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ナレッジマネジメントに文書管理は必要？
ナレッジマネジメントを行うためには、知見やノウハウを他の社員へ共有しなくてはなりません。
そのためには、業務で使用した文書を管理することが必須と言えるでしょう。
なぜなら、文書管理なくしては、その内容を社員が把握できなくなるからです。
適切に文書管理がなされている環境下なら、社員が過去に作成された文書を確認・閲覧し、業務の流れを把握できます。
クライアント・顧客へのヒアリングや契約書作成の記録など、直接文書からでしか得られない情報があるのです。
これらの情報は口頭で誰かに説明されるよりも、文書を通して視覚的に理解したほうが、知識として身に付きます。
文書管理されていない企業だと、その業務に携われる人材が限られてしまい、結果的に属人化につながってしまうでしょう。
専門性の高い知見を持っている社員を増やすという意味でも、文書管理は必須と考えられます。
文書管理を通してナレッジマネジメントを行うコツ
ナレッジマネジメントと文書管理には、大きなつながりがあります。
文書管理ができているからこそ、ナレッジマネジメントによって業務効率化を叶えられると言えるでしょう。
以下では文書管理を通してナレッジマネジメントを行うコツを紹介します。
情報の蓄積・ピックアップを行えるようにする
文書管理において重要なのは、必要な情報を蓄積させることです。
クライアント・顧客とやり取りをしても、それらが適切に管理されていなければ、文書という形で閲覧できなくなります。
そのため文書管理では、いつでも確認できる環境を整えるために情報を蓄積することが必要です。
また、必要な情報をピックアップできる状態にすることも大切です。
その時に取り掛かっている業務に応じて、必要な文書へスムーズにアクセスできれば、生産性の向上を実現できます。
業務によっては過去のデータを確認したうえで、適切な対応を考えなくてはならないため、スムーズにアクセスできる環境は必須と言えるでしょう。
グループ化を行う
文書ファイルのグループ化を行い、管理体制を整えることが大切です。
たとえばクライアントや担当者などの条件に合わせて分類し、グループ化を行えば、編集・閲覧が簡単になります。
文書がカテゴリー別に分類されていると、特定のカテゴリー・キーワードなどで検索しやすくなります。
「今すぐ確認したい文書があるのに、ファイルの数が多すぎて見つからない」というトラブルを回避できるでしょう。
また、社外秘や極秘などの条件に応じた分類を行えば、外部へ大切な情報を漏らすリスクも低下します。
どれほど普段から気を付けていても、不注意によって情報漏えいになってしまうケースは少なくないので、しっかり対策を行いましょう。
ナレッジマネジメントに文書管理ツールを使うのがおすすめな理由
現在はさまざまな企業で、文書管理ツールが開発されています。
文書管理ツールはナレッジマネジメントの際に使用するのがおすすめと言われていますが、その理由はなぜなのでしょうか。
以下で詳しく見てみましょう。
閲覧・編集などが容易
文書管理ツールがあれば、文書の閲覧・編集が容易になり、時間短縮はもちろん社員への負担軽減になります。
キーワードやタグなどで文書を検索したり、カテゴリー別に分類された文書の中からピックアップしたりなど、条件に合わせて調べられます。文書がバラバラに保存されており、探している情報が見つけられなくなる心配がありません。
当然ながら文書管理ツールは、文書の編集も可能です。
見つけた文書をそのまま編集できるため、生産性向上に貢献してくれます。
ナレッジ共有が可能
ナレッジマネジメントに欠かせない共有機能が搭載されており、社員のスキルアップに役立ちます。
文書管理ツールに保管されているデータベースは、そのツールを利用している全社員が閲覧できるため、情報共有が容易になるのです。
また、文書管理ツールによっては、チャットやコメントなどの機能が使用できる場合もあります。
チャットは社員同士がコミュニケーションを図れるのはもちろん、業務指導・レクチャーが可能となります。
口頭で説明するよりも、チャットを通して説明したほうが、視覚的に理解しやすくなる場合もあるでしょう。
また、コメント機能があれば、もし各案件の修正対応が必要になった場合に、適切な指示内容を伝えられます。
口頭による情報伝達ミスが起こりにくくなるのはもちろん、いつでもコメントの内容を再確認できるため、案件をこなすうえでのミスを未然に防ぎやすくなるでしょう。
文書管理ツールのよくある疑問点
文書管理ツールを導入するといっても、その際に疑問点が浮かんでしまうものです。
以下ではよくある疑問点について解説しています。
使い勝手が悪くないか
文書管理ツールを導入したものの、使い勝手が悪ければ意味がありません。
結果的に情報の一元管理ができなくなる、閲覧・編集に手間がかかるなどの問題が起こり、生産性が下がってしまうでしょう。
最悪の場合はクライアントからの信頼を失い、企業としての存在すら危ぶまれます。
当然ながらすべての文書管理ツールの使い勝手が優れているわけではありません。
また、どのような操作性を求めているのかは、企業によって異なるでしょう。
もし使い勝手に対する不安がある場合は、前もってリサーチを行うことが重要です。
たとえば気になる文書管理ツールを見つけた場合、サイトにある資料をダウンロードしてみたり、動画から操作方法の解説を見てみたりしましょう。
これらなら文書管理ツールの操作性を把握できるので、導入後に失敗するリスクを回避できます。
セキュリティ対策はしっかりしているか
多くの文書管理ツールでは、セキュリティ対策が行われています。
文書の中には「社外秘」「極秘」など、重要なデータも存在するため、慎重に扱う必要があるでしょう。
そんな環境下においても、情報漏えいを防止できるよう、セキュリティ対策が強固に行われているのが一般的です。
中にはアクセス制限機能を搭載している文書管理ツールもあります。
ある文章にアクセスできるユーザーを限定したいとき、最適な形で制限が行えると便利です。
属人化防止に役立つか
文書管理ツールは、属人化防止に最適といえます。
なぜならユーザーが文書を閲覧できる状態になれば、情報共有がスムーズになり、結果的に社員の知識量が増えていくからです。
属人化を防止できれば、専門性の高い知識を持った社員が増え、企業そのものの生産性が向上します。
また、「限られた人しか業務をこなせない」という状況を回避できるため、担当者の割り振りも容易になるでしょう。
近年では感染症による影響を受け、自宅待機が必要になるケースが増えています。
万が一知見のある社員が自宅待機になり、出勤できない状況になっても、他の社員が業務をこなせばパフォーマンスの質を保てるのです。
また、文書管理ツールは過去のデータも簡単にピックアップ・閲覧ができます。
もし知見のある社員が近くにいなくても、過去の対応事例を見ながら業務を続行できるため、業務の品質を下げる心配がなくなるのです。
ナレッジマネジメントには文書管理ツールがおすすめ
ナレッジマネジメントを効率よく行うためには、文書管理ツールの導入がおすすめです。
知識やノウハウをデータとして蓄積していき、いつでも他社が閲覧できるのは、ナレッジマネジメントとして理想的な環境と言えるでしょう。
属人化防止対策がしたい、企業の生産効率を上げたいと考えている方にもおすすめです。
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