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法務案件管理とは?課題解決や管理の効率化についても解説

法務案件管理とは?課題解決や管理の効率化についても解説

「法務案件管理」とは、企業の法務部門が直面する様々な課題を解決し、業務を効率化するために重要なキーワードです。では、なぜ管理が必要なのでしょうか?この記事では、法務案件管理の必要性や的確な法務案件管理を進めるためのポイントをわかりやすく解説します。法務部門の方はぜひ参考にしてください。

法務の案件管理なら「LegalOn Cloud」

LegalOn Cloudは、AIテクノロジーを駆使し、法務業務を広範囲かつ総合的に支援する次世代のリーガルテックプラットフォームです。あらゆる法務業務をAIがカバーできるほか、サービスを選んで導入できるため、初めてリーガルテックの導入を検討する方にもおすすめです。

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この記事を読んでわかること
    • 法務案件管理の重要性
    • 法務案件管理で企業が直面する課題とその理由
    • リーガルテックによる改善策

法務案件管理とは?

法務案件管理とは、法務に対して日々寄せられる法務相談や、契約書レビュー依頼などを適切に管理することで、達成することができます。

これには、事業部からの法律相談や契約書の相談の受け付け、案件の期限や進捗の管理、複数の法務メンバー間での案件の割り振り、そして案件のやり取りなどがあります。

法務は日々の業務の中で個別案件について、契約や法令の文言を検討し判断をくだすことが求められています。そのため、類似案件においては、なるべく一貫性が担保される必要があります。

法務案件管理の必要性

法務案件管理は、企業におけるリスクの最小化と、効率的な法務プロセスの確立を目的としています。企業が成長するにつれて、法的な課題は複雑化し、これを適切に管理することが企業の持続可能な発展には不可欠です。したがって、法務案件管理を通じて企業は法的リスクを事前に特定し、適切な対策を講じることができます。

管理の効果と企業への影響

効果的な法務案件管理は、企業の法的安全性を高めるだけでなく、業務の効率化にも寄与します。案件の進捗が明確になり、法務部門と事業部門間のコミュニケーションが改善されることで、より迅速かつ正確な意思決定が可能になります。

法務部門の役割と責任

法務部門は企業の法的な問題を管理し、事業部門からの相談に応じることで、企業を法的リスクから守る責任を負います。法務案件管理システムを活用することで、法務部門はより効率的に業務を遂行し、企業全体の法的安全性を確保することが可能です。

事業部門との連携方法

法務案件管理の成功は、法務部門と事業部門との密接な連携に依存しています。事業部門は、法務部門に対して明確かつタイムリーな情報を提供する必要があり、法務部門はこれらの情報を基に迅速かつ適切なアドバイスを提供する必要があります。双方が協力し合うことで、企業は法的課題に効果的に対応し、ビジネスの持続可能な成長を実現できます。

法務案件管理における課題

現代の企業活動において、法務案件の適切な管理は、適切に法務案件に対応するだけでなく組織の透明性、効率性、そしてコンプライアンスの維持に不可欠です。しかし、多くの企業が法務案件管理の現状において、一連の課題に直面しています。これらの課題は、企業のリスク管理体制の弱点を露呈し、最終的には企業価値の損失につながる可能性があります。

具体的には、以下のような問題が起きています。

案件の複雑化・高度化

法務担当者にとって、単に契約書内容をレビューすればOK、という時代は終わりを迎えています。今日では検討議事録、各種ガイドラインなど多くの情報を総合的に検討する必要があります。

法務担当者の業務フローは、おおむね以下の通りです。

  1. 事業部から契約書の審査依頼を受け付ける
  2. その契約書をどういった視点、観点、論点でチェックすべきかの論点整理のために各種情報を集める。
  3. その際、先ずは、自分が過去に取り扱った中に、同じ取引先の案件や類似案件があるか否かを確認する。
  4. 次に、自分以外の社内の法務担当者が過去に取り扱った中に、同じ取引先の案件や類似案件があるか否かを確認する。
  5. (契約書審査ではなく、法務相談に関する案件だった場合)これまでに扱ったことがない案件や少し複雑な案件、法曹界では新しいトピックの場合は、法令の逐条解説、判例、著名な弁護士が書いた書籍や雑誌の寄稿等の社外情報を調べる。
  6. 信頼できる第三者のチェックも必要だと感じた場合は、顧問弁護士にチェックを依頼する。
  7. こうして集めた各種情報を基に、当該契約書に関する論点を整理し、「判断の拠り所」をまとめ、回答を作成。

この工程は、ベテラン法務でも骨が折れる作業です。実際に、LegalOn Technologies法務担当者からも、こんな声があがっています。

  • 法務業務において、数ヶ月前の案件が再燃したときにその経緯が分かると嬉しい。
  • 過去に対応した案件に関して問題が出た場合、該当の案件についての概要を把握する必要がある。この際、メールなどでのやりとりの内容を最初から最後まで読み込む必要があるため工数がかかっている。。
  • 類似の案件を探す場合は「類型」「取引先」「立場」「製品」などをキーに案件を探し、最終的にはそのやりとりのを確認して類似案件かどうかを決定する。この際にはやりとりの内容を最初から最後まで確認する必要があるため、この作業にコストを要している。

業務量が増大しただけでなく、法務人材の採用・定着が困難に

法務案件の難易度UPのみならず、業務量も増大→整合性を取るべき過去案件の数も大きく増加+対応する法務部門の規模も拡大。過去案件の資料等の整理も追い付いていない、のが多くの企業の実情です。

仮に頑張って採用に成功しても超売り手市場ゆえに、転職してしまうリスクも結構高いの実情です。せっかく確保できた法務人材が社外流出するとその後、誰も契約書レビューをできなくなってしまうという事態になります。

在宅勤務の普及

従来は口頭で行われていた重要案件や過去案件に関する知見の共有が困難になりました。Web会議等で定例会議を設けてこうした問題に取り組んでいる企業もありますが、多くの企業はやり方を模索しています。

法務部門のテレワーク実施率は8割を超えているというデータもあり、法務部門におけるテレワークは、今や現実的な手段となっています。

これらの問題は、企業が法務案件管理システムを導入する際の大きなハードルとなり、効果的な法務案件管理の実現を妨げています。特に、事業部の業務プロセスに配慮しないシステム導入は、使い勝手の悪さから事業部の反発を招き、システムの有効活用を阻害する原因となっています。

企業が直面する具体的な問題点

上記によって、企業では以下の問題が表れています。

ナレッジが蓄積できていない

  1. 情報が散逸しており、1か所に整理して情報集約できていない
  2. 過去の情報が整理できていない

ナレッジ活用できていない

  1. 法務知見が属人化しており、ナレッジ活用ができていない
  2. 判断の速度が遅くなっている

どのように改善するのが適切かを、以下で解説します。

リーガルテックによる法務案件管理の改善

リーガルテックは、法務部門の業務をデジタル化し、自動化する技術です。これにより、契約書の作成、審査、管理が容易になり、法務部門の負担が大幅に軽減されます。

また、法務データの一元管理により、情報の透明性が高まり、意思決定のスピードと正確性が向上しています。したがって、リーガルテックを活用することで、企業は法務リスクを効果的に管理し、ビジネスの機会を最大化できるようになります。

法務案件管理システムの選定と導入について

法務案件管理システムの導入は、企業のリスク管理と効率化を大きく前進させる一歩です。
しかし、その選定と導入には慎重な準備と計画が必要です。

導入前の準備と考慮事項

導入前には、法務部門の現状を把握し、何を解決したいのか明確な目標を設定することが重要です。また、必要な機能やセキュリティレベルを定義し、事業部門のニーズも考慮に入れる必要があります。

また、ベンダー選定では、サービスの安定性、セキュリティ対策、サポート体制、費用対効果を重視することが大切です。また、既存システムとの互換性や、事業部門の利用しやすさも考慮する必要があります。

導入までのハードルと対応

導入に際しては、事業部門からの抵抗感を克服するために、導入のメリットを明確に伝え、全社的な理解を得ることが重要です。導入後の変化をスムーズにするために、事前のトレーニングや情報共有が必要といえます。

また、法務案件管理システムは機密情報を扱うため、セキュリティは最重要事項です。選定するシステムは、高いセキュリティ基準を満たしている必要があり、定期的なセキュリティチェックや従業員へのセキュリティ教育も欠かせません。

法務案件管理システムを成功させるには

法務案件管理システムを成功させるには、事業部のニーズを理解し、既存のツールとの連携を考慮することが重要です。また、セキュリティ面での信頼性や、データの取り扱いやすさも重要な選定基準となります。導入後は、全社員がシステムを効果的に利用できるよう、適切なトレーニングとサポート体制を整えることが不可欠です。

導入後のフォローアップと評価

システム導入後は、定期的なフォローアップと評価が必要です。利用状況をモニタリングし、問題点や改善点を迅速に特定することで、システムの効果を最大限に引き出すことができます。また、ユーザーからのフィードバックを積極的に収集し、システムのアップデートやカスタマイズを行うことで、継続的な改善を図ります。

継続的な改善とアップデート

法務案件管理システムは、導入したら終わりではありません。企業の成長や変化に合わせて、システムも進化させる必要があります。新しい法律や規制の変更に対応するためのアップデート、ユーザーの利便性を高めるための機能追加など、継続的な改善とアップデートが求められます。これにより、システムは常に最新の状態を保ち、企業の法務管理を強力にサポートし続けることができます。

法務案件管理の効率化

法務案件管理の効率化と最適化は、企業のリスク管理と業務のスムーズな運営に不可欠です。適切なシステムと戦略を導入することで、法務プロセスを効率的にし、企業の成長を支えることができます。

効率化を支援するテクノロジーの選定

クラウドベースのソリューションの採用が進んでいる昨今、どこからでもアクセス可能な環境が整い、リモートワークの実現が可能になりました。また、モバイルアクセスを通じて、外出先からでも重要な文書にアクセスし、迅速な意思決定を支援します。これらのテクノロジーを活用することで、法務部門の効率化と柔軟性が大きく向上します。

成功事例に見る最適化のポイント

法務案件管理の最適化には、業務プロセスの自動化と標準化が鍵となります。自動化により、ルーチンワークの削減とミスの減少を実現し、法務部門の負担を軽減します。さらに、データ分析とレポーティング機能を活用することで、過去の案件から学び、将来のリスクを予測することが可能になります。これにより、企業はより戦略的な法務対応を行うことができるようになります。

まとめ

効果的な法務案件管理により、企業は法的問題に迅速に対応し、ビジネスチャンスを最大限に活用できるようになります。また、リーガルテックの活用により、法務プロセスの自動化と効率化が進み、企業の成長を支えることが可能です。

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