案件管理とは？メリットや必要性、ツールの選び方を詳しく解説

案件管理とは

案件管理とは、自社で行う営業活動やプロジェクトに関する案件の進捗状況、顧客情報をまとめて管理することです。案件管理を行うことで、それぞれの案件の基本情報や課題、進捗状況、売上金額などを記録し共有できるため、案件の明確化や目標達成率向上などに役立ちます。

また、案件管理によって顧客のニーズを把握し、受注までの効果的な対策などを考えられます。

案件管理と商談管理の違い

案件管理と商談管理は似ているようで、管理する範囲が異なります。商談管理は主に営業部門が行う、見込み客との個別のやり取りに焦点を当てた管理です。一方、案件管理はより広い視点で、営業だけでなく契約、プロジェクト、サポートなど複数の部門が関わる業務全体を対象とします。

例えば、契約締結後のプロジェクト進行や顧客サポートまで含めて管理するのが案件管理の特徴です。部門を横断した情報共有により、顧客対応の品質向上と業務の効率化を同時に行います。

案件管理を行う目的と必要性

案件管理を行う目的や必要性には次のようなものがあります。

• ブラックボックス化の回避
• 業務の効率化
• 情報共有

それぞれ詳しく解説します。

ブラックボックス化の回避

案件管理を行えば、業務に携わるすべての社員で案件についての詳細を共有できます。担当者だけに案件管理を任せてしまうと属人化してしまい、担当者が不在の際に迅速な対応ができなくなってしまいます。

また、異動や社員の退職によって正確な案件に関する情報の引き継ぎができず、売上減少につながるリスクもあるでしょう。案件管理によって、誰でも案件の情報や進捗状況を把握できるようにすれば、担当者個人のスキルに依存することなく組織全体で業務に対応できます。

業務の効率化

案件管理を行うことで業務の効率化をはかれます。案件管理によって顧客のニーズや抱える課題、状況やケースによる受注率の高低など、さまざまなデータを集積し把握できるため、効率的な受注方法を確立できます。

たとえば、「アポイントを取ってからアプローチするまでの時間が長くなると受注する確立が低くなる」「想定していたターゲット層とは違う層での受注率が高い」など、案件管理によってそれぞれの案件の状況を明確に分析して対応できるため、無駄のない営業活動ができるのです。

トラブル防止

案件管理を適切に行えば、トラブル防止につながります。たとえば、同一の顧客へ複数の担当者から連絡がいったり契約不成立に終わった顧客に再度アプローチをしたりするなどの無駄を省けます。

また、過去に発生したクレームを管理・分析することで同じ不手際を起こさないよう対策を取れるでしょう。案件管理によってミスやトラブルを減らせます。

案件管理に記載すべき項目

案件管理に記載すべき項目を見ていきましょう。

案件に関する基本情報

まず、案件に関する基本情報を入力します。

• 取引先の名称と担当者
• 商材
• 引合発生日または受注予定日などの日付
• 商談の内容
• 受注の見込み具合
• 進捗状況
• 自社の担当者

担当者だけではなく、他の誰が見ても案件の内容を把握できるよう必要な情報を記載してください。

案件の対応状況

案件で営業担当者がどのような行動を取ったかを記載します。また、行動履歴から案件の進捗、結果についても記しておきましょう。

• 商談の対応状況
• 顧客からヒアリングした要望および課題
• 営業担当者の行動履歴

案件の対応状況のデータは、ノウハウの共有にも役立ちます。

受注確度

受注確度は、その案件が実際に契約に至る可能性で表したものです。顧客の反応や予算の確保状況、決裁者との関係性などを総合的に判断して設定します。

この項目により、売上予測の精度が大幅に向上し、営業戦略の立案に役立ちます。従来の感覚的な判断ではなく、明確な基準を設けることで担当者による差をなくし、より正確な売上見込みを算出でるでしょう。

また、確度の低い案件に注力しすぎることを防ぎ、効率的な営業活動に繋がります。

案件に関する金額の情報

案件ごとのデータには、実際の売上や売上予測金額も記載しておきましょう。案件の基本情報や対応状況とあわせて記録することで、引合から成約までの期間や見込み客の獲得状況なども分かります。また、担当者ごとや一定の期間の売上予測なども行えます。

業務別の案件管理

業務によって案件の性質や管理すべき項目は大きく異なります。それぞれの特徴を理解して適切な管理方法を選ぶことが重要です。

営業の案件管理

営業の案件管理では見込み客の獲得から成約まで一連の流れを把握することが重要です。各案件の確度や予想売上、次回のアクション予定を常に最新の状態で管理する必要があります。複数の担当者が関わる場合は情報の共有が不可欠で、誰がいつ何をしたかを記録しておかなければなりません。

また成約までの期間が長い案件では進捗状況を段階別に分けて管理し、停滞している案件を早期に発見して対策を打つことが求められます。月次や四半期の売上予測を立てるためにも、各案件の状況を正確に把握しておくことが欠かせません。

受託・プロジェクト型の案件管理

受託やプロジェクト型の案件管理では納期とコストの管理が最優先事項です。プロジェクトの開始から完了まで複数の工程があるため、各段階の進捗状況を細かく追跡する必要があります。メンバーのスケジュールや作業時間の記録も重要で、予算内で品質を保ちながら納期に間に合わせることが求められます。

また、途中で仕様変更や追加要望が発生することも多いため、変更履歴や影響範囲を明確に記録しておかなければなりません。クライアントとの連絡履歴や承認状況も適切に管理し、トラブルを未然に防ぐことが大切です。

製造・建設の案件管理

製造や建設の案件管理では安全性と品質の確保が何より重要です。作業工程が複雑で多くの関係者が関わるため、各段階での責任者や完了予定日を明確にしておく必要があります。資材の調達状況や在庫管理も欠かせない要素で、遅延が全体のスケジュールに影響を与える可能性があります。

また、法規制や安全基準への適合状況も継続的にチェックし、検査結果や是正措置の記録を残しておかなければなりません。天候や外部要因による影響も考慮して、柔軟にスケジュール調整ができる体制を整えることが重要です。

採用（人事）の案件管理

採用の案件管理では候補者一人ひとりの選考状況を正確に把握することが重要です。書類選考から最終面接まで複数の段階があるため、どの段階で何名が通過したかを常に把握しておく必要があります。面接官のスケジュール調整や会議室の確保も含めて、選考プロセス全体を円滑に進めることが求められます。

候補者との連絡履歴や評価コメントも記録し、最終的な採用判定に活用できるようにしておかなければなりません。また法的な観点から応募者の個人情報を適切に管理し、不採用者の情報は適切なタイミングで削除することも大切です。

法務・契約の案件管理

法務や契約の案件管理では契約締結までの各段階での状況把握が重要です。

契約書の作成から内容確認、修正対応、最終承認まで複数の関係者が関わるため、現在どの段階にあるかを明確にしておく必要があります。契約条件の変更履歴や相手方との交渉経緯も詳細に記録し、後でトラブルにならないよう注意深く管理しなければなりません。

期限のある契約では更新時期を事前に把握し、適切なタイミングで手続きを開始することが求められます。また関連する法規制の変更にも対応できるよう、契約内容を定期的に見直すことも大切です。

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案件管理のメリット

案件管理には、多くのメリットがあります。案件管理を行えば課題の把握ができ、分析もスピーディに行えます。また、的確な情報は経営者の意思決定の根拠付けにも役立ちます。詳しく見ていきましょう。

現状や課題を把握できる

案件管理をすることで、それぞれの案件ごとの詳細な情報を管理できるため、現状や課題が見えてきます。当初のスケジュールより遅れている案件、または担当者が対応していない案件などを洗い出し、必要に応じてフォローができるでしょう。

それぞれの案件に優先順位をつけて進めていけるため、納期遅れや目標未達などが減少し、売上向上につながります。

スピーディーに分析できる

案件管理によって、案件ごとの詳細な情報を管理すれば、さまざまな角度からスピーディーな分析が行えるようになります。成功案件のノウハウを別案件に転用したり過去の実績から期間ごとの売上を予測したりと必要なときに必要なデータを用いて分析が可能です。

また、案件をフェーズごとに比較すれば、業務の停滞している箇所や生産性の低下が見られる施策の分析がすぐに行えます。分析結果をもとに適切な改善策や対応を検討できます。

意思決定の根拠付けができる

案件管理を行うと、それぞれの案件の担当者が所有している情報を一覧で比較することも可能です。受注率や売上予測も立てやすくなるため、管理職や経営者が担当者ごとの案件の状況を把握しながら意思決定を行う際に役立ちます。また、案件を管理することで営業施策やリソースの分配なども的確に行えるでしょう。

顧客満足度が上がる

案件管理なら各案件の進捗状況、取引先の担当者、成約までの流れなどの基本情報をすべて一元で管理できます。自社の担当者の異動や退職などにより案件の担当者が変わる際にもデータが手元にあるためスムーズに連携ができ、顧客のニーズにあった対応ができるでしょう。

長期で取引しているクライアントだけではなく、新規の顧客にも先方の要望に合ったサービスを提供できるため、顧客満足度の向上にもつながります。

案件管理に使えるツール

案件管理に使えるツールには次のようなものがあります。

• Excel
• スプレッドシート
• CRM
• SFA
• タスク管理ツール

それぞれ特徴があるため、自社の抱える案件や既存システムなどに合わせて選ぶとよいでしょう。

Excel

Excelは、案件管理以外でも広く業務で使われるソフトです。そのため、汎用性が広く多くの社員にとって使いやすい点が大きな魅力です。案件管理に便利な条件付き書式や入力規則などの機能も備わっているため、案件や業務内容に合わせてカスタマイズしやすい点や導入費用がかからない点もメリットといえます。

ただし、Excelの場合は、複数の社員が同時に編集できない、情報共有に時間がかかるなどのデメリットもあります。

Excelでの案件管理の限界

Excelでの案件管理は規模が大きくなると諸所の問題が発生します。最も大きい問題は複数人での同時編集ができないことで、ファイルを開いている間は他の人が編集できず、作業効率が大幅に低下します。

また最新版がどのファイルか分からなくなり、古い情報で作業してしまうリスクもあります。データの入力ミスや削除による情報消失の危険性も高く、手動での集計作業は時間がかかる上にエラーが発生しやすくなるでしょう。

案件の進捗状況をリアルタイムで把握することも困難で、営業予測の精度に影響を与えます。さらに属人化が進みやすく、担当者が不在の際に情報にアクセスできない問題も生じます。

規模が大きいことが想定できるようであれば、進行初期から以下で紹介するCRMなどのツールの使用をおすすめします。

スプレッドシート

Excelとほぼ同様に使えるGoogleのスプレッドシートは、ステータスを変更すれば不特定多数の社員が情報を常に更新できるソフトです。リアルタイムで情報を保存、反映されるため、他部署同士での共有にも便利です。また、データが損失しても復元できる点も大きなメリットです。

ただし、スプレッドシートを使用する場合は、企業でGoogleアカウントを設定する必要があります。

CRM

CRMはSFAと並び営業活動で使えるように構築された専用ツールです。CRMはCustomer Relationship Managementの略で、顧客情報の一元管理を通じて「フォロー」「関係維持」「分析」などを効率的に行うことができ、結果として売上向上や顧客満足度の改善につながります。また、予実や商談管理ができるSFA（Sales Force Automation）との関連も深く、CRMとSFAがセットになったツールもあります。

CRMやSFAは企業からのニーズが高いため、多くの種類があり、料金も無料で使えるものから高額なものまでさまざまです。そのため、自社に適したツールを選ぶまでが大変でしょう。

SFA

SFAは営業活動に特化した管理システムで、案件の進捗状況や成約確率を数値で把握でき、売上予測の精度向上に寄与します。営業活動の分析機能も充実しており、改善点を見つけやすくなります。

しかし営業担当者にとっては入力作業が増えるため、現場での抵抗が生まれることがあります。導入当初は入力項目が多すぎて負担に感じられる場合もあります。

また営業以外の部門では使いにくい場合があり、全社での統一管理には向いていません。導入前に現場の意見を十分に聞き、段階的に機能を拡張していくことが重要です。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、それぞれの担当者が行うべきタスクを一覧で管理するツールです。プロジェクトの進行をサポートする目的で開発されたソフトのため、仕事管理に最適です。

ただし、タスク管理ツールは案件管理専用ではないため、使用する際には自社の案件や業務に合わせてカスタマイズが必要です。

案件管理ツールの選び方

案件管理ツールを選ぶ際は複数の要素を検討する必要があります。自社の課題や業務に合ったツールを選ぶことが重要です。

現状抱えている問題を解決できる機能があるか

まず自社が抱えている問題を明確にして、それを解決できる機能があるかを確認することが重要です。

Excelでの管理に限界を感じている場合は、リアルタイムでの情報共有機能や自動集計機能があるツールを選ぶ必要があります。属人化や情報の抜け漏れに悩んでいるなら、入力漏れを防ぐアラート機能や標準的な入力項目が用意されているツールが適しています。進捗の可視化が課題であれば、グラフやダッシュボード機能が充実したツールを検討しましょう。売上予測の精度向上が目的なら、確度管理や分析機能が豊富なツールが効果的です。

問題の優先順位を決めて、最も重要な課題を解決できるツールを選択することが大切です。

自社業務と適合しているか

ツールが自社の業務フローに合っているかを慎重に検討する必要があります。営業プロセスが独特な場合は、そのプロセスに合わせて設定できるツールを選ばなければなりません。承認フローが複雑な組織では、承認機能が柔軟に設定できるツールが求められます。

また業界特有の項目や用語に対応できるかも重要な判断材料となります。導入後に業務フローを大幅に変更することになると現場の混乱を招くため、現在の業務に近い形で運用できるツールを選ぶことが望ましいです。無料体験版やデモンストレーションを活用して、実際の業務で使えるかを事前に確認しておくことをお勧めします。

既存システム・ツールと連携できるか

現在使用しているシステムやツールとの連携可能性を確認することが重要です。

メールソフトやカレンダーアプリと連携できれば、重複入力の手間を省けます。会計システムとの連携があれば、売上データの転記作業が不要になり業務効率が向上します。既存の顧客データベースがある場合は、そのデータを移行できるかも重要な要素です。

連携機能が不十分だと、複数のシステムでの重複作業が発生し、かえって業務負担が増える可能性があります。またデータの整合性を保つためにも、システム間でのデータ同期機能があるツールを選ぶことが望ましいです。導入前に技術担当者と連携要件を整理しておきましょう。

使いやすいか

ツールの使いやすさは導入成功の重要な要素です。操作が複雑すぎると現場での定着が困難になり、結果的に効果を得られません。直感的に操作できるインターフェースや、必要な情報にすぐにアクセスできる設計になっているかを確認しましょう。

また現場の担当者がどの程度のパソコンスキルを持っているかも考慮する必要があります。機能が豊富でも使いこなせなければ意味がないため、必要最小限の機能から始められるツールを選ぶことも一つの方法です。

サポート体制が充実しているかも重要で、導入時の研修や運用開始後の質問対応が適切に受けられるツールを選択することで、スムーズな定着を図ることができます。

まとめ

案件管理とは、自社で抱えている案件や業務、顧客情報などを管理することです。各案件ごとに管理することで、進捗状況や受注率を把握でき、業務の効率化をはかれるとともに、さまざまな分析にも役立てられます。

また、案件管理を行えば、ブラックボックス化を防止できるため、担当者が異動や退職などで変わる場合でもスムーズに引き継ぎができ、顧客へ安定したサービスを提供できます。

案件管理に適したツールは、無料から有料のものまでさまざまありますが、自社の案件に適しているか、担当者が使いやすいか、既存のシステムと互換性があるかなどを考慮して選ぶとよいでしょう。

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