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案件管理システムとは
案件管理システムとは、営業担当者の持つそれぞれの案件の情報を登録し、管理するものです。営業部全体で共有ができるため、担当者が不在の場合でも安定したサービスやフォローが行えます。
案件管理にはExcelやスプレッドシートなどを使うことも可能ですが、営業担当者や案件数の多い企業の場合は、入力の手間がかかり人的ミスも起こりやすくなる点がデメリットです。営業案件の管理に特化した案件管理システムを使うことで、案件の基本情報はもちろん、リードや予実管理、受注確度、分析なども行えるため、業務の効率化をはかり課題や目標に対して適切な施策ができます。
案件管理システムを使用するメリット
案件管理システムを使用するメリットには、次のようなものがあります。
- 各案件を可視化できる
- 業務の効率化
- 情報の紐付けができる
- 分析ができる
それぞれ詳しく解説します。
各案件を可視化できる
案件管理システムを使えば、それぞれの案件の詳細が可視化できます。案件で取り扱う商品、取引先の担当者、受注確度、売上予測など、案件ごとの詳しい情報を管理できるため、必要なときにすぐに案件の進捗状況を確認できます。
各営業担当者へベストなタイミングで的確な指示を出したり、対応が遅れている案件を迅速にフォローしたりできるでしょう。また、担当者の引き継ぎを行う際も、案件管理システムですべて管理していれば漏れがなく情報を引き継げるため、担当者が変わっても顧客に対して前任者と同様の手厚いサービスを提供できます。
業務の効率化
案件管理システムを導入すれば業務の効率化をはかれます。それぞれの案件に関する情報がすべて揃っているため、案件の進捗状況や過去の案件を参考に現在進行している案件の施策案を考えられます。
また、最新の情報も管理できます。リードの獲得や顧客との商談設定などスピーディーに営業活動が行えるでしょう。案件管理システムの情報は営業部内で共有できるため、チーム全体の営業活動に役立てられます。
同一のリードや顧客へ複数の営業担当者がアプローチするような無駄を省き、売上や案件受注数の向上などにつなげられるでしょう。
情報の紐付けができる
案件管理システムを使えば、登録した案件の情報すべてを紐づけられます。Excelで案件管理をする場合、案件の追加情報や変更があればその都度入力し直さなければいけません。複数の端末で同時に作業したり情報を管理したりすることもできないため、他のツールで管理している情報との紐付けが難しいのです。
しかし、案件管理システムなら自社のツールと連携して管理している情報を案件管理システムに取り込むことが可能です。案件管理を行うために1つ1つの情報を入力する必要がないため、コストや手間を減らせるうえ、入力ミスの心配もありません。案件ごとや営業担当者ごとなど、知りたい情報を自由に分類して確認できます。
分析ができる
案件管理システムがあれば、登録した情報を利用してさまざまな分析が可能です。現在の状況把握や過去の受注数の変動、商品ごとの売上、成約率の高い営業担当者のアプローチの手順など、あらゆる側面からデータの分析が行えます。
また、成功しやすい営業手法だけではなく顧客のニーズも分析できるため、より顧客満足度を高める商材やサービスの研究・開発にも役立つでしょう。
案件管理システムの種類
案件管理システムは大きく分けてCRMとSFAの2つがあります。それぞれの特徴を解説します。
CRM
CRMはCustomer Relationship Managementを略したもので、顧客関係管理の意味です。顧客情報や顧客と企業の関係性、顧客の行動履歴などを管理して営業活動に役立てます。CRMには顧客との良好な関係を構築するために、顧客情報を管理する以外にもさまざまな機能が備わっています。
- 営業プロセス管理機能
- メール配信機能
- 顧客の問い合わせ管理機能
- データ分析 など
CRMは、顧客との関係に特化したシステムで、顧客とコミュニケーションを取れる機能もあるため、リードの獲得や顧客満足度の向上などにも活用できるでしょう。
SFA
SFAは、Sales Force Automationの略で、営業支援システムの意味があります。営業部門向けのシステムで、営業担当者が対応している現在の案件の進捗状況や顧客情報、商談日程、受注確度、売上予測などさまざまな情報を管理できるツールです。また、他にも次のような機能もあります。
- 行動管理
- 担当者の外出先でのサポート
- 営業日報
- 資料添付 など
SFAに登録した情報を活用すれば、営業力強化につながるでしょう。また、営業活動のプロセスを詳細に記録することで、属人化を防ぎチームによる営業が行いやすくなります。
案件管理システムを選ぶポイント
案件管理システムを選ぶ際は以下のポイントを抑えましょう。
- 導入する目的を明確にする
- 費用相場を把握する
- 既存のシステムと連携できる
- 誰もが使いやすい
- モバイルで使用できる
- 万全なセキュリティ対策がある
詳しく見ていきましょう。
導入する目的を明確にする
案件管理システムを導入する目的を明確にしましょう。営業部門全体の業務の効率化をはかりたい、案件管理の手間を省いて担当者がコア業務に集中できる環境にしたいなど、案件管理システムを取り入れることで達成したい目標や解決したい課題を考えます。
導入目的が明確になれば、必要な機能は何かも見えてきます。自社に合う案件管理システムを選ぶ指標ができるでしょう。
費用相場を把握する
導入費用相場を把握しましょう。価格が安いだけで案件管理システムを選んでしまうと欲しい機能がなく使い勝手が悪くなる可能性もあります。
目的を明確にすれば、導入したい案件管理システムを絞り込めます。それぞれの案件システムを比較できるため、費用相場も把握できるでしょう。予算内でもっとも自社の業務に適したものを選びやすくなります。
既存のシステムと連携できる
自社がすでに導入している既存システムと連携できるか確認しましょう。連携ができないと、案件管理システムにすべての情報を入力し直さなければいけません。手間や人的コストがかかるうえ、入力ミスのリスクも高まります。
Webカレンダーや名刺管理などの既存のシステムと連携できれば、入力の手間が大幅に削減でき、情報を紐付けられます。
誰もが使いやすい
案件管理システムは、営業担当者全員が使いやすいものを選びましょう。操作がしづらかったり画面が見づらかったりすると営業担当者が使いにくいと感じ、導入しても定着しない可能性があります。
必要な機能があり、画面が見やすく操作がシンプルなものなら、営業担当者も早く使いこなせるようになります。
モバイルで使用できる
アプリなどを使いモバイルで使用できる案件管理システムがおすすめです。営業担当者は、外回りも多いため、移動中や商談前などにパソコンを開かなくても案件を確認できるシステムがあると便利です。業務の負担を減らし、営業活動をサポートしてくれるでしょう。
万全なセキュリティ対策がある
案件管理システムのセキュリティを確認しましょう。顧客情報や行動管理、受注確度など自社にとって重要な情報を取り扱うツールです。会社の資産を守り、社会的信用度を損ねないためにも万全なセキュリティ対策のあるものを選ぶべきです。
まとめ
案件管理システムは、営業担当者の持つ各案件の情報を取りまとめて管理できるツールです。顧客情報や受注数、売上など案件に関する詳細がすぐに分かり、営業部門全体で共有できるため、必要なときに必要な情報をスピーディーに入手して営業活動の質を高められます。
自社のシステムと連携できる案件管理システムを導入すれば、業務の効率化をはかれるだけではなく、情報の紐付けによってさまざまな角度からの分析が可能です。
案件管理システムの導入を検討する際は、目的を明確にし自社に必要な機能のあるツールを選びましょう。無料トライアルを利用し、使いやすさも確認してください。
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