法務におけるプレイブックとは？
プレイブックは契約審査の重要なチェックリスト
法務におけるプレイブックとは、契約書審査における自社特有の基準のことです。自社における審査基準の確立・統一を実現することで、審査品質の標準化や審査の効率化などを推進するために作成されます。どのような書式で作成されるかは企業によるのですが、Excelなどで、契約の種類や立場毎にチェックリストを作成して活用するのが典型的なスタイルです。
プレイブックが必要とされる背景
プレイブックが必要とされる背景には、契約審査業務における以下のような課題があります。
同じ契約内容でも、担当者によって審査内容にばらつきがある
審査について社内に統一した基準がない場合、どうしても担当者によって判断や回答内容にばらつきが生じます。特に、同じ法務組織内であっても、担当者によって法務業務への習熟度が異なるケースでは、単にばらつきが生じるだけではなく、審査内容の品質も担当者によって異なるといった事態が生じます。このように、人によって審査内容や品質がばらつくことは、担当者だけの問題ではなく、組織としての法務サービスに対する事業部門からの信頼の低下につながりかねません。
同じような契約であっても、都度審査の観点の洗い出しが必要となり、効率的に審査できない
自社基準が整備される以前は、同じような契約であっても、都度リスクとなる審査の観点を洗い出し、また、その観点についての前提知識や具体的修正案を調査するなど、個別に対応する必要がありました。しかし、プレイブックがあれば、どのような観点で審査すべきかという論点ごとの対応方針や具体的な対応例などが一元的に確認できるので、効率的に審査することが可能です。
各担当者の知見が属人化してしまう
複数の担当者が審査業務にあたっている場合、それぞれの審査における知見が日々の業務の中に埋もれてしまうおそれがあります。属人的に蓄積してきた知見・経験を共有し、組織内で継承していくためにもプレイブックが必要です。
プレイブック導入に向けた二つの手順
プレイブックの導入は、作成フェーズと運用フェーズの二つに分けられます。それぞれの手順について解説します。
1. 作成フェーズ
作成フェーズでは、プレイブックに記載する項目の設定と、設定した項目に記載する材料集めを行います。
プレイブックに記載する項目の設定
プレイブックの作成では、「どのような項目で基準をまとめたらよいのか」で悩むケースが多くあります。以下に項目の参考例をご紹介します。「契約書の条項に関する基準」と条項に関係なく案件に応じてチェックしたい「審査時の確認事項」の2つの観点で項目を用意すれば、ほとんどの場合に対応できるプレイブックができるでしょう。
契約書の条項に関する基準
- 審査の対象：どの契約類型・立場、用途（●●事業部用など）でチェックを行うのかを記載します。
- チェックの視点：その類型・立場、用途において、どのような観点でチェックをすべきかを記載します。例えば、「重要な規定が定められているか」「不利な規定がないか」などの観点です。
- チェックの視点に関する自社の方針：チェックの視点を踏まえ、自社はどのような方針をとるかを記載します。「なぜその方針なのか？」という理由や趣旨まで記載すると、利用者が理解しやすいより良い基準になります。理想的な方針とともに、妥協案としての方針を作成することも有益です。
- 自社が想定する条文例：自社の方針に沿った条文の具体例を記載します。理想的な方針に沿った自社が想定する条項の具体例を記載します。この場合、自社にひな形がある場合には、ひな形に記載された条項を記載すると効率的です。また、妥協案としての方針がある場合には、妥協案の方針を記載します。
審査時の確認事項
特定の契約の審査や締結時に必要な社内手続きや確認事項がある場合などの場合の項目を定めます。
- 審査の対象：同上です。
- チェックの視点：契約書の条項にかかわらず、その契約において留意するべき事項を記載します。例えば、「取引金額によって決裁者が変わる場合のルール」などです。
- チェックの視点に関する自社の方針：留意するべき事項の内容を、わかりやすく記載します。例えば、上記の決裁者の例でいうと、「契約金額が●●万円を超える場合には、事業部長の決裁事項となる」といった内容です。
「審査の対象」と「チェックの視点」に関しては、明確に定めないと有効な基準を作成できません。また、より基準の内容を充実したものとしたい場合、「チェックの視点に関する自社の方針」、「自社が想定する条文例」を多く記載することをお勧めします。
作成するチェックの視点の個数ですが、対象とする類型・立場や用途によって異なります。重要なのは、まずは5から10個程度の少ない数でも良いので、プレイブックの作成と運用を開始することです。基準を多く作成しすぎると、契約審査において確認する労力が大きくなってしまいますので、この点にも目配せが必要です。
設定した項目に記載する材料集め
プレイブックに記載する項目の材料は、次の方法で集めるのが基本です。
- 一般的な審査の視点（書籍・経験則）から自社に必要な項目を抜き出す
- 自社における固有の事情（社内のルール）からピックアップする
- 過去の実務における対応の集積から抽出する
上記3つの項目を凝縮して作成されているのが、自社ひな形です。そのため、すでに自社ひな形がある場合には、それを材料とすることで、効率的に基準を作成できます。
2. 運用フェーズ
運用フェーズでは、作成したプレイブックをメンバーが運用できるように ①運用ルールの策定し、②定めた運用ルールを組織に浸透させるという2つのトピックがあります。
運用ルールの策定
まず、基本的なこととして、どのような案件・類型の場合にどの審査基準を用いれば良いかを確認します。また、該当する基準がない場合のルール（担当者による裁量を認めるなど）も定めておくと良いでしょう。
プレイブックのアップデートに関するルールも定めておくと、継続的な運用にとって有効です。具体的には、更新のサイクル（●か月毎に見直す）やその担当者などを決めておきましょう。アップデートの際は、「追加するべき基準はないか？」「法改正に対応できているか？」といった観点はもちろん、「基準が多すぎないか？」「わかりづらい記載はないか？」など、利用者の負荷を軽減する観点も入れる観点も必要です。
定めた運用ルールを組織に浸透させる
運用ルールは決めただけではなかなか利用は進まないものです。そこで、組織に浸透させるための努力も必要となります。そもそものプレイブックの企画段階から構想を周知する、可能であればメンバーを巻き込んで、プロジェクトとしてプレイブック作成を進行させることも有効でしょう。
運用開始後は、マネージャーなど責任者がプレイブックの活用度合いをモニタリングし、必要に応じてヒアリングと改善の実施など、活用を促すアクションをとることも重要になります。
プレイブック作成・運用時によくある課題と対策
プレイブックの作成・運用共通の課題は、日々の業務に追われ、「プレイブックを作成・運用することにまで手が回らない」という点です。
プレイブックを整備するための十分なリソースがないと感じている場合、次の3点で対策を取ることをおすすめします。
完璧主義から脱却し、タスクを省力化
プレイブックを作成する際、はじめから基準を作り込むことはおすすめしません。最初から細かく作り込んでしまうと、運用負荷がかかり、作成したのに活用されないといった事態につながりかねないからです。
プレイブックの作成・運用を円滑に進めるためには、まずはある程度形になったところで運用に乗せ、運用しながら改善していくことが重要です。まずは1類型1立場だけ、そしてすぐに基準化できる観点だけでも、スモールスタートで運用しはじめると良いでしょう。基準の充実は、後からでも対応が可能です。
プレイブックの作成・管理を組織の評価につなげる
審査基準の標準化は、一時的にある程度の負荷がかかる業務です。他方で、これを達成することによって、契約審査における多くの課題を解決し、活用次第で、組織全体の評価を高める（審査の品質が標準化された、審査スピードが上がった、審査が効率化されたことによりこれまで以上に事業への貢献につながる取組みが進んだ、など）ことにもつながるという魅力があることは見逃せません。
こういったプレイブックのポテンシャルをふまえた上で、そもそも組織にとって重要性の高い取組みであることを認識し、法務部門や審査部門における評価を高めることを促進する施策として、標準化のの優先順位をあげることが重要です。
リーダーシップのもと適切なスケジュールで進める
プレイブックの作成・運用では、リーダーやマネージャーといった人々がリーダーシップを取り、適切なスケジュールを組んで標準化を進める必要があります。
通常業務で忙しい中、新たな追加施策を行うのは簡単ではありません。互いにフォローしつつ組織全体で取り組めるように、なぜプレイブックの作成が必要かを明確に説明し、審査基準の重要性を改めて確認した上で進めてください。
まとめ｜LegalOn Cloudの「プレイブック」の紹介
プレイブックの活用を軌道に乗せるためには、いかに法務担当者の利用負荷を軽減するか、いかに業務効率化や標準化の効果を実感させるかがカギになります。AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」のプレイブック機能は、それらに対する有効な解決策となる新機能です。
プレイブック導入の諸問題を解決するLegalOn Cloudの「プレイブック」
AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」の「プレイブック」機能を活用すれば、企業独自のレビュー基準による審査をスムーズに実現できます。
「LegalOn Cloud」の「プレイブック」機能でできることは、次の通りです。
- 契約書審査業務の標準化
- 企業独自の基準によるレビューが可能になり、審査基準や品質の一貫性が向上します。
- 属人化の防止
- 暗黙知に左右される属人的な審査から脱却し、統一された基準でレビューが可能です。
- リスクチェックの効率化
- これまでの経験や業界ならではのリスクを反映した基準を作成でき、リスクチェックが効率的に行えます。
- 柔軟な基準管理
- プレイブックとしてチェックポイントを集約し、契約類型や立場、ユースケースに合わせた基準を選べます。
- 契約レビュープロセスの質向上
- プレイブックのチェックポイントは「LegalOn Cloud」上で随時更新・改善でき、契約レビュー体制の陳腐化を防止します。
「LegalOn Cloud」の「プレイブック」機能は、2025年春以降に正式版のリリースを控え、現在はβ版として提供しております。プレイブックの作成・運用をスムーズに進めたいとお悩みの方は、ぜひご活用ください。
「プレイブック」機能を提供するLegalOn Cloudのサービス詳細は以下をご確認ください
＜関連記事＞
