法律で定められた主な文書の保存期間
企業が作成・保管する文書の中には、法律によって保存期間が定められているものがあります。これらは「法定保存文書」と呼ばれ、適切に管理することが求められます。ここでは、主な法定保存文書とその保存期間について解説します。
会社法関連の書類
会社法に基づく主な保存文書には以下のようなものがあります。
- 株主総会議事録: 10年間
- 取締役会議事録: 10年間
- 会計帳簿: 10年間
- 事業報告: 5年間
これらの文書は、会社の意思決定や財務状況を示す重要な記録であり、長期間の保存が義務付けられています。
法人税法関連の書類
税務署への申告や税金の納付に関連する書類も、法定保存期間が定められています。
- 帳簿書類：7年間
(法人税法第126条第1項、150条の2第1項、法人税法施行規則第59条第1項、67条第2項)
ただし、消費税の場合は課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日から7年間となります。 - 決算関連書類：7年間
(法人税法第126条第1項、150条の2第1項、法人税法施行規則第59条第1項、67条第2項) - 領収書：7年間
(法人税法第126条第1項、150条の2第1項、法人税法施行規則第59条第1項、67条第2項)
これらの書類は、税務調査の際に必要となるため、適切に保管しておくことが重要です。提示できない場合、税務署から推計課税を受ける可能性があります。
労務関連の書類
従業員の雇用や労働条件に関する書類も、法定保存期間があります。
- 労働者名簿：労働者の死亡、退職、解雇の日から3年間
（労働基準法第109条、労働基準法附則第143条1項） - 賃金台帳：3年間
（労働基準法第109条、労働基準法附則143条） - 雇用保険関連書類：完結の日から2年間
（雇用保険法施行規則143条）
ただし被保険者に関する書類については、4年間
社会保険関連
- 健康保険・厚生年金保険関連書類：完結の日から2年間
（健康保険法施行規則34条、厚生年金保険法施行規則28条）
これらの文書は、労働基準監督署や年金事務所からの調査に備えて保管する必要があります。
法定保存期間を守ることは、コンプライアンスの観点から非常に重要です。また、保存期間を過ぎた文書は、個人情報保護の観点から適切に廃棄することも忘れてはいけません。企業は、これらの法定保存文書を適切に管理し、必要に応じて速やかに提出できるよう、効率的な文書管理システムを構築することが求められます。
会社書類を一定期間保存することの重要性
企業活動において、適切な文書管理は非常に重要です。特に、法律で定められた保存期間を遵守することは、企業のコンプライアンスと健全な経営の基盤となります。ここでは、会社書類を一定期間保存することがなぜ重要なのか、そしてどのように管理すべきかを解説します。
法的義務と経営リスク管理
会社書類の保存は、単なる事務作業ではありません。それは法的義務であり、同時に経営リスクを管理する重要な手段でもあります。
- 法令遵守
会社法、税法、労働関連法など、様々な法律で文書の保存期間が定められています。これらに違反すると、罰則の対象となる場合があります。 - 監査対応
税務調査や労働基準監督署の調査など、各種監査の際に必要な書類をすぐに提出できるよう準備しておくことが重要です。 - 紛争解決
取引先や従業員とのトラブルが発生した際、適切に保存された文書が証拠として役立つ場合があります。
リスク回避の具体例
例えば、税務調査の際に帳簿や領収書が提出できないと、売上の過少申告や経費の水増しを疑われる可能性があります。また、労働関係の紛争では、適切に保存された労働条件通知書や賃金台帳が会社を守る大事な証拠となります。
効率的な文書管理の必要性
- 検索性の向上
必要な時にすぐに文書を見つけられるよう、体系的な整理が必要です。 - スペースの有効活用
紙の書類を保管する場合、保存スペースの確保が課題となります。電子化を進めることで、この問題を解決できます。 - セキュリティの確保
機密情報を含む文書は、適切なアクセス制限を設けて管理する必要があります。
デジタル化のメリット
近年では、文書管理システムを導入し、書類をデジタル化する企業が増えています。これにより、検索性の向上、保管スペースの削減、セキュリティの強化などが可能になります。また、リモートワーク時でも必要な文書にアクセスできるようになり、業務の効率化にもつながります。
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業種別・部門別の保存期間ガイドライン
会社書類の保存期間は、業種や部門によって異なる場合があります。ここでは、管理部門ごとの保存が必要な文書の例と、その保存期間について解説します。法令で定められたもの以外の文書については、企業ごとに保存期間が異なる場合がありますが、目安として、以下を参考にしてください。
主に総務部門が扱う文書
- 定款：永久保存
- 株主名簿：永久保存
- 株主総会議事録：10年間
- 取締役会議事録：10年間
- 社内規程・就業規則：改定後も旧版を永久保存
これらの書類は、会社の基本的な情報や意思決定プロセスを示す重要な文書であるため、長期間の保存が必要です。
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主に法務部門が扱う文書
法務部門は、契約や訴訟に関する書類を主に扱います。
- 訴訟関連文書：永久保存
- 知的財産権関連文書：永久保存
知的財産権関連文書については、特許法、実用新案法、意匠法、商標法などの法律で定められた期間を考慮する必要があります。
法定保存期間が定められていない書類については、企業の内部規定や業界の慣習などを参考に、適切な保存期間を設定することが求められます。
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経理・財務部門の書類
経理・財務部門は、税務や会計に関する書類を多く扱います。
- 帳簿書類：7年間
- 決算関連書類：7年間
- 領収書：7年間
- 賃金台帳：3年間
これらの書類は、主に法人税法に基づいて保存期間が定められています。
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注意点
経理・財務関連の書類は、電子保存が認められているものもあります。例えば、領収書は法的要件を満たせば電子データとして保存することが可能です。
人事部門の書類
- 労働者名簿：労働者の死亡、退職、解雇の日から3年間
（労働基準法第109条、労働基準法附則第143条1項） - 賃金台帳：3年間
（労働基準法第109条、労働基準法附則143条） - 雇用保険関連書類：完結の日から2年間
（雇用保険法施行規則143条）
ただし被保険者に関する書類については4年間 - 労働組合との協定書：当分の間3年間（原則5年間）
（労働基準法109条・附則143条1項）
業種や部門によって保存が必要な書類とその期間は異なりますが、法令を遵守しつつ、会社の実情に合わせた文書管理規程を作成することがポイントです。また、保存期間が満了した書類については、個人情報保護の観点から適切に廃棄する必要があります。
電子化やクラウドサービスの活用による文書管理の効率化も検討しましょう。適切な文書管理は、業務効率の向上にもつながります。各部門の特性を理解し、適切な保存期間と管理方法を定めることで、リスク管理と業務効率化の両立を図りましょう。
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保存期間の起算日と保存方法
ここでは、起算日の考え方と、紙文書およびデジタル文書の保存方法について解説します。
起算日の考え方
保存期間の起算日は、書類の種類によって異なります。主な書類の起算日は以下の通りです。
- 決算関連書類：その作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日（確定申告の提出期限）から
（法人税法施行規則59条2項） - 株主総会議事録：株主総会の日から
（会社法318条2項） - 取締役会議事録：取締役会の日から
（会社法371条1項） - 契約書: 契約終了の日から
- 賃金台帳：最後の記入をした日から
起算日を正確に把握し、管理することで、不要な保存や誤った廃棄を防ぐことができます。
法定保存文書を適切に保存する方法
セキュリティを考慮した保管方法や、近年注目される電子化によるクラウド保存など、効果的な3つの保存方法をご紹介します。
- 立ち入りが制限された社内書庫での保存
- セキュリティ強化が重要
- 入退室記録の管理（紙記録またはICカード）
- 入室制限や入退室ログの蓄積 - セキュリティに配慮した社外倉庫での保存
- セキュリティ構築を外部委託可能
- オフィススペースの有効活用が可能
- オンラインでの文書管理（出入庫、廃棄）が可能 - 電子化してクラウドなどに保存
- e-文書法に基づく電子保存（2005年施行）
- スペース節約、印刷・廃棄コストの削減
- クラウドサービスの活用でセキュリティ強化と運用コスト削減
法定保存文書の適切な管理は、企業の信頼性と効率性を高める重要な要素です。自社に最適な保存方法を選択し、法令順守とデジタル化のバランスを取りながら、戦略的な文書管理体制を構築しましょう。
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電子帳簿保存法における書類の保存について
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認め、電子データで保存する際の要件を定めた法律です。この法律は以下の3つの区分で構成されています。
- 最初から電子データで作成された帳簿書類を、一定の要件の下データのままで保存することを認める「電子帳簿等保存」
- 紙で作成された取引関係の書類を一定の要件を満たしたスキャンデータで保存すれば、紙の書類を廃棄してよいとする「スキャナ保存」
- 電子データのやり取りで終始する取引の場合、取引の中で発生したデータを一定の要件の下保存する義務を定める「電子取引データ保存」
特筆すべきは、2024年1月1日以降の電子取引から、電子取引データ保存が完全義務化したことです（ただし要件を緩和する「猶予措置」あり）。一方、事業者が自らパソコンで作成した国税関係の帳簿書類や紙で作成された取引関係書類を電子データで保存することは任意です。
電子契約の導入効果を最大化するポイント～業務改善を成功させる契約管理フロー
電子化のメリット
- 保管スペースの大幅な節約
- 印刷・廃棄コストの削減
- クラウド利用による高セキュリティの実現
- アクセス制限や閲覧ログの管理が容易
- 検索性の向上と業務効率化
- ペーパーレス化による環境負荷の軽減
電子化のデメリット
- 初期導入コストの発生
- システム障害時のリスク
- データ移行や長期保存に関する技術的課題
- セキュリティ対策の継続的な更新が必要
電子化への移行は、多くの企業にとって避けられない流れとなっています。メリットを最大限に活かしつつ、デメリットに対する対策を講じることが重要です。例えば、クラウドサービスの活用やセキュリティ専門家との連携、定期的なバックアップなどが有効な対策となるでしょう。
また、電子化に伴い、従業員のデジタルリテラシー向上も課題となります。社内研修の実施や、段階的な導入プロセスの設計など、組織全体での取り組みが求められます。
電子帳簿保存法への対応は、単なる法令遵守にとどまらず、業務プロセスの見直しや経営効率化のきっかけともなります。長期的な視点で戦略を立て、自社に最適な電子化の方法を選択することが、今後の企業競争力の維持・向上につながるでしょう。
書類は保存期間を守って適切な管理をしよう
文書管理は企業にとって重要な責務です。法定保存期間が定められた書類は厳格に管理し、それ以外の文書も自社基準を設けて適切に保存することが肝要です。保管期限を過ぎた資料は、情報漏洩を防ぐため、確実な方法で迅速に処分しましょう。
近年の法改正により、多くの書類で電子化が認められるようになりました。この変化は業務効率の向上やコスト削減など、様々な利点をもたらします。企業の現状や将来の展望を踏まえ、電子化への移行を検討する好機といえるでしょう。適切な文書管理は、法令遵守だけでなく、企業の競争力強化にもつながる重要な戦略の一つとなりえます。
社内文書を適切に管理することは、当該部門の職責にとどまらず、コーポレートガバナンスという経営視点においても非常に重要です。また、単に保管すればよいのではなく、必要に応じてすぐに利活用できるようにしておくことも求められます。文書管理を含めた法務実務を効果的にDXするためには、プラットフォーム型のリーガルテックを導入することがおすすめです。LegalOn Cloudは、AIテクノロジーを駆使し、法務業務を広範囲かつ総合的に支援する次世代のリーガルテックプラットフォーム。あらゆる法務業務をAIがカバーできるほか、自社にとって必要なサービスを選んで導入することも可能なため、初めてリーガルテックの導入を検討する方にも最適です。
