契約書データベース化の必要性
契約書が部署や担当者ごとに散在している状態では、必要な情報へのアクセスが遅延し、更新漏れや法務リスクの増大を招きます。そのため、現在の多くの企業では、契約書のデータベース化が不可欠です。
ここでは、契約書が散在することによる具体的なリスクと、データベース化によって得られるメリットを詳述します。
散在する契約書のリスク
紙媒体や各種フォルダに分散して保存されている契約書は、企業活動において様々なリスクと業務負担の原因となります。最も大きな問題の一つが、情報検索が非効率的になることです。必要な契約書がどこにあるか分からず、担当者の記憶や手作業による探索に頼るため、緊急時の情報確認に時間を要し、機会損失につながる可能性があります。担当者の異動や退職が発生した場合、このリスクはさらに深刻化します。
また、更新期限や自動更新条項の管理が担当者個人の手作業に委ねられるため、契約管理の属人化とヒューマンエラーが発生しやすくなります。これにより、重要な期限の失念や更新の抜け漏れが発生し、企業のコンプライアンス遵守にとって大きな脅威となります。
データベース化のメリット
契約書管理をデータベースに移行することで、これらの課題を根本から解決し、企業経営に貢献します。
まず、業務効率の大幅な向上が期待できます。必要な情報を即座に検索・閲覧できるため、契約締結前の参照確認や日々の契約内容確認の時間が短縮します。加えて、電子承認ワークフローなどと連携することで、契約締結プロセス全体のスピードアップも実現可能です。
また、リスクとコストの軽減も期待できるメリットのひとつです。データベースは、契約の期限管理、ステータス管理、更新履歴の追跡を一元的に行うことができます。これにより、手作業によるミスや漏れがなくなり、不要な自動更新の防止や、重要な取引先の期限を確実に守ることに繋がります。コンプライアンス・法務リスクを低減し、結果的に無駄なコストの発生を防ぎます。
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Excelで契約書データベース化する場合
Excelを使った管理は、コストが低く、自社に合わせて自由にカスタマイズできる点が魅力です。まずは管理項目を整理して、どの情報をデータベース化するかを明確にすることが重要です。
Excel管理台帳のテンプレートを公開
標準的な管理項目を備えた契約書管理台帳のExcelテンプレートファイルを以下よりダウンロードいただけます。
Excelのメリット
Excelの最大の利点は初期コストがほとんどかからないことです。社内にあるソフトだけで作業を開始でき、担当者ごとにカスタマイズも可能です。管理項目としては、契約書番号、契約日、契約相手、契約種類、期限、更新日などを設定します。これにより、契約書の検索性や更新管理がしやすくなります。
上記のテンプレートでは一般的に必要とされる管理台帳項目と、この後に紹介する専用システムで自動的に読み取れる項目の両方を記載しています。
Excelのデメリット
一方で、契約書の数が増えるとExcel管理は煩雑になりやすい点に注意が必要です。複数人で同時に編集する場合や変更履歴の追跡、アクセス権管理が少々難しいため、担当者が限定される運用になりがちです。ステータスや文書分類の変更も手動で行う必要があり、契約件数が多い企業などでは、かえって管理工数を増やすことになりかねません。
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文書管理システム・契約書管理システムでデータベース化する場合
専用の管理システムを導入すると、契約書の電子化と一元管理が可能になり、アクセス権限や変更履歴管理も容易です。さらに、電子帳簿保存法などの法令対応も進めやすくなります。
システム導入のメリット
専用システムを導入すると、契約書管理における多くのフローを自動化し、担当者の負荷を大幅に軽減できます。まず、契約書のステータス管理や文書分類がシステム上で自動化されるため、契約の有効期限や更新時期を逃す心配がなくなります。これにより、契約書の確認や更新作業を担当者が手作業で行う必要がなくなり、なおかつヒューマンエラーや抜け漏れを防ぐことができます。
また、契約書の検索性が飛躍的に向上する点も大きなメリットです。従来の紙やPDF管理では、必要な契約書を探すだけでも時間と労力がかかっていましたが、システムでは契約先や契約種別、契約期間などの条件で瞬時に検索でき、情報へのアクセスが格段に効率化されます。変更や削除の履歴も自動で記録できるため、誰がいつどのような操作を行ったのかを後から確認でき、法務リスクを大幅に低減できます。
電子帳簿保存法（電帳法）への対応や、電子署名法に準拠した電子契約との一元管理など、法令遵守の観点でも専用システムの導入は有効であり、契約書の管理と監査対応を同時に進められる点も大きな利点です。
システム導入の注意点
一方で、専用システムには導入コストがかかることや、運用ルールの整備が必要である点に注意が必要です。初期費用やライセンス費用は、特に中小企業にとって負担になることがあります。
また、システムを十分に活用するためには、誰がどの契約書を管理するのか、承認フローや文書分類の基準を事前に決めておく必要があります。これらの準備が不十分だと、せっかくシステムを導入しても効率化効果が十分に得られない可能性があります。
さらに、新しい操作方法を習熟するまでに担当者の学習時間がかかる点も考慮が必要です。多機能なシステムほど使わない機能が混在し、操作が複雑になることがあるため、導入前に自社の管理目的に必要な機能を整理して優先順位を決めてシステムを選びましょう。
契約書管理システムを選ぶポイント
契約書管理システムを導入する際は、単に「便利そうだから」ではなく、導入目的と自社の運用課題を明確にしたうえで選定を進めることが重要です。契約書管理は企業ごとに運用体制や管理フローが異なるため、どのシステムが最も適しているかは一概に決められません。ここでは、選定の際に押さえておきたい主なポイントを解説します。
1. 管理の目的を明確にする
まずは「なぜシステムを導入するのか」を明確にしましょう。
契約書の紛失防止を目的とするのか、検索効率を高めたいのか、更新期限の管理を自動化したいのかによって、必要な機能は異なります。目的を定義することで、導入後の運用イメージを具体化しやすくなり、過剰な機能を持つシステムを選んでしまうリスクも減らせます。
2. 検索性と分類機能の充実度
契約書のデータベース化において、最も重要なのが検索性と分類機能です。
キーワード検索だけでなく、契約先・契約種別・有効期限・担当部署など、複数条件で絞り込めるかを確認しましょう。さらに、フォルダ階層やタグ機能による分類が柔軟に行えるシステムであれば、情報を体系的に整理でき、目的の契約書に素早くたどり着けます。
3. アクセス権限・セキュリティ対策
契約書には機密性の高い情報が含まれるため、アクセス権限設定は必須です。
ユーザーごと、部署ごとに閲覧・編集・削除権限を細かく設定できるシステムであれば、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。また、通信の暗号化や操作履歴の自動保存といったセキュリティ機能も確認すべきポイントです。
4. ワークフロー機能の有無
契約書のレビューや承認プロセスを効率化するには、ワークフロー機能の有無も重要です。
紙の回覧やメールでの承認依頼をやめ、システム内で承認フローを自動化できれば、確認漏れや承認遅延を防止できます。複数部署で契約書を扱う企業ほど、ワークフローの柔軟性が業務効率を左右します。
5. 法令対応（電子帳簿保存法・電子署名法など）
近年は電子契約が急速に普及しており、電子帳簿保存法への対応がシステム選定の前提条件になっています。
法令に準拠していない（または法令改正への対応が遅い）システムを導入すると、将来的に法務上のリスクが生じるため、電子帳簿保存法の要件（特にスキャナ保存や電子取引データの保存）や電子署名法に準拠した電子契約サービスとスムーズに連携できるか、監査対応用の証跡が残せるかを必ず確認することが重要です。
6. 自社の運用フローとの親和性
どれほど高機能なシステムでも、自社の業務フローに合っていなければ定着しません。
導入前に、自社の契約書作成から保管までの流れを棚卸しし、どの部分をシステムで置き換えたいのかを明確にしましょう。システムの提供元が初期設定のサポートやカスタマイズ対応を行っているかどうかも、選定時に確認しておくと安心です。
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Excelと専用システムの比較表
契約書の管理方法として、Excelと専用システムを比較すると以下のようになります。
自社の管理台帳の規模や必要な機能で適切なツールを選択し、契約書管理をデータベース化しましょう。
契約書データベース化はLegalOnでさらに効率化
法務AIプラットフォーム「LegalOn」を活用すると、契約書管理台帳の作成と管理が非常に簡便になります。電子帳簿保存法の電子取引要件にも対応しており、訂正・削除履歴も自動で記録されます。また、ステータスや分類の変更時にも前後のデータを紐付けて管理できるため、保管性と安全性が高い点も魅力です。
「LegalOn」は法務業務全体を最先端AIで支援する法務担当者向けのプラットフォームで、自社が必要としている機能を追加していくことで、最適な環境を構築することが可能です。そのため、契約書の管理やレビューに課題を抱える企業にとって、包括的なソリューションを提供する非常に強力なツールと言えます。
まとめ：契約書をデータベース化して管理の効率化を
契約書が紙やPDFで散在していると、検索や管理に時間がかかり、更新漏れや法務リスクが生じやすくなります。データベース化することで、契約書情報の一元管理やステータス管理が可能になり、業務効率の向上や法務リスクの軽減につながります。
Excelでの管理は初期コストが低く自社カスタマイズが容易ですが、契約書の数が増えると管理が煩雑になる点に注意が必要です。一方、専用システムを導入すると、電子化やアクセス権管理、変更履歴の追跡が容易になり、大量の契約書管理や法令遵守にも対応できます。
システム選定時は、導入目的に応じた機能や社内運用フローとの親和性、法令対応状況を確認することが重要です。
本記事で公開したテンプレートや比較表などを参考に、Excelの活用や専用システムの導入などを検討してください。
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