契約書管理とは｜重要性と管理するべき理由および企業で発生しがちな課題
契約書管理とは「契約書そのものと、契約書に記載されている契約内容・期日・契約更新時期などの情報を管理すること」です。
法令やビジネス上の慣習に照らして、信頼に値する契約書チェック業務・ドラフト作成を行うために必要となります。また、業務の効率化や契約書チェック業務・ドラフト業務の質を平準化する観点からも必要といえるでしょう。
契約書管理の重要性
契約書管理は、事業活動におけるリスクを適切に管理するためにも必要です。契約書審査だけでなく、有効期限の管理や、あるべき契約書の締結の有無のチェックといった、適切な締結を担保する機能を持つ契約書の管理は、特に訴訟・コンプライアンスに関するリスクや、情報管理リスクの除去に役立ちます。
また、契約書管理は業務の効率化を図る際にも重要です。企業では、過去に締結した契約書を確認するべき場面が定期的に訪れます。
- 現在の取引に疑問が生じたことで契約内容を見直したい
- 相手とのトラブルにより、解除や損害賠償について確認したい
- 関連する契約書を作成するために参考にしたい
- 契約書のアップデートを実施したい など
契約書をきちんと管理しておけばいざ必要となったとき、すぐに確認でき、業務をスムーズに進められます。
契約書管理で発生しがちな課題
契約書は締結するだけでなく、必要に応じてアップデートしたり、法律に従って適切に管理したりしなければなりません。しかし、企業では、以下のような課題が発生しがちです。
- データの入力に時間がかかる
- 過去の契約を探すのに手間がかかる
- 最新のフォーマットがどれか分からなくなる
- 更新期限の見落としが発生する
契約書は、企業の信用性にも関わる大切な書類です。更新ミスなどが発生してしまうと、先方との信頼関係が崩れることにもなりかねません。企業のイメージダウンや売上の減少にもつながるため、漏れやミスがないように、適切に管理することが大切です。もし課題があるようであれば、早急に改善策を講じる必要があります。
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契約書管理が不十分な場合生まれるリスク4選
契約書管理がない、あるいは不十分な場合には、次のようなリスクが生じる可能性があります。
- 契約書の共有漏れが起こる
- 内部統制が不十分となる
- 業務効率が下がる
- 機密情報が漏洩する
それぞれ詳しく解説します。
契約書の共有漏れが起こる
契約書は、すでに締結済みで有効な契約書が現在あるのか、あるいは有効な契約書がないのか、十分に関係者に共有される必要があります。しかし、契約書の管理が不適切だと、共有漏れが起こる可能性があります。
共有漏れの結果、締結済みであるのに、ないと思って二重に違った内容の契約書を結ぶことや、契約書があると思って実際はないことなど、双方ともに取引トラブルの元になることがあります。
契約書の存在とともに、内容も取引の関係者・関係部署に共有されている必要があります。共有漏れがあると、支払うべき金額・注文書をあらためて発行することの要否・クレームの通知の方法など、内容が共有されないと契約上の義務を履行できないことや、契約上の権利を行使できないこともあります。
一元管理し、契約をリストで管理し、締結状況が一目でわかること、アクセス権があるべき人に付与されて契約書の内容を知ることができることが必要です。
内部統制が不十分となる
契約書の管理が適切にできないと、契約書の有無や契約書内容のチェックができず、法令に違反するリスクや訴訟のリスクに対応することが難しくなります。
例えば、労働契約に規定すべき事項が漏れていると、労働基準法違反となります。また、適切なライセンス契約がないままソフトウェアなどを利用していると、特許権や著作権の侵害を主張され、訴訟に発展するリスクも生じます。
契約書管理は、上場企業においては必須のこととされています。上場審査においては、「コーポレートガバナンスおよび内部管理体制が適切に整備され、機能していること」が求められます。
もう少し具体的に言うと、役員の適正な職務を執行するための体制や内部管理体制が整っていることを意味し、「内部統制」と呼ばれます。
契約書の審査および管理は、内部統制を有効に機能させる観点からも、重要な意味を持っています。契約書の記載事項から重大な法令違反や大きな額の訴訟を引き起こすリスクを見つけること、契約書審査により適切にそれらを予防するようにすること、そして契約書の期限や運用を管理することが、適切な内部統制の実現に繋がるからです。
また、適切な契約書管理により、権限を持っている役員による適切な業務執行を確保することができます。契約締結権限のない者による契約締結の予防、契約に基づかない多額の金銭の出費を伴う業務執行の予防などが可能になるからです。
契約内容のチェックや契約書の管理が適切にできていないと、法令違反や、訴訟のリスクにより企業価値を毀損し、株主に不測の損害をもたらしかねないません。特に上場審査においては、内部統制の整備不十分を理由に、上場が認められない可能性があります。
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業務効率が下がる
契約書が一元管理されていないことやリスト化された台帳がなく、一覧性がないことにより、業務効率は下がってしまいます。
締結された契約書の内容を確認したい場合や、ある契約書が締結済みであるかどうか確認したい場合に、契約書の管理が不適切だと、検索が容易ではなくなるので時間がかかります。
契約書のひな形の確認についても同様に、一元管理と一覧性の確保が適切に行われないと、契約書の作成に時間がかかり、最悪失注などの結果を招くことがあります。
部門において管理をばらばらにしていることや、部門間で勝手な契約書の受け渡しなどがあることも業務効率が下がります。そのため、管理を適切に始めようとしても、なかなか一元化するまでに手間がかかるなどの弊害も生じます。
業務効率を上げるためには、できるだけ早い時期に契約管理を適切な方法で開始する必要があります。
機密情報が漏洩する
契約書は、一般的に機密扱いとされています。契約書情報は、真に閲覧する必要がある関係者、あるいは業務上必要とする一定の役職以上の従業員にのみ開示するなどの取り扱いが行われています。
仮に機密情報である契約書情報が漏れると、下記のようなリスクが生じます。
- 取引の相手方から契約を解除される
- 情報漏えいから損害が生じたとして損害賠償を請求される
- ライバル企業に営業情報が渡ってしまう
- 機密情報の管理状態が悪いなどとして、入札資格を停止されてしまう
そのため、契約書へのアクセス権を制限して適切に管理し、みだりに多くの人の目に触れないようにする必要があります。
契約書管理する際に押さえておくべきポイント3選
では、契約書はどのように管理を行えば適切な管理をしているといえるのでしょうか。契約書管理における基本的なポイント3つを紹介します。
- 一元管理
- 期限管理
- アクセス制御
それぞれ詳しく解説します。
ポイント①一元管理
契約書は、一元管理をする必要があります。そのためには、契約管理規程などによる管理方法と責任部署の明確化を行い、一覧性を確保するための台帳の作成や整備が必要です。
さらに、文書データベースを利用するなどして、検索性を高めておくとよいでしょう。検索性を高めて必要な時にいつでも閲覧できるようにして、さらに保管も可能な限り簡単にできるようにしておくと、契約書関連業務の効率性が高くなります。その結果、契約管理規程の遵守もしやすくなります。
ポイント②期限管理
契約書を管理するに当たっては、「有効期限」と「保存期限」という2種類の期限の管理が必要です。
種類1.有効期限
契約の有効期限の管理は、例えば自動更新の契約を更新するかを取捨選択して判断するために必要となります。有効期限の管理をしておかないと、解約すべき契約が自動更新となってしまい、経済的な損失に繋がるおそれがあります。
契約の終了時期を見て、次回の取引のための交渉を行っておく・外部委託業者の機密保持契約が空白にならないように、必ず更新しておくなど、契約の有効期間にあわせた新しい契約の準備や、契約書面の作成を行うことも必要です。
種類2.保存期限
契約書には法令で定められた保存期限があります。
例えば、法人税法によると、契約書は原則として作成日・受領日の属する事業年度分の申告書提出期限の翌日から7年以上保存することが必要です。
また、満期・契約有効期限切れとなった契約書は、民法の消滅時効にあわせて、契約終了から10年以上は保存しておくのがよいでしょう。
これらの保存期限の起算日と、保存期限を管理しておくことにより、業務上必要となり得る契約書の記録を残しつつ、保管する必要のない紙の契約書や契約書データは廃棄・削除できるため、契約書データを保管するコストを適正化できます。
期限を管理することができる仕組み作りも重要で、データベース・ソフトウェアを使い、廃棄期限を管理して、必要な人に知らせるアラートメールなどを送信できるようにすると、必要な解約手続きや契約書の作成・データ等の削除がより確実になります。
ポイント③アクセス制御
契約書のアクセス制御は、機密情報である契約書情報を守るうえで重要です。真に業務上必要のある人にアクセス権を限定し、他の従業員などの目に触れないようにします。アクセス権を適切に設定することで、情報漏えいのリスクを低減し、個人情報保護法や機密保持契約への違反を予防することができます。
契約書を管理する手順
契約書を管理する具体的な手順は下記です。
- 所管部門と責任者を決定する
- 契約書管理台帳を作成する
- 契約書の棚卸と台帳へ入力する
- 契約書管理ルールを作成する
それぞれ詳しく解説します。
手順①所管部門と責任者を決定する
契約書管理を行うには、所管部門・責任者を決めておきます。一元管理を行う責任部署を決めておく必要があること、また情報管理の観点からは責任の所在を明確にする必要があることがその理由です。
所管部署は、多くの場合法務部や総務部です。法務部は通常契約書の審査部署であり、管理のしやすさ・効率性を重視し、普通は契約書管理も兼務しています。しかし、業務量から総務部と分担する企業、あるいは法務部はないが総務部が法務部と同じ機能を担っている企業などがあります。
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手順②契約書管理台帳を作成する
契約書は管理台帳を作成し、一覧管理ができるようにします。最低限、台帳で記載しておきたい項目と記載の要領は、以下の表のとおりです。
なお契約書管理台帳を作成する方法は、大きく分けて2つあります。
それぞれにメリット・デメリットがあるため、よく比較検討した上で作成方法を決めましょう。
手順③契約書の棚卸と台帳へ入力する
台帳へ漏れなく契約書を記載しておくためには、現在保管されている契約書の棚卸をし、それらを台帳に紐づけていく必要があります。台帳には全件を掲載する必要が原則としてありますが、管理の手間があまりにかかりすぎるのも業務の効率を落とす可能性があります。
そこで、契約書の数が多い場合には、有効な契約書のみを記載する・契約書の種類を絞るなどしてプライオリティをつけておくのが適切です。
また棚卸は定期的に行い、契約書の仕分けや廃棄を行い、管理の手間を可能な限り少なくすることや、管理のコストがかかりすぎないようにすることが合理的です。
手順④契約書管理ルールを作成する
契約書管理規程は、契約書の管理の仕方を定めるルールです。ルールがないと、契約書を部署ごとで保管、ばらばらの管理方法をとるなど、リスク管理・情報管理・効率性の観点から望ましくない方法になりがちです。
統一的なルールと契約書の管理責任者、そして一元管理を行うことを規程で定め、さらにルールの見直しや改訂は定期的に行うべきことも定めておきましょう。管理の仕方が永久不滅に正しいことはあり得ませんし、PDCAサイクルに乗せて、よりよい管理方法をとるよう、改善することが必要と考えられるからです。
文書には「ライフサイクル」があります。契約書にもライフサイクルがありますので、会社の文書として契約書が作成される場面～保存・廃棄まで、文書の一生にあわせた管理方法を規定しておきます。
下記は記載すべき主なルールです。
契約締結・押印
契約書は誰が作成し、誰が契約書審査を行うのか、またひな形の取り扱いルールや押印申請先・押印担当部署・申請方法などを定めます。
保管
保管は原本とコピー、それぞれどこでどういう形式で行うのか、また契約締結作業前後などの限られた場面で一時保管・コピーの保管を行う以外は、各部署で分散して保管することを原則として禁止することなど、契約書保管に関して「すべきこと・してはいけないこと」を具体的に定めておきます。
保存
起算日とともに、契約書の保存期限や、保存の形式などを定めておきます。契約書の種類ごとに保存期限を規程内の別表にまとめておくなどすると、わかりやすくなります。
廃棄・削除
保存期限を経過すると廃棄してよいこと、また、廃棄の方法や、廃棄の申請方法などを定めておきます。
廃棄の際には情報の安全な管理の観点から、完全に廃棄することが必要ですので、廃棄・削除の方法をついては紙の契約書の場合・契約書データの場合それぞれに、具体的な手段も含めて規定を設けておきましょう。
契約書を管理する方法｜エクセルと管理システムのメリットとデメリット
契約書管理には、低コストであることから、台帳としてエクセルを利用する企業も多いようですが、エクセルでの管理にはデメリットもあります。
扱う契約書の数が多い場合やセキュリティ対策もしたい場合は、契約書管理システムの方が合っています。
ここでは、エクセルを使うことのメリットとデメリットを紹介します。
方法メリットデメリットエクセル・低コストで導入できる
・カスタマイズの自由度が高い・契約更新・期限の管理がしにくい
・セキュリティ対策がしにくい
・一元管理がしにくい
・入力の手間がかかる契約書管理
システム・契約更新・期限の管理ができる
・セキュリティ対策と共有しやすさの両立ができる
・一元管理ができる
・管理台帳への入力が効率化する・導入費用がかかる
・サービスにカスタマイズしづらい
基本的に導入費用がどうしても出せない場合以外は、契約書管理システムの利用がおすすめです。
契約書管理にエクセルを利用するメリット・デメリット
契約書管理にエクセルを利用するメリット・デメリットを解説します。
メリット｜ローコストで導入できる
エクセルはすでに導入している企業も多いことから、ローコストで台帳を導入できる点がメリットです。さらに、エクセルはオフィスワーカーであれば多くの人が使えるため、社員教育の手間の多くが削減できます。その結果、契約書管理に関する教育・研修にかけるコストも低く抑えられます。
デメリット｜管理コストが重い
エクセルでは契約書の期限や自動更新の有無といった項目を都度人の手で入力、管理をすべて人力で行う必要があります。さらに、定期的な台帳の確認作業が発生するため、人件費を中心とする管理コストが重くなりがちです。
なおエクセルによる契約書管理の詳しいメリット・デメリットや手順は下記記事で解説しているので、ぜひ合わせて参考にしてください。
契約書管理システムとは
契約書管理システムとは、契約書の管理を効率化させるため、さまざまな機能が搭載されたシステムのことです。搭載される機能はシステムによって異なり、検索機能や入力機能などがよく搭載されています。
契約書には保管が義務付けられている種類もあり、適切な手法に従って管理しなければなりません。加えて法改正や市場の変化により、契約書のアップデートが必要となる場合があります。しかし、管理台帳やExcelでは入力ミスや管理の煩雑さが課題であり、大量の契約書を扱う場合には多大な労力が必要です。
業務に支障がでる可能性もあることから、市場のニーズに応える形で登場したのが、契約書管理システムです。契約書管理システムは、以下のような種類に分類されます。
管理システムの種類特徴契約書管理を得意とするタイプ入力や検索機能が充実したタイプ。PDFやスキャンしたデータから必要な項目を読み取り、リスト化できる機能が搭載されたシステムが存在する。契約書の作成・締結から対応したタイプ契約書の作成・締結・管理を一括してできるタイプ。契約書の作成から管理まで一本化できる。基本的な契約書作成に加え、契約書以外の書類にも対応したタイプ契約書以外の書類も、まとめて電子化できるタイプ。管理システムによって、電子化できる書類が異なる。
契約書管理システムは、それぞれにできることや強みが異なります。管理業務を効率化するには、自社に合ったシステムを導入することが重要です。まずは自社の課題を振り返り、「どのような機能が必要か」を洗い出すことからはじめましょう。
契約書管理に契約書管理システムを利用するメリット・デメリット
契約書管理に契約書管理システムを利用するメリット・デメリットを解説します。
契約書管理システムを導入することには、以下のようなメリットがあります。
- 契約書管理業務の効率化を図れる
- コストを抑えられる
- セキュリティ対策を強化できる
メリット1. 契約書管理業務の効率化を図れる
契約書管理システムは、管理業務の効率化を図れるのがメリットです。管理機能や入力機能をはじめとする管理支援ツールを活用することで、煩雑だった契約書管理を簡略化できます。
紙媒体の管理台帳や契約書を管理する場合、ファイリングの手間がかかり、保管できるだけのスペースの確保が必要です。いざ契約書が必要になった際は、保管庫から目当ての契約書を探さなければならず、多大な労力と時間がかかっていました。
一方で契約管理システムでは、電子契約書の作成ができ、ペーパーレス化を図ることが可能です。作成・締結・管理をシステム上でおこなえるため、必要な契約書があれば検索機能ですぐに見つけられ、大幅な業務の効率化が図れます。
メリット2. コストを抑えられる
契約書管理システムは、コストカットにも効果的です。紙媒体の契約の場合、用紙代・インク代・郵送費などのコストが発生します。大量の契約書を扱うときは、コストも膨らんでしまうでしょう。
契約書管理システムは、システム上で契約書の作成・やり取りをおこなうため、用紙代やインク代は発生しません。締結時もシステムやメールでやり取りするので、郵送代なども不要です。契約書そのものが電子化されることにより、契約書に関連する業務の総合的なコストカットに期待できます。
メリット3. セキュリティ対策を強化できる
紙媒体で契約書を管理する場合、紛失や盗難による情報漏えいのリスクがあります。紙媒体の契約書は、作成から締結まで人目に触れる機会が多い環境です。たとえば作成した契約書を印刷する際は、印刷機の近くにいる人の目に入る場合があり、担当者以外の従業員に内容を知られる可能性があります。また、締結時も先方の担当者以外の従業員に、故意かどうかを問わず、見られてしまう可能性があるでしょう。もし、情報漏えいが発生しても、原因の究明が困難なケースがほとんどです。
一方の契約書管理システムでは、アクセス権が付与された者しか、契約書にアクセスができません。アクセスした際は、ログが残るため、万が一情報が漏えいした場合にも、原因の究明がしやすいでしょう。
また、科学技術の進歩により、システム自体のセキュリティも向上しています。多くの契約書管理システムでは、通信の暗号化やセキュリティ基準のアップデートが実施されており、外部から不正にアクセスするのは容易ではありません。紙媒体より、高いセキュリティで契約書を管理できます。
契約書管理システムを導入することには、メリットがある一方で、以下のようなデメリットも存在します。
- 使いこなすには慣れが必要
- 自社にマッチした製品でないと思うような効率化が図れない
デメリット1. システムによっては使いこなすまでに慣れが必要
契約書管理システムのなかには、使いこなすまでに何度か操作して慣れる必要があるものがあります。多彩な機能が搭載されているほど、最大の性能を発揮するために、システムを使いこなせるだけのスキルが必要です。しかし、スキルを身に付ける場合、システムに関する知識だけでなく慣れも必要となるため、使いこなせるまでにはそれなりの時間を要します。
少しでも早く業務効率化を目指すのであれば、操作性が良く、使いやすいシステムを導入することが大切です。契約書管理システムには、慣れていないうちでも簡単に操作できる製品もあるので、操作性に優れたものを見つけましょう。
デメリット2. 自社にマッチした製品でないと思うような効率化が図れない
契約書管理システムと一言でいっても、搭載される機能や操作手順は、システムごとにさまざまです。たとえば検索機能ひとつにしても、検索できる範囲や検索条件などは、システムによって異なります。
どれだけ高性能で多彩な機能を備えたシステムであっても、自社が必要とする機能を備えていなければ、業務の効率化は図れません。導入を検討する際は、担当部署とコミュニケーションを取り、「どのような機能が必要なのか」を洗い出しておくことが必要です。ミスマッチを避けるためにも、必要な機能については担当部署と綿密に打ち合わせしましょう。
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まとめ：契約書管理の手順・方法
契約書管理のポイントは下記です。
- 一元管理をする
- 期限管理をする
- アクセス制御をする
契約書管理の手順は下記です。
- 所管部門と責任者を決定する
- 契約書管理台帳を作成する
- 契約書の棚卸と台帳へ入力する
- 契約書管理ルールを作成する
なお契約書管理台帳を作成する方法は「エクセル」「管理システム」の2つが主流です。初期費用はかかりますが、業務効率化により、総合的なコストダウンに期待できるので、理想としては契約書管理システムの利用がおすすめです。契約書管理システムの利用がおすすめです。
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<この記事を書いた人>
Nobisiro編集部
AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」を提供するLegalOn Technologiesが運営する、法務の可能性を広げるメディア「Nobisiro」編集部。の法務担当者の日々の業務に役立つ情報を発信しています。
