電子帳簿保存法における納品書の保存義務
電子帳簿保存法では、電子データで取引情報をやり取りした際にそのデータを保存することが義務付けられていますが、そもそも納品書の保存義務と保存期間を規定しているのは所得税法や法人税法などです。一方、2024年1月1日以降、電子データで受け取った書類は、必ず電子形式で保存することが電子帳簿保存法において義務化され、紙に印刷して保存することは認められなくなりました（猶予措置あり）。これには納品書や請求書などが含まれます。
納品書の保存義務と期間
納品書の作成自体は法律上の義務ではありませんが、一度作成した場合には保存義務が生じます。この保存義務は、納品書を発行する側と受領する側の両方に適用されます。
- 個人事業主の場合
個人事業主の場合、最低5年間の保管義務が定められています（所得税法施行規則第63条・第102条）。ただし、消費税の課税事業者の場合は、7年間の保管義務があります（所得税法施行規則63条1項）。 - 法人の場合
法人の場合、7年間の保管義務が定められています（法人税法施行規則第59条、第67条）。保存期間は、確定申告書の提出期限の翌日から計算されます。
ただし、会計帳簿及びその事業に関する重要な資料は会社法により10年間保存することが義務付けられており、それには納品書も含むと考えられる場合もあります（会社法第432条2項）。
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電子帳簿保存法に違反・対応しない場合の3つの罰則
電子帳簿保存法に違反した場合、いくつかの罰則が科される可能性があります。これには以下のような措置が含まれます。
- 青色申告の承認取り消し
電子データの保存要件を守らなかった場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。これにより税制上の優遇措置が適用されなくなる可能性があります。 - 推計課税や追徴課税
電子データの偽造や改ざんが発覚した場合、追徴課税が加算され、推計課税の対象となることがあります。これには税額の10%が加算されることも含まれます。 - 会社法違反による過料
不正があった場合、会社法に基づく帳簿や書類の保存方法に抵触し、100万円以下の過料が科せられることがあります。
これらの罰則を避けるためには、電子帳簿保存法の要件に従って適切に文書を保存し、必要なシステムやプロセスを整備することが重要です。特に、電子取引におけるデータ保存義務は2024年1月から完全に義務化されるため、適切な対応が求められます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（電帳法）は、帳簿や取引関連書類の電子保存に関する法律です。この法律は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保管することを可能にし、紙の書類に依存しないペーパーレスな業務運営を推進します。法人だけでなく、個人事業主も対象に含まれます。
電子帳簿保存法における「電子取引」とは？
電子取引とは、取引情報を紙ではなく電子データでやり取りすることです。電子帳簿保存法では、このような電子取引に関するデータも適切に保存することが義務付けられています。
電子取引で授受を行った書類を保存するうえでの注意点として、受領した書類は電子データで保存しなくてはならないといったルールがあります（電子帳簿保存法7条）。
電子帳簿保存法に基づいた納品書の管理方法
電子帳簿保存法に基づく納品書の管理は、法規制を遵守しながら効率的な文書保管を実現するための重要なプロセスです。以下では、法的要件に準拠した納品書の電子保存方法と、その管理における注意点を解説します。
電子帳簿保存法における納品書の管理方法
電子帳簿保存法における納品書の管理方法には、主に以下の手順と要件が含まれます。
納品書の受領方法に応じた保存
- 紙の納品書
紙で受領した納品書はそのまま紙の形で保存することができます。ただし、適切にファイリングし、損傷や紛失を防ぐための対策が必要です。また、電子データに変換しての保存を選ぶこともできます。 - 電子データの納品書
電子データで受け取った納品書は、そのまま電子データとして保存する必要があります。これにはPDFファイル、電子メールの内容、その他デジタルフォーマットが含まれます。
電子データの管理要件
電子帳簿保存法では、電子データの保存に際して以下のような要件が設けられています。
- 真実性の確保
電子データが改ざんされていないことを保証する措置を講じる必要があります。これには、データのタイムスタンプ付与や、データの訂正・削除の履歴が確認できるシステムの利用が含まれます。 - 可視性の確保
保存したデータが容易に確認でき、検索機能を備え、必要に応じて速やかにアクセス可能であることが求められます。これには、取引の日付、金額、取引先などのキーワードで検索が可能なシステムの整備が必要です。
納品書を効率よく電子化する方法
電子帳簿保存法に基づく納品書の管理は、法令遵守と業務効率の向上に直結します。適切な電子保存を行うためには、保存方法の選定からデータの真実性・可視性の保証まで、複数の重要なステップが必要です。本ガイドでは、これらの手順と注意点に焦点を当て、法的な要件をクリアしつつ、日常業務の効率化を図る方法を詳しく解説します。
電子帳簿保存法に基づいた納品書を効率よく電子化する方法は、次の手順に従います
- スキャナ利用の準備
紙で受領した納品書も電子データで保存する場合、高解像度のスキャナを準備します。スキャナはカラーまたはグレースケールかつ解像度200dpi以上でスキャンできるものが必要です。 - 電子形式での受領と保存
電子メールやクラウドサービスを通じて電子形式で納品書を受け取る場合、それらをそのまま電子データとして保存します。保存形式はPDFや画像ファイルなど、後から内容が確認しやすい形式を選択します。 - データの整理と命名
保存するファイルには、取引日、取引先名、内容を反映した命名規則を設けることで、後から検索しやすくします。また、ファイルを年度や月ごとに整理するフォルダ構成を作成します。 - データのセキュリティとバックアップ
電子化したデータのセキュリティを保つため、適切な暗号化とアクセス制御を施します。また、データの損失を防ぐために定期的なバックアップを行い、異なる場所に保存することが重要です。
デジタル時代のコンプライアンスと業務革新の鍵
電子帳簿保存法は、現代のデジタルビジネス環境に対応するための重要な法律です。この法律に基づく文書の電子化には、迅速な文書アクセス、保存スペースの削減、文書紛失リスクの低減、効率的な文書管理と検索など、多くのメリットがあります。
ただし、適切な実施にはデータの真実性と可視性の確保、適切なセキュリティ対策、そして適切なシステムの選定と運用に注意が必要です。総務・法務担当者の方は、この法律を正しく理解し、自社に適した方法で実践することが重要です。法令遵守は必須ですが、同時に業務効率化のチャンスでもあります。
電子帳簿保存法への対応は、クラウド文書管理や電子署名の導入、定期的な社内研修など具体的な施策を通じて実現できます。これにより検索性向上、保管スペース削減、セキュリティ強化などの多面的メリットが得られます。AIやRPAの活用も視野に入れ、この機会を自社のデジタル化加速に活かしましょう。
電子帳簿保存法では、契約書の電子データ保存についても規定されています。それに適法に対応するためには、電子帳簿保存法に対応したリーガルテックサービスを導入することが近道です。LegalOn Cloudは、AIテクノロジーを駆使し、法務業務を広範囲かつ総合的に支援する次世代のリーガルテックプラットフォーム。電子帳簿保存法にも対応した契約書管理機能も備えています。興味のある方は、ぜひ以下より製品資料をご覧ください。
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