リーガルチェックは効率化できる？クラウドサービスの導入メリットを解説｜法務初心者からベテランまで、分かりやすく解説しています

リーガルチェックとは

リーガルチェックとは、先述したように法務案件に関わる作業です。

主にリーガルチェックでは、契約書に記載されている内容が法に触れないかを確認しています。

そのため「契約審査」と呼ばれることも多いです。

契約書は基本的にビジネスの相手方と交わすケースがほとんどでしょう。

リーガルチェックができていないと、相手方と契約した内容が法に触れてしまっていたり、条項が無効になったりなどの危険性があります。

このような事態を未然に防ぐ目的で、専門知識のある法務担当者によってリーガルチェックが行われています。

リーガルチェックは必要？

リーガルチェックが業務上必要かどうか、疑問に思う方もいるでしょう。

しかし、ここまでで触れたように、リーガルチェックなしでは法的根拠のある契約書を交わすことはできません。

たとえ信頼できる取引先だと思っていても、先方から差し出された契約書が必ずしも正しい内容とは限らないからです。

また、リーガルチェックを疎かにして契約書を相手方へ送付してしまった場合、トラブルに発展する可能性があります。

法令を遵守していない内容が記載されていると、取引先からの信頼を失ってしまい、不信感を抱かせてしまう結果となるでしょう。

さらに、不祥事が明らかになることで、企業のイメージダウンにつながるリスクもあります。

契約書の内容が適切か確認できなければ、自社にとって不利な内容で締結してしまう場合もあります。

法令を遵守し、お互いに納得できる内容で契約を交わすためにも、リーガルチェックは必須と言えるでしょう。

リーガルチェックの流れ

リーガルチェックを行う場合、どのような流れで行うものなのでしょうか。

これは自社で契約書を作成した場合と、相手方から送受領した場合とで異なります。

詳しく見てみましょう。

自社で契約書を作成した場合

自社で作成した契約書は、既にひな形が準備されているケースが多いです。

契約書を作成する際には、そのひな形を見ながら適材適所に加筆修正を行います。

仕上がりは相手方との契約内容やビジネススタイルなどによって異なります。

もちろんひな形を基に作成しても、それが正しいとは限りません。

そのため、作成できた後は法務部もしくは弁護士など専門知識のある人材が、契約書の内容に問題が無いか確認します。

たとえば法令を遵守しているか、自社にとってマイナスになる要素はないかなどをチェックし、不備がある場合は再度加筆修正を行います。

どの契約書にも法律が関連しますが、これは企業の規模に応じて変わる場合があります。

そのため契約書のリーガルチェックは、適切に行わないと意味をなさないものになってしまう点に注意が必要です。

相手方から契約書を受領した場合

相手方から受領した契約書の場合、自社にとって一方的に不利な項目が記載されていないか、法に触れる内容はないかなどを確認しなくてはなりません。

たとえ信頼できる取引先でも、全ての項目において完璧な契約書を送付してくるとは限りません。

取引先の目線で見ると問題が無くても、自社にとってはマイナスに感じる条項が記載されているケースも多いです。

万が一問題がある場合、相手方に確認します。

その際は加筆修正案を出し、双方にとって納得できる契約書にしなくてはなりません。

リーガルチェックの注意点

リーガルチェックを行う際には、いくつかの注意点が挙げられます。

注意点を意識しながら作業しなくてはならないため、法務担当者にとって負担となることも多いです。

具体的にどのような注意点があるのか、以下で解説していきます。

問題が起きた場合を想定する

そもそもリーガルチェックは、契約後に万が一問題が起きてしまった際に対処する、もしくは問題を未然に防ぐ目的で行われています。

たとえば契約後に何らかの問題が起こったときの損害賠償や保証、または途中解約となる条件などを契約書に記載しておくことで、トラブル時にスムーズな対応ができるようになります。

そのため、リーガルチェックを行う際には、問題が起きた場合を想定しなくてはなりません。

問題が起こった際に適切な処理ができるよう、契約書に対応策や手順などを記載しておくことも必要です。

明確に記載されていれば手順通りに対応できるため、負担軽減につながります。

過去の契約内容を確認する

たとえば過去に相手方とすでに契約しており、新たに契約を締結する場合、それぞれに矛盾のない契約内容にしなくてはなりません。

そのため、契約を新たに結ぶ場合は、過去の契約内容を必ず確認します。

過去の契約内容が確認できていない、もしくは見落としがあった場合は、法に触れた状態で契約してしまう可能性があります。

法令違反は取引先や顧客からの信頼を損ない、自社に大きなダメージを与えてしまう事態となるため、絶対に避けなくてはなりません。

新たに取引先と契約する場合は、毎回過去の契約内容をチェックして、矛盾がないことを確認したうえで作成します。

一つひとつの条項をチェックしつつ、必要に応じて法令調査も行う必要があるため、法務担当者にとっては大変な作業となるでしょう。

用語の確認

契約書には普段見慣れない専門用語を使用するため、意味合いが曖昧なまま受け取ってしまいがちです。

見聞きしたことの無い用語があり、条項の意味を正確に理解できない場合は、用語を調べて確認しなくてはなりません。

この確認が疎かになると、条項を正しく理解しないまま締結してしまい、自社にとって不利な契約となる可能性があります。

用語の意味が分からないからといってそのままにするのではなく、その都度意味を確認し、条項に問題が無いか確認しましょう。

また、その際は法令に即しているかも確認し、法律違反にならないよう十分留意しなくてはなりません。

契約書に記載されている意味合いを正しく理解できていないと、自社と相手方で認識にズレができてしまう場合があります。

認識が異なるとトラブルを招き、最悪の場合は訴訟問題に発展してしまいますので、何としても避けなくてはなりません。

専門用語は誰しもが避けて通りたいと思ってしまうものですが、契約書においては毎回意味合いを調べることが大切です。

リーガルチェックに役立つクラウドサービスとは

法務で欠かせないリーガルチェックですが、近年ではその処理を効率化するためにクラウドサービスを導入する事例が増えています。

このクラウドサービスとはどのような特徴を持っているのでしょうか。

以下で解説していきます。

契約内容をチェックできる

クラウドサービスを利用してリーガルチェックを行えば、契約内容を確認できます。

たとえば自社にとって不利な条項が記載されていないか、契約によってどのようなリスクが伴うかなど、クラウドサービスなら自動的に確認できるのが特徴です。

これまでは法務担当者が目視で一つひとつチェックしていたポイントを自動的に処理できるため、生産効率が高まると話題になっています。

クラウドサービスの中にはAIによるレビューシステムを導入しているものもあります。

AIは条項のチェックが正確なのはもちろん、契約内容の修正案も提示できるため、非常に機能的です。

契約書の加筆修正を行う際、どの部分をなぜ修正しなくてはならないのかが明確になるため、圧倒的に作業効率が高くなります。

また、AIなら契約に伴うリスクも提示してくれます。

通常であれば問題が起こった際を想定し、毎回条項を考えなくてはなりませんが、クラウドサービスによるチェックならその手間も省けるでしょう。

LegalOn Cloudは、AIテクノロジーを駆使し、法務業務を広範囲かつ総合的に支援する次世代のリーガルテックプラットフォームです。あらゆる法務業務をAIがカバーできるほか、サービスを選んで導入できるため、初めてリーガルテックの導入を検討する方にもおすすめです。

契約書の管理が可能

契約書を紙で保存するのではなく、データ化して一元管理可能となっています。

データベース化された契約書を管理する方法なら、紙よりもスペースを必要としません。

また、取引先や契約内容などに合わせて契約書を検索できるので、過去の契約内容を確認したいときもスムーズです。

契約書の管理を電子的に行えるため、ナレッジ（知識・スキル）が蓄積されるメリットもあります。

新人の法務担当者が過去の契約書を閲覧すれば、どのように処理をするべきなのかある程度把握できるため、属人化防止になるでしょう。

また、ほとんどのクラウドサービスには、契約書のひな型となるテンプレートが使用できます。

テンプレートを基に作成すれば、契約書をすぐに仕上げられるため、業務上の負担も軽減できるでしょう。

AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」は、契約書データをアップロードするだけで契約管理に必要なシステムへの入力を行い、台帳管理を簡単に実現できます。

契約書のスキャンデータを用意し、LegalForceキャビネにドラッグアンドドロップすると、全文テキストデータ化してAIが管理台帳を自動生成します。導入後すぐに、そして簡単に、契約書管理を始めることができます。

ミスの未然防止効果も

どれほど優秀な法務担当者が在籍していても、ミスをしてしまう可能性は十分考えられるでしょう。

特に属人化リスクが高い状況の場合、一部の法務担当者にだけ作業が集中してしまい、負担をかけてしまった結果ヒューマンエラーを招いてしまう恐れがあります。

クラウドサービスでリーガルチェックを行えば、このようなミスも未然防止も行えます。

特にAIによるチェックが可能なクラウドサービスなら、抜け漏れがある箇所を自動的にピックアップできるので、目視で一つひとつ確認する必要はありません。

当然ながらAIはヒューマンエラーを起こしてしまう心配は一切なく、常に正確かつスピード感のあるリーガルチェックを可能としています。

契約書は小さなミスが大きな問題に発展してしまう分野のため、可能な限りミスは避けたいものです。

リスク回避を重視するなら、やはりクラウドサービスの導入が適しているでしょう。

リーガルチェックに使用するクラウドサービスのチェックポイント

リーガルチェックのためにクラウドサービスを導入する場合は、英文に対応できるものを選ぶのがおすすめです。

もし普段から日本の企業と契約することが多くても、今後業務展開によって海外の取引先と契約する機会があるかもしれません。

特にグローバルな形で業務展開をする予定がある場合は、英文に対応したクラウドサービスを導入するのは大切です。

また、AIによる自動レビュー機能も必要です。

契約書におけるリスクを瞬時に見つけ出せれば、法務担当者の手間を省き、自社にとって不利な条項を避けられます。

その際に修正案の提案、レビュー結果のダウンロード機能などが使えるのが理想です。

さらに、セキュリティ対策も欠かせません。

契約書を扱うクラウドサービスだからこそ、アクセス制限や履歴の確認などができるものを選びましょう。

まとめ

リーガルチェックは契約書を扱う企業において欠かせない作業です。

自社と相手方双方が納得できる契約内容にするためにも、リーガルチェックは契約書の作成・加筆修正の度に行わなくてはなりません。

しかし、法務担当者の負担になりがちな作業である点も事実です。

効率よく処理を行うためには、クラウドサービスを導入してみましょう。

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