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ナレッジマネジメントは法務に必要なのか
ナレッジマネジメントとは、ある社員のスキルを共有することにより、社員全体の知識・ノウハウを蓄積させることを言います。
知識・ノウハウを持つ社員がナレッジマネジメントによって増加すれば、企業の生産効率がアップし、利益獲得やクライアントからの評価につながるでしょう。
これらを実現するためにも、社内でナレッジマネジメントを積極的に行う必要があるのです。
クライアントから求められるサービス品質は高くなるばかりですが、そんな状況についていける企業は限られています。
法務は管理業務での対応がより複雑になっているため、誰もがスムーズに対処できる環境を構築しなくてはなりません。
このように考えてみると、法務にもナレッジマネジメントは必要といえます。
法務は専門性の高い知識を求められるため、社員がスキルを身に付けるためには、ある程度の学習時間が不可欠です。
しかし、スキルアップのためだけに時間を費やしてしまっては、業務に支障をきたしてしまうでしょう。
そんなとき、ナレッジマネジメントにより知識・ノウハウの共有を行えば、過去の事例やデータから知見を得られるのです。
しかも、法務業務に関わっている社員全員に情報共有ができるため、時間効率も良い方法となります。
法務でナレッジマネジメントを導入するメリット
法務でナレッジマネジメントを導入した場合、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
以下で詳しく見てみましょう。
属人化防止になる
「ある業務に対応できる人が限られており、その人がいなければ業務が回らない」という問題は、どの企業でも起こりうる問題です。
特に専門性の高い分野の場合、知見を得ている社員が限定されているのが原因で、その人だけに業務が集中してしまうケースもあります。
しかし、この状況では業務の割り振りがバランスよく行えているとは言えません。
結果的に一部の社員だけ負担が大きくなり、心身にストレスを感じ出社できなくなる場合もあります。
万が一このような結果になれば、社内に知見のある人材がいなくなり、業務を進められなくなってしまうのです。
納期内に間に合わない、クライアントからの信頼を失うなど、さまざまな問題が起こりうるでしょう。
属人化防止はこのような問題の対策として重要です。
特に法務は属人化しやすい分野と言われているため、ナレッジマネジメントを積極的に導入すべきといえるでしょう。
知識が可視化され分かりやすい
知見のある社員が、他の社員に知識を共有しようとしても、ナレッジが蓄積されていなければ非効率的になりがちです。
研修やOJTなどで社員へ指導を行うケースも見られますが、これでは一人ひとりに与える情報量が不十分なことも多いです。
また、社員数が多いと一人ひとりに対してバランスよく指導ができず、時間を無駄にしてしまうこともあるでしょう。
この問題を解決するための方法として、ナレッジマネジメントが適しています。
ナレッジを蓄積し、管理・共有を行えば、その社員が持っている知識が可視化されるからです。
一目見ただけで知識・ノウハウを把握できるため、通常よりも圧倒的なスピードで情報共有できるでしょう。
また、知識が可視化されると、法務業務に携わる社員全員で、共通認識を持てるメリットもあります。
口頭で指導するよりも認識にズレが起こりにくく、案件に取り掛かりやすくなるのです。
サービス品質がアップする
サービス品質の向上は、どの企業にとっても重要な課題と考えられます。
そのためには従業員のスキルアップを叶え、企業全体の生産効率を向上させなくてはなりません。
しかし、分かっていても中々それを実現できないケースは非常に多いです。
そこでナレッジマネジメントが行われていれば、知識の共有によって従業員のスキルが一定水準に保たれます。
どの社員も高い知識・ノウハウを持っている状態になれば、結果的に生産効率が上がり、サービス品質も向上していくのです。
また、社員自身がスキルアップを実感できれば、モチベーション向上効果も期待できます。
自身の成長に対して前向きになれば、業務に対するやる気もアップしていくでしょう。
ナレッジマネジメントを法務で導入しない場合のデメリット
ナレッジマネジメントを法務で導入しない場合、どのようなデメリットがあるのでしょうか。
以下で詳しく見てみましょう。
過去の事例を参照できない
ナレッジが蓄積されていない環境下では、過去にどのような事例があったのか参照できず、対応に苦労してしまうのは必須です。
特に法務案件は、過去の事例を見て対処法を考えることが非常に多いため、ナレッジが蓄積されていないと問題が発生します。
ナレッジが蓄積されていると、過去に作成した契約書を閲覧しながら文書の新規作成ができるのはもちろん、たたき台が用意されていることもあります。
業務効率化により案件をこなすスピードも速くなり、クライアントからも信頼されるようになるでしょう。
ナレッジマネジメントが導入されていないと、スムーズな対応ができません。
法務案件は背景事情によって異なる結論になることが非常に多く、ナレッジの蓄積によって情報が整理されている状態が理想的なのです。
休職・退職などで対応ができなくなる
法務知識のある社員Aが、休職・退職などで不在になったとします。
このとき、他の社員に十分な法務知識が備わっていないと、社員Aのような対応ができません。
ナレッジが蓄積されていないと、過去の事例を見て対応もできないため、業務に支障をきたしてしまうのです。
どれほど優秀な社員が在籍していたとしても、その社員だけが知識・ノウハウを有している状況は、あまり望ましくありません。
なぜならその社員が今後も変わらず企業に在籍しているとは限らないからです。
何らかの事情によって出勤できなくなった場合には、どうしても業務における生産効率が下がり、場合によってはサービス品質そのものも下げてしまいます。
ナレッジが蓄積されていれば、法務知識が平等に共有されている状態となります。
「法務に詳しい人材が限定されている」という属人化対策になるため、優秀な社員を増やせる結果となるのです。
リスクヘッジができていない場合、外部の弁護士に案件の依頼をせざるを得ない場合もあります。
当然ながらその場合はコストがかかるため、企業にとってもかなりの痛手となるでしょう。
従業員の不満につながる
ナレッジマネジメントを導入しないと、従業員の不満を招きます。
なぜならナレッジが蓄積されていない状況では、社員は思うようにスキルアップできないからです。
多くの社員は働きながら実績を作りたい、スキルアップして評価されたいと考えています。
しかし、そのためのナレッジがなければ、知識・ノウハウを学べる機会がありません。
また、ナレッジマネジメントが導入されていない職場では、ここまでで解説したように属人化のリスクが高まります。
すると、ある社員だけに業務が固まり、心身に負担が生じてしまうのです。
「自分ばかりが苦労している」と社員がストレスを感じてしまい、職場への不満につながってしまう恐れがあります。
社員へ同様にナレッジを共有している状態は、職場満足度向上のためにも理想的といえます。
職場への不満が高まれば、社員の離職率も比例して高くなってしまうでしょう。
人材不足を招くと生産効率も落ちるため、このような事態は避けなくてはなりません。
法務業務にこそナレッジマネジメントを
ナレッジマネジメントは法務業務にとっても欠かせないものです。
法務業務は高い専門性から、過去の事例を見ながら対応方法を決めていく場合があります。
そのため、ナレッジが蓄積されている環境下が理想的です。
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