Nobishiro LegalOn Cloud

企業の書類保管期間一覧!保存すべき書類とその保管方法

企業の書類保管期間一覧!保存すべき書類とその保管方法
この記事を読んでわかること
    • 企業の書類には法定保管期間があり、種類によって異なる
    • 適切な保管は法令遵守やリスク軽減につながる
    • 電子化は保管スペース削減に有効だが、法規制遵守が必要


ビジネスの運営において、書類の適切な保管は極めて重要です。書類の保管期間は法律で定められており、これを遵守しないと罰則が科せられる可能性があります。

また、書類を効率的に管理することにより、業務の効率化やトラブルの防止にもつながります。

この記事では、企業が保存すべき各種書類の法定保管期間を一覧でまとめました。そして、紙媒体および電子媒体の書類の効果的な保管方法についても詳しく解説します。これを読んで、法令遵守と業務効率化の両立に役立つ知識を身につけましょう。

また、契約書などの重要書類を管理する担当者の方は、こちらの資料もチェックしてみてください。契約書の保管期間と保管方法

基本の書類保管期間一覧

法定保管期間とは?

法定保管期間とは、法律によって定められた、企業が特定の書類を保存しなければならない期間のことです。保管期間は各種法令に基づいており、企業はこれを遵守する義務があります。以下にて、代表的な書類の法定保管期間について具体的に説明します。

種書類の保管期間一覧

法定帳簿

・仕訳帳
仕訳帳は、企業の全ての取引を日付順に記録する帳簿です。各取引の詳細(取引内容、金額、日付など)が記載されており、会計監査や税務調査の際に重要な役割を果たします。
法定保管期間は7年間です。

・総勘定元帳
総勘定元帳は、仕訳帳の内容を基にして各勘定科目ごとに記録した帳簿です。企業の財務状況を把握するための基礎資料となり、
法定保管期間は同じく7年間です。

会計帳簿

・決算書類
決算書類には、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などが含まれます。これらは企業の財務状況を総合的に示すものであり、株主や取引先、金融機関などに対して信頼性を示すために重要です。
法定保管期間は7年間です。

<関連書類>
決算書の保管期間と法令遵守の重要性!違反リスクを回避する方法を徹底解説

・請求書
請求書は、取引先に対して商品の販売やサービスの提供に対する代金を請求するための書類です。取引内容や金額、支払期限などが明記されており、
法定保管期間は7年間です。

労働関連書類

・労働契約書
労働契約書は、企業と従業員の間で結ばれる契約内容を記載した書類です。労働条件や勤務時間、給与などが明記されており、労働紛争の際に重要な証拠となります。
法定保管期間は3年間です。

・出勤簿
出勤簿は、従業員の出勤・退勤時間を記録した書類です。労働時間の管理や給与計算の基礎資料となり、
労働基準法に基づいて3年間の保管が必要です。

税務関連書類

・納税証明書
納税証明書は、企業が税金を納めたことを証明する書類です。税務調査の際に重要な証拠となり、
法定保管期間は7年間です。

・確定申告書
確定申告書は、企業の所得や納税額を申告するための書類です。税務署に提出することで、企業の税務状況を明らかにするものであり、
法定保管期間は同じく7年間です。

契約書類

・売買契約書
売買契約書は、企業間で商品やサービスの売買に関する契約内容を記載した書類です。取引条件や納品日、価格などが明記されており、
法定保管期間は10年間です。

・秘密保持契約書
秘密保持契約書は、企業間で共有する情報の機密性を保護するための契約書です。情報漏洩を防止し、企業の競争力を守るために重要です。
保管期間は契約終了後5年間が一般的ですが、契約内容により異なる場合があります。

契約書管理の担当者の方は、こちらの資料もチェックしてみてください。契約書の保管期間と保管方法

その他の重要書類

その他、企業にとって重要な書類も適切な期間保管する必要があります。登記関連書類は永久保存が基本であり、特許証書は特許権の存続期間中保管します。

企業が書類を適切に保管するメリット

企業運営において、書類の適切な保管は非常に重要で、書類は企業の活動記録や証拠としての役割を果たすとともに、経営判断の根拠となる重要な情報源です。これらの書類を適切に保管することのメリットや法律遵守の必要性を解説します。

類保管の3つのメリット

①業務効率化

必要な書類を迅速に取り出せるため、業務がスムーズに進行します。

トラブル防止

紛争やトラブルが発生した際に、書類を証拠として活用できます。

信頼性向上

取引先や監査機関からの信頼を得ることができます。

律遵守の必要性

書類の保管は、単なる業務効率の問題だけでなく、法令遵守の観点からも重要です。それぞれの法律に基づいて特定の書類の保管期間が定められています。例えば、商法や会社法、税法、労働法などがそれに該当します。

律遵守しないと起こる3つのリスク

①罰則や制裁

法定保管期間を守らないと、罰金や業務停止などの行政処分を受ける可能性があります。

法的トラブル

必要な書類がないために、法的な紛争で不利な立場に立たされることがあります。

信頼失墜

法令違反が発覚すると、企業の信用が失墜し、取引先や顧客からの信頼を失うことになります。

類の保管方法

紙媒体の書類の保管方法

①温度と湿度の管理

書類が劣化しないように、特に湿度が高い場所は避け、乾燥した環境を維持する場所を選ぶことが大切です。

②安全性

火災や盗難から守るために、耐火金庫やロック可能なキャビネットを使用します。

アクセスのしやすさ

業務エリアから必要な書類を迅速に取り出せる場所に保管します。

高品質なファイルやフォルダ

耐久性のある素材で作られたファイルやフォルダを使用します。

ラベル付け

書類が何であるかを明確にするために、ラベル付けを行い、簡単に識別できるようにします。

カテゴリー分け

書類を種類や保管期間ごとにカテゴリー分けして整理します。

定期的な見直し

定期的に書類の見直しを行い、不要な書類を廃棄する。

インデックスの作成

書類の内容や場所を一覧できるインデックスを作成し、管理しやすくします。

<関連記事>
契約書のファイリング方法を紹介!効果的な順番や原本の保管方法まで解説

電子媒体の書類の保管方法

①アクセス制限

書類にアクセスできる人を限定し、パスワードやアクセス権限を設定し、セキュリティを強化します。

暗号化

重要な書類は暗号化して保管し、外部からの不正アクセスを防ぎます。

セキュリティソフトの導入

ウイルス対策ソフトやファイアウォールを使用して、システム全体のセキュリティを向上させます。

書類の定期的なバックアップ

重要書類は毎日、週に1回、月に1回など、書類の重要度や更新頻度に応じて定期的にバックアップを取ります。

複数のバックアップ

1つの媒体が故障してもデータを復元できるように、外付けハードディスク、USBメモリ、クラウドストレージなどに保存します。

クラウドサービスの利用

クラウドサービスは自動バックアップ機能を提供していることが多く、利便性が高いため、地理的に分散された安全な場所にデータを保管できます。

LegalForceキャビネは書類をアップロードするだけでAIが自動で項目を抜き出して管理台帳を作成し、簡単に文書の一元管理を実現します。ぜひチェックしてください。

デジタル保存のメリット

スペースの節約

紙媒体と比べて保管スペースが不要です。

検索性の向上

デジタル化された書類は、キーワード検索で迅速に見つけることができます。

バックアップの容易さ

定期的にバックアップを取ることで、災害時やデータ損失時にも対応できます。

類の定期的な見直しと整理

書類の定期的な見直しと整理は、効率的な書類管理のために欠かせません。以下の方法を実践し、保管スペースの有効活用と必要書類を迅速な取り出して業務の効率化を図りましょう。

見直し・整理方法

  1. 年に1回や半年に1回など、定期的に書類の見直しと整理を行うスケジュールを設定します。
  2. 保管期限が過ぎた書類や、業務上不要になった書類を選別し、適切に処分します。
  3. 必要な書類を迅速に見つけるために、書類をカテゴリー別に分け、ラベルなどを作成して整理します。
  4. デジタル化された書類は検索性が向上し、アクセスしやすくなるため、可能な限り書類をデジタル化を推進して、紙媒体の保管スペースを節約します。

書類の廃棄方法

保管期限が過ぎた書類を適切に廃棄して、情報漏洩防止と保管スペースの確保をしましょう。

  1. 機密性の高い書類は、シュレッダーで裁断して廃棄します。
  2. 大量の書類を廃棄する場合は、機密文書の廃棄サービスを提供する専門業者を利用することを検討します。安心できる専門業者を選び、廃棄証明書を発行してもらいます。
  3. 電子媒体の書類の場合、保管期限が過ぎたデータは、専用のデータ消去ソフトを使用することが推奨されます。

適切な書類保管期間を遵守する重要性

適切な書類保管は企業運営において不可欠です。法令遵守と効率的な運営を両立させるためには、定期的な書類の見直しと整理、適切な保管期間の把握、デジタル化の推進、そしてセキュリティ対策の強化が必要です。

これらのポイントを実践することで、企業は法的トラブルを回避し、業務効率を向上させ、顧客や取引先からの信頼を高めることができます。

適切な書類保管を行い、保管期間を守って企業の信頼性を高め、持続可能なビジネスの成功に導いてください。

LegalForceキャビネは書類をアップロードするだけでAIが自動で項目を抜き出して管理台帳を作成し、簡単に文書の一元管理を実現します。ぜひチェックしてください。

NobishiroHômu編集部

この記事を書いた人

NobishiroHômu編集部

AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」を提供する株式会社LegalOn Technologiesの、「NobishiroHômu-法務の可能性を広げるメディア-」を編集しています。

AI契約書レビューや契約書管理など
様々なサービスを選択してご利用できるハイスペック製品

製品についてはこちら