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契約審査の属人化とは
属人化とは、ある業務が特定の人に属していて、その人だけが方法や現状を把握している状態のことです。契約審査では、契約審査業務のノウハウや進捗管理業務が、特定の人に偏った状態になることを指します。
属人化が発生すると、次に挙げるようなさまざまな弊害が生じ、契約リスクの管理にも悪影響を及ぼす可能性があります。
契約審査の属人化によって発生する問題
契約審査の属人化が起こると、どのような問題があるでしょうか。主な3つの問題を解説します。
ミスに気づきにくい
一つの問題は、契約審査の進捗状況を特定の担当者だけが把握しており、ミスを放置してしまう状況が発生しやすいという点です。
進捗状況を特定の担当者だけが把握している状態だと、契約書に記載された契約リスクとなりうる文言がそのまま放置され、相談も情報共有もされないままになってしまうケースがありえます。
また、担当者が必要な対応を忘れると、取引の実行が長期間にわたって遅れてしまう可能性があります。
休職・退職による業務の停滞
業務を特定の人に依存することになるので、その人が休職・退職した場合に、審査業務が停滞してしまうリスクが高くなります。
担当者が急に退職した場合に、審査の進め方やノウハウを知っている人が社内にいないという状況にもなりかねません。
その結果、契約審査の進め方を一から構築し直さなければいけない事態になり、業務の進行に大きな悪影響が生じることもあります。
業務フローの分析・改善がしにくい
属人化は、業務フローの分析や改善の妨げにもなります。
業務フローを改善するためには、例えば効率的な業務の進め方を把握している人が、その方法を他のメンバーと共有することも役立ちます。そのノウハウが優れていれば、業務フローに反映させ、それを部門や会社全体で共有することもできるでしょう。しかし属人化が発生していると、そのような情報共有が妨げられてしまいます。
このような状態では、新人や他の担当者の成長も難しく、契約審査の品質や効率が担当者によって違うという問題が起こりやすくなります。
業務フローの改善を図り、審査品質を一定化するには、まず「ノウハウの共有」から着手し、特定の人にノウハウが偏ることがないようにする必要があります。
契約審査の属人化が起こる原因
契約審査の属人化を防ぐには、その原因となる要素が存在しないか検証することが重要です。主な原因として、以下に挙げる3つの要素を挙げることができます。
ナレッジ共有・教育の体制がない
一つの原因は、「ナレッジ共有」の仕組みを整えていないことです。
契約審査のナレッジ共有とは、例えば審査が完了した過去の契約書や、案件ごとの締結までの過程を記録し、必要な時に参照できるようにしておくことです。そのようなナレッジ共有の体制がないと、情報が共有されにくく、属人化が発生しやすくなります。
例えば担当者同士の連絡方法がメールや電話など、他のメンバーから見えにくい方法を使っていることが、ナレッジ共有を妨げる原因になることがあります。グループチャットの利用や、仲介役となる管理部門を通して審査受付・依頼をするなど、案件ごとの連絡内容を全体で共有できるような体制が必要です。
さらに「教育の体制」がないことも属人化の原因です。日々の業務に忙殺され、新人の教育に時間が割けない状況では、属人化が起きやすくなります。研修などによってナレッジやノウハウを他のメンバーに浸透させることは、属人化防止のために重要な活動です。
マニュアル・業務フローが整備されていない
「マニュアル」を作成していないか、作成していても内容が薄いという状況も、属人化を引き起こすことがあります。
また「業務フロー」が整備されておらず、業務の進め方が個人の裁量に任されすぎている場合も、属人化が起こりやすくなります。どういう段階を経て審査が終結するのか、標準となる業務フローを設定することが必要です。
設定したフローは公開し、契約審査の依頼者にも分かるようにしておくと、業務フローが順守されやすくなります。
そもそもマニュアル・統一した業務フローは、企業・部門として培ってきた効率的な業務の進め方・ノウハウの蓄積でもあります。したがって、マニュアル・フローが整備されていないということは、ノウハウが適切に蓄積されていないということです。
社内にノウハウを蓄積し、安定した法務の組織体制をつくるためにも、マニュアルと業務フローを整備することが重要です。
契約審査の属人化を防止する方法
契約審査の属人化を防ぐには、どのような対策を取ればよいのでしょうか。基本となる3つの方法を、以下に詳しく解説します。
マニュアルを整備する
まずは業務の進め方についての詳しい「マニュアル」を作成することが必要です。
初心者でもマニュアルを見ながら業務ができる状態にできれば、属人化が起こりにくくなります。
例えば、自社のひな形で定めた条項について、審査観点やこの条項を定めた理由などをマニュアル内で解説しておくと、自社ひな形への理解も深まり、どういった観点で契約審査をすればいいのかを学ぶことができます。
マニュアルは必要に応じてアップデートをすることが必要です。例えば、トラブル事例を踏まえてそれを防ぐためのルールを追加するなど、必要に応じて加筆・修正を行いましょう。
マニュアルの更新を重ねるうちにノウハウが蓄積され、それが共有されることで、「特定の人物しかその業務を行うことができない」という状態が起こりにくくなります。
契約審査の受付フローを改善する
契約審査の受付方法を検討し、個々の案件の進捗状況が可視化されるようにすることも、属人化防止のために重要な対策です。
法務部内では、台帳などを使って進捗状況を一覧化して管理することで可視化できます。
事業部などの依頼者側も、例えばチャットツールなど他のメンバーでも確認できる方法で依頼することで、案件ごとの状態を可視化できます。連絡内容が可視化されることで、例えば進捗が遅れている際に、進捗管理者から確認の連絡が行くようにするといった対応も可能になります。
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