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法務案件管理システムは業務効率化に最適
法務案件管理ツールは、その名の通り法務案件を効率よくこなすために役立ちます。
クライアントとのやり取りが一元管理されるため、これまで一般的だったメールツールよりも閲覧しやすく、コミュニケーションが円滑になります。
案件やクライアントに応じてメッセージを個別に管理できるため、メールボックスに関係のないメッセージが受信されて探しにくくなる心配がありません。
また、法務案件管理システムがあれば、案件の進捗管理が容易になります。
現在どのタスクが残っており、いつまでにこなせばよいのか、現在どこまで作業が終わっているのかなど、さまざまな情報が一目で把握可能です。
このシステムによって、スケジュール調整が容易になったり、未着手の案件を無くしたりできるでしょう。
結果的に業務効率化に貢献してくれるシステムのため、近年では多くの企業から評価されています。
法務案件管理システムの機能
業務効率化ができる法務案件管理システムですが、どのような機能が搭載されているのでしょうか。
以下で詳しく見てみましょう。
文書管理
文書管理は、法務案件管理システムの代表的な機能といっても過言ではありません。
法務業務において、契約書を作成したり、法務相談を受けたりなどの作業は必須です。
その際に文書を作成したり、クライアントから受け取ったりする場合がありますが、それらを毎回管理するのは大変です。
そこで法務案件管理システムを活用すれば、これらの文書を一括管理できます。
多くの法務案件管理システムでは、文書をキーワードやカテゴリ等に応じて検索できる機能もあるため、探しているファイルをすぐに見つけ出せる点も魅力です。
複雑な分野である法務の場合、過去の事例を参考にしながら業務に取り掛かる必要もあるでしょう。
そのようなシーンでも、昔の文書をすぐにピックアップできれば、スムーズに問題を解決できます。
進捗管理
法務案件管理システムの中には、便利な進捗管理システムが個別に搭載されている場合もあります。
案件に応じて進捗状況が可視化される機能があれば、スムーズに業務へ取り掛かれるでしょう。
また、進捗管理によって「未着手」「対応中」などの進行状況が明確になるため、状況に応じて担当者を割り振ったり、スケジュールを調整したりできます。
機能によっては、誰が何の案件を担当しているのかも表示されます。
また、法務案件管理システムの中には、タスク管理機能が搭載されているものもあります。
進捗状況を確認した後、個別にカレンダーツールを開く必要がないため、納期の管理が容易になるでしょう。
進捗状況は社内だけではなく、当然ながらクライアントにも大きな影響を与えます。
納期内に業務をこなせないと、クライアントからの信頼を損なう恐れもあるため、進捗管理システムはとても重要な機能なのです。
契約書の編集機能
法務案件において欠かせない契約書の作成・編集も、法務案件管理システムを通して行えます。
中でもオンラインエディタは、法務案件管理システムからそのまま編集できるため、作業がスムーズになるのが魅力です。
当然ながら契約書は、法務案件管理システムに保存され、いつでも閲覧が可能です。
キーワードやカテゴリなどに応じて検索も可能となり、管理が容易になる点でも注目されています。
さらに近年では、AIによるサポートシステムを搭載することにより、契約書の修正提案を行う法務案件管理システムもあります。
契約書の条文に合わせた提案のため、参考にしながら契約書の編集が可能です。
法務案件管理システムを導入する流れ
法務案件管理システムを導入するには、何から始めたら良いのでしょうか。
具体的な方法を見てみましょう。
どのようなシステムがあるのかリサーチする
前述したように、現在はさまざまなシステムが開発されています。
その中から自社に合った、使い勝手のよい法務案件管理システムを見つけましょう。
リサーチをして見つかった法務案件管理システムをいくつかピックアップし、それぞれの機能性を比較するのがおすすめです。
法務案件管理システムをピックアップした際には、それらに必要最低限の機能が搭載されているか確認しましょう。
たとえばここまでで紹介した法務案件管理システムの代表的な機能は、必須要素といっても過言ではありません。
さらに、安全管理やリスク回避に役立つ「セキュリティ対策システム」も、どの程度優れているか重視する必要があります。
システムを手掛けているホームページによっては、具体的な機能性を紹介している資料の請求を受け付けている場合もあります。
気になるシステムを見つけた場合は、資料請求して比較するのもおすすめです。
システムに関する情報共有を行う
せっかく法務案件管理システムを導入しても、社員が使いこなせなければ意味がありません。
使用する社員全員に対して、情報共有を行いましょう。
法務案件管理システムを使い、今後どのように業務を進めていくのか、明確に指示しなくてはなりません。
また、必要に応じてシステムの使い方を指導する必要もあります。
責任者は法務案件管理システムをある程度使いこなせるようになり、業務フローを社員にレクチャーすることが大切です。
法務案件管理ツールを選ぶ際に悩んだときは？
さまざまな法務案件管理ツールがあると、どれを選ぶべきか悩んでしまうかもしれません。
ここで、ツール選びで悩んだときのコツを紹介します。
資料や動画を参考にする
法務案件管理システムによっては、専用の資料を閲覧できる場合があります。
大抵は各システムのホームページで、機能に関する説明がなされていますが、資料のほうがより詳しい内容を把握できるでしょう。
その法務案件管理システムでできること、できないことが明確になるため、比較しやすくなります。
資料はホームページからpdfをはじめとするファイルでダウンロードできる場合もあれば、開発した会社へ請求しなければならない場合もあります。
いずれにしてもホームページよりも情報量が多いため、より細かい機能性を把握できるでしょう。
また、資料だけではなく動画を閲覧できる場合もあります。
動画は視覚的に法務案件管理システムの機能を理解できるメリットがあります。
実際に操作している様子が映し出されたり、音声・アニメーションなどで機能をより分かりやすく解説していることも多く、システム選別に役立つでしょう。
事例や口コミを見る
実際にそれぞれの法務案件管理システムを導入した事例を見てみましょう。
どのようなシーンに役立ち、業務効率化に貢献しているのかが可視化されます。
法務案件管理システムの機能性をただ羅列された情報を見るより、導入事例もチェックしたほうが、実際の使い勝手をイメージしやすくなります。
また、実際に使用している人の口コミを参考にするのもおすすめです。
使ってみた結果どのように感じているのか、業務にどのようなメリットをもたらしているのかなど、リアルな声を参考にできます。
第三者の声は、法務案件管理システムに限らず、商品選別においてとても役に立つ要素と考えられるでしょう。
法務案件管理システムは便利
法務案件管理システムの導入により、業務を円滑に進められるのは言うまでもありません。
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