契約書の電子化とは？
契約書の電子化とは、従来の紙での作成・締結ではなく、電子データで契約書を作成・締結することです。このような契約方法を「電子契約」と呼び、一般的には「電子契約システム」と呼ばれるツールによって締結されます。
民法では、契約は当事者による申し込みと承諾によって成立するとされており、電子化された契約書でも有効に締結されたら効力が発生します。また、電子署名が付与された電子契約書は、紙と同等の証拠能力を発揮します。
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電子契約書と紙の契約書との違い
電子契約書と、紙の契約書は、相手方への送付方法や締結方法、管理の便利さなどが異なります。以下が主な違いです。
＜電子契約書＞
- 送付方法：メール等
- 締結方法：電子署名
- 保管方法：サーバーやクラウドなど
- 検索性：高い
- 日時の証明：タイムスタンプ
＜紙の契約書＞
- 送付方法：郵送、手渡し
- 締結方法：署名捺印または記名捺印
- 保管方法：書庫、キャビネットなど
- 検索性：低い
- 日時の証明：契約書の記載から推定
紙の契約書では、契約書に契約日を記し、署名捺印することで成立を証明しますが、電子契約では、「電子署名」で本人がサインしたことを表し、「タイムスタンプ」で契約の存在と改ざんされていないことを示すことで、その契約の有効性を証明します。
タイムスタンプとは、「その電子データが存在していたこと」、「刻印時以降、改ざんされていない」ことを証明するための技術です。
検索性についての大きな違いが、システム上で容易に検索できるという点です。紙の契約書のように書類を探す手間をかけず、キーワード検索などで効率的に、必要な契約書を探し出すことができます。
さらに電子契約はオンラインで締結できるので、紙の契約書のように契約書作成のためにオフィスなどへ出かける必要がなく、リモートワークでも契約業務が可能です。
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契約書を電子化する方法
契約書を電子化する方法は、大きく分けて以下の2種類あります。
- 紙の契約書をスキャンする
- 電子契約サービスを利用する
紙の契約書をスキャンする
締結済みの紙の契約書をコピー機（複合機）でスキャンし、PDFの形式でクラウドやサーバーなどに保存します。
スキャンの際は、電子帳簿保存法が要求する「200dpi相当以上」解像度を確保することが重要です。解像度を確保してスキャンしないと、電子帳簿保存法が定める正式な電子データとして扱われません。紙の原本を破棄してしまうと、国税関係書類として証明できるものがなくなってしまうため注意が必要です。
契約書をスキャン保存する方法について、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
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電子契約サービスを利用する
電子契約システムとは、契約を紙と印鑑ではなく電子データで締結できるシステムです。電子契約サービスで契約書を電子化する際はやり方が考えられます。
- 締結済みの紙の契約書をアップロードする
- 紙のドラフトをアップロードし、電子契約する
- 初めから紙の契約書を作らずに電子契約する
電子契約サービスを選ぶ際は、「電子署名」や「タイムスタンプ」の機能があるサービスを選ぶのがおすすめです。契約管理システムなど他のシステムとの連携できるかもチェックしましょう。
締結した契約書のデータは多くの場合クラウド上に保存され、アクセス権限のあるメンバーがオンラインでアクセスできます。クラウドにはセキュリティ対策が施されており、システム上で安全に契約書データを保存・管理することが可能です。
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電子化できる書類の一覧
2001年に電子署名法が施行されてから、さまざまな契約で電子契約が可能となりました。
そもそも契約は、口頭のみで成立するとされており、契約書の締結は必須ではありません（民法522条2項）。ただし、一部の契約は法令によって契約書作成の定めがあり、契約書による契約の締結が必要です。
また口頭契約の場合には、内容の証明が難しいことがあり、訴訟に発展した際に不利に働く可能性があります。そのため実務上では、証拠という側面で契約書がよく使われています。
このような背景から、現在ではさまざまな契約書の電子化が可能です。
電子化できる契約書・書類の例
契約書
- 売買契約書
- 取引基本契約書
- 秘密保持契約書（NDA）
- 雇用契約書
- 業務委託契約書
- 代理店契約書
- 顧問契約書
- 委任契約書
- 賃貸借契約書
- 宅地建物売買等媒介契約書
- 定期借地契約書
- 建築工事の請負契約書
- マンション管理業務の委託契約書
- 保証契約書
契約書以外の書類
- 請求書
- 発注書
- 申込書
- 検収書
- 覚書
これまで不動産関係の契約は電子化が認められていませんでしたが、一部を除き2022年より解禁されました。電子化が可能な契約書は幅広く、上記のほかにもさまざまなものがあります。
電子化できない書類の一覧
契約書の中には、「公正証書が必要となる契約」をはじめ、電子化が認められていないものもあります。
- 事業用定期借地権設定契約書（借地借家法23条）
- 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約（企業担保法3条）
- 任意後見契約書（任意後見契約に関する法律3条）
- 農地の賃貸借契約書（農地法21条）
公正証書とは、個人や法人からの依頼により、公証人（公務員）がその権限に基づいて作成する文書です。極めて強力な証拠力があり、一部の公正証書は強制執行力を有しています。この公正証書を要する契約は、電子化が認められていません。また、農地の賃貸借契約書は書面で作成することが定められています。
電子化に相手方の承諾が必要な書類
書類の中には、「相手が承諾した場合」のみ電子化が認められるものがあります。
- 下請法3条書面（下請法3条1項）
- 雇用契約における労働条件通知書等（労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条4項本文）
- 旅行業者の旅行者・取引先に対する契約書（旅行業法12条の5第2項及び4項）
上記の書類は、相手方が承諾しない場合は書面で交付する必要があるので注意が必要です。また、「労働条件通知書等」は「労働者が希望した場合」に電子化した書類を交付することが認められます。ただし、書面として出力できるものに限られるため注意が必要です。
契約書を電子化するメリット
契約書を電子化することは多くのメリットがあります。
印紙税の削減
印紙税法では、紙の課税文書には収入印紙が必要とされています。一方で、電子契約には収入印紙が不要なため、企業にとって大きなコスト削減効果があります。
特に、金額が大きい契約書では、印紙税だけで数万～数十万円が発生する場合もあり、契約金額が大きい契約書を結ぶ機会が多い企業では、大きな節税効果があります。
業務効率化とコスト削減
紙の契約書を電子契約に切り替えることで、契約書の印刷や収入印紙の購入、封筒の準備や宛名書き、郵送といった煩雑な作業が不要になります。
さらに、インク代や印紙代などの直接的なコストに加え、事務処理にかかる人材も別の業務に振り分けることが可能です。また、プリンターやコピー機の使用頻度を減らすことで、設備コストの削減や業務の効率化も期待できます。
迅速な契約締結
書面で契約を締結する場合、契約書の持参や郵送、取引先からの返送といった手続きに時間がかかります。このため、やり取りのタイムラグが発生し、契約の完了までに日数が必要となることも少なくありません。
一方、電子契約ではインターネット上で署名から送付までを完結できるため、タイムラグを大幅に削減できます。迅速な対応が求められる場面では、合意から契約締結までを即日で完了することも可能です。そのため、紙の契約書よりもスピーディに手続きを進めることができます。
効率的な文書管理
契約書は一定期間保管が必要ですが、紙の契約書では保管スペースを確保する必要があります。これにより、オフィス内での管理が煩雑化し、外部倉庫を利用する場合は賃料などの追加コストが発生します。
一方、電子化した契約書ではこうした負担がなく、契約書を社内サーバやクラウド上に保管できます。
さらに、契約書管理システムやクラウドサービスを活用すれば、契約書をタイトルや番号、取引先ごとに簡単に検索可能です。また、キーワードで横断検索ができる機能を持つサービスもあり、管理の効率性と利便性が大幅に向上します。
リモートワーク対応
電子契約では、作成や電子署名を場所を問わず行えるため、リモートワーク中でも契約手続きをスムーズに進められます。押印やファイリングのために出社する必要もなく、業務の効率化が図れます。2020年のコロナ禍をきっかけに電子契約を導入する企業が増加し、関連サービスの市場規模は100億円を超えました。
さらに、電子化した契約書はオフィスの外からいつでも契約書を探すことができます。契約業務のための出社が不要になることで、リスク管理やBCP（事業継続計画）にも貢献します。リモートワークだけでなく、出張先からのテレワークにも対応でき、柔軟な働き方をサポートします。
契約更新漏れの防止
契約書は締結して終わり、ではなく期限を確認して更新や停止の手続きをする必要があります。
紙で契約書を締結する場合、更新時期ごとにファイリングを分けたり、エクセルで有効期間を管理したりする必要があります。これにより、契約更新時期の管理を人力で確認しなければならず、更新漏れのリスクが伴います。
一方、必要な機能を備えた電子契約書管理システムを利用すれば、契約更新時期をすぐに把握でき、更新時期を見逃すリスクを減らせます。
セキュリティリスクの低減
紙の契約書では、管理状況によって持ち出しや不正利用のリスクが伴いますが、電子契約は、物理的な保管とは異なり、高水準のセキュリティ体制のもとサーバ上に保管されるため、改ざんや紛失のリスクが大幅に低減されます。
特に、クラウド型の契約管理サービスを利用すれば、ベンダーが最新のセキュリティ対策を提供するため、常に高い安全性が保たれます。また、災害などによる被害を受けない点からBCP（事業継続計画）にも貢献します。
契約書の電子化に関する注意点
契約書の電子化を導入するにあたっては、デメリットや問題点もあるので、あらかじめ把握しておきましょう。特に重要な3つの点を解説します。
電子化できない契約書類もある
多くの契約書は電子化が可能ですが、契約書の種類によっては「紙の書面での契約書」が義務付けられているという点に注意が必要です。
これらの書面交付・公正証書の作成を義務付けられている契約書を扱う場合は、一部の契約書を紙で処理することになるなど、業務フローが複雑化する可能性もあります。
ただし、2022年には不動産契約の多くが電子化可能になりました。また、2023年までに特定商取引法による重要事項説明書も電磁的記録による交付ができるようになる予定です。今後も電子化できる契約の種類は増えていくことが予想されます。
取引先の理解を得る必要
電子契約を導入した場合、相手方にも契約締結フローの変更を求める必要があります。
事前に取引先の理解を得る必要がありますが、相手方のデジタルリテラシーが低い場合は、やり方を含めて丁寧に説明することが必要です。
電子契約を導入している会社同士でも、使っているシステムが違えば、どちらのシステムを使うのかをすり合わせる必要があります。
契約締結時における業務フローの見直しが必要
導入にあたっては、契約締結時における業務フローを調整する必要があります。新しいルール作りや、社内への説明会・教育なども必要です。
社内調整をできるだけスムーズに進めるには、導入のメリットを十分に説明することや、使ってみたいというイメージを持ってもらうことが重要です。また、電子契約についてよく理解しているメンバーが既にいるなら、社内調整に協力してもらうように依頼しましょう。
契約書の電子化プロセス
契約書を電子化する際のプロセスの例を紹介します。参考にしながら、自社に合ったやり方を検討してください。
現状分析と目的の明確化
契約書の電子化を始めるにあたって、まず企業は現在の契約書管理の実態を把握する必要があります。紙媒体でどれだけの契約書が保管されているのか、すでに電子化されているものはあるか、誰がどのように管理しているのか、案件受付から契約締結・管理のフローはどのように運用されているのかといった点を整理します。
この現状把握を通じて、電子化の目的（ゴール）も定めるとプロジェクトが進みやすくなります。目的は、業務効率の向上やコスト削減、セキュリティ強化、法的リスクの低減、リモートワーク対応など多岐に渡る可能性があります。
電子化の範囲と対象の選定
次に、電子化の対象と範囲を決定します。すべての契約書を一斉に電子化することは現実的ではない場合もあるため、まずは新規契約書のみを対象とするのか、どの期間からの契約書を電子化するのかなどを検討します。範囲が決まれば、目的の達成までのスケジュールも算出することができます。
また、部署や契約の種類ごとに段階的に進めるアプローチを取ることもあります。業務委託契約や売買契約、秘密保持契約など、頻度の高いものから優先的に電子化することが効果的です。
紙契約書の電子化
既存の紙契約書を電子化する際には、まず契約書をスキャナーでPDF化します。可能であれば、OCR（光学文字認識）を用いて、PDF内の文字を検索できるようにすることで、後の検索性が格段に向上します。
PDF化したデータには、統一された命名規則や保存ルールを設け、適切なフォルダ構成やアクセス制御を伴って管理することが重要です。
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電子契約サービスの選定と導入
永続的に契約書の電子化を続ける際は、電子契約サービスの導入を検討するべきです。検討にあたっては、電子契約に紙と同等の効力を持たせるため、「電子署名」と「タイムスタンプ」機能が付いたサービスを選ぶのがおすすめです。真正性、非改ざん性、可視性の3要件を満たすよう、電子契約サービスの機能を確認するとともに、社内のルールと照らし合わせて整合性を取る必要もあります。
電子契約サービスにはさまざまな選択肢があり、それぞれ機能や料金体系、法的対応範囲が異なります。導入にあたっては法務部門や情報セキュリティ部門と連携して選定を進める必要があります。
社内ワークフローの整備
契約書の電子化フローを円滑に運用するためには、法務部門による案件依頼の受付から、契約書作成、レビュー、承認、締結、保管・管理に至るまでのワークフローを明確に整備する必要があります。
承認ルートや役割分担、使用するテンプレートやフォーマットの標準化が必要です。さらに、電子契約システムにアクセスできるユーザーの権限設定も慎重に行い、不正な操作や誤操作を防止します。
セキュリティ対策と保存・バックアップ体制の確立
契約書は機密性の高い情報を含むため、電子化に際しては万全なセキュリティ対策が必要です。データは信頼できるクラウドストレージや契約管理システムに保存し、アクセス制御や利用履歴のログ取得などを活用して、不正アクセスや情報漏洩を防止します。
また、データの定期的なバックアップを自動化することで、万が一の障害にも備えます。
社内教育と運用ルールの周知
契約書の電子化フローを導入した後は、社内での理解促進と定着がカギとなります。フローが定着しないと、紙と契約書が混在して管理が煩雑になるほか、契約プロセスが不透明になる可能性があります。
操作マニュアルや利用ルール、FAQを整備し、社員への説明会や研修を通じて新たなフローの理解を深めます。また、トラブル発生時の対応フローも明示しておくことで、現場が混乱することなく対応できます。
継続的な見直しと改善
電子契約の運用が始まった後も、継続的な見直しと改善が求められます。業務の効率性、社内の満足度、セキュリティ対応などについて定期的に振り返りを行い、必要に応じてワークフローやシステムの改修を実施します。
契約管理のベストプラクティスは契約書の量や企業の成長とともに進化するため、最新の技術動向や法改正にも目を向けておくことが重要です。
契約書の電子化は早期に対応を
契約書の電子化の流れは今後も続くことが予想され、今後、電子契約を導入してないことが企業のビジネスリスクを広げる可能性があります。また、契約書は時間とともに増えていくため、対応するなら早期に取り組むのがおすすめです。
上記のように、契約書の電子化には業務効率の向上、リモートワーク対応、法的リスクの軽減といった多くのメリットがあり、早急な対応が求められます。
また、電子契約はログ管理やアクセス制御によってコンプライアンスも強化されます。さらに法制度の整備やサステナビリティへの貢献、取引先からの信頼向上といった観点からも、早めの導入が企業競争力の鍵となります。
