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契約書管理とは。システムにはどんな種類がある?正しい選び方もご紹介

契約書管理とは。システムにはどんな種類がある?正しい選び方もご紹介

契約書の管理をどうしようか迷っている方へ。

契約書を適切に管理できていないと、業務効率が下がって契約書の作成に時間がかかったり、機密情報が漏洩して大きなトラブルに発展したりします。

もし「今は契約書の数が少ないから、何となくで管理できていた」という状態だとしても、今後契約書の数が多くなった場合、大きなトラブルに発展する可能性があります。

そこで本記事では、契約書管理のポイントやおすすめの管理方法、契約書管理システムについて解説します。

すべて読めば、適切な契約書管理の方法が分かり、業務が効率化されて他の業務に時間を割けたり、大きなトラブルに発展するのを未然に防いだりできるようになります。

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この記事を読んでわかること
    • 契約書管理の重要性
    • 契約書管理システムの種類
    • 契約書管理システムの選び方

目次

契約書管理とは|重要性と管理するべき理由および企業で発生しがちな課題

契約書管理とは「契約書そのものと、契約書に記載されている契約内容・期日・契約更新時期などの情報を管理することです。

法令やビジネス上の慣習に照らして、信頼に値する契約書チェック業務・ドラフト作成を行うために必要となります。また、業務の効率化や契約書チェック業務・ドラフト業務の質を平準化する観点からも必要といえるでしょう。

契約書管理の重要性

契約書管理は、事業活動におけるリスクを適切に管理するためにも必要です。契約書審査だけでなく、有効期限の管理や、あるべき契約書の締結の有無のチェックといった、適切な締結を担保する機能を持つ契約書の管理は、特に訴訟・コンプライアンスに関するリスクや、情報管理リスクの除去に役立ちます。

また、契約書管理は業務の効率化を図る際にも重要です。企業では、過去に締結した契約書を確認するべき場面が定期的に訪れます。

  • 現在の取引に疑問が生じたことで契約内容を見直したい
  • 相手とのトラブルにより、解除や損害賠償について確認したい
  • 関連する契約書を作成するために参考にしたい
  • 契約書のアップデートを実施したい など

契約書をきちんと管理しておけばいざ必要となったとき、すぐに確認でき、業務をスムーズに進められます。

契約書管理で発生しがちな課題

契約書は締結するだけでなく、必要に応じてアップデートしたり、法律に従って適切に管理したりしなければなりません。しかし、企業では、以下のような課題が発生しがちです。

  • データの入力に時間がかかる
  • 過去の契約を探すのに手間がかかる
  • 最新のフォーマットがどれか分からなくなる
  • 更新期限の見落としが発生する

契約書は、企業の信用性にも関わる大切な書類です。更新ミスなどが発生してしまうと、先方との信頼関係が崩れることにもなりかねません。企業のイメージダウンや売上の減少にもつながるため、漏れやミスがないように、適切に管理することが大切です。もし課題があるようであれば、早急に改善策を講じる必要があります。

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契約書管理が不十分な場合生まれるリスク4選

契約書管理がない、あるいは不十分な場合には、次のようなリスクが生じる可能性があります。

  • 契約書の共有漏れが起こる
  • 内部統制が不十分となる
  • 業務効率が下がる
  • 機密情報が漏洩する

それぞれ詳しく解説します。

契約書の共有漏れが起こる

契約書は、すでに締結済みで有効な契約書が現在あるのか、あるいは有効な契約書がないのか、十分に関係者に共有される必要があります。しかし、契約書の管理が不適切だと、共有漏れが起こる可能性があります。

共有漏れの結果、締結済みであるのに、ないと思って二重に違った内容の契約書を結ぶことや、契約書があると思って実際はないことなど、双方ともに取引トラブルのもとになることがあります。

契約書の存在とともに、内容も取引の関係者・関係部署に共有されている必要があります。共有漏れがあると、支払うべき金額・注文書をあらためて発行することの要否・クレームの通知の方法など、内容が共有されないと契約上の義務を履行できないことや、契約上の権利を行使できないこともあります。

一元管理し、契約をリストで管理し、締結状況が一目でわかること、アクセス権があるべき人に付与されて契約書の内容を知ることができることが必要です。

内部統制が不十分となる

契約書の管理が適切にできないと、契約書の有無や契約書内容のチェックができず、法令に違反するリスクや訴訟のリスクに対応することが難しくなります。

例えば、労働契約に規定すべき事項が漏れていると、労働基準法違反となります。また、適切なライセンス契約がないままソフトウェアなどを利用していると、特許権や著作権の侵害を主張され、訴訟に発展するリスクも生じます。

契約書管理は、上場企業においては必須のこととされています。上場審査においては、「コーポレートガバナンスおよび内部管理体制が適切に整備され、機能していること」が求められます。

もう少し具体的に言うと、役員の適正な職務を執行するための体制や内部管理体制が整っていることを意味し、「内部統制」と呼ばれます。

契約書の審査および管理は、内部統制を有効に機能させる観点からも、重要な意味を持っています。契約書の記載事項から重大な法令違反や大きな額の訴訟を引き起こすリスクを見つけること、契約書審査により適切にそれらを予防するようにすること、そして契約書の期限や運用を管理することが、適切な内部統制の実現に繋がるからです。

また、適切な契約書管理により、権限を持っている役員による適切な業務執行を確保することができます。契約締結権限のない者による契約締結の予防、契約に基づかない多額の金銭の出費を伴う業務執行の予防などが可能になるからです。

契約内容のチェックや契約書の管理が適切にできていないと、法令違反や、訴訟のリスクにより企業価値を毀損し、株主に不測の損害をもたらしかねないません。特に上場審査においては、内部統制の整備不十分を理由に、上場が認められない可能性があります。

<関連記事>
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業務効率が下がる

契約書が一元管理されていないことやリスト化された台帳がなく、一覧性がないことにより、業務効率は下がってしまいます。

締結された契約書の内容を確認したい場合や、ある契約書が締結済みであるかどうか確認したい場合に、契約書の管理が不適切だと、検索が容易ではなくなるので時間がかかります。

契約書のひな形の確認についても同様に、一元管理と一覧性の確保が適切に行われないと、契約書の作成に時間がかかり、最悪失注などの結果を招くことがあります。

部門において管理をばらばらにしていることや、部門間で勝手な契約書の受け渡しなどがあることも業務効率が下がります。そのため、管理を適切に始めようとしても、なかなか一元化するまでに手間がかかるなどの弊害も生じます。

業務効率を上げるためには、できるだけ早い時期に契約管理を適切な方法で開始する必要があります。

機密情報が漏洩する

契約書は、一般的に機密扱いとされています。契約書情報は、真に閲覧する必要がある関係者、あるいは業務上必要とする一定の役職以上の従業員にのみ開示するなどの取り扱いが行われています。

仮に機密情報である契約書情報が漏れると、下記のようなリスクが生じます。

  • 取引の相手方から契約を解除される
  • 情報漏えいから損害が生じたとして損害賠償を請求される
  • ライバル企業に営業情報が渡ってしまう
  • 機密情報の管理状態が悪いなどとして、入札資格を停止されてしまう

そのため、契約書へのアクセス権を制限して適切に管理し、みだりに多くの人の目に触れないようにする必要があります。

契約書管理する際に押さえておくべきポイント3選

では、契約書はどのように管理を行えば適切な管理をしているといえるのでしょうか。契約書管理における基本的なポイント3つを紹介します。

  • 一元管理
  • 期限管理
  • アクセス制御

それぞれ詳しく解説します。

ポイント①一元管理

契約書は、一元管理をする必要があります。そのためには、契約管理規程などによる管理方法と責任部署の明確化を行い、一覧性を確保するための台帳の作成や整備が必要です。

さらに、文書データベースを利用するなどして、検索性を高めておくとよいでしょう。検索性を高めて必要な時にいつでも閲覧できるようにして、さらに保管も可能な限り簡単にできるようにしておくと、契約書関連業務の効率性が高くなります。その結果、契約管理規程の遵守もしやすくなります。

ポイント②期限管理

契約書を管理するに当たっては、「有効期限」と「保存期限」という2種類の期限の管理が必要です。

種類1.有効期限

契約の有効期限の管理は、例えば自動更新の契約を更新するかを取捨選択して判断するために必要となります。有効期限の管理をしておかないと、解約すべき契約が自動更新となってしまい、経済的な損失に繋がるおそれがあります。

契約の終了時期を見て、次回の取引のための交渉を行っておく・外部委託業者の機密保持契約が空白にならないように、必ず更新しておくなど、契約の有効期間にあわせた新しい契約の準備や、契約書面の作成を行うことも必要です。

種類2.保存期限

契約書には法令で定められた保存期限があります。

例えば、法人税法によると、契約書は原則として作成日・受領日の属する事業年度分の申告書提出期限の翌日から7年以上保存することが必要です。

また、満期・契約有効期限切れとなった契約書は、民法の消滅時効にあわせて、契約終了から10年以上は保存しておくのがよいでしょう。

これらの保存期限の起算日と、保存期限を管理しておくことにより、業務上必要となり得る契約書の記録を残しつつ、保管する必要のない紙の契約書や契約書データは廃棄・削除できるため、契約書データを保管するコストを適正化できます。

期限を管理することができる仕組み作りも重要で、データベース・ソフトウェアを使い、廃棄期限を管理して、必要な人に知らせるアラートメールなどを送信できるようにすると、必要な解約手続きや契約書の作成・データ等の削除がより確実になります。

ポイント③アクセス制御

契約書のアクセス制御は、機密情報である契約書情報を守るうえで重要です。真に業務上必要のある人にアクセス権を限定し、他の従業員などの目に触れないようにします。アクセス権を適切に設定することで、情報漏えいのリスクを低減し、個人情報保護法や機密保持契約への違反を予防することができます。

契約書を管理する手順

契約書を管理する具体的な手順は下記です。

  1. 所管部門と責任者を決定する
  1. 契約書管理台帳を作成する
  1. 契約書の棚卸と台帳へ入力する
  1. 契約書管理ルールを作成する

それぞれ詳しく解説します。

手順①所管部門と責任者を決定する

契約書管理を行うには、所管部門・責任者を決めておきます。一元管理を行う責任部署を決めておく必要があること、また情報管理の観点からは責任の所在を明確にする必要があることがその理由です。

所管部署は、多くの場合法務部や総務部です。法務部は通常契約書の審査部署であり、管理のしやすさ・効率性を重視し、普通は契約書管理も兼務しています。しかし、業務量から総務部と分担する企業、あるいは法務部はないが総務部が法務部と同じ機能を担っている企業などがあります。

<関連記事> 
契約書管理はどの部署で行うべき?主な4つのパターンを解説


手順②契約書管理台帳を作成する

契約書は管理台帳を作成し、一覧管理ができるようにします。最低限、台帳で記載しておきたい項目と記載の要領は、以下の表のとおりです。

なお契約書管理台帳を作成する方法は、大きく分けて2つあります。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、よく比較検討した上で作成方法を決めましょう。

手順③契約書の棚卸と台帳へ入力する

台帳へ漏れなく契約書を記載しておくためには、現在保管されている契約書の棚卸をし、それらを台帳に紐づけていく必要があります。台帳には全件を掲載する必要が原則としてありますが、管理の手間があまりにかかりすぎるのも業務の効率を落とす可能性があります。

そこで、契約書の数が多い場合には、有効な契約書のみを記載する・契約書の種類を絞るなどしてプライオリティをつけておくのが適切です。

また棚卸は定期的に行い、契約書の仕分けや廃棄を行い、管理の手間を可能な限り少なくすることや、管理のコストがかかりすぎないようにすることが合理的です。

手順④契約書管理ルールを作成する

契約書管理規程は、契約書の管理の仕方を定めるルールです。ルールがないと、契約書を部署ごとで保管、ばらばらの管理方法をとるなど、リスク管理・情報管理・効率性の観点から望ましくない方法になりがちです。

統一的なルールと契約書の管理責任者、そして一元管理を行うことを規程で定め、さらにルールの見直しや改訂は定期的に行うべきことも定めておきましょう。管理の仕方が永久不滅に正しいことはあり得ませんし、PDCAサイクルに乗せて、よりよい管理方法をとるよう、改善することが必要と考えられるからです。

文書には「ライフサイクル」があります。契約書にもライフサイクルがありますので、会社の文書として契約書が作成される場面~保存・廃棄まで、文書の一生にあわせた管理方法を規定しておきます。

下記は記載すべき主なルールです。

契約締結・押印

契約書は誰が作成し、誰が契約書審査を行うのか、またひな形の取り扱いルールや押印申請先・押印担当部署・申請方法などを定めます。

保管

保管は原本とコピー、それぞれどこでどういう形式で行うのか、また契約締結作業前後などの限られた場面で一時保管・コピーの保管を行う以外は、各部署で分散して保管することを原則として禁止することなど、契約書保管に関して「すべきこと・してはいけないこと」を具体的に定めておきます。

保存

起算日とともに、契約書の保存期限や、保存の形式などを定めておきます。契約書の種類ごとに保存期限を規程内の別表にまとめておくなどすると、わかりやすくなります。

廃棄・削除

保存期限を経過すると廃棄してよいこと、また、廃棄の方法や、廃棄の申請方法などを定めておきます。

廃棄の際には情報の安全な管理の観点から、完全に廃棄することが必要ですので、廃棄・削除の方法をついては紙の契約書の場合・契約書データの場合それぞれに、具体的な手段も含めて規定を設けておきましょう。

契約書を管理する方法|エクセルと管理システムのメリットとデメリット

契約書管理には、低コストであることから、台帳としてエクセルを利用する企業も多いようですが、エクセルでの管理にはデメリットもあります。

扱う契約書の数が多い場合やセキュリティ対策もしたい場合は、契約書管理システムの方が合っています。

ここでは、エクセルを使うことのメリットとデメリットを紹介します。

・低コストで導入できる
・カスタマイズの自由度が高い・契約更新・期限の管理がしにくい
・セキュリティ対策がしにくい
・一元管理がしにくい
・入力の手間がかかる契約書管理
・システム・契約更新・期限の管理ができる
・セキュリティ対策と共有しやすさの両立ができる
・一元管理ができる
・管理台帳への入力が効率化する・導入費用がかかる
・サービスにカスタマイズしづらい

基本的に導入費用がどうしても出せない場合以外は、契約書管理システムの利用がおすすめです。

契約書管理にエクセルを利用するメリット・デメリット

契約書管理にエクセルを利用するメリット・デメリットを解説します。

メリット|ローコストで導入できる

エクセルはすでに導入している企業も多いことから、ローコストで台帳を導入できる点がメリットです。さらに、エクセルはオフィスワーカーであれば多くの人が使えるため、社員教育の手間の多くが削減できます。その結果、契約書管理に関する教育・研修にかけるコストも低く抑えられます。

デメリット|管理コストが重い

エクセルでは契約書の期限や自動更新の有無といった項目を都度人の手で入力、管理をすべて人力で行う必要があります。さらに、定期的な台帳の確認作業が発生するため、人件費を中心とする管理コストが重くなりがちです。

なおエクセルによる契約書管理の詳しいメリット・デメリットや手順は下記記事で解説しているので、ぜひ合わせて参考にしてください。

エクセルで契約書管理をする方法・導入フローを詳しく解説

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、契約書の管理を効率化させるため、さまざまな機能が搭載されたシステムのことです。搭載される機能はシステムによって異なり、検索機能や入力機能などがよく搭載されています。

契約書には保管が義務付けられている種類もあり、適切な手法に従って管理しなければなりません。加えて法改正や市場の変化により、契約書のアップデートが必要となる場合があります。しかし、管理台帳やExcelでは入力ミスや管理の煩雑さが課題であり、大量の契約書を扱う場合には多大な労力が必要です。

業務に支障がでる可能性もあることから、市場のニーズに応える形で登場したのが、契約書管理システムです。契約書管理システムは、以下のような種類に分類されます。

管理システムの種類特徴契約書管理を得意とするタイプ入力や検索機能が充実したタイプ。PDFやスキャンしたデータから必要な項目を読み取り、リスト化できる機能が搭載されたシステムが存在する。契約書の作成・締結から対応したタイプ契約書の作成・締結・管理を一括してできるタイプ。契約書の作成から管理まで一本化できる。基本的な契約書作成に加え、契約書以外の書類にも対応したタイプ契約書以外の書類も、まとめて電子化できるタイプ。管理システムによって、電子化できる書類が異なる。

契約書管理システムは、それぞれにできることや強みが異なります。管理業務を効率化するには、自社に合ったシステムを導入することが重要です。まずは自社の課題を振り返り、「どのような機能が必要か」を洗い出すことからはじめましょう。

契約書管理システムの種類

ここでは、主に「契約締結から書類作成まで一括管理」するタイプ、特定の「契約書管理業務に特化」したタイプ、そして「紙の契約書も管理できる」タイプのシステムを紹介します。

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契約締結から書類作成まで一括管理

契約締結から書類作成まで一括管理タイプの契約書管理システムは、契約プロセスのすべての段階をデジタルプラットフォーム上で管理する機能を提供します。

具体的には、契約書の作成、承認プロセス、署名、そして最終的な文書の保管まで、全ての工程を一つのシステム内で完結できます。これにより、書類の物理的な移動が不要となり、時間とコストを削減できるだけでなく、ミスの発生を減らすことが可能です。

例えば、ユーザーはテンプレートを用いて契約書を作成し、関連する部署や担当者によるオンラインでのレビューと承認を経て、電子署名を集めることができます。全ての活動はデジタルトレースが残るため、誰がいつどの文書を扱ったかが明確に記録され、セキュリティやコンプライアンスの観点からも優れた管理が可能です。このシステムは特に、契約書が頻繁に更新される環境や、多数の利害関係者が関与する複雑な取引において、効率化を大きく進めることができます。

契約書管理業務に特化

契約書管理業務に特化したシステムは、契約書の管理を最適化するための機能が豊富に搭載されています。このタイプのシステムでは、契約書の作成、検索、アクセス管理、更新の追跡といった機能が統合されており、特に大量の契約を取り扱う企業や法務部門での使用に適しているのが特徴です。

例えば、契約書の入力や検索を迅速化するための高度なフィルタリングオプション、契約の各ステージを追跡するダッシュボード、重要な契約更新日に自動で通知を送るアラート機能などがあります。

さらに、これらのシステムは契約書のセキュリティを強化し、不正アクセスやデータ漏洩から契約情報を保護するための高度な権限設定や暗号化技術を備えています。契約の一覧性を高め、必要な契約書を素早く検索し、関連する契約情報に迅速にアクセスできるようにすることで、企業の契約運用の効率化とリスク管理が大幅に向上するでしょう。

紙の契約書も管理できる

「紙の契約書も管理できる」タイプの契約書管理システムは、デジタル化されたデータ管理と物理的な紙の文書管理を組み合わせることで、包括的な契約書管理を実現します。このシステムでは、紙の契約書をスキャナーで読み取り、デジタルフォーマットに変換してデータベースに保存します。これにより、紙の文書も電子的に検索可能になり、迅速にアクセスすることが可能です。

ジタル化された契約書は、キーワード検索、カテゴリ分け、日付や内容に基づいたソートが可能で、必要な契約書を素早く見つけ出すことができます。また、物理的なスペースを節約し、保管環境のリスクから契約書を保護することが可能です。さらに、紙の契約書をデジタル化することで、災害時のデータ損失リスクを減らすとともに、バックアップの容易さも向上します。

のタイプのシステムは、特に過渡期においてデジタル完全移行前の企業や、法的・規制上の理由で紙の文書を保持しなければならない業種に適しています。デジタルと物理的な両方の形式で契約書を効率的に管理し、企業の運用の効率化とコンプライアンスの向上をサポートします。

約書管理システムでできること

契約書管理システムでは、契約書の電子データ化やデータベース管理、管理台帳の作成といった事が行えます。

契約書の電子データ化

「契約書の電子データ化」とは、紙の契約書をデジタルフォーマットに変換し、電子的に保存・管理するプロセスです。このプロセスには、スキャンニングとOCR(光学文字認識)技術が一般的に用いられます。スキャンニングにより物理的な文書がデジタル画像に変換され、OCR技術がその画像からテキストデータを抽出して、編集可能な形式で保存します。

子データ化された契約書は、データベースに保存され、キーワードや契約日、関連する当事者名などで迅速に検索できます。これにより、必要な文書を素早く見つけることが可能になり、契約書の管理効率が大幅に向上します。また、デジタル形式での保存は、物理的なスペースを節約し、紙の契約書が火災や水害などのリスクから受ける損害の可能性を減少させます。

子データ化は、遠隔地のチーム間での契約書の共有を容易にし、同時に多くの利害関係者が文書にアクセスできるようにすることで、ビジネスプロセスの透明性を高める効果もあります。

契約書のデータベース管理

「契約書のデータベース管理」とは、電子化された契約書を一元的に整理し、保存するシステムの使用を指します。この管理システムでは、契約書ごとに詳細なメタデータを付与することが可能で、契約日、期限、関連する当事者名、契約内容などの情報を簡単に検索できます。

のようなシステムの導入により、契約書に迅速かつ容易にアクセスすることが可能となり、特に契約更新や条件の確認が必要な場合に役立ちます。データベース内での契約書管理は、契約書の追跡を自動化し、更新が必要な契約書を瞬時に識別する機能も提供します。これにより、適切な時期に契約の見直しや更新が行え、契約違反のリスクを減らすことができます。

らに、このシステムは多くの場合、高度なセキュリティ機能を備えており、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを低減します。また、法規制の遵守を確保するための記録保持機能も強化されています。

管理台帳の作成

「管理台帳の作成」とは、契約書のすべての重要な情報を一元的に記録し、追跡するためのシステムです。この台帳には、契約書の種類、締結日、有効期限、関連する当事者、契約条件など、各契約の詳細が記録されます。管理台帳はデジタル化されていることが多く、契約の状態や更新履歴を一目で把握できるように整理されています。

のシステムの利点は、契約管理プロセスの透明性を高めることにあります。例えば、どの契約が更新が必要か、どの契約が間もなく終了するかが一覧で確認でき、必要な行動を迅速に取ることが可能です。また、企業が法的義務や契約に基づく義務を適切に遵守しているかを監視する上で、非常に有効なツールとなります。

らに、管理台帳を使用することで、契約に関連するすべての情報を中央で管理するため、情報の一貫性を保ちやすくなります。これは、複数部門が関与する大規模な契約や複数の契約を同時に管理する場合に特に有用です。

更新された契約書の管理

「更新された契約書の管理」とは、既存の契約書が改定や更新された際に、その変更を効率的に管理し記録するプロセスです。この管理は、契約の有効性を維持し、企業が法的要件を遵守するために不可欠です。システムは通常、契約書の新旧のバージョンを追跡し、変更点を明確に記録します。

新された契約書の管理システムは、契約の変更があるたびに自動的に通知を発する機能を持ち、関連するスタッフが即座に対応できるようにします。このようなシステムは、契約更新のステータス、期限の追跡、そして必要に応じて関係者にリマインダーを送ることができるため、更新漏れや期限切れのリスクを大幅に減少させることが可能です。

に、契約が多岐にわたる大企業や、頻繁に契約内容が変更される業界では、この種のシステムが業務の透明性を高め、効率化に寄与します。また、デジタル化された契約管理システムにより、契約書の各バージョンを簡単に比較し、最新の条件を確認することが容易になります。

契約書の更新期限・権限管理

「契約書の更新期限・権限管理」とは、契約書が定める条件や期限に基づき、適切な管理を行うプロセスです。この管理機能は、契約書の有効期限や更新時期をユーザーに通知し、期限内に必要なアクションをとることを支援します。これにより、契約の遵守を保証し、違反のリスクを低減します。

た、権限管理は、契約書にアクセスできるユーザーを制限することで、情報のセキュリティを強化します。各ユーザーまたは部門に対して、読み取り、編集、または承認の権限を個別に設定することができます。これにより、不必要なアクセスを防ぎ、契約書の機密性を保持します。

のシステムの導入により、企業は契約書のライフサイクルを通じて厳格なコントロールを実施でき、誤った契約の実施や機密情報の漏洩を防ぐことが可能になります。


契約書管理に契約書管理システムを利用するメリット・デメリット

契約書管理に契約書管理システムを利用するメリット・デメリットを解説します。

契約書管理システムを導入することには、以下のようなメリットがあります。

  1. 契約書管理業務の効率化を図れる
  2. コストを抑えられる
  3. セキュリティ対策を強化できる
  4. 更新期限を見逃さない
  5. データ化による作業工数の削減
  6. データベースから契約書を検索する時間の短縮
  7. 直近の契約書をすぐに探せる

メリット1. 契約書管理業務の効率化を図れる

契約書管理システムは、管理業務の効率化を図れるのがメリットです。管理機能や入力機能をはじめとする管理支援ツールを活用することで、煩雑だった契約書管理を簡略化できます。

紙媒体の管理台帳や契約書を管理する場合、ファイリングの手間がかかり、保管できるだけのスペースの確保が必要です。いざ契約書が必要になった際は、保管庫から目当ての契約書を探さなければならず、多大な労力と時間がかかっていました。

一方で契約管理システムでは、電子契約書の作成ができ、ペーパーレス化を図ることが可能です。作成・締結・管理をシステム上でおこなえるため、必要な契約書があれば検索機能ですぐに見つけられ、大幅な業務の効率化が図れます。

メリット2. コストを抑えられる

契約書管理システムは、コストカットにも効果的です。紙媒体の契約の場合、用紙代・インク代・郵送費などのコストが発生します。大量の契約書を扱うときは、コストも膨らんでしまうでしょう。

契約書管理システムは、システム上で契約書の作成・やり取りをおこなうため、用紙代やインク代は発生しません。締結時もシステムやメールでやり取りするので、郵送代なども不要です。契約書そのものが電子化されることにより、契約書に関連する業務の総合的なコストカットに期待できます。

メリット3. セキュリティ対策を強化できる

紙媒体で契約書を管理する場合、紛失や盗難による情報漏えいのリスクがあります。紙媒体の契約書は、作成から締結まで人目に触れる機会が多い環境です。たとえば作成した契約書を印刷する際は、印刷機の近くにいる人の目に入る場合があり、担当者以外の従業員に内容を知られる可能性があります。また、締結時も先方の担当者以外の従業員に、故意かどうかを問わず、見られてしまう可能性があるでしょう。もし、情報漏えいが発生しても、原因の究明が困難なケースがほとんどです。

一方の契約書管理システムでは、アクセス権が付与された者しか、契約書にアクセスができません。アクセスした際は、ログが残るため、万が一情報が漏えいした場合にも、原因の究明がしやすいでしょう。

また、科学技術の進歩により、システム自体のセキュリティも向上しています。多くの契約書管理システムでは、通信の暗号化やセキュリティ基準のアップデートが実施されており、外部から不正にアクセスするのは容易ではありません。紙媒体より、高いセキュリティで契約書を管理できます。

メリット4.更新期限を見逃さない

契約書管理システムを使用すると、契約の有効期限に関するアラート機能が組み込まれているため、更新漏れを防ぐことができます。システムは、期限が近づくと自動的に通知を送信するため、重要な契約の更新を見逃すことがなくなります。

メリット5.データ化による作業工数の削減

契約書をデジタル化することで、物理的な書類の整理や保管にかかる時間と労力が大幅に削減されます。また、データ化された契約書は、電子的な形で瞬時にアクセス可能となり、契約書の準備や送付のプロセスが迅速化します。

メリット6.データベースから契約書を検索する時間の短縮

契約書管理システムは、高度な検索機能を提供し、キーワードや契約日などで迅速に文書を見つけることができます。この効率的な検索システムにより、契約書を探すために費やす時間が大幅に削減されます。

メリット7.直近の契約書をすぐに探せる

管理システムには、最近の契約や最もアクセスされた契約書を素早く参照できる機能が含まれています。これにより、日常的に頻繁に使用される契約書へのアクセスが容易になり、業務の迅速化を図ることが可能です。


契約書管理システムを導入することには、メリットがある一方で、以下のようなデメリットも存在します。

  1. 使いこなすには慣れが必要
  1. 自社にマッチした製品でないと思うような効率化が図れない

デメリット1. システムによっては使いこなすまでに慣れが必要

契約書管理システムのなかには、使いこなすまでに何度か操作して慣れる必要があるものがあります。多彩な機能が搭載されているほど、最大の性能を発揮するために、システムを使いこなせるだけのスキルが必要です。しかし、スキルを身に付ける場合、システムに関する知識だけでなく慣れも必要となるため、使いこなせるまでにはそれなりの時間を要します。

少しでも早く業務効率化を目指すのであれば、操作性が良く、使いやすいシステムを導入することが大切です。契約書管理システムには、慣れていないうちでも簡単に操作できる製品もあるので、操作性に優れたものを見つけましょう。

デメリット2. 自社にマッチした製品でないと思うような効率化が図れない

契約書管理システムと一言でいっても、搭載される機能や操作手順は、システムごとにさまざまです。たとえば検索機能ひとつにしても、検索できる範囲や検索条件などは、システムによって異なります。

どれだけ高性能で多彩な機能を備えたシステムであっても、自社が必要とする機能を備えていなければ、業務の効率化は図れません。導入を検討する際は、担当部署とコミュニケーションを取り、「どのような機能が必要なのか」を洗い出しておくことが必要です。ミスマッチを避けるためにも、必要な機能については担当部署と綿密に打ち合わせしましょう。

契約書管理システムを選ぶポイント・選び方

契約書管理システムを選ぶ際には、その機能、セキュリティの充実度、サポート体制、そしてシステムの提供形態を考慮することが重要です。これらのポイントを基に、業務の効率化とセキュリティの強化を目指しましょう。

管理機能の使いやすさ

システムの使いやすさは、日常業務の効率に直結します。直感的なユーザーインターフェイスやシンプルな操作性が求められます。特に、契約書の申請や承認プロセスを簡単にするワークフロー機能が搭載されているかを確認することが重要です。

管理機能の充実度

契約書の管理に必要な機能が充実しているかも検討すべきポイントです。自動入力、全文検索、スキャン代行など、効率的に管理を行える機能が備わっているシステムを選ぶことが望ましいです。

文書管理機能はあるか

契約書だけでなく、他のビジネス文書も一元管理できるシステムの選択が、多くの企業にとって利点となります。文書管理機能が組み込まれているシステムを選ぶことで、契約書以外の重要文書も効率的に扱うことができます。

電子契約サービスはあるか

現代の契約締結プロセスは電子化が進んでおり、電子契約に対応しているかどうかは大きな選定ポイントです。電子契約機能があれば、紙の契約書を完全にデジタル化し、プロセスの効率化が図れます。

データベースの検索精度

契約書やその他の文書を素早く見つけ出せるかどうかは、データベースの検索機能の精度に依存します。高度な検索オプションやフィルター機能を備えたシステムを選ぶことで、必要な文書に迅速にアクセスすることができます。

セキュリティ面

契約書は機密情報を多く含むため、セキュリティは非常に重要です。アクセス権限の管理、操作ログの監視、データの暗号化など、セキュリティ機能がしっかりと備わっているシステムを選ぶべきです。これにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。


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契約書の管理においては、以下のような悩みをもつ企業も少なくありません。

  • 契約書の管理に手間がかかって主力業務に注力できない
  • 契約書管理の業務フローを効率化したい
  • 契約書を保管するスペースの確保が難しい
  • 使いやすい契約書管理システムを導入したい

上記のような悩みをお持ちの場合は、AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」の導入がおすすめです。

AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」は、契約書データをアップロードするだけで契約管理に必要なシステムへの入力を行い、台帳管理を簡単に実現できます。

契約書のスキャンデータを用意し、LegalForceキャビネにドラッグアンドドロップすると、全文テキストデータ化してAIが管理台帳を自動生成します。導入後すぐに、そして簡単に、契約書管理を始めることができます。
また、LegalForce キャビネは、単語単位での契約書検索や、更新期限・契約解除通知時期のアラート通知、アクセス権の管理、最近増加している電子契約・英文契約書の管理にも対応が可能です。

LegalForceキャビネは2024年1月より義務化される「電子帳簿保存法」にも対応しています。

そのほか「LegalForceキャビネ」には、契約書作成・管理をサポートする多彩に機能が搭載しています。業務フローを簡略化できるため、効率よく契約書の管理ができるでしょう。

まとめ:契約書管理の手順・方法

契約書管理のポイントは下記です。

  • 一元管理をする
  • 期限管理をする
  • アクセス制御をする

契約書管理の手順は下記です。

  1. 所管部門と責任者を決定する
  2. 契約書管理台帳を作成する
  3. 契約書の棚卸と台帳へ入力する
  4. 契約書管理ルールを作成する

なお契約書管理台帳を作成する方法は「エクセル」「管理システム」の2つが主流です。初期費用はかかりますが、業務効率化により、総合的なコストダウンに期待できるので、理想としては契約書管理システムの利用がおすすめです。契約書管理システムの利用がおすすめです。

契約書管理システムには、契約書のアップロードによるデータベースの自動生成機能や検索機能が搭載されており、クオリティの高い契約書を作成できます。また、更新期限のアラート機能や閲覧権限の付与機能を活用すれば、管理もしやすく利便性も抜群です。このように契約書管理システムは、契約書関連業務の効率化やリスクマネジメントにおいて大きな利益をもたらしてくれるでしょう。

とくにLegal Forceキャビネは、契約書データをアップロードするだけで契約管理に必要なシステムへの入力を行い、台帳管理を簡単に実現できます。

LegalForceキャビネの特徴や機能をまとめた無料の製品資料を以下のリンク先で配布しているので、ぜひダウンロードしてみてください。


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