PDF形式の契約書も有効
「契約書のPDF化」とは、契約書を複合機などでスキャンして、PDF形式で保存することを指します。一定の条件を満たしていれば、PDF化した契約書も有効で、当事者に対して法的効力を持ちます。
そもそも契約は、当事者の申し込みと承諾があれば成立し、契約書の作成自体が要件ではありません（民法522条1項）。契約書は、後のトラブル防止等のために作成するもので、法令に特別の定めがある場合を除き、その形式等は契約内容に影響しません。
契約書のPDF化について、関連する法令が2種類あります。税務上の文書としての効力を定める「電子帳簿保存法」と、民事訴訟における書証（文書による証拠）の効力を定める「民事訴訟法」です。ただし二つの法律では、PDF化して保存した契約書の取り扱いに違いがあります。
電子帳簿保存法では、電子化した契約書を「国税関係書類」の原本と認めています（電子帳簿保存法第2条第2号、第4条第3号）。
一方、民事訴訟法では電子化した契約書は、文書の「原本」としては取り扱われません。しかし「準文書」として、データは裁判官の証拠調べの対象となる証拠となります。（民事訴訟法231条）
このように電子帳簿保存法・民事訴訟法ともに、契約書を電子化したPDFなどのデータについて、一定の法的効力があることを認めているのです。
＜関連記事＞契約書を電子化する方法やメリットを紹介！電子化できない契約書についても解説
電帳法のスキャナ保存要件を満た必要があります
PDF化された契約書の有効性を確保するには、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に定められた保存要件を満たす必要があります。
電子帳簿保存法とは、もともと紙での保存が義務付けられていた帳簿や書類を、電子データとして保存できるようにするための法制度です。
以下の記事では、電子帳簿保存法の基礎知識や、最新の改正内容、実務での具体的な対応方法まで詳しく解説しています。理解を深めたい方はぜひ併せて確認してみてください。
＜関連記事＞電子帳簿保存法とは？対象書類や2024年の改正内容をわかりやすく解説
原本は破棄しないでおく
PDF化した契約書について注意したいのは、原本を廃棄してはいけない契約書が存在するという点です。
電子帳簿保存法では、保存されたデータを原本と照らし合わせて確認する作業を要求する「適切処理要件」という規定が廃止されたため、紙の原本は廃棄可能とされています。
一方で契約書の中には法律で必ず書面で作成することとされているものがあり、紙の原本を破棄できないことがあります。例えば「事業用定期不動産賃貸借契約書」などです。
また過去の契約書も、法律で「保管年限」が決められているものがあります。例えば法人税法施行規則（第59条第1項第3号）では契約書の保存期間は7年であり、その期間中は廃棄できません。
また、紙の原本を破棄してしまうと証拠としての能力が発揮できない可能性があるため、紙の契約書は破棄しないで保管しておくのが安全です。
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契約書をPDF化する方法
契約書をスキャンしてPDF化する方法について解説します。次のような方法があります。
複合機（コピー機）でスキャン
保存形式を「PDF」にして、オフィス等にあるコピー機でスキャンします。読み取れるよう一定の画質にすることが重要です。電子帳簿保存法によると、「200dpi相当以上」の解像度が求められます。スキャンする際にコピー機の設定を確認しましょう。
カラー原本の契約書はカラーでスキャンすると、捺印部分が分かりやすくなります。また、スキャン時にページの抜けや重複がないかを確認することも重要です。
専用スキャナでスキャン
スキャンに特化したスキャナを利用します。一度に大量の契約書をスキャンしたい場合や、両面が読み取り可能なモデルであればスピーディーにスキャンすることができます。用紙サイズがバラバラな契約書でも一度にスキャンできるモデルもあります。
Wordで作成された契約書をPDF化する方法
紙の契約書をスキャンするだけでなく、Wordで作成・保存されている契約書も、簡単にPDF化することが可能です。手順は下記のとおりです。
- PDFに変換したいWordファイルを開く
- メニューバーの「ファイル」をクリックし、表示されるドロップダウンメニューから「名前をつけて保存」を選択
- 「名前をつけて保存」のページで、ダウンロードの形式を「PDF」にする
- 任意のファイル名と保存場所を指定し「保存」を選択
以上の手順で、WordファイルはPDFに変換され、指定した場所に保存できます。この手順はMicrosoft Wordの基本的な機能を使用しているため、特別なソフトウェアを追加でインストールする必要はありません。
契約書のレビュー時にWordを使う方は、こちらの記事もチェックしてみてください。
＜関連記事＞Wordで契約書を作成・レビューする時のおすすめ機能15選
電帳法のスキャナ保存要件（2024年電帳法改正対応）
スキャナ保存は、電子帳簿保存法（電帳法）の保存区分の1つです。紙で受け取った書類や、自ら作成して紙で交付する書類の写しをスキャンし、電子データとして保管できるようにするための要件を定めています。契約書、請求書、領収書、見積書、注文書、納品書などがスキャナ保存の対象です。
スキャナ保存を行う際には、以下の要件を満たす必要があります（2024年1月の電帳法改正により、一部要件が緩和されています）。
- 一定水準以上の解像度およびカラー画像での読み取り
- 見読可能装置の備え付け
- 検索機能の確保
- 訂正・削除ができないシステムに保存、またはタイムスタンプの付与
- システム書類の整備
- 帳簿との相互関連性（2024年1月～一般書類は不要に緩和）
- 解像度情報などの保存（2024年1月～不要に緩和）
- 入力者情報の確認（2024年1月～不要に緩和）
この8点について、以下に詳しく解説します。
①一定水準以上の解像度およびカラー画像での読み取り
スキャナ保存を行う際は、読み取り解像度が200dpi以上であることが求められます。カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ256階調（約1,677万色）以上）が必要で、白黒での保存は認められていません。これにより、原本と同等の視認性を確保し、改ざん防止にもつながります。
②見読可能装置の備え付け
保存した電子データを、いつでも明瞭に表示・出力できる装置（ディスプレイやプリンタなど）を備えておく必要があります。これにより、税務調査などにおいても即座に内容を確認できる体制を整えることが求められます。
③検索機能の確保
保存された電子データには、以下の項目で検索できる機能を備える必要があります：
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先名称
これにより、必要な書類を迅速に検索・閲覧できる体制を整えることが求められます。
④ 訂正・削除ができないシステムに保存、またはタイムスタンプの付与
電子データは、訂正や削除ができないシステムに保存するか、または訂正・削除が可能な場合はタイムスタンプを付与するなどの措置が必要です。これにより、データの真正性を担保し、不正な改ざんを防止します。
⑤システム書類の整備
スキャナ保存を行うシステムの操作マニュアルや仕様書など、システムの運用に関する書類を備えておく必要があります。これにより、システムの適正な運用を確保し、税務調査などにも対応できるようにします。
⑥帳簿との相互関連性（2024年1月～一般書類は不要に緩和）
スキャナ保存された電子データと、関連する帳簿との間で、相互に関連性を確認できるようにする必要があります。これにより、取引の全体像を把握しやすくなります。
2024年1月の改正により、「一般書類」の場合は相互関連性の確保は不要となりました。「一般書類」と「重要書類」の詳細は国税庁の資料からご確認ください。
⑦解像度情報などの保存（2024年1月～不要に緩和）
これまでは、スキャナで読み取った際の解像度やカラー情報など、画像の品質に関する情報を保存しておく必要があります。2024年1月電帳法改正後に解像度情報などの保存は不要となりました。
⑧入力者情報の確認（2024年1月～不要に緩和）
これまでは、スキャナ保存を行った者の氏名や、入力日時などの情報を確認できるようにする必要があります。2024年1月の改正後は不要となっています。
契約書をPDFで保存するメリット
契約書をPDF形式ですると、具体的には以下のようなメリットがあります。
閲覧・共有がしやすい
PDF化した契約書は、閲覧と共有が容易になります。
紙の契約書を閲覧するにはキャビネットなどの保管場所へ実際に足を運ぶ必要があり、複数名で一つの契約書を共有することは困難ですし、いくつもコピーがあると管理が難しくなります。
PDF化契約書は、ネットワークを使ってリモートでも閲覧できます。複数メンバーで同時に一つの契約書にアクセスして共有することも可能です。
契約書の閲覧と共有がしやすくなることで、契約書業務の効率化が実現できます。
管理・保管がしやすくなる
契約書の管理・保管が効率化できることも、契約書をPDF化するメリットです。
PDF化した後に原本を破棄できる契約書の場合には、保管スペースが不要になります。
また紙の契約書の場合、自然災害などによる消失や、時間経過による劣化などのリスクもありますが、電子データなら複数の場所にバックアップを取りやすく、消失リスクを低減できます。
セキュリティの確保によるガバナンス強化
契約書の管理では、改ざんや紛失リスクを低減するためのセキュリティ対策が欠かせません。これによりガバナンスの強化が図れる点も、契約書をPDF化して保存するメリットです。
契約書には機密情報が含まれることもあるため、情報が第三者によって覗かれたり、持ち出されたり、紛失あるいは破損したりするリスクを防止する必要があります。
PDFでは、各ファイルに対してパスワードを設定することができ、情報への不正なアクセスを防止できます。また、物理的な紛失や破損のリスクもなくすことができます。後述する電子署名やタイムスタンプの使用により、契約書の原本性の保証も可能です。
昨今のビジネス環境では、企業の健全な経営と法規制の遵守が従来より重要視されています。契約書をPDF化すれば、不正防止や情報の透明性向上といった効果が期待できます。
＜関連記事＞内部統制システムとは？定義やメリットを解説
印紙代や輸送コストの削減
契約書をPDF化して保存すると、印紙代などのコストを削減できます。
紙の契約書では、プリントアウトや配送などのコストが発生します。対して、PDF化されて電子契約によって締結された契約書は物理的な印刷や郵送は不要です。結果として、紙やインク、郵送費などの出費を大幅に削減できます。また、プロセスを簡単にすることで、人員の作業時間短縮も実現されます。
また、紙の契約書では、内容によって収入印紙の貼付が必要ですが、電子契約によって締結された契約書には、収入印紙を添付する必要がありません。
印紙税の節約は、一契約あたりでは少額かもしれませんが、これが大量の契約に積み重なると、企業にとっては大きな経費削減となります。
＜関連記事＞電子契約で収入印紙が不要なのはなぜか？その理由・根拠や注意点を解説
テレワークに対応できる
テレワークという昨今の働き方に対する対応という観点から見ても、契約書のPDF化は大きなメリットです。
従来の紙ベースの契約書では、オフィス外での契約手続きの完結や契約書の内容の確認が難しいという問題がありました。契約書の印刷や印鑑の押印、さらに郵送の準備など、これらの一連の作業はオフィスの設備と人的リソースを必要とします。
しかし、電子契約書をPDF形式で利用することで、これらの課題解決が可能です。
PC、タブレット、スマートフォンなどのデバイスを使って、場所を選ばずに契約書を管理することによって、テレワーク環境でも作業効率が上がります。どこからでも容易に内容を確認できる点は、リモートワークが一般化する現在の労働環境において大きなメリットです。
電子契約では押印が不要
紙の契約書を締結する際は、「当事者が確かにその内容で契約を締結した」ことを証明するために押印が行われ、契約に法的な拘束力をもたせます。一方で、電子契約では押印が不要です。このため、どの場所にいても契約を締結できるほか、契約にかかる時間を大幅に削減することができます。
一方で、電子契約によって契約を成立させるためには、後述する電子サインを付与することが必要です。
電子サインについては以下の記事も参照してください。
＜関連記事＞電子サインとは？電子署名との違いや利用シーン・使い方を解説
契約書PDF化のデメリット・注意点
契約書をPDF化する際に陥りがちな問題・課題について、その対策を含めて解説します。
スキャン作業の手間
紙の契約書のスキャン作業には時間がかかります。契約書の保管通数・作成通数が多い会社であればなおさらです。
スキャン作業そのものだけでなく、契約書のステープラー・付箋はずし、スキャンした書類の片付けなど、スキャン前後の作業にも多くの手間と時間がかかります。
スキャン代行業者などにアウトソーシングして行う場合でも、作業指示の手間がかかり、スキャン前作業などは依頼する会社側で行うのが一般的です。
対策としては、作業に優先順位をつけることが挙げられます。
例えば、電子帳簿保存法が改正された2022年1月1日以降に作成した契約書から優先的にスキャンするなどです。また、ほとんど参照しない契約書はスキャン対象から外すといったことも考えられます。
契約書データの入力が必要
PDF化した契約書データを適切に管理しなければならないという課題もあります。PDF化した契約書を有効に活用するためには、検索機能を確保する必要があります。
PDF化したデータをそのまま保存しただけでは、あとで検索ができません。そのためには、契約内容を参照しながら台帳に必要な情報を入力するなどの作業が必要で、場合によっては膨大な手間がかかります。
この点の対策としては、「自動スキャン機能」のあるシステムを利用するという方法があります。自動スキャン機能とは、スキャンしたPDFデータなどを読み取り、必要なデータを抜き出して台帳に記入するという機能です。
契約管理システム「LegalForceキャビネ」なら自動スキャン機能だけでなく、セキュリティ面の対策がなされた状態で、スキャンした契約書を管理・保管できる機能があります。
＜関連記事＞
契約書管理とは？適切な方法やシステム選定、効率化のポイントを解説
原本として認められないケースがある
契約書をPDF化する際には、契約書が原本として認められなくなる可能性がある点に注意しましょう。
2022年の改正電子帳簿保存法では、特定の要件を満たせばスキャンした契約書の、元の紙の契約書を破棄しても問題ありません。しかし、訴訟などの法的な問題が発生した場合は、PDFの契約書だと証明力が否定されてしまう可能性があります。
また、2021年12月31日までに作成された紙の契約書をPDF化する場合、電子帳簿保存法に基づいて「適用届出書」を税務署長に提出する必要があります。この届出書には、保存する書類の詳細が記載されていなければなりません。ただし、2022年1月1日以降に作成または受け取った文書については、税務署長の事前承認は不要です。
訴訟での証拠力が弱くなるリスク
PDF化した契約書は「原本」として扱われないため、証拠力の点では弱くなる可能性がある点に注意が必要です。
民事訴訟規則に以下のような条文があります。
〇民事訴訟規則（文書の提出等の方法）
第143条 文書の提出又は送付は、原本、正本又は認証のある謄本でしなければならない。
2 裁判所は、前項の規定にかかわらず、原本の提出を命じ、又は送付をさせることができる。引用元｜民事訴訟規則第143条｜裁判所ウェブサイト
「原本、正本又は認証のある謄本」とあるため、コピー文書が認められない可能性があり、また2項を相手方の訴訟戦術に使われ、コピーの文書は「改ざんしたもの」として証拠力を否定されてしまう可能性が考えられます。
これらの理由から、訴訟に備えるためには紙の原本の保管も必須であり、PDF化した契約書では原本である紙契約書の代替はできないという見方が、専門家の間では一般的です。
この点の対策方法として、電子署名入りの「電子契約」の導入が挙げられます。電子契約データは原本と同等の証拠力を持つと考えられるためです。
セキュリティを確保する必要
また不正アクセスによる契約書データの漏洩などが発生しないよう、セキュリティを確保するための取り組みも求められます。
契約書のPDF化には、どこにいてもアクセスできるメリットがある一方、セキュリティを確保しないと社内の知られたくない人や部外者から内容を覗かれてしまうリスクがあります。管理方法のルールを定め、アクセス権限の制御、パスワードの管理を適切に行う必要があります。
契約書のPDF化を効率的に進める方法・コツ
これまで見てきたように、契約書スキャン作業やその後の契約書管理には多くの手間がかかる点が課題です。契約書のPDF化をできるだけ効率的に進めるために役立つ3つの対策を、以下で解説します。
契約書スキャン代行サービスを利用する
契約書スキャン代行サービスを利用し、代行業者に依頼して契約書をスキャンするという方法です。
事前のスキャン準備作業や、代行業者に対する指示書を作成するなどの手間は発生することがありますが、工程の大きな割合を占めるスキャン作業自体には社内リソースを割く必要がなくなります。
大量の契約書を一気に電子化したい場合などで役に立ちそうです。
契約管理システムを導入する
契約管理システムの導入もおすすめです。クラウド型の契約管理システムの多くには、スキャンデータの保存や、検索機能をサポートする機能が付いています。
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さらに、電帳法で求められる保存要件をAIが自動的にチェックでき、不備が検出された場合は即時にアラートを表示し、適切な対応を促すことで、法令遵守をしっかりとサポートします。電子帳簿や契約書といった煩雑な書類管理も、手間をかけることなく、正確に行うことが可能です。
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電子契約システムを導入する
電子契約を導入し、そもそも紙での契約書を作成しないようにすると、PDF化の作業自体が必要なくなります。
電子契約とは、電子データによって契約を締結する方法です。契約書を印刷するのではなく、ワードファイルなどをPDF化して、電子署名データを付したものを原本として扱います。
電子契約は電子署名によって改ざんしにくい状態で保存することができ、証拠力も高いとされています。また電子契約はオンラインで可能なので、押印のために会社や会議室などに出向く必要もありません。
＜関連記事＞電子契約のやり方を解説！メリットやデメリット、システム導入や選定方法がわかる
契約書のPDFに関するよくある質問
Q.契約書がPDFで送られてきた場合にサインするには
契約書のドラフトは通常、編集できるWordなどのデータ形式でやり取りしますが、締結版はこれまでの修正案やコメントなどが消されたPDF版で作成して締結版に至ります。契約の相手方から、PDF形式で契約書が送られてきた場合、どのようにサイン（締結）するのが望ましいでしょうか。
＜関連記事＞契約書のドラフト（草案）について解説！ビジネスでの使い方や効率的なチェック方法とは
A. 電子署名とタイムスタンプを付与する
PDFの契約書にサイン（締結）する場合は、前述した「電子署名」と「タイムスタンプ」を付与することで法的に有効になります。
電子署名では、本人性を証明するために「電子証明書」が使われます。電子証明書は第三者機関である「電子認証局」によって発行されるもので、「印鑑証明書」と同じ役割があります。
さらに非改ざん性を証明するために「タイムスタンプ」も使われます。タイムスタンプを付与することで、電子署名が行われた時刻以前にその書類が存在していたことを証明する「存在証明」と、その時刻以降に改ざんが行われていないことが証明されます。
Q.契約書のドラフト版がPDFで送られてきた場合はどのようにすれば良いか
契約の相手方から送られてきたドラフトがPDFなどの修正できない形式だった場合、どのように対処すればよいのでしょうか。通常、契約書のドラフトは修正できるWordなどのデータ形式でやり取りしますが、取引先によっては修正できないPDF形式で送られてくることがあります。
A. 修正フローを相手方と相談するのがベター
PDFのドラフトに修正するべき点が見つかった場合は、
- PDFに修正依頼を直接書き込む
- Wordに変換して修正依頼を書き込む
- メール本文に修正依頼を書きこむ
などのやり方が考えられますが、その後のやり取りを円滑に進行するためにも、相手方と修正フローをすり合わせしましょう。
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