契約書管理の重要性は、主に以下の2つの観点から説明できます。
リスクマネジメント
企業を法的なリスクから守り、企業活動を円滑に進めるために重要な文書です。適切な管理により、以下のリスクを回避できます。
- 契約違反による法的トラブルの防止
- 法令改正による法令違反のリスク回避
- 事情変更が発生した場合の企業活動実態との乖離
- 期限切れや情報漏洩などによる経済的損失の回避
- 取引先との関係性の明確化と信頼性の確保
業務効率化
契約書は締結後、内容を見直すケースが多々あります。管理を担当する部署は、事業部などからの問い合わせに迅速に対応するための体制を整えておく必要があります。
管理を適切に行うことで、以下のメリットが得られます。
- 必要な契約書への迅速なアクセス
- 契約内容の速やかな確認と共有
- 業務プロセスの標準化と時間節約
契約書管理の手順
契約書を管理する手順は以下のステップに分けることができます。
- 管理部門と担当者の決定
- 契約書の全体把握と管理する書類の決定
- 管理する項目の決定と契約書管理台帳の作成
- 契約書管理台帳への入力と、書類の保管・スキャン保存
- 契約書管理ルールの設定・周知
それぞれ、詳しい内容を説明します。
管理部門と責任者の決定
まずはどの部門で契約書を管理するか、誰が管理するかなどの体制を計画します。法務部や総務部が担当になるケースが多いです。
管理にあたって、契約書の整理や入力作業の担当者を定め、契約書の管理をする体制を整える必要があります。
契約書管理をスタートした後の体制についても、管理する部門の権限範囲や、担当者の具体的な業務の分担など、文書でルール化する準備も必要です。この段階では、体制に関するルールを草案として準備しておくとよいでしょう。
契約書の全体把握と管理する書類の決定
社内に存在する契約書を把握して、どの契約書を管理するかを決めます。
どの部署にどのような種類の契約書が何通くらいあるかを具体的に把握し、作業の見通しを立てます。また、保管期限も把握し、必要に応じて新たに設定しておきます。
一元管理を行えるようにするため、契約書の原本を支店などの遠隔地から送付してもらう必要もあるかもしれません。その場合は送付方法にも注意し、例えば書留郵便・機密書類が送れる宅配便などを利用して、安全・確実に担当部署に届くようにすることも重要です。
契約書が集まったらファイリングして整理します。「部署別」「取引先企業名の50音別」など、あらかじめファイリングのルールを設定してから作業を進めましょう。
管理する項目の決定と契約書管理台帳の作成
契約書管理台帳を作成する際には、先だって管理する項目を決める必要があります。管理項目の例は以下の通りです。
- 契約書タイトル
- 会社名
- 整理番号
- 契約書の種類
- 契約書原本の郵送日（電子契約の送信日）
- 契約締結日
- 有効期限・更新期間
- 担当部署・担当者
- 機密保持条項など特定の条項の有無
- 契約金額
自社の業務に合った項目を設定し、台帳に記載する項目を決めたら、エクセルなどで契約書管理台帳のテンプレートを作成し、一覧性を確保します。
契約書管理台帳への入力と、書類の保管・スキャン保存
作成した契約書管理台帳に必要な情報を入力していく段階です。テンプレートの各項目に、情報を入力します。
契約書の保管作業も必要です。整理番号に従って、該当のキャビネットなどへ書類を保管します。契約書の電子化を行う場合は、スキャン作業とファイルサーバなどへの保管作業が必要です。
この際「整理番号＿契約書名＿締結日」の順にファイル名を付けるなど、ファイルの命名ルールもあらかじめ決めておき、整理しやすくしておきます。
作成した契約書管理台帳には、今後締結する新しい契約書の情報を追加していくことになります。その都度、新たな契約書を保管する作業も必要です。新しい契約の追加がしやすいように、整理された状態で入力しておきましょう。
ルールの設定・周知
本格的な契約書管理の導入をスタートする前に、導入後の業務フローや、業務取扱規程・文書管理規程などの必要なルールを決め、その内容を文書化することが必要です。
担当部署・担当者などの管理体制、導入スタート後の業務フローやルールを作ります。ルールは社内の誰にでも読みやすく明確であるようにブラッシュアップして最終版とし、必要な社内承認を受けます。
作成したルールやマニュアルは、関係者全員に確実に伝えましょう。必要に応じて説明会や研修などの場を設けて、周知徹底するのも有効です。
エクセルを使った契約管理
契約書管理では、大きく分けて「エクセルによる管理」と「契約書管理システムによる管理」の二つのやり方があります。この章では、エクセルを使った管理台帳を作成する際のポイントについて解説します。
エクセルを使った契約管理については、こちらの記事で詳細に解説しているので、参考にしてください。
エクセルで契約書管理する際のポイント
エクセルで契約書管理する際には、以下のポイントを抑えることが重要です。
- 管理項目は必要最小限にする
- 契約書は一元管理する
- 電子契約は区別しておく
- これからの契約書だけを管理対象にする
管理項目は必要最小限にする
エクセルを用いた契約書管理をする際には、管理項目を必要最低限の以下の6つに絞ることがおすすめです。
- 契約書類型
- 契約企業の名称
- 契約の締結日
- 契約の開始日
- 契約の終了日
- 自動更新の有無
契約書は、契約期間・契約金額・納期・契約類型などの情報が数多く記載されています。これらの情報がどれも重要だと感じてしまい、すべてを管理項目として管理してしまう場合が多いです。
契約書は一元管理する
契約書は、部署・部門・拠点などで区切って、それぞれが管理している場合が多いです。しかし、必要なときにいつでも契約書を閲覧できるような状態にしておくために、契約書を管理する部門を明確にして、一元管理を行うことで、業務の効率化にもつながるでしょう。
電子契約は区別しておく
近年では電子契約が増加しています。電子契約と書面での契約を区別せずに、エクセルで台帳を作成してしまうと、契約書の原本を探す際に「キャビネット内を探すのか」「電子契約システム内を探すのか」がわからなくなってしまいます。不要な時間やコストを費やさないためにも、エクセルで契約書の管理を行う際には「電子契約であるか」「書面であるか」を区別しておくことがおすすめです。
これからの契約書だけを管理対象にする
過去の契約書についても調べて入力する必要があるのか、と思う方も多いでしょう。
はじめのうちから過去の契約書を入力するとなると、契約書の管理が億劫になり、契約書管理を始められないということになります。そのため、過去の契約書はいったん置いておいて、これからの契約書だけを管理対象として入力していくことがおすすめです。
アナログな契約書管理で発生しがちな課題
前述のように、契約書は締結するだけでなく、法改正時など必要に応じてアップデートしたり、法令に従って適切に管理したりしなければなりません。しかし、エクセル入力のようなアナログな契約書管理では、以下のような課題が発生しがちです。
- 見やすい台帳の作成が難しい
- 契約更新・期限の管理がしにくい
- セキュリティ対策がしにくい
- 一元管理がしにくい
- 入力の手間がかかる
- データ量が増えると作業時間がかかる
見やすい台帳の作成が難しい
エクセルを使用して契約書の管理を行うことは可能ですが、見やすさを確保することが困難です。
エクセルは関数などを使用した表計算を目的として作られており、デザイン性に富んでいるとは言い難いです。管理している側が見ればわかりやすい台帳だったとしても、第三者が見るとわかりにくい台帳となってしまう場合が多いでしょう。
契約更新・期限の管理がしにくい
エクセルだけではアラートによる通知やダッシュボードでの自動表示ができないことから、契約更新や期限の管理がしにくいというデメリットがあります。アラートによる通知などがない場合、契約の更新日などを忘れ、不要な契約を意図せず更新してしまう可能性もあるでしょう。
エクセルでの台帳作成の場合、検索をして人の目で契約更新や有効期限の確認をすることが必要になり、確実な通知ができるかどうかはマンパワーに頼らざるを得ません。
セキュリティ対策がしにくい
エクセルでの管理はセキュリティ面の問題もあります。契約書管理におけるセキュリティ対策では、「共有しやすさ」との両立をいかに実現するかがポイントです。
契約書は機密情報として取り扱われるべきものですが、複数メンバーで共有する必要のある書類です。情報を共有しやすくしつつも、機密情報としてのセキュリティ面を確保しなければなりません。
エクセルでもパスワードなどでセキュリティ対策ができますが、その場合、必要な書類やデータを複数メンバーで共有することが難しくなります。その一方で共有しやすさを優先して、誰でもアクセスできるようにしてしまうと、改ざんや情報漏えいのリスクが高まります。
一元管理がしにくい
エクセルで管理台帳を作っただけでは、一元管理がしにくいというデメリットもあります。エクセルには契約書本体と、タイトル・契約日・契約条項・整理番号などの関連情報を紐づけて一元管理する仕組みはありません。
そのため契約書本体を閲覧するには、キャビネットを開けたりファイルサーバにアクセスしたりなど、保管場所を探す手間がかかることがデメリットです。
入力の手間がかかる
基本的に手入力になることも、エクセルによる契約書管理のデメリットです。手入力では手間と時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーも発生しやすく、抜け漏れや不正確な情報が生じやすくなります。
契約書が膨大にある場合、入力作業の工数が多くなり、外注する場合にはコストも大きくなります。エクセルは低価格がメリットですが、入力の手間が大きい場合には、契約書管理システムを導入するコストよりも高くついてしまうこともあり得ます。
契約書管理システムとは
契約書管理システムは、企業の契約書を電子的に一元管理、検索しやすい状態で管理するためのソフトウェアやクラウドサービスです。
契約書の保管、検索、更新期限管理などの機能を提供し、契約書管理に関連する業務プロセスを効率化します。
契約書管理システムの導入メリット
契約書管理システム導入による具体的なメリットは以下の通りです。
内部統制の強化
- 契約情報の一元管理により、不正や人的ミスのリスクが低減します。
- 承認プロセスの明確化と自動化により、不適切な契約締結を防止できます。
- アクセス権限の管理により、機密情報の保護が強化されます。
リスク管理の向上
- 契約の更新期限や重要な日程の自動リマインド機能により、期限切れのリスクを軽減できます。
- 契約内容の迅速な検索と確認が可能になり、法的リスクの早期発見と対応が可能になります。
- 電子帳簿保存法対応により、法的リスクを回避できます。
業務プロセスの標準化
- 契約ライフサイクル全体を通じて、一貫したプロセスを確立できます。
- 契約書作成から締結、管理、更新までの一連の流れを自動化し、効率化できます。
- 部門間や担当者間での情報共有が容易になり、業務の透明性が向上します。
契約書管理システムの選び方
契約書管理システムの選び方には、以下の重要なポイントがあります。
一元管理機能の確認
契約書をデータ化して一元管理する機能は必須です。これにより、紙の契約書の紛失や破損のリスクを軽減し、必要な書類を迅速に見つけることができます。
検索性と利便性
高精度の検索機能は重要です。特にOCR機能の精度が高いシステムを選ぶことで、紙の契約書も効率的に電子化・検索可能になります。また、操作性の高さも重要で、見やすいレイアウト、簡単な操作方法、使いやすい検索機能を確認しましょう。
セキュリティ機能の重要性
契約書には機密情報が含まれるため、セキュリティは最重要事項です。以下の機能を確認しましょう。
- 通信の暗号化
- アクセス権限の厳格な管理
- データの暗号化
- 多要素認証
- 操作ログの記録
カスタマイズ性と成長性
自社のニーズに合わせてカスタマイズできる柔軟性と、機能が増える成長性を持つシステムを選びましょう。これにより、長期的に使用できるシステムとなります。
これらのポイントを考慮することで、自社に最適な契約書管理システムを選択できます。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法（電帳法）では、会社関係書類の電子データの保存方法が定められており、この要件を満たしていないシステムでは正式なデータとして扱うことができません。そのため、電帳法の要件を満たしたシステムを選ぶ必要があります。
2024年11月最新 電子帳簿保存法 （電帳法）対応まるわかりガイド
＜関連記事＞【弁護士監修】電子帳簿保存法の対象書類や改正点とその保管期間を解説！ 保存時の注意点とスムーズな導入方法も
契約書管理システムの効果を最大化するポイント
契約書管理システムの効果を最大化するポイントは以下の通りです。
期限管理機能の活用
契約の更新期限を見える化することで、契約更新の見落としや期限切れを防ぐことができます。システムによる自動リマインド機能を活用することで、担当者の負担を軽減し、重要な期限を逃すリスクを大幅に低減できます。
アクセス制御の最適化
契約書には機密情報が含まれるため、適切なアクセス制御が不可欠です。以下の点に注意してアクセス制御を最適化します。
- 組織単位、個人単位で柔軟にアクセス権限を設定
- 役割ベースのアクセス制御を導入し、部門や役職に応じた権限管理を実現
- 閲覧・編集ログの記録と管理
これにより、情報漏洩のリスクを低減し、個人情報保護法や機密保持契約への違反を予防できます。
ワークフロー機能の導入
ワークフロー機能を導入することで、以下のメリットが得られます。
- 契約書作成から承認、締結までの一連のプロセスを自動化
- 承認ルートの設定による未承認契約書送付リスクの減少
- リアルタイムでの進捗状況把握と滞留フォローの容易化
- 遠隔地との契約締結の円滑化
ワークフロー機能により、業務プロセスの透明性が向上し、承認者情報などの証跡を残した運用が可能になります。内部統制の強化とコーポレートガバナンスの向上にも貢献します。
これらのポイントを押さえることで、契約書管理の効率化と同時にリスク管理の強化を実現できます。
契約書管理システムの種類
契約書管理システムには主に3つのタイプがあります。
ここでは、主に「契約締結から書類作成まで一括管理」するタイプ、特定の「契約書管理業務に特化」したタイプ、そして「紙の契約書も管理できる」タイプのシステムを紹介します。
▼▼LegalonCloud「コントラクトマネジメント」は、締結済みの契約書をアップロードするだけでAIが自動で項目を抜き出して管理台帳を作成し、簡単に契約書の一元管理を実現します。2024年1月から義務化の電子帳簿保存法にも対応。ぜひチェックしてください。
1.契約締結から書類作成まで一括管理タイプ
- 契約プロセス全体をデジタル化
- 作成、承認、署名、保管を一元管理
- 時間とコスト削減、ミス防止
- デジタルトレースによるセキュリティ強化
2.契約書管理業務に特化したタイプ
- 高度な検索、フィルタリング機能
- 契約ステージ追跡ダッシュボード
- 自動更新通知
- セキュリティ強化機能
3.紙の契約書も管理できるタイプ
- 紙の契約書をデジタル化
- キーワード検索、カテゴリ分け機能
- 物理的スペース節約
- デジタルと紙の両方に対応
契約書管理システム導入時の注意点と導入の流れ
契約書管理システムの導入時には、以下の注意点と導入の流れを考慮することが重要です。
導入時の注意点
- 費用対効果の検討: 初期投資やランニングコストを含む総合的な費用を考慮し、業務効率化やリスク軽減効果と比較して導入の妥当性を評価します。
- 操作性の確認: システムの操作方法や仕組みを理解し、直感的で使いやすいインターフェースを持つシステムを選択します。
- カスタマイズの可能性: 自社の業務プロセスに合わせたカスタマイズが可能かどうかを確認します。
- セキュリティ対策: 契約書データの機密性を保護するため、高度なセキュリティ機能を備えたシステムを選択します。
導入の流れ
- 現状分析: 導入前に現在の契約管理プロセスを詳細に分析し、改善が必要な箇所を特定します。
- 目的の明確化: 導入目的とKPIを具体的に設定し、社内での理解と支持を得やすくします。
- 段階的な導入: 一度にすべての機能を導入するのではなく、段階的に導入することで、スムーズな移行を実現します。
- 従業員教育: システムの操作方法や新しい業務フローについて、十分なトレーニングを提供します。
- データ移行の準備: 既存の契約書をデジタル化し、分類・整理することで、スムーズなデータ移行を実現します。
- 定期的な見直し: 導入後も定期的にシステムの利用状況や効果を評価し、必要に応じて改善を行います。
これらの注意点と導入の流れを踏まえることで、契約書管理システムの導入をより効果的に進めることができます。
契約書管理システムなら電帳法対応の「LegaOn Cloud」コントラクトマネジメント
契約書の管理においては、以下のような悩みをもつ企業も少なくありません。
- 契約書の管理に手間がかかって主力業務に注力できない
- 契約書管理の業務フローを効率化したい
- 契約書を保管するスペースの確保が難しい
- 使いやすい契約書管理システムを導入したい
上記のような悩みをお持ちの場合は、AI法務プラットフォーム「LegaOn Cloud」のコントラクトマネジメントの導入がおすすめです。
AI法務プラットフォーム「LegaOn Cloud」コントラクトマネジメントは、契約書データをアップロードするだけで契約管理に必要なシステムへの入力を行い、台帳管理を簡単に実現できます。
契約書のスキャンデータを用意し、コントラクトマネジメントにドラッグアンドドロップすると、全文テキストデータ化してAIが管理台帳を自動生成します。導入後すぐに、そして簡単に、契約書管理を始めることができます。
また、単語単位での契約書検索や、更新期限・契約解除通知時期のアラート通知、アクセス権の管理、最近増加している電子契約・英文契約書の管理にも対応が可能です。
「LegaOn Cloud」コントラクトマネジメントは2024年1月より義務化される「電子帳簿保存法」にも対応しています。
そのほか「LegaOn Cloud」コントラクトマネジメントには、契約書作成・管理をサポートする多彩な機能が搭載しています。業務フローを簡略化できるため、効率よく契約書が管理できます。
