
- 法務問題の早期解決
- 情報セキュリティ対策の強化
- コンプライアンス体制の強化
目的が明確であれば、システムの選定や運用もスムーズになります。
適切なタイミングで相談を促す
法務相談システムは、従業員が気軽に相談できる環境を提供することで、法務問題の早期発見・早期解決に役立ちます。例えば、以下のようなタイミングで相談を促すことができます。
- 新規事業の立ち上げ時
- 契約書を締結する際
- 情報漏洩が発生した場合
- コンプライアンス違反が発生した場合
- 従業員が法務的な不安を感じた場合
システム内に相談を促すメッセージを掲示したり、定期的に研修を実施したりすることで、従業員の相談意識を高めることができます。
法務相談システムで賢く問題解決！
企業では法務問題の複雑化や増加に伴い、法務相談システムの導入が活発化しています。法務部門の業務効率化、リスク管理強化、従業員の法務リテラシー向上などに役立つツールです。賢く問題解決するためには、以下のポイントを意識することが重要です。
従業員への周知徹底
法務相談システムを導入しても、従業員がシステムの存在や使い方を知らなければ、十分な効果を発揮できません。導入前に、従業員への周知徹底をしっかりと行いましょう。
システムの使い方を説明する研修を実施したり、システムに関する情報資料を作成・配布したりすることで、従業員の理解を深めることができます。
運用方法の見直し
法務相談システムを導入したら、定期的に運用方法を見直す仕組みを作りましょう。システムの利用状況や従業員のニーズなどを分析し、必要に応じて機能を追加したり、設定を変更したりする必要があります。また、システムのセキュリティ対策も定期的に確認し、必要に応じて更新プログラムを適用するなど、適切な運用を心がけることが大事です。
これらのポイントを意識することで、法務相談システムを効果的に活用し、法務部門の業務効率化、リスク管理強化、従業員の法務リテラシー向上を実現することができます。法務問題の増加に直面している企業にとって、法務相談システムは、業務効率化とリスク管理強化を実現するための有効なツールと言えるでしょう。
法務相談システムを皮切りに、法務実務DXの推進を！
このように、法務相談システム一つをとっても、リーガルテックの導入には考慮すべき事項が多くあります。他方で、法務のDXは抗えない流れでもあります。そこでお勧めしたいのが、サービス上で最適な法務体制を構築できる、プラットフォーム型のリーガルテックの導入です。LegalOn Cloudは、AIテクノロジーを駆使し、法務業務を広範囲かつ総合的に支援する次世代のリーガルテックプラットフォーム。あらゆる法務業務をAIがカバーできるほか、自社にとって必要なサービスを選んで導入することも可能なため、まずは法務相談をシステム化することからスタートし、法務業務全般のDXを目指すといった利用方法も可能です。詳しくは、以下の資料をダウンロードください。
