.png)
法務案件管理ツールとは
法務案件管理ツールとは何を指すのか、知らない方も多いでしょう。
そもそも法務案件管理とは、法務に関する案件を一括管理することを指します。
たとえば法務業務を扱う従業員に対して案件を割り振ったり、法務案件の進捗をチェックしたりなど、これらのことを法務案件管理といいます。
そして、法務案件管理を一括で行えるシステムのことを、「法務案件管理ツール」と呼ぶのです。
近年ではさまざまな法務案件管理ツールが開発されており、業務効率化のために導入する事例も増えています。
専用のツールならではの使い勝手やメリットが実感できるという声も多く、専門性の高い法務案件管理において高い機能性を発揮しています。
法務案件管理ツールの特徴
法務案件管理ツールにはさまざまな機能が搭載されており、高い利便性があると定評があります。
以下は一般的に法務案件管理ツールの特徴です。
情報共有ができる
法務案件管理ツールを導入すると、ある案件に関する情報が、システムによってすべて集約されます。
そのため、社内で法務案件管理ツールを通して社員が案件をチェックすれば、その案件の進捗状況をいつでも確認できます。
「知らなかった」「把握していなかった」などを理由に、案件対応が疎かになる心配がなく、リスク回避ができる点で評価されています。
また、情報共有によって、社員へさまざまな知識を与えることも可能です。
法務案件管理ツールを通して、その案件がどのように対応されているのか、問題が起こったときどのような方法で対処されているのかなど、全社員が閲覧できるのが魅力です。
そのため、法務案件管理ツールの導入により、案件に対応した社員のノウハウが、他社員へも共有されていきます。
結果として法務案件の知識を持つ人材が増えていき、よりスムーズに業務をこなせるようになるでしょう。
法務案件をこなせる社員が限られている状況下であれば、より大きな意味を果たします。
進捗管理が行える
法務案件管理ツールがあれば、それぞれの案件に応じて進捗状況の管理ができます。
たとえばAという案件があったとき、その担当者は誰でどの程度業務が進んでいるのか、また、全体の業務量はどの程度なのかを把握可能です。
進捗管理によって、法務案件に携わる従業員の負荷を把握しつつ、必要に応じて業務を割り振ることもできるでしょう。
システムによって現場の状況が可視化されるからこそ、状況に合わせて適切に対応できます。
また、タスク漏れのリスクを回避できる特徴もあります。
案件に着手していなかった、期日を忘れていたなどのトラブルが起こりにくくなり、効率よく業務を進められるようになるでしょう。
災害が起きたときの対策になる
日本では地震や台風など、さまざまな災害が起こります。
そのため、万が一の事が起こったときを見越して、災害対策を行わなくてはなりません。
その観点から見ても、法務案件管理ツールの導入は十分な対策法として役に立ちます。
法務案件管理ツールが導入されていれば、災害時に業務の引き継ぎが円滑に行えるため、進捗状況に支障がありません。
システムを通して案件の概要、対応状況などが一目で把握できるため、業務を引き継いだ社員が問題なくその後の工程をこなせるでしょう。
また、以前よりも感染症に対する意識が高くなった企業も増えました。
そのような環境下においても、法務案件管理ツールは役に立つと考えられます。
万が一感染症の流行により、出勤が困難になった社員がいても、他の従業員が案件の対応ができます。
法務案件管理ツールを導入するメリット
法務案件管理ツールは、非常に利便性が高いシステムです。
導入によって大きなメリットが挙げられるので、以下で見てみましょう。
案件管理が簡単になる
一般的に法務案件管理は専門性が高い分野のため、審査や契約書などさまざまな工程が必要です。
また、それらの工程に応じて書類作成が必要となるため、各種資料を管理しなくてはなりません。
そこで法務管理案件ツールがあれば、システムを使って各種資料を管理できます。
法務案件管理ツールなら、必要な資料をピックアップできます。
また、口頭での依頼とは違い、一元的に管理が行えるため、案件の内容を誰もが簡単に把握できます。
対応がスムーズになる
法務案件管理ツールによって、それぞれの案件対応がスムーズになります。
前述したように進捗管理が行えるため、そのときの状況に対して最適な方法で対応ができます。
また、メールやチャットツールなどでのやり取りより、クライアントとのコミュニケーションが円滑になるメリットもあります。
特にメールの場合、案件以外のメールも送受信されるため、一元管理に向いているとは言い難いでしょう。
案件に関するメールを閲覧したいときは検索が必要だったり、もしくは毎回フォルダ分けをする作業が発生したりする場合もあります。
法務案件管理ツールなら、それぞれの案件に応じてデータが蓄積されていき、簡単に管理ができます。
結果的にクライアントとのやり取りがよりスムーズになり、業務効率化を叶えられるのです。
法務案件管理ツールの選び方は？
現在はさまざまな法務案件管理ツールがあるため、どれを選ぶべきか悩んでしまうかもしれません。
ここで、具体的なツールの選び方を紹介します。
セキュリティを重視する
法務案件管理に関わらず、システム・ツールの導入には、セキュリティが大切な要素となります。
セキュリティがしっかりしたツールでないと、大切な情報が外部に漏れてしまうリスクがあるからです。
各案件に関する情報はもちろん、自社もしくはクライアントの情報まで知られてしまう可能性があり、今後の業務において大きな支障が出てしまいます。
セキュリティ対策がなされているツールなら、このようなトラブルを回避できます。
たとえば「不正アクセス対策」がなされているツールの場合、社内以外の人間が閲覧・管理などができない状況になります。
また、MFA認証機能があれば、本人確認を複数の要素で行うことにより、不正なユーザーによるアクセスを回避できるでしょう。
法務案件管理ツールを選ぶ際には、これらのシステムがあるかチェックしてみてください。
使い勝手
たとえ便利なツールだったとしても、社員が使いこなせなければ意味がありません。
進捗管理ができるはずのツールですが、
・どこから案件の進捗をチェックすればいいのか分からない
・蓄積されたタスクをどのようにこなせばいいのか方法が分からない
といった問題が発生することがあります。
しかし、画面構成がシンプルで分かりやすく、操作方法が簡単なツールを使えば、このような問題をクリアできるのです。
使い勝手がよければ、法務案件に携わるすべての社員、また案件に直接関わっていない社員も、ツールを簡単に使用可能です。
法務案件管理ツールの導入を
法務案件管理ツールにはさまざまな魅力があり、業務を円滑に進めるために欠かせないものです。
近年では特に業務効率化が重視される時代になったため、法務案件ツールの存在はかけがえのないものになっていくでしょう。
初めてのリーガルテックなら「LegalOn Cloud」
LegalOn Cloudは、AIテクノロジーを駆使し、法務業務を広範囲かつ総合的に支援する次世代のリーガルテックプラットフォームです。あらゆる法務業務をAIがカバーできるほか、サービスを選んで導入できるため、初めてリーガルテックの導入を検討する方にもおすすめです。
.png)
