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案件管理とは
案件管理とは、自社で行う営業活動やプロジェクトに関する案件の進捗状況、顧客情報をまとめて管理することです。案件管理を行うことで、それぞれの案件の基本情報や課題、進捗状況、売上金額などを記録し共有できるため、案件の明確化や目標達成率向上などに役立ちます。
また、案件管理によって顧客のニーズを把握し、受注までの効果的な対策などを考えられます。
案件管理を行う目的と必要性
案件管理を行う目的や必要性には次のようなものがあります。
- ブラックボックス化の回避
- 業務の効率化
- 情報共有
それぞれ詳しく解説します。
ブラックボックス化の回避
案件管理を行えば、業務に携わるすべての社員で案件についての詳細を共有できます。担当者だけに案件管理を任せてしまうと属人化してしまい、担当者が不在の際に迅速な対応ができなくなってしまいます。
また、異動や社員の退職によって正確な案件に関する情報の引き継ぎができず、売上減少につながるリスクもあるでしょう。案件管理によって、誰でも案件の情報や進捗状況を把握できるようにすれば、担当者個人のスキルに依存することなく組織全体で業務に対応できます。
業務の効率化
案件管理を行うことで業務の効率化をはかれます。案件管理によって顧客のニーズや抱える課題、状況やケースによる受注率の高低など、さまざまなデータを集積し把握できるため、効率的な受注方法を確立できます。
たとえば、「アポイントを取ってからアプローチするまでの時間が長くなると受注する確立が低くなる」「想定していたターゲット層とは違う層での受注率が高い」など、案件管理によってそれぞれの案件の状況を明確に分析して対応できるため、無駄のない営業活動ができるのです。
トラブル防止
案件管理を適切に行えば、トラブル防止につながります。たとえば、同一の顧客へ複数の担当者から連絡がいったり契約不成立に終わった顧客に再度アプローチをしたりするなどの無駄を省けます。
また、過去に発生したクレームを管理・分析することで同じ不手際を起こさないよう対策を取れるでしょう。案件管理によってミスやトラブルを減らせます。
案件管理のメリット
案件管理には、多くのメリットがあります。案件管理を行えば課題の把握ができ、分析もスピーディに行えます。また、的確な情報は経営者の意思決定の根拠付けにも役立ちます。詳しく見ていきましょう。
現状や課題を把握できる
案件管理をすることで、それぞれの案件ごとの詳細な情報を管理できるため、現状や課題が見えてきます。当初のスケジュールより遅れている案件、または担当者が対応していない案件などを洗い出し、必要に応じてフォローができるでしょう。
それぞれの案件に優先順位をつけて進めていけるため、納期遅れや目標未達などが減少し、売上向上につながります。
スピーディーに分析できる
案件管理によって、案件ごとの詳細な情報を管理すれば、さまざまな角度からスピーディーな分析が行えるようになります。成功案件のノウハウを別案件に転用したり過去の実績から期間ごとの売上を予測したりと必要なときに必要なデータを用いて分析が可能です。
また、案件をフェーズごとに比較すれば、業務の停滞している箇所や生産性の低下が見られる施策の分析がすぐに行えます。分析結果をもとに適切な改善策や対応を検討できます。
意思決定の根拠付けができる
案件管理を行うと、それぞれの案件の担当者が所有している情報を一覧で比較することも可能です。受注率や売上予測も立てやすくなるため、管理職や経営者が担当者ごとの案件の状況を把握しながら意思決定を行う際に役立ちます。また、案件を管理することで営業施策やリソースの分配なども的確に行えるでしょう。
顧客満足度が上がる
案件管理なら各案件の進捗状況、取引先の担当者、成約までの流れなどの基本情報をすべて一元で管理できます。自社の担当者の異動や退職などにより案件の担当者が変わる際にもデータが手元にあるためスムーズに連携ができ、顧客のニーズにあった対応ができるでしょう。
長期で取引しているクライアントだけではなく、新規の顧客にも先方の要望に合ったサービスを提供できるため、顧客満足度の向上にもつながります。
案件管理に使えるツール
案件管理に使えるツールには次のようなものがあります。
- Excel
- スプレッドシート
- CRM
- タスク管理ツール
それぞれ特徴があるため、自社の抱える案件や既存システムなどに合わせて選ぶとよいでしょう。
Excel
Excelは、案件管理以外でも広く業務で使われるソフトです。そのため、汎用性が広く多くの社員にとって使いやすい点が大きな魅力です。案件管理に便利な条件付き書式や入力規則などの機能も備わっているため、案件や業務内容に合わせてカスタマイズしやすい点や導入費用がかからない点もメリットといえます。
ただし、Excelの場合は、複数の社員が同時に編集できない、情報共有に時間がかかるなどのデメリットもあります。
スプレッドシート
Excelとほぼ同様に使えるGoogleのスプレッドシートは、ステータスを変更すれば不特定多数の社員が情報を常に更新できるソフトです。リアルタイムで情報を保存、反映されるため、他部署同士での共有にも便利です。また、データが損失しても復元できる点も大きなメリットです。
ただし、スプレッドシートを使用する場合は、企業でGoogleアカウントを設定する必要があります。
CRM
CRMはSFAと並び営業活動で使えるように構築された専用ツールです。CRMはCustomer Relationship Managementの略で、顧客のフォローや保持を効率よく行えます。また、予実や商談管理ができるSFA（Sales Force Automation）との関連も深く、CRMとSFAがセットになったツールもあります。
CRMやSFAは企業からのニーズが高いため、多くの種類があり、料金も無料で使えるものから高額なものまでさまざまです。そのため、自社に適したツールを選ぶまでが大変でしょう。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、それぞれの担当者が行うべきタスクを一覧で管理するツールです。プロジェクトの進行をサポートする目的で開発されたソフトのため、仕事管理に最適です。
ただし、タスク管理ツールは案件管理専用ではないため、使用する際には自社の案件や業務に合わせてカスタマイズが必要です。
案件管理の項目
案件管理に記載すべき項目を見ていきましょう。
案件に関する基本情報
まず、案件に関する基本情報を入力します。
- 取引先の名称と担当者
- 商材
- 引合発生日または受注予定日などの日付
- 商談の内容
- 受注の見込み具合
- 進捗状況
- 自社の担当者
担当者だけではなく、他の誰が見ても案件の内容を把握できるよう必要な情報を記載してください。
案件の対応状況
案件で営業担当者がどのような行動を取ったかを記載します。また、行動履歴から案件の進捗、結果についても記しておきましょう。
- 商談の対応状況
- 顧客からヒアリングした要望および課題
- 営業担当者の行動履歴
案件の対応状況のデータは、ノウハウの共有にも役立ちます。
案件に関する金額の情報
案件ごとのデータには、実際の売上や売上予測金額も記載しておきましょう。案件の基本情報や対応状況とあわせて記録することで、引合から成約までの期間や見込み客の獲得状況なども分かります。また、担当者ごとや一定の期間の売上予測なども行えます。
まとめ
案件管理とは、自社で抱えている案件や業務、顧客情報などを管理することです。各案件ごとに管理することで、進捗状況や受注率を把握でき、業務の効率化をはかれるとともに、さまざまな分析にも役立てられます。
また、案件管理を行えば、ブラックボックス化を防止できるため、担当者が異動や退職などで変わる場合でもスムーズに引き継ぎができ、顧客へ安定したサービスを提供できます。
案件管理に適したツールは、無料から有料のものまでさまざまありますが、自社の案件に適しているか、担当者が使いやすいか、既存のシステムと互換性があるかなどを考慮して選ぶとよいでしょう。
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