法人が利用できる商業登記電子証明書とは
電子証明書は、インターネット上で法人や個人の身元を証明するための証明書です。公的もしくは民間の認証局が発行するもので、オンライン手続きにおける法人の「電子印鑑」として機能します。その電子証明書の一つが商業登記認証局（法務局管轄）が発行する商業登記電子証明書です。商業登記電子証明書は、公的申請など、厳格な法人格の証明が必要な場合に用いられる電子証明書です。
まずは商業登記電子証明書の基本的な知識や概要を見ていきましょう。
「電子証明書」と「商業登記電子証明書」の違い
電子証明書とは、インターネット上で自分が本人であることを証明するための電子的な身分証明書です。印鑑証明書や運転免許証のように、オンライン上での本人確認の役割を果たします。一般的には、電子証明書は国や民間の第三者機関である認証局によって、本人確認が行われた証として交付されます。電子署名や公開暗号方式での公開鍵の送信元を保証し、ネット上のやり取りの信頼性を担保するのです。
一方、商業登記電子証明書は、商業登記に基づく電子証明書で、電子証明書の一種です。一般的な電子証明書が国や民間の第三者機関である「認証局」によって発行されるのに対し、商業登記電子証明書は「法務局」が、商業登記情報に基づいて発行します。
商業登記電子証明書は法人の正当性を証明する
商業登記電子証明書は法務省の登記所（法務局）のみが発行できる公的な電子証明書です。商業登記に基づいて登記所が管理する登記情報から、会社・法人の代表者等に対して電子証明書が発行されます。
商業登記電子証明書には電子証明書の番号や発行者のほか、会社・法人の商号、会社法人等番号などの基本情報と、代表者の情報が記録されています。
信頼性は極めて高く、公的機関や取引先に対して法人としての正当性を証明する強力な手段となります。また官公庁への電子申請にも活用される、重要性の高い電子証明書です。
商業登記電子証明書が利用できるオンライン手続き（e-Tax、eLTAXなど）
商業登記電子証明書はさまざまな行政手続きや企業間取引で活用できます。例えば国・地方公共団体等の申請では、以下のシステムや申請で使用可能です。
- 登記・供託オンライン申請システム：商業・法人登記、不動産登記、動産・債権譲渡登記、成年後見登記、供託、電子公証のオンライン申請、印鑑証明書のオンライン請求
- e-Tax（国税電子申告・納税システム）
- eLTAX（地方税電子申告）
- 社会保険・労働保険関係手続
- 特許のインターネット出願
- 自動車保有関係手続のワンストップサービス
- 総務省 電波利用 電子申請・届出システム
- 防衛装備庁 電子入札・開札システム
- オンラインによる支払督促手続（督促手続オンラインシステム）
- 府省共通の電子調達システム(GEPS)
- 電子自治体における各種の申請・届出システム
（参考：法務省 https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00028.html）
そのほか、ビジネスのあらゆる場面で電子証明書の活用範囲は広がっています。
商業登記電子証明書を取得するには
SSL証明書（SSLサーバ証明書）などの電子証明書の発行は民間の認証局でも行えますが、商業登記電子証明書は法務省の登記所でしか取得できません。ここでは商業登記電子証明書の取得に必要なものや、手続を確認していきます。
商業登記電子証明書の取得に必要なもの
商業登記電子証明書の取得には、管轄登記所に以下のものを提出します。
- 電子証明書発行申請書
- 証明書発行申請ファイル（CD、DVDまたはUSBメモリに格納）
なおオンラインでの申請では、別途マイナンバーカードなど、代表者の電子証明書が必要です。
また郵送の場合には、電子証明書の証明期間に応じた手数料分の印紙を貼る必要があります。オンライン申請では、手数料の納付インターネットバンキング・モバイルバンキング・電子納付対応のATMのいずれかを利用してください。
商業登記電子証明書取得の流れ
登記所が発行する電子証明書には、以下の形式があります。
- ファイル形式
- ICカード形式
また発行申請も、オンラインか書面かを選択可能です。適した方法をえらんでください。
「ファイル形式」の電子証明書を「オンライン」で申請する場合の手順は、以下のとおりです。
① 事前準備
電子証明書を取得するための、専用ソフトウェアをインストールしてください。なお法務省が提供する専用ソフトウェア「商業登記電子認証ソフト」は、無償でダウンロードすることができます。
またオンライン申請では、商業登記電子証明書の申請のために、マイナンバーカードなどの電子証明書の取得が別途必要です。
② ファイル作成
電子証明書の申請では「鍵ペアファイル」と「証明書発行申請ファイル」を作成します。このうち「証明書発行申請ファイル」は、会社・法人の本店または主たる事務所の所在地を管轄する登記所（管轄登記所）に提出してください。
③ 電子証明書の取得申請
必要な書類に申請人が電子署名を付与したものを、登記・供託オンライン申請システムに送信します。
オンライン上オンラインで申請を行う場合、登記所での処理が完了すると、登記供託オンライン申請システムからシリアル番号が通知されます。シリアル番号は電子証明書のダウンロードに使用します。
④ 電子証明書の取得（ダウンロード）
インターネット経由で電子認証登記所にアクセスし、電子証明書をダウンロードしてください。なお電子証明書の取得の際は、申請時に使用した専用のソフトウェアを利用します。
なお商業登記電子証明書の発行対象となるのは、登記されている「会社・法人の代表者」などに限られます。また代表者の登記簿上の住所が、マイナンバーカードの住所と一致している必要があります。
証明期間と発行手数料
電子認証制度の電子証明書は「1か月」もしくは「3か月から27か月までの間」で、証明期間を選択することができます。電子証明書の証明期間に応じて、手数料を納付してください。
各手数料は、以下のとおりです。
- 1か月：500円
- 3か月：1,100円
- 6か月：2,000円
- 9か月：2,900円
- 12か月：3,800円
- 15か月：4,700円
- 18か月：5,600円
- 21か月：6,500円
- 24か月：7,400円
- 27か月：8,300円
（参考：法務省 https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00028.html）
なお電子証明書に記録された事項に変更があった場合は、電子証明書が失効する場合があります。その際、手数料の払戻しはありません。
商業登記電子証明書の期限が切れたら更新できる？
商業登記電子証明書の「証明期間」とは、電子証明書の有効性について、電子認証登記所が確認請求に応ずる期間のことです。期間を経過した電子証明書は有効性が確認できず、秘密鍵を用いて署名した電子文書を信用することができません。
この証明期間は更新することができないため、電子証明書の有効性を継続させたい場合は新たに商業登記電子証明書を取得しなおす必要があります。
一方で、秘密鍵を他人に知られてしまった場合など、期間内に使用を取りやめたいときは使用廃止の手続きが可能です。一時的に使用を休止したり、再開したりすることもできますが、証明期間の延長はありません。
商業登記電子証明書を利用するメリット・デメリット
多様な働き方や生活が広く受け入れられ始めている昨今、商業登記電子証明書の需要も高まっています。オンライン上で契約や申請が簡潔する商業登記電子証明書にはメリットが多い一方で、注意してほしいポイントもあります。
商業登記電子証明書を利用する際の、主なメリットとデメリットをまとめました。
メリット
商業登記電子証明書の主なメリットは、以下の3つです。
- 業務の効率化ができる
- ヒューマンエラーが減る
- セキュリティ強化につながる
商業登記電子証明書を導入することで、多くの業務効率化が実現できます。オンライン申請では直接申請先を訪問する必要がなく、時間の制限も少ないのが特徴です。
さらに電子申請では書類のミスも減少します。記載元からのコピーが容易なうえ、間違いが見つかったときの修正も簡単です。
セキュリティ面では、電子署名によって文書の改ざん防止や送信者の証明が可能です。
電子化によるペーパーレス化は、コスト削減になるだけでなく、環境負荷の軽減にも貢献します。企業にとっても環境にとっても、商業登記電子証明書の利用はメリットが大きいのです。
デメリット
商業登記電子証明書の導入における主な注意点は、以下の3つです。
- 費用がかかる
- システムの操作方法の習得が必要
- 秘密鍵やICカードの管理体制
商業登記電子証明書では、証明書発行手数料がかかります。これは期限が切れるたびに必要になるコストです。また場合によっては、ICカードやカードリーダーの購入費用も必要になります。
また電子証明書を利用するためには、専用ソフトウェアを操作する必要があります。それほど複雑なシステムではありませんが、ふだんからあまりシステムでの業務を行わない企業では、新たに担当者への研修などが必要かもしれません。
さらにセキュリティ面では、秘密鍵やICカードの管理に注意が必要です。流失や紛失、破損の際には、速やかに失効手続きを行ってください。
全ての手続きが電子化されているわけではないので、紙の書類と電子書類の両方を管理する二重の手間が生じることもあります。業務内容や取引先とのやり取りを確認し、商業登記電子証明書をどの程度利用すべきか、事前に検討するのがおすすめです。
まとめ
商業登記電子証明書は、法人がオンライン上で自身の正当性を証明するための公的な電子証明書です。法務局が発行するこの証明書によって、電子定款作成から各種行政手続き、電子入札、電子契約まで、様々なデジタル手続きが可能になります。証明期間は1か月から27か月まで選択でき、期間に応じた手数料がかかります。
商業登記電子証明書の導入には業務効率化やヒューマンエラーの減少、セキュリティ強化などのメリットがある一方、費用負担や秘密鍵やICカードの管理といった課題もあります。
自社の業務特性や取引先との関係性を考慮しながら、商業登記電子証明書の導入を検討してください。
いかがでしたでしょうか。ここで解説した商業登記電子証明書をはじめ、特に創業時、創業まもない頃には法的な文書の作成、管理が頻出します。早期の法務体制の構築は、将来の潜在的リスクを回避するためにも非常に重要です。LegalOn Cloudは、AIテクノロジーを駆使し、法務業務を広範囲かつ総合的に支援する次世代のリーガルテックプラットフォームです。あらゆる法務業務をAIがカバーできるほか、サービスを選んで導入できるため、これから法務体制を構築しようとお考えの方におすすめです。
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