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電子契約とは?導入するメリットや注意点、関係する法律を詳しく解説

電子契約とは?導入するメリットや注意点、関係する法律を詳しく解説
この記事を読んでわかること
    • 電子契約とは
    • 電子契約導入で得られるメリット
    • 電子契約導入時の注意点

「電子契約の導入効果を最大化するポイント~業務改善を成功させる契約管理フロー」

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現代のビジネス環境では、電子契約が企業の競争力を左右する重要な手段となっています。

電子契約はリモートワークに適しており、効率的な契約管理、印紙税の削減、ペーパーレス化による環境負荷の軽減といった多くのメリットがあります。

また、電子帳簿保存法の改正やDXの推進が、その普及を後押ししています。本記事では、電子契約のメリットや関連法令、導入手順などを徹底解説。業務効率化やコスト削減を目指す企業必見の内容です。

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<関連記事> AI法務プラットフォームがいま、電子契約に手を広げる理由

電子契約とは?

電子契約とは、従来の紙媒体による契約書を電子データで代替する革新的な方法です。法律上、書面での契約書と同等の効力を持ち、署名もインターネット上で完結できます。

従来の契約プロセスとの違い

<従来の方法>

  •    契約書を紙で作成・製本
  •    押印して郵送
  •    書庫などで物理的に保管

<電子契約の場合>

  •  電子データで作成
  •  電子署名を付与
  •  インターネットで送信・締結
  •  サーバーなどで保管

<電子契約の特徴>

  • PCさえあれば、出張先でも電子署名が可能なため場所を選ばない利便性がある。
  • 物理的な保管スペースが不要。
  • 郵送時間の削減により、契約プロセスが加速でき迅速な処理が可能。

<電子契約の普及状況>コロナ禍を契機に、日本国内での電子契約の利用数が急増しています。その高い利便性と効率性が、ビジネスのデジタル化を加速させる要因となっています。

電子契約サービスの市場規模と成長率

調査結果から見ても、電子契約サービスのシェアは年々増加しています。矢野経済研究所の調査によると、電子契約の市場規模は2017年以降右肩上がりで、2024年には264億にまでのぼると予測されているのが特徴です。

ここで言う電子契約市場とは、契約作成・締結・管理に関する製品やサービスを対象とした市場のことを言います。

同調査によると、2019年で38億円から68億円に市場規模が拡大していることがわかり、対前年比で見ると68%ものプラスです。コロナ禍発生以前からすでに驚異的な伸び率を示していることがわかります。

さらに、2020年11月の調査公表時点では、同年中に電子契約市場は100億円の市場規模になることが予測されていました。コロナ禍によるリモートワークが増えてからは、さらに急増傾向にあるようです。

加えて、JIPDEC・ITRによりリリースされた「IT-REPORT 2021 Spring」によると、電子契約の普及率は67.2%になっていることがわかります。

それまでが30~40%程度と言われていたことからすると、急速な変化があったということがわかるはずです。

参照|矢野経済研究所「電子契約サービス市場に関する調査を実施(2020年)」2020年11月24日発刊参照|JIPDEC「IT-REPORT」2021年5月発刊

電子契約の基本的な流れ

電子契約システムを使った契約締結の流れは、以下のように進みます。(ここでは例としてA社・B社間で契約を結ぶこととします)

  1. A社・B社双方で合意した契約書をPDF化(契約書データの作成はA社が担当)
  2. A社が契約書のPDFデータをシステム上からメールで送信(この処理でA社の電子署名も完了する)
  3. 相手方B社が受け取り、承諾処理をする(この処理で、B社の電子署名が完了する)

流れはこのようにシンプルです。PCのほか、スマートフォンに連携している契約システムもあり、契約締結をスマホで完結することもできます。

電子契約システム導入時の2つの注意点

メリットの多い電子契約ですが、以下のような2つの注意点があります。

電子契約が認められないケース

電子契約はすべての契約には対応しておらず、書面での契約を法的に義務付けているものもあるのが現状です。書面での契約が義務付けられている契約には、以下のようなものがあります。

  • 定期借地・定期建物賃貸借契約(借地借家法第22条、第38条第1項)
  • 宅地建物売買等媒介契約(宅地建物取引業法第34条第21項)
  • 不動産売買における重要事項説明書(宅地建物取引業法第35条)
  • 投資信託契約の約款(投資信託及び投資法人に関する法律第5条)
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面(特定商取引法第4条)

書面での契約が多い企業の場合は、電子契約サービスを導入するメリットが得られないケースもあります。

取引先に理解してもらう必要性取引先によっては、IT技術に苦手意識を持っていたり、会社として規則上認められなかったりといった理由から、電子契約をスムーズに受け入れてくれないことがあります。

せっかく電子契約サービスを導入しても、電子契約を拒否する取引先が多い場合は、紙と電子が入り乱れることでかえって業務負担が増えることにもつながりかねません。

自社の取引先がどのくらい電子契約に前向きになってくれるかを把握したうえで、メリットとデメリットを比較してから導入の可否を検討してみてください。

法的効力のある電子契約を締結する要件

電子契約を導入するにあたっては、紙と同等の「法的な効力」を持たせるために充たすべき基本的な要件があります。以下より詳しく見ていきましょう。

電子署名をする

まず、電子契約には「電子署名」をする必要があります。電子署名とは、その電子文書が正式なものであることと、改ざんされていないことを証明する措置のことです。法律上の定義は、以下のとおりです。

(定義)第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。引用元|電子署名及び認証業務に関する法律

この電子署名法の要件は、電子契約システムを利用することにより、満たすことができます。同法の第3条によると、電子署名されたデジタル文書は、「真正に成立されたもの」と推定され、印鑑のある紙の文書などと同等の法的効力を持つものです。

タイムスタンプを施す

電子契約書のデータにタイムスタンプを施すことも必要です。タイムスタンプとは、文書を作成した日付・時刻を、第三者(TSA:時刻認証局)との通信による公証によって証明する技術のことです。

タイムスタンプは、電子帳簿保存法施行規則第4条第1項第1号または第2号によって、原則として要求されています。電子データに要件を満たすタイムスタンプを付与することで、紙の国税関係書類と同等の効力を有することが可能です。

タイムスタンプの付与も、通常は電子契約システムを使うことで、法律上要求される要件を満たすことができます。

適切な方法で保存する

電子契約書データの「保存方法」についても、電子帳簿保存法による要件を満たす必要があります。保存方法について満たすべき要件は、以下の2つです。

  • 真実性の確保:訂正・削除履歴の確保(タイムスタンプ)、署名や帳簿の相互関係性の確保、システム連携の説明諸島の備え付け
  • 可視性の確保:ディスプレイ等で速やかに読むことができること、検索性の確保

電子契約のやり方を解説!メリットやデメリット、システム導入や選定方法がわかる

これらの要件についても、通常は電子契約システムを利用することで満たせます。電子契約書の保存要件について、詳しくは下記のページを確認してください。

参照|電子帳簿保存時の要件|国税庁

契約書の電子化に関する法律

契約書の電子化に関しては、以下の法律によってルールや制度が設けられています。

  • 電子署名法
  • 電子帳簿保存法
  • e-文書法
  • IT書面一括法
  • 印紙税法

以下では、電子契約に関連する5つの代表的な法律について詳しく解説します。これらの法律を理解することで、契約書の電子化に関する法的裏付けがより明確になるでしょう。

電子署名法:電子契約の法的有効性

まず、電子契約が一般に有効であることを根拠づける重要な法律が、電子署名法です。電子署名法第3条には、次のような規定があります。

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用元|e-Gov「電子署名及び認証業務に関する法律」

つまり、契約書などの私文書において、本人により本人だけができる方法で電子署名を施した「電磁的記録」は、原則有効に締結・作成された契約書である、ということを意味します。

<関連記事>

電子サインとは?電子署名との違いや利用シーン・使い方を解説

民事訴訟法では、第228条第4項で「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」と定められています。これは、紙の契約書などの私文書に本人または代理人が署名又は押印した場合、原則として有効と考えるという意味です。

引用元|e-Gov「民事訴訟法

この民事訴訟法の電子版が、先述した電子署名法3条の規定ということになります。

ちなみに「推定」とは、反対の証拠を相手方当事者があげて証明しない限り、という意味です。この反証がない限り原則として私文書は有効であり、契約書も有効に締結されたものと扱う、と読むのが民事訴訟法や電子署名法の上にあげた規定です。

電子帳簿保存法:国税関連書類の電子保存

電子帳簿保存法は、2015年の改正法から、契約書を課税関係の裏付けをするための国税関連書類として利用することができるとしています。

さらに、国税関係の書類を積極的に電子化し、事務を効率的に進められるよう、電子取引(電子メールやサイトを通しての取引)には一定のルールに則って書類を保存することを義務付ける趣旨で2022年4月から改正法が施行されています。

改正法によると、以下のルールに則って電子データを取引関係書類が作成・受領された納税地で7年間保存することが必要です。

(1)真実性の確保:一定の規格のタイムスタンプや、訂正削除できないシステムの利用または事務処理規程が社内にあることが必要です。規定の内容は、電子データのファイルの編集・修正・削除など、保存時からの改ざん禁止を明示すること、チェックできることを盛り込みます。

<関連記事>タイムスタンプとは?電子契約での必要性や仕組み・方法を解説

(2)見読性の確保:納税地で画面やプリンターにて契約内容が確認できることを意味します。

(3)電子計算機処理システムの概要書等の備え付け:契約の管理システムには、マニュアル・手順書等があることが必要です。

(4)検索機能の確保:主要な項目を範囲指定および組み合わせで検索可能なこと。契約書の場合、タイトルや取引相手などのキーで検索ができることを意味しています。

なお、納税地での保存は、クラウドサービスを用いて遠隔地のデータセンターを利用してもよいのかどうかが気になる人もいるはずです。納税地で保管サーバに接続でき、可視性が確保できれば問題はない、と考えられています。

参考:国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】

e-文書法:法定保存文書の電子化

電子帳簿保存法が、国税関係の書類に限って電子書類の保存ルールを定めた法令であるのに対して、e-文書法は保管義務のある書類に関して、従来は書面での保存が義務付けられていたものについて広く電子保存を認める法令です。

電子保存ができれば、原本を保管する必要がなくなります。

保管に際して守るべきルールは、以下の通りです。

(1)見読性:見読性とは可視性のことで、データが見やすいかどうかを判別するものです。パソコンなどのディスプレイで確認できる必要があります。

(2)完全性:保管された書類は、改ざんされてはなりません。データが改ざんや消去されるリスクを取り除く必要があります。

(3)機密性:電子データを保存するときは、不正アクセス対策のため閲覧権限を限定し、許可された人しかアクセスしないよう、制限をかけるなど対策を要します。

(4)検索性:電子データをすぐに見つけられるように、検索できるようにすることが求められます。

適用される要件は上記のすべてが求められるわけではなく、「見読性」以外は書類ごとに満たすべき要件が異なります。これらの要件を見ると、電子帳簿保存法とe-文書法はよく似ていますが、適用範囲が異なります。

電子帳簿保存法は財務省・国税庁が管轄する法律で、国税関係の書類を対象に適用されます。

一方、e-文書法は複数の監督省庁が管轄する法律とそこに規定されている文書に対して適用され、適用範囲が非常に広いのが特徴です。

IT書面一括法:B2C文書の電子化

IT書面一括法(書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律)とは、企業から主に消費者・権利者個人との契約などの手続きに関し、交付する書面を電子メールで交付することを認めるための法律です。

主に、消費者や個人である権利者の保護のために書面が交付され、企業には書面の交付義務がありました。これについて、事務処理を紙で行うのは企業・個人ともに煩雑で負担が大きいことから、電子交付が認められています。

保険契約関連書面・消費生活協同組合の契約書面・投資信託や株の取引明細など、生活の中でもよく見る書面を電子交付で受けることが可能です。

その他、約50の法令に基づく書類について、電子交付が認められたIT書面一括法は電子契約を促進する効果があります。

ただし、不動産の売買など一部の重要書類は紙での交付が義務付けられており、すべての書面について書面交付が許されているわけではありません。

印紙税法:印紙税の対象を定めた法

印紙税法は、課税対象となる文書を別表第一に定め、文書に課税するための法律です(印紙税法第2条、第3条)。文書はその性質・金額ごとに税額が定められています。

ちなみに、印紙税法上、電子文書は課税文書に該当しません。電子文書に課税しない、とまでは印紙税法に書かれていませんが、その根拠は印紙税法基本通達によるとされています。(国税庁「通達目次/印紙税法基本通達 – 作成者等」1977年4月7日通達)

ここでは、文書は紙により作成され、交付・認証・証明などは紙により行われることが予定されています。一方で、電子文書の作成や交付・証明等は、通達上の作成・交付・証明などに当たらないとされ、国税庁の見解もまた電子文書が非課税文書であるとしています。

電子契約は、仮に紙で作成されていれば、課税文書の性質を持つ文書に該当する可能性がある内容を備えているのが特徴です。 しかし、電子契約である限りは課税文書にあたらないとされているのです。

電子契約を利用すると非課税文書になることから、印紙税のコストを削減することできます。そのため、印紙税法はもともと課税を目的とするものの、結果として電子契約を促進する効果が生じる法律であると考えられるのです。

成功する電子契約サービスの選び方のコツ

多様な書類に対応可能なサービスを選ぶ

自社で扱う書類の多くに対応していないと、余計に手間がかかることにつながりかねません。電子契約サービスを選ぶ際には、自社が取り扱うすべての書類が対応しているかどうか必ず確認しましょう。

また、海外との契約が発生する企業の場合は、英文契約に対応しているかどうかも重要なチェックポイントです。

反対に、不要な機能が搭載されすぎていると、コストがかさむことにつながります。複雑な機能や対応内容が多いと、会社規模に見合わずサーバの負担にもなりかねません。極力必要なものだけに近いものを選ぶことが重要です。

社員にとって使いやすいサービスを選ぶ

電子契約を導入すると、業務の新フローを構築することが必要です。新フロー導入時はどうしてもキャッチアップに時間がかかるので、慣れるまでは余計に手間がかかることも考えられます。

どのサービスを選んでもある程度最初ににキャッチアップの時間は必要ですが、なかでも社員が使いやすいと感じるものを選ぶことが重要です。

誰でも直感的に使えるシンプルな操作性や、見たままに作業が進められるような使い勝手のよさを重視して選びましょう。導入前に、セミナーやトライアルを通じて機能と使い勝手の確認を十分に行っておくことがおすすめです。

また、ベンダーのサポートが手厚いと、操作でわからないことが起きたときにも教えてもらうことができます。

電子契約システムを導入するときの注意点

契約を電子化する際は、電子契約システムの活用がおすすめです。電子契約システムには、契約締結や管理に便利な機能が搭載されており、契約に関する業務を効率よく進められます。

電子契約システムを導入するときは、以下の点に注意しましょう。

従業員の意見も聞いたうえで導入する

電子契約システムを導入すると、業務フローが大きく変わる場合があります。従業員の中には、「一から操作手順を覚えるのが面倒」「パソコンは苦手」など、反対意見が出ることもあるでしょう。

電子契約システムに搭載されている機能は、製品によって異なります。導入するシステムは、従業員が使いやすく、自社に適した機能を搭載しているものを選ぶことが大切です。

従業員に対して電子契約のメリットをきちんと説明し、意見も取り入れながら自社に合ったシステムを選びましょう。

なお、導入後にスムーズな利用ができるように、ツールの仕様や使い方などのマニュアルを作成して配布するのもおすすめです。加えて、マニュアルだけでなく社内研修もおこなうことで、誰でも簡単に操作できるための環境を整えておくとよいでしょう。問い合わせ窓口・問い合わせフローも準備しておくと、利用中に不明点が起きても対処しやすくなります。

電子帳簿保存法の改正に対応したものか確認

導入する電子契約システムは、電子帳簿保存法の改正に対応したものを選びましょう。

電子帳簿保存法は、2022年に改正されました。改正法に対応していないシステムを導入すると、別途で改正法に対応したサービスの導入や紙での作成・保管が必要となり、業務効率とコストパフォーマンスが低下する可能性があります。

導入する電子契約システムが改正法に対応していれば、一元管理ができるため、業務効率化やコスト改善を図れます

電子契約システムとの連携を検討すべきツール

電子契約システムを導入する際は、他のシステムとの連携も検討しておくと、さらなる業務効率改善を図ることが可能です。連携することで業務効率化の相乗効果が期待できるツールを2つ紹介します。

CRM(顧客関係管理システム)

CRM(顧客関係管理システム)とは、顧客の電話番号や住所、メール、その他取引関係の情報などを一元管理できるシステムです。

多くの企業では、顧客情報の管理や、営業活動の効率化などにCRMを活用しています。

電子契約システムとCRMを連携すれば、契約書と顧客データの紐づけができ、契約書の宛名・代表者氏名および役職などの情報をCRMから引用して契約書を作成することもできます。

大量に契約を反復して締結する場合などには、電子契約システムとCRMを連携することで、業務効率化の高い効果が期待できます。

契約書管理システム

契約管理システムとは、締結した契約書を分類して整理し、検索可能なデータベース化や、契約書の保管・管理を行うシステムです。

電子契約システムと契約管理システムが連携すれば、契約書の締結から管理までを一元化することができます。

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よくある質問:電子契約Q&A

最後に、電子契約に関してよくある質問をピックアップしてまとめてみました。

Q. 英語の契約書を電子契約で交わすことはできる?

可能です。英文契約書は電子契約書で締結されることも多く、むしろ海外の方が電子契約の普及が進んでいます。例えばアメリカでは、2000年代から電子契約関連ソリューションが盛んに利用されているのが特徴です。

すでに国際取引では多くの英文契約書が使われており、英語による電子契約は幅広く普及しています。

Q. 電子契約のやり方は?

まずパソコンで契約書を作成し、メールのやり取り等で取引先と内容に合意します。合意できたら、システムを通じて電子署名した契約書を取引先に送付しましょう。

取引先が契約内容を確認し、問題がなければ電子署名をします。締結したらそのまま電子データとしてシステムに自動で保管されます。

電子契約はシステム上の手順に慣れれば簡単かつ迅速に契約を締結することができ、保管までスムーズに進めることができます。

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NobishiroHômu編集部
執筆

NobishiroHômu編集部

 

AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」を提供する株式会社LegalOn Technologiesの「NobishiroHômu-法務の可能性を広げるメディア-」を編集しています。

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