電子帳簿保存法とは？わかりやすく解説
電子帳簿保存法は、本来紙での保存が義務付けられていた帳簿や書類を電子データで保存できるようにする法制度のことを指します。領収書や請求書などを一枚ずつ紙で保存することの負担を軽減するために作られた法制度と言えるでしょう。
電子帳簿保存法の目的と背景
電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、1998年に施行されました。この法律の目的は、国税関係帳簿書類の電子保存を認めることで、企業の事務負担を軽減し、ペーパーレス化を促進することです。
デジタル化の進展に伴い、電子帳簿保存法は適宜改正され、電子保存の要件が緩和されてきました。
＜関連記事＞契約書をペーパーレス化する方法とは？メリットや注意点を解説
電子帳簿保存法の3つの区分をわかりやすく解説
まずは、電子帳簿保存法で書類の保存する際に知っておくべき3つの区分について解説します。こちらの３つの区分は作成または受け取った書類の保存方法によって分けられています。そのため、それぞれの区分ごとに書類の保存方法が異なる点に注意が必要です。
それぞれの区分ごとの特徴や保存方法について詳しく解説していきます。
【区分1】電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、国税関係の帳簿や書類、取引関係書類を電子データで保存することを指します。
具体的には、会計ソフトで作成した帳簿や自社で電子的に作成した請求書の控えなどを電子データのまま保存できます。
【区分2】スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙で受領または作成した書類をスキャナで読み取って電子データ化し、その電子データを保存する方法です。
ただし、スキャナで書類を保存する際には改ざんを防止する観点からシステム要件や日数制限が定められています。
【区分3】 電子取引
電子取引とは、メールやクラウドサービスを経由してやり取りされた書類が対象となります。電子データで受領する書類や請求書は、利用者がデータを改ざんできないクラウドサービスを使用することでタイムスタンプなしで保存可能です。
近年、導入されたインボイス制度でも、適格請求書は電子取引として電子データでの保存が認められています。
2024年1月に改正された電子帳簿保存法の変更点
電子帳簿保存法はこれまで何度か改正されており、2024年1月にも大幅な改正が行われています。
以下では2024年の改正箇所について解説していきます。
電子帳簿等保存に関する改正事項
電子帳簿を利用することで紙帳簿の7年間の保管が不要になりました。今後、国税関係帳簿書類をクラウドサービスで作成する場合、紙での保存は必要ありません。
また、これまで電子帳簿を電子データで保存する場合は、事前に税務長の承認が必要でしたが、事業者の負担を減らすために事前承認が不要になっています。
スキャナ保存に関する改正事項
スキャナ保存の改正事項は、解像度や階調の情報保存が不要になりました。また、書類の入力者情報の確認も不要で、帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定されています。
加えて、事業者の負担を少しでも減らすためスキャナ保存時のタイムスタンプの付与期間が3営業日以内から「最長約2ヵ月と概ね7営業日以内」に延長されました。
引用：国税庁
電子取引に関する改正事項
2023年12月までは電子取引データを紙に印刷して保存することも認められていましたが、2024年1月以降は電子保存が義務化されています。
電子データを保存するときには、電子帳簿保存法の条件に従い、保存要件を満たした上で電子保存しなければなりません。
電子帳簿保存法の対象企業
電子帳簿保存法は、企業規模や法人・個人事業主に関わらず、ほぼすべての事業者が対象です。
また、副業であっても所得税法上、前々年の収入金額が300万円を超える場合には、請求書や領収書などの取引関係書類を保存する必要があります。
ただし、例外として電子取引を一切行っていない企業や個人事業主については、電子帳簿保存法の対象外となる場合があります。
電子帳簿保存法の対象書類
電子帳簿保存法の対象書類は以下のとおりです。3つの区分に分かれているので。それぞれどの書類がどの区分の対象になるのかを覚えておきましょう。
国税関係帳簿
国税関係帳簿は日々業務の中で作成される帳簿類のことを指します。これらの帳簿類は、すべて「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）」の区分に該当しています。
主な国税関係帳簿は以下のとおりです。
- 仕訳帳
- 現金出納帳
- 固定資産台帳
- 総勘定元帳
- 売掛帳
- 買掛帳
国税関係書類
国税関係書類とは、所得税や法人税などの国税の課税に直接関係する書類のことを指します。
国税関係書類は、「決算関係書類」と「取引関係書類」に分けられており、それぞれ管理方法が異なる点に注意が必要です。
決算関係書類
決算関係書類は電子帳簿保存法の対象書類に該当します。PCを利用して事業者自ら作成した書類は、電子データとして保存することが可能です。
主な決算関係書類は以下のとおりです。
- 棚卸表
- 決算書
- 貸借対照表
- 損益計算書
取引関係書類
取引関係書類は、事業で使用された納品書や請求書のことを指します。これらの取引関係書類を紙で受け取ったまたは作成した場合は「スキャン保存」の対象です。一定の要件を満たす形で画像として撮影し、保存しておく必要があります。
ただし、取引先から電子データで交付された取引関係書類については「電子取引データ」に該当します。こちらについては、次の見出しで詳しく解説します。
主な取引関係書類は以下のとおりです。
- 納品書
- 注文書
- 領収書
- 請求書
- 見積書
電子取引のデータ
メールやクラウドサービスで送られた請求書や領収書については、「電子取引のデータ保存」に区分されます。
主な電子取引データは以下のとおりです。
- 納品書
- 注文書
- 領収書
- 請求書
- 見積書
対象書類は国税関係書類の「取引関係書類」と同様ですが、受理方法によって区分が変化する点に注意が必要です。
電子帳簿保存法の対象外書類
電子帳簿保存法では、電子データ保存の対象書類について「一貫してPCを使用して作成したもの」と定めてあります。そのため、売掛帳や固定資産台帳などの手書きで作成した国税関係帳簿は電子帳簿保存法の対象外と言えるでしょう。
電子帳簿保存法に係る対象書類の保管期間と保存要件
電子帳簿保存法に係る対象書類の保存期間と保存要件については以下のとおりです。
国税関係帳簿書類の保管期間
国税関係帳簿書類は、原則として、その帳簿書類が該当する事業年度の確定申告書提出期限翌日から起算して7年間保存しなければなりません。ただし、欠損金額（青色繰越欠損金）が発生した事業年度の帳簿書類は10年間の保存が必要です。
なお、2023年10月1日から開始したインボイス制度により、インボイス（適格請求書）発行事業者は、仕入税額控除を受けるために適格請求書を交付した日または提供した日の属する課税期間の末日の翌日から２月を経過した日から起算して７年間保管する必要があります。この保管対象には、適格請求書等、つまり請求書だけでなくインボイス制度の要件に従って必要項目を網羅した領収書や納品書なども含まれます。
＜関連記事＞
電子帳簿保存法の保存要件
電子帳簿保存法の保存要件(保存する際のルール)についても事前に確認しておきましょう。国税庁公式サイトに記載されている電子帳簿等保存の保存要件配下のとおりです。
引用：国税庁
上記の表をよりわかりやすくまとめたチェックリストを紹介します。ぜひ重要書類を電子データとして保存する前に確認しておきましょう。
＜電子帳簿保存法の保存要件チェックリスト＞
- 書類の修正や削除した履歴が残っているか？
- 通常の業務処理期間を経過した後の入力を確認できるか？
- システム関係書類を備え付けているか？
- 以下3つの検索要件を満たしているか？
- 取引年月日、取引額、取引先の検索ができるか？
- 日付と取引額の範囲指定で検索できるか？
- 2つ以上の記録項目を組み合わせた条件で検索できるか？
- 書類のデータのダウンロードができるか？
電子帳簿保存で個人事業主・企業に求められる対応
電子帳簿保存法の改正で個人事業主・企業に求められる対応を3つ紹介します。
電子取引の現状確認
現状、事業の中でどのような請求書や領収書を保存しているのかを再度確認してみましょう。また確認したうえで、管理方法や保存方法について把握して記録しておくことが重要です。
このように取引の書類の詳細を明確に管理しておくことで、もし改正が行われたとしてもすぐにどの書類に影響があるのか？どの保存方法に影響があるのか？を確認することができます。
業務フローの再構築
紙と電子データの業務フローが曖昧になってしまっている場合、電子帳簿保存法の改正によって現場の混乱を招いてしまう可能性があります。そのため、保存場所や確認手順、マニュアルなどを紙・電子データそれぞれ用意し、仮にイレギュラーな電子帳簿保存法の変更があったとしてもだれもが対応できるように業務フローを再構築することが重要です。
運用フローの設計に当たっては、次のような点に留意が必要です。
- 各部門の役割分担を明確にする。
- 帳簿書類の受領から電子保存までの一連の流れを明確にする。
- 電子帳簿の承認プロセスを明確にする。
- 電子帳簿のバックアップ方法と保管ルールを明確にする。
運用開始後は、定期的に運用状況を点検し、問題点があれば速やかに改善することが求められます。また、法令改正や業務変更等に合わせて、運用フローを柔軟に見直すことも重要です。
電子データ管理システムの導入
電子データの請求書自動作成保存ツールや経費精算ツールなど新たに電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するのも重要です。新たなシステムを導入することで電子帳簿保存法に対応するだけでなく、より効率的に書類の管理ができるという利点もあります。
LegalOn Cloudは、改正された電子帳簿保存法に準拠し、AI技術を駆使して書類管理の効率化を実現するクラウド型サービスです。書類をアップロードするだけで、AIが自動で分類や必要項目の抽出を行い、管理台帳を瞬時に生成します。
さらに、電帳法で求められる保存要件をAIが自動的にチェックでき、不備が検出された場合は即時にアラートを表示し、適切な対応を促すことで、法令遵守をしっかりとサポートします。電子帳簿や契約書といった煩雑な書類管理も、手間をかけることなく、正確に行うことが可能です。
まずは以下の体験型無料デモからをお試しください。電子帳簿や契約書の管理がどれほどラクになるのか、実際の操作を通じてぜひお確かめください。
2022年1月に施行された電子帳簿保存法の変更点
2022年に施行された電子帳簿保存法の変更点についても解説していきます。
電子取引データの保存義務化
2022年1月1日以後に行う電子取引については、取引データの保存が義務化されました。電子取引とは、取引情報の授受が電磁的方式で行われる取引を指し、EDI取引、インターネット取引、クレジットカード取引などが該当します。保存対象となる電子取引データには、取引の相手先、内容、金額等の情報が含まれます。
重要書類のスキャナ保存要件緩和
2022年1月1日以後に行われるスキャナ保存について、一定の重要書類の保存要件が緩和されました。具体的には、適時入力要件が撤廃され、受領者の署名や押印のない請求書等についても、スキャナ保存が可能になりました。ただし、タイムスタンプの付与や入力者情報の保存などの要件は引き続き必要です。
電子帳簿保存におけるタイムスタンプ要件
2022年1月1日以後に行う電子帳簿保存について、タイムスタンプの付与要件が見直されました。主な変更点は以下のとおりです。
- タイムスタンプの付与期間が「おおむね3営業日以内」とされていたのが「最長約2ヵ月とおおむね7営業日以内」に延長
- 受領者等がスキャナで読み取る際に行う国税関係書類への自署が不要に
- 訂正または削除した場合の内容を確認することができるシステムを利用し、その入力期間内に記録事項を入力したことを確認することができる場合にはタイムスタンプの付与に代えることができるように
2023年10月施行の改正内容
2023年10月1日以後に行う電子帳簿保存について、電子帳簿等保存制度が見直されました。具体的には、電子帳簿の保存要件の一部が緩和され、国税関係帳簿書類の電子保存がより容易になりました。また、電子取引データの保存要件についても、一部見直しが行われています。
優良電子帳簿保存法義務者制度の創設
2023年10月1日以後、優良電子帳簿保存法義務者制度が創設されました。この制度は、一定の要件を満たし、税務当局に申請した事業者を優良電子帳簿保存法義務者として認定し、電子帳簿保存に関する要件を一部緩和するものです。これにより、電子帳簿保存の適正性を担保しつつ、事業者の事務負担の軽減が図られます。
スキャナ保存に関する要件の緩和
2024年1月1日以降にスキャナ保存される国税関係書類に関して、要件の緩和が適用されます。具体的には、
- 解像度･階調･大きさに関する情報の保存が不要
- 入力者等情報の確認要件が不要
- 帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定
という3点です。
電子取引データ保存の柔軟化
従前は、電子取引データは、原則として、国税関係帳簿書類と同様の保存要件に従って保存する必要がありましたが、改正後は、一定の要件の下で、国税関係帳簿書類とは異なる方法での保存が認められるようになりました。これにより、事業者の実情に合わせたデータ保存が可能になります。
電子帳簿保存法違反による罰則規定
電子帳簿保存法違反の罰則内容
電子帳簿保存法に違反した場合、税務上の罰則が適用されます。具体的には、次のような罰則があります。
- 電子帳簿保存法の要件を満たさずに電子保存を行った場合：青色申告の承認の取消し、又は無申告加算税・重加算税の適用
- 電子取引データの保存義務に違反した場合：青色申告の承認の取消し、又は重加算税の適用
- 電子帳簿保存法の要件を満たさない電子保存を行い、税務調査に応じない場合：検察官への告発
過去の電子帳簿保存法違反事例
過去には、電子帳簿保存法違反によって、次のような事例が報告されています。
- 電子帳簿保存の要件を満たさずに電子保存を行い、青色申告の承認が取り消された事例
- 電子取引データの保存を行わず、重加算税が課された事例
- 電子帳簿保存の要件を満たさない電子保存を行い、税務調査に応じなかったため、検察官に告発された事例
電子帳簿保存法違反を防ぐためのポイント
電子帳簿保存法違反を防ぐためには、次のようなポイントに注意が必要です。
- 電子帳簿保存法の要件を正確に理解し、適切なシステムと運用体制を整備する
- 電子取引データの保存義務を遵守し、適切なデータ保存を行う
- 定期的に電子帳簿保存の運用状況を点検し、不備があれば速やかに改善する
- 税務調査には誠実に対応し、必要な書類と説明を提供する
電子帳簿保存の運用における注意点
電子帳簿保存法の運用時に注意すべき点は以下の3つです。
電子帳簿のデータ形式と保存方法
電子帳簿保存を行う際は、次のようなデータ形式と保存方法に注意が必要です。
- データ形式電子帳簿のデータ形式は、国税庁が定める標準フォーマットに準拠する必要があります。
- 保存方法電子帳簿は、その記録事項の入力・訂正・削除の都度、整然とした形式で保存する必要があります。
- 保存場所電子帳簿は、税務当局による検査に備えて、国内に保存する必要があります。
システム障害や災害対策としてのバックアップ
電子帳簿保存を行う際は、システム障害や災害によるデータ消失に備えて、適切なバックアップ体制を整備する必要があります。具体的には、次のような対策が求められます。
- 定期的なバックアップの実施電子帳簿のデータを定期的にバックアップし、複数の媒体に保存する。
- バックアップデータの保管バックアップデータは、電子帳簿とは別の場所に保管し、災害時にも利用可能な状態にしておく。
- バックアップ体制の点検バックアップ体制の有効性を定期的に点検し、不備があれば速やかに改善する。
電子帳簿保存に関する社内規程の整備
電子帳簿保存を適切に運用するためには、社内規程の整備が不可欠です。社内規程には、次のような事項を定めておく必要があります。
- 電子帳簿保存の対象となる書類の範囲
- 電子帳簿保存の要件を満たすための運用ルール
- 電子帳簿保存の責任者とその役割
- 電子帳簿保存に関する教育・訓練の実施方法
- 電子帳簿保存の運用状況の点検・監査方法
社内規程を整備し、適切に運用することで、電子帳簿保存法違反のリスクを低減し、円滑な電子帳簿保存を実現することができます。
電子帳簿保存システムの選定ポイント
電子帳簿保存に対応するサービスを導入したい方へ向けて選定のポイントを解説していきます。
電子帳簿保存法の要件を満たすシステム機能
電子帳簿保存システムを選定する際は、電子帳簿保存法の要件を満たすシステム機能を備えているかどうかが重要なポイントになります。具体的には、次のような機能が求められます。
- タイムスタンプ機能電子帳簿の記録事項の入力・訂正・削除の都度、タイムスタンプを付与する機能。
- 検索機能電子帳簿の記録事項を検索できる機能。
- 見読可能装置の備え付け電子帳簿の記録事項を、ディスプレイやプリンタ等で見読可能な状態にする機能。
導入コストとランニングコストの比較検討
電子帳簿保存システムの選定に当たっては、導入コストとランニングコストを比較検討することが重要です。自社でシステムを構築する場合は、初期の導入コストが高くなる一方、ランニングコストは比較的低く抑えられます。
一方、クラウドサービスを利用する場合は、初期の導入コストは低く抑えられる一方、ランニングコストは比較的高くなります。自社の予算や体制に合わせて、最適なシステムを選定することが求められます。
【2024年】電子帳簿保存とは？｜まとめ
今回は電子帳簿保存法について詳しく解説してきました。電子帳簿保存法は法人・個人事業主関係なく、ほとんどの事業者が対象となります。
そのため、事業を行う誰もが対応しなければならない制度になりますが、対象書類や保存ルールなどが複雑で、事務負担を心配する方も多いのではないでしょうか？
LegalOn Cloudは、改正された電子帳簿保存法に準拠し、AI技術を駆使して書類管理の効率化を実現するクラウド型サービスです。書類をアップロードするだけで、AIが自動で分類や必要項目の抽出を行い、管理台帳を瞬時に生成します。
さらに、電帳法で求められる保存要件をAIが自動的にチェックでき、不備が検出された場合は即時にアラートを表示し、適切な対応を促すことで、法令遵守をしっかりとサポートします。電子帳簿や契約書といった煩雑な書類管理も、手間をかけることなく、正確に行うことが可能です。
まずは以下の体験型無料デモからをお試しください。電子帳簿や契約書の管理がどれほどラクになるのか、実際の操作を通じてぜひお確かめください。
＜関連記事＞【弁護士監修】企業の書類保管期間一覧！保存すべき書類とその保管方法
【弁護士監修】請求書の保管期間とは？ 企業が守るべきルールと実践的アドバイス
【弁護士監修】通帳の保管期間を徹底解説！ 保管期間や安全な処分方法は？
【弁護士監修】給与明細の保管期間とは？ 3つのメリットやリスクを詳しく解説
【弁護士監修】賃金台帳の保管期間と保存方法を徹底解説！ 違反のリスクと電子化のポイント
