契約書の更新期限を管理する重要性
契約書の更新期限を管理することは、ビジネスを円滑に進める上で非常に重要です。更新期限を把握していないと、契約が自動更新されてしまい、不要なコストが発生したり、望まない契約内容で拘束されたりするリスクがあります。
また、更新期限を管理することで、契約内容を見直す機会を逃さずに済みます。事業環境は常に変化しているため、定期的に契約内容を確認し、必要に応じて条件を交渉し直すことが大切です。
さらに、更新期限の管理は、取引先とのトラブルを未然に防ぐことにもつながります。期限切れによる契約の途切れや、自動更新による想定外の契約継続は、取引先との関係性を損なう恐れがあります。
したがって、契約書の更新期限を適切に管理することは、企業にとって非常に重要な課題と言えるでしょう。管理を怠ることによるリスクを理解し、確実に更新期限を把握できる体制を整えることが求められます。
契約書の更新管理でよくある課題
契約書の更新管理では、どのような課題を解決する必要があるのでしょうか。会社でしばしば発生しがちな7つの課題を解説します。
1.更新期限の把握が難しい
多数の契約書を管理していると、更新期限を一覧化できておらず、期限が近づいていることに気づかないことがあります。
特に、契約書の数が多い企業では、すべての契約書の更新期限を手作業で管理することは非常に困難です。
エクセルなどの表計算ソフトを使って一覧化していても、入力漏れや更新忘れが発生しやすく、確実な管理が難しいというのが実情です。
この課題を解決するには、契約書管理システムの導入が有効です。システムを利用することで、更新期限を自動的に通知したり、一覧表を簡単に作成したりできるようになります。
2.担当者への通知・連携ができない
更新期限が近づいても、担当者に確実に通知されず、対応が遅れてしまうケースがあります。
特に、担当者が複数部署にまたがっている場合、更新の責任者が不明確になりやすく、連絡漏れが発生しやすくなります。
また、人事異動などで担当者が交代した場合、引継ぎ不足により更新業務が滞ってしまう危険性もあります。
この課題への対策としては、契約書管理システムを導入し、更新期限の通知を自動化することが効果的です。加えて、担当者を明確に定め、定期的に引継ぎを行う体制を整備することも重要です。
3.契約内容の変更漏れ
自動更新の際に、契約内容の見直しを怠り、不利な条件のまま更新してしまうことがあります。
特に、長期契約の場合、当初の契約条件がそのまま継続されるリスクがあります。
事業環境や取引関係の変化に伴い、契約内容を適宜見直す必要がありますが、その機会を逃してしまう危険性があるのです。
この課題への対策としては、更新期限の管理と併せて、定期的な契約内容の見直しを行う体制を整備することが重要です。
契約書管理システムを活用し、更新のタイミングで契約内容をチェックする仕組みを作ることも有効でしょう。
4.管理書類の散在
契約書や関連書類が複数の部署に散在していると、更新管理が困難になります。
必要な書類を探すのに時間がかかったり、最新版の契約書が見つからなかったりする問題が生じます。
また、書類の散在は、情報セキュリティの面でもリスクがあります。
この課題を解決するには、契約書および関連書類の一元管理を推進することが重要です。
書類の電子化を進め、クラウド上で一元的に管理できる環境を整備することで、更新管理の効率化とセキュリティの強化が図れます。
5.人的ミスによる更新漏れ
担当者の交代や引継ぎ不足により、更新対応を失念してしまうことがあります。
特に、更新業務が属人化している場合、担当者の不在や異動が直接的な更新漏れにつながるリスクがあります。
また、多忙な業務の中で更新作業が後回しにされ、期限を過ぎてしまうケースも見られます。
この課題への対策としては、更新業務の標準化とマニュアル化を進め、属人化を解消することが重要です。
また、契約書管理システムを導入し、更新プロセスを自動化することで、人的ミスを防ぐことができます。
6.自動更新条項の見落とし
契約書に自動更新条項が含まれていることに気づかず、意図せず契約が継続してしまうことがあります。
自動更新条項は、契約書の中に埋もれていることが多く、見落とされやすい傾向にあります。
その結果、不要な契約が継続し、コストが発生し続けるリスクがあります。
この課題を解決するには、契約書のレビュープロセスを強化し、自動更新条項の有無を確実にチェックする必要があります。
また、契約書管理システムを活用し、自動更新条項の存在を可視化することも有効な対策となります。
7.書類の保管スペースの不足
契約書や関連書類の物理的な保管場所が不足し、更新管理に支障をきたすことがあります。
書類の量が増えるにつれて、保管スペースの確保が難しくなり、書類の紛失や劣化のリスクが高まります。
また、保管スペースの不足は、書類の検索性を低下させ、更新管理の効率を下げる要因にもなります。
この課題への対策としては、書類の電子化を推進し、ペーパーレス化を図ることが有効です。
電子化された書類はクラウド上で管理することで、保管スペースの問題を解消し、検索性の向上にもつながります。
対応を忘れないためにできる対策
契約書の更新対応が抜けないよう管理するにはどうすればよいのでしょうか。主な方法を4つ紹介します。
更新管理体制を整備する
まずカレンダーやスケジュール管理ツールを活用して更新スケジュールを可視化し、関係者全員で共有することが重要です。また、定期的な確認プロセスを設けて組織的なモニタリングを行い、更新漏れを防ぐ体制を構築します。
さらに、更新業務の責任者を明確にし、権限と責任を持たせることで、確実な更新対応を促すことができます。加えて、更新手続きをマニュアル化・チェックリスト化することで、業務の標準化と効率化を図ることも重要な要素です。
契約書の標準化と更新条件を明確化する
契約書自体の内容に着目した対策です。契約書の更新条件や手続きを可能な限り標準化し、社内ルールを確立することで、更新業務をスムーズに行うための基盤を作ります。また、標準化された更新条件を契約書のテンプレートに組み込むことで、契約締結時から更新対応を意識した運用が可能となります。
管理台帳で一覧化する
対策の一つは、更新期限など契約書の情報を一覧化した管理台帳をエクセルなどで作成することです。
管理台帳を作ること自体は多くの会社で行われることですが、「どの項目を含めるか」がポイントです。契約書を適切に管理するためには、管理台帳に以下の項目を記載しておきましょう。
- 契約書名称
- 契約書番号
- 契約書の種類
- 契約内容
- 主管部署
- 担当者
- 原契約
- 契約開始日
- 契約終了日
- 自動更新の有無
- 契約の更新期限
- 保存期限
- 契約解除通告期限
- 有効・無効の別
契約終了日だけでなく「自動更新の有無」と「契約の更新期限日」も一覧に含めておけば、いつまでに契約の見直しをすればいいのかわかりやすくなります。
上記の項目を一覧化した管理台帳を作っておくと、契約書の更新対応に必要な情報をチェックしやすくなり、対応漏れを防止できます。エクセルの数式などを使えば、更新対応が必要な契約が目立つようにするなどの対策も可能です。
ただし、エクセルだけでは自動で更新期限をメール通知するなどの設定はできません。通知を自動化したい場合には、次に紹介する「契約書管理システム」の導入がおすすめです。
＜関連記事＞
エクセルで契約書管理をする方法・導入フローを詳しく解説
契約書管理システムを導入する
契約書管理システムを導入することで、契約書の更新対応の漏れを防止できます。契約書管理システムとは、契約書の管理を効率化する機能を持つITシステムのことです。
▼▼契約書管理システム「LegalForceキャビネ」には、更新期限の自動リマインド機能があり、更新の際に担当者にリマインドを自動で送付することができます。
「LegalForceキャビネ」を使えば、更新管理以外にも、次に解説するようなさまざまな面で、契約書管理を効率化できます。
契約書管理システムの選び方
契約書管理システムには、自動入力してくれるものや電子契約サービスなど、さまざまなものが存在します。契約書の管理を効率化するには、自社のスタイルに合ったシステムを探すことが大切です。以下のポイントを参考にして、自社に適した契約書管理システムを探しましょう。
管理機能は充実しているか
契約書管理システムを選ぶ際は、管理機能の充実度を確認することが重要です。
法務部門では、必要に応じて過去の契約書を速やかに検索し、目的の契約を見つけ出せる必要があります。
そのため、自動入力機能や全文検索機能など、充実した管理機能を備えたシステムの導入がおすすめです。自動入力機能があれば、契約書の情報を手作業で入力する手間が省け、効率的に管理できます。
また、全文検索機能により、契約書の内容をキーワードで検索できるため、目的の契約を素早く見つけ出すことができます。
さらに、契約書の作成・レビュー機能がシステムに搭載されていると、契約書の進捗状況を管理したり、関係部署からのフィードバックを受け取ったりすることが容易になります。
文書管理機能は搭載されているか
契約書管理システムには、文書管理機能が搭載されているかどうかも重要なポイントです。
文書管理機能があれば、契約書をデジタル化して一元管理することができ、紙の契約書を保管するためのスペースを節約できます。
また、バージョン管理機能により、契約書の修正履歴を追跡できるため、変更内容の確認や過去のバージョンへの復元が容易になります。
さらに、アクセス権限の設定により、機密性の高い契約書を適切に保護することもできます。
加えて、文書の共有・コラボレーション機能を活用すれば、関係部署との情報共有やコミュニケーションがスムーズになり、契約書の作成・レビュープロセスを効率化できます。
これらの文書管理機能を備えたシステムを選ぶことで、契約書の管理をより安全かつ効率的に行うことができるでしょう。
電子契約サービスが搭載されているか
契約書管理システムを選ぶ際は、電子契約サービスが搭載されているかどうかも確認すべきポイントです。
電子契約サービスを利用することで、契約書の印刷・郵送・捺印などの手間を省き、契約プロセスを大幅に簡素化できます。
また、契約書のデジタル化により、保管スペースの節約や検索性の向上も期待できます。
さらに、電子署名の活用により、契約書の法的有効性を担保しつつ、なりすましや改ざんのリスクを低減することができます。
加えて、監査証跡の記録により、契約の締結過程を透明化し、コンプライアンスの強化にもつながります。
このように、電子契約サービスを搭載した契約書管理システムを導入することで、契約業務のデジタル化を推進し、業務効率の向上とコスト削減を実現できるでしょう。
更新管理をはじめとする契約書管理で重要なこと
契約書管理をするには、以下にある重要なポイントをおさえておきましょう。
- 契約期間に関する条項を定期的にチェックする
- 管理台帳の入力作業の効率化
- 契約書のPDF化・電子化
- 検索しやすい状態での保管
- 契約案件ごとの担当者の明確化
契約期間に関する条項を定期的にチェックする
契約書管理を効率化するには、契約期間に関する条項を定期的に見直すことが大切です。ビジネスは流動的であるため、契約期間についても市場の状況などによって、変化させなければならない場合があります。
契約期間に関する条項をチェックする際は、以下の点を重点的に見直しましょう。
適切な契約期間であるか
契約期間の設定は、取引実績や将来の見通しを考慮し、適切な長さで行うことが重要です。
まず、契約期間が長すぎる場合、契約上の義務に期限を設けるという本来の目的が薄れてしまう可能性があります。これでは、契約書を結ぶ意味がなくなってしまいます。一方、契約期間が短すぎると、頻繁に契約更新を行う必要が生じ、管理の手間が増えてしまいま。
また、契約更新のタイミングは、取引先との契約を継続するかどうかを見直す良い機会でもあります。将来の見通しや取引のバランス、市場の状況などを総合的に判断し、最適な契約期間を決定することが大切です。
以下の点に留意しながら、契約期間を設定しましょう。
- 取引実績と将来の見通しを踏まえる
- 義務の期限を明確にする
- 管理の手間を最小限に抑える
- 契約継続の是非を見直す機会とする
- 市場の状況を考慮する
適切な契約期間を設定することで、取引先との良好な関係を維持しながら、効率的な契約管理を行うことができるでしょう。
途中解約・解除に関する条件
契約期間とともに、途中解約・解除に関する条件も見直しが必要です。チェックするべきポイントには、以下のようなものが挙げられます。
- 双方の解約権が適切な範囲であるか
- 解約金・違約金は妥当な水準であるか
- 途中解約・解除による損害が発生した場合の負担について
途中解約・解除に関する条件もきちんと盛り込んでおくと、トラブルが発生した際、被害を最小限に抑えられるでしょう。
存続条項の内容
存続条項については、存続させるべき事項を適切に設定するのがポイントです。存続条項には、契約期間終了後に発生し得るトラブルを想定し、トラブルが発生した際の対処などを記載します。たとえば取引において、第三者に知られると望ましくない内容もあるでしょう。そのようなときには、存続条項として秘密保持条項を定めるのが有効です。秘密保持条項を定めておくことで、情報漏えいのリスクを軽減できます。
なお、秘密保持条項のほか、よく設定される存続条項としては、以下のような条項です。
- 損害賠償条項
- 知的財産権条項
- 競業避止条項
なお、契約が終了する原因はさまざまであり、契約終了時の利益状況は当事者間で異なります。当事者間の利益状況を踏まえ、契約終了の原因ごとに、設定するべき存続条項と有効期限を検討するのが理想的です。
自動更新条項の条件
自動更新条項では、「契約更新拒絶に関する条件」を中心にチェックする必要があります。事業の展開において、予期せぬ事態が発生したことにより、今後の取引が見込めなくなることもあるでしょう。
しかし、自動更新条項で契約更新の拒絶ができる期間を過ぎていた場合、簡単に契約解除をすることはできません。とはいえ、いつでも更新拒絶できるような条件にしてしまうと、相手から不信感を抱かれてしまうでしょう。
契約更新拒絶の申入れ期間は、当事者間や市場の動きを鑑みて、バランスの取れた期間に設定することが大切です。市場の状況は常に変化しているので、定期的に見直すようにしましょう。
管理台帳の入力作業の効率化
契約書の情報を管理台帳に手入力する作業は、効率化が求められる重要なポイントです。
エクセルで管理台帳を作成する場合、契約書に記載された様々な情報を手作業で入力する必要があります。特に、これまで管理台帳を使用していなかった企業では、大量の契約書が存在することがあり、入力作業に膨大な時間と労力を要する可能性があります。
さらに、管理台帳の作成後も、新たな契約が結ばれるたびに、その情報を手入力しなければなりません。この作業を繰り返していくうちに、入力ミスが発生するリスクが高まります。
そこで、契約書管理の体制を整備する際には、管理台帳への入力作業をいかに効率化するかが重要になります。以下のような方法を検討してみましょう。
- 契約書管理システムの導入：手入力の手間を省き、入力ミスを防ぐ
- OCR技術の活用：契約書のスキャンデータから自動で情報を抽出
- 入力作業の分担：複数人で作業を分担し、効率化とダブルチェックを実現
- 定型フォーマットの活用：契約書のフォーマットを統一し、入力項目を最小限に
これらの方法を適切に組み合わせることで、管理台帳の入力作業を効率化し、契約書管理の精度と速度を向上させることができるでしょう。
「LegalForceキャビネ」なら、契約書のスキャンデータを読み取って管理台帳に自動登録できる機能があり、手入力の手間やミスを削減できます。
契約書のPDF化・電子化
紙の契約書をスキャンしてPDF化、あるいは電子契約サービスを利用して契約を締結し、契約書を電子データで保管することで、契約書管理を効率化しやすくなります。
電子データ化された契約書には紙の契約書のような保管スペースが不要です。また、パソコン上で閲覧できるので、紙の契約書を取り出して確認する手間が省けます。
<関連記事>
契約書をPDFスキャンして保存する方法とは？スキャナ保存の要件を解説
「LegalForceキャビネ」なら、PDF化した契約書や、電子契約書をシステム上で一元管理することが可能です。
検索しやすい状態での保管
契約書を「検索しやすい体制」をどのようにつくるかという点も、効率化のポイントです。
例えば「更新期限」や「契約日」、相手方の「会社名」などの基本情報で検索するだけなら、エクセルの管理台帳でも可能です。しかし、契約書の「全文」を検索して、特定の文言が含まれる契約書を検索することは、エクセルだけではできません。
またエクセルによる台帳管理では、契約書の内容を閲覧するために、保管場所へ行ってインデックスを見ながらファイルを探すなどの手間がかかります。PDFのデータを閲覧する際も、どのファイルサーバに保存されているかを管理台帳で確認して、そこにアクセスして検索するなどの作業が必要です。
このような契約書の検索・閲覧の手間を減らすことは、契約書管理だけでなく、法務業務全体の効率化につながります。
「LegalForceキャビネ」なら、契約書の検索と閲覧を1つのシステム上で完結できます。特定の文言が含まれる契約書を検索するなど、契約書の「全文」から検索が可能です。
契約案件ごとの担当者の明確化
案件ごとの担当者が分かりやすい状態で管理することも、契約書管理における重要なポイントです。契約書の更新期限を管理できても、その担当者が分かりにくい状態では、案件の放置や対応漏れなどが起こりやすくなります。
担当者を明確にする方法の一つは、エクセルの管理台帳に、契約案件ごとの担当部署・担当者名を入力しておくことです。しかしエクセルの管理台帳のまとめ方によっては、契約案件を「担当者別にまとめて表示する」などの整理が適切にできない場合もあります。
「LegalForceキャビネ」には、契約書ごとの担当者を設定できる機能があります。担当者別に案件の一覧を表示させることも可能です。
契約書更新の効率化を図るときは「LegalForceキャビネ」の活用がおすすめ
契約書更新の管理においては、「手間がかかる」「業務フローを効率化したい」などの悩みをもつ企業も多いでしょう。そういった悩みを解決するには、「LegalForceキャビネ」の利用がおすすめです。
「LegalForceキャビネ」には、更新期限の自動リマインド機能をはじめ、管理台帳自動情報登録機能や契約書の検索機能など、さまざまな機能が搭載されています。契約更新を管理するうえで、助かる機能が豊富に搭載されているので、契約書更新における管理業務の効率化に期待できるでしょう。
契約書管理を効率化する「LegalForceキャビネ」の機能
契約書管理システム「LegalForceキャビネ」は、契約書管理を効率化するさまざまな機能を備えています。ここまで解説してきた更新管理など、契約書管理にまつわる課題解決につながる4つの機能を、以下にご紹介します。
更新期限の自動リマインド
LegalForceキャビネには、自動で更新期限を担当者に知らせる「更新期限の自動リマインド」機能があります。契約書の担当者に、メールで更新期限をリマインドし、更新に必要な手続きを取れるようサポートする機能です。
案件の担当者だけでなく、更新期限を把握しておきたい部署や個人にも通知することができます。
管理台帳自動情報登録
LegalForceキャビネには、管理台帳の入力作業を支援する「管理台帳自動情報登録」の機能があります。
アップロードした契約書のPDFデータから、当事者名、契約書の開始日・終了日、自動更新の有無などの情報を自動的に抽出する機能です。
自動入力の支援により、契約書の更新管理に必要な管理台帳の作成にかかる工数を大幅に削減できます。
契約書の検索・閲覧の効率化
LegalForceキャビネは、契約書の検索・閲覧を効率化する機能がいくつかあります。
その一つは「全文検索」です。「全文検索」とは、システム上にアップロードしてテキストデータ化された契約書を単語レベルで検索できる機能です。契約書の検索と、内容の閲覧をシステム上で完結できるため、紙の契約書の保存場所を探すなどの手間を省くことができます。
契約書ごとの担当者設定
LegalForceキャビネには、契約書ごとに担当者を設定する機能があります。
担当者別に契約案件の一覧を表示でき、どの案件を誰が担当しているかを分かりやすく管理することが可能です。契約案件ごとの担当者があいまいになる状態を防止でき、担当者の失念による更新対応の遅れや、案件の放置などを防止できます。
さらに担当者が「未設定」の契約書も検索できるので、担当者の割り振りの漏れがあってもすぐに気がつくことができます。
契約書の更新管理なら「LegalForceキャビネ」
契約書の更新対応の漏れが起こりにくい体制を構築するには、まず社内に存在する契約書の「更新期限」を一覧化した管理台帳の作成が必要です。さらに更新期限が近づいたタイミングで、そのことを担当者に「自動的に通知」する仕組みがあれば便利です。契約書更新を効率的におこなうには、それらの機能が搭載された管理システムを導入しましょう。
LegalForceキャビネには、管理台帳の入力を支援する機能や、自動で更新期限をリマインドする機能があるため、導入することによって契約書管理業務の効率化が見込めます。LegalForceキャビネの機能の詳細については、以下のフォームより資料をご請求のうえご確認ください。
.png)
