契約管理規程とは
契約書管理規程は、契約に関連する業務フローと運用ルールをまとめた規程です。
主に契約書の審査、締結、管理、廃棄といった契約書のライフサイクルの各段階でどのように作業を進めるかを定めています。
具体的には、契約書の記載方法や閲覧・共有方法、審査の進め方など、契約関連業務全体を網羅するルールが含まれます。
<関連記事>CLM(契約ライフサイクルマネジメント)とは?意味や解決できる課題を解説漏れると危険!?整備しておきたい主要な社内規程一覧
契約管理規程の目的・重要性
契約書管理規程を定める目的は主に2つです。
「契約リスクの管理」と「業務効率化」です。
契約リスクの管理では、不利な条件での契約締結や管理ミスによる問題発生を防ぐことが目標です。
業務効率化では、統一されたルールにより業務の混乱を防ぎ、スムーズな進行を図ります。これにより、法務業務の品質を担保し、効率的な業務運営が可能となります。
契約書管理で行うこと
契約書の期限管理
契約書には有効期限があり、その管理が重要です。期限切れによる自動更新や解除を防ぐために、正確な期限把握が求められます。
アクセス権限の管理
契約書には機密情報が多く含まれるため、閲覧者を制限しセキュリティ対策を講じることが必要です。
情報共有
契約書情報を必要な部署や担当者に適切に共有することで、業務効率を高めます。
契約書管理で主にやるべきこと
契約書管理で主にやるべきこととして、契約書の期限管理、アクセス権限の管理、および契約書情報の共有が挙げられます。これらの要素は効果的な契約管理を行う上で重要な役割を果たします。
契約書の期限管理
契約書の期限管理は、契約の有効性を維持し、ビジネスの継続性を確保するために不可欠です。
- 必要な管理項目: 契約開始日、契約終了日、自動更新の有無、自動更新の期間、更新予告期日の管理が特に重要です。
- 更新予告期日の重要性: 特に自動更新契約の場合、更新予告期日を管理することで、契約見直しの機会を逃さず、不要な自動更新を防ぐことができます。
- 定期的なチェック: 毎月月初などに、更新予告期日が近づいている契約をチェックする習慣をつけることが効果的です。
契約書へのアクセス権限の管理
契約書には機密情報が含まれることが多いため、適切なアクセス権限の管理が重要です。
- 必要最小限のアクセス: 契約書を閲覧できるのは、必要最小限の者に限定すべきです。
- 一元管理の利点: 契約書を一元管理することで、アクセス権を適切に設定し、セキュリティを向上させることができます。
- システムの活用: 契約管理システムを導入することで、より細かなアクセス権限の設定や、アクセスログの管理が可能になります。
契約書情報の共有
契約書情報を適切に共有することで、組織全体の契約管理の効率と質を向上させることができます。
- 契約管理台帳の作成: 契約の種類、相手方、契約書名、期限、金額等の基本項目を抽出した契約管理台帳を作成し、関係者間で共有します。
- テンプレートの共有: 契約書テンプレートを一覧化し、法務部門だけでなく事業部門の担当者も必要に応じてアクセスできるようにします。
- 条文単位のテンプレート化: 条文を部品単位でテンプレート化することで、比較や過不足の検知が容易になります。
これらの要素を適切に管理することで、契約リスクの低減、業務効率の向上、そして組織全体の契約管理能力の強化につながります。
効果的な契約管理の4つのポイント
効果的な契約管理を行うためには、以下の4つのポイントが重要です。
- 契約書の一元管理契約書の一元管理とは、全ての契約書を決められた場所に集約して管理することです。これにより以下のメリットがあります。・契約書の紛失や情報漏えいのリスクを低減・契約書の検索性向上・セキュリティ強化(閲覧・編集履歴の記録が可能)一元管理により、各部署や担当者が個別に管理することによる問題を回避し、効率的な契約書管理が可能になります。
- 重要項目の管理契約書の重要項目を適切に管理することで、契約内容の把握や必要な対応を迅速に行うことができます。管理すべき主な項目には以下のようなものがあります。・契約当事者名・取引金額・契約締結日・契約期間・支払いの周期・自動更新の有無・所管部門・担当者・稟議番号これらの項目を一覧化することで、契約全体の状況を俯瞰的に把握できます。そして、トラブルの早期発見やリスクヘッジにもつながるでしょう。<関連記事>契約書管理番号のつけ方は?契約書の管理を効率化する方法も解説
- 期限管理の徹底契約には様々な期限が存在します。これらを適切に管理することで、以下のようなリスクを回避できます。・契約の自動更新による不要な継続・更新忘れによる契約の失効・重要な期日の見落とし期限管理を徹底することで、適切なタイミングで契約の見直しや更新の判断を行うことができます。
- 契約書の内容管理契約書の内容を適切に管理することは、以下の点で重要です。・最新版の把握:どの契約書が最新かを明確にし、古い版との混同を防ぐ・バージョン管理:契約内容の変更履歴を追跡し、必要に応じて過去の版を参照できるようにする・アクセス権限の設定:機密情報を含む契約書へのアクセスを制限し、情報漏洩を防ぐ内容管理を適切に行うことで、契約に関するリスクを最小限に抑え、必要な情報に迅速にアクセスすることが可能になります。
これら4つのポイントを押さえることで、効果的な契約管理を実現し、企業のリスク管理レベルを上げることができます。
契約管理規程作成のための準備
契約管理規程を作成する準備段階では、以下の3つのステップが重要です。それぞれのポイントを詳しく解説します。
1.契約管理担当者の決定
統括部門の選定
契約管理を統括する部門を決めます。法務部門が担当することが望ましい一方、会社の規模や業務分担によっては総務部や管理部が担当することもあります。
担当者・責任者の配置
契約管理を効率的に行うため、専門知識を持つ担当者や責任者を選定します。属人化を防ぐため、チームで対応する体制を整えることが望ましいです。
2.業務フローの検討と課題の洗い出し
業務フローの分析
契約書の作成、承認、締結、保管、廃棄といったプロセスを詳細に分析し、各段階で発生する課題を明確にします。
課題の特定
例えば、「審査が必要な契約書の抜け漏れ防止」や「締結済み契約書への効率的なアクセス」といった具体的な課題を洗い出します。
改善点の検討
洗い出した課題に対して、どのような運用ルールやシステム導入が有効かを検討します。
3.既存契約書の棚卸と整理
契約書の収集と確認
社内に保管されている全ての契約書を収集し、その内容や現状(期限切れや更新の必要性など)を確認します。
管理台帳への登録
契約書情報(種類、相手方、締結日、有効期限など)を管理台帳に入力し、一元化して管理します。必要最低限の項目から優先的に整理する方法も有効です。定期的な棚卸運用段階でも年1~2回は棚卸を実施し、新たな契約書や失効した契約書の状況を把握し続けます。
契約管理システムについて詳しくは、記事の「契約書の管理システムを導入する」をご参照ください。
<関連記事>契約書管理の基本と手順を紹介!管理ツールはエクセルと契約書管理システムのどちらが良い?
電子署名管理規程の作成方法
近年では、電子署名を活用して契約を締結するケースが増加していいます。この章では電子署名の管理規程について解説します。
<関連記事>電子署名とは?ビジネスにおけるメリットや仕組み、注意点を解説
電子署名の基本概念
電子署名とは、電子データの作成者を特定し、内容が改ざんされていないことを確認するための仕組みです。主な特徴は以下の通りです。
- Authentication: 署名した者を特定できる
- Integrity: 署名されたデータが変更されていないことを確認できる
- Non-repudiation: 署名をした者が後に署名を否認することを防ぐ
電子署名は暗号理論に基づいており、暗号化と復号とで異なる2つの鍵(公開鍵と秘密鍵)を使用した公開鍵暗号化方式を採用しています。
電子署名管理規程に含めるべき要素
電子署名管理規程には、以下の要素を含めることが考えられます。
- 規程の目的と定義(総則)
- 電子署名・証明書の管理責任者の定め
- 電子署名の登録・制定や改廃の手続き
- 利用する電子署名の種類
- 電子署名利用時の運用・稟議提出フロー
- 禁止事項
- 紛失や盗難、事故発生時の対応
電子署名の運用ルールの設定
電子署名の運用ルールを設定する際は、以下のポイントに注意しましょう。
- 電子署名管理責任者の職務内容と責任を明確化する
- 電子証明書の管理方法やアカウント登録、変更方法を詳細に定める
- セキュリティ対策や事故対応の手順を具体的に記載する
- 既存の印章管理規程との違いを考慮し、電子署名特有の要素を盛り込む
電子署名管理規程の作成にあたっては、「どうすれば安全かつ効率的に電子署名を運用できるのか」を常に念頭に置き、自社の状況に合わせたルール作りを心がけることが重要です。
契約管理規程の作成と運用
以下は、契約管理規程で特に重要な5つの規定です。どのような内容を規定するべきかを解説します。
- 契約書の作成に関する規定・契約書のテンプレートやフォーマットの標準化・必須記載事項の明確化(契約当事者情報、契約範囲、権利義務、期間、解除条件など)・契約書作成が必須のケースと不要なケースの定義
- 契約書の回覧・配布に関する規定・契約書を受け取るべき部門や個人の指定・配布方法の規定(紙または電子的配布)・セキュリティ対策(暗号化、アクセスログ記録、アクセス権限設定など)
- 契約書のレビュー・承認プロセス・レビュー基準やチェックリストの設定・承認フローの明確化(誰の承認が必要か)・エスカレーションの手順ただし、業務を簡略化するために、例えば安価な消耗品の購入など一部の契約については不要とする場合、「少額な取引などは、部門長の判断で契約書作成を不要とする」など、担当部門の判断に託すというような内容を盛り込むことが重要です。
- 契約書の保存・管理に関する規定・保管方法の指定(キャビネットまたはシステム)・ラベリングやインデックス付けのルール・保管期間と廃棄ルールの設定・電子文書管理の詳細(ファイル形式、スキャナ仕様、保存メディアなど)
- 契約書の更新・変更に関する規定・更新・変更が必要な状況の定義・変更提案のプロセス・レビューと承認の手順・契約修正書の作成と保管
契約書管理規程のサンプルはこちら
ここまで契約書管理規程の目的や重要性、管理するポイントなどを詳しくご紹介してきましたが、より具体的なサンプルを以下のページでご提供しています。
入れるべき条項について解説!契約書管理規程の目的・作成のポイント
こちらのページでは、契約書管理規程とは何か、契約書管理規程を作成する目的、契約書管理規程に入れるべき条項について解説しているほか、契約書管理規程のサンプルを無料でダウンロードできます。ダウンロード方法は上記のページに請求フォームがありますので、そちらよりお申し込みください。
契約管理システムの活用
以上のように契約管理にはさまざまな取り組みがあり、アナログな作業でそれらを完璧にこなすことは困難です。そこで、契約管理システムを活用することが有効です。以下、具体的なメリットを解説します。
契約管理システムの利点
契約管理システムを導入することで、以下のようなメリットがあります。
1.自社で締結した契約書の全体像を把握
締結後の契約書を集約し、散逸を防止。検索可能なデータベースを自動で作成します。
2.手間をかけずに適切な契約管理を実現
契約書をアップロードするだけで、契約状況や期間、自動更新の有無などを自動で抽出し管理します。
3.契約に関する情報をナレッジとして活用可能
締結までに至った経緯など、締結前後の情報を紐づけて管理し、業務の属人化を防止します。
4.リスク箇所のモニタリング体制構築の支援
契約上の義務を可視化し、取引時に注意すべきポイント等をすぐに確認可能な状態にします。
5.コンプライアンス強化
契約内容やプロセスの透明性が向上し、法令遵守やリスク管理が容易になります。
適切なシステム選択のポイント
契約管理システムを選ぶ際には、以下の基準を考慮することが重要です。
1.必要な機能が搭載されているか
契約書作成、承認フロー自動化、バージョン管理、更新通知など、自社の業務に必要な機能が揃っているか。
2.セキュリティレベル
データ暗号化やアクセス権限管理、操作ログ保存など、不正アクセス防止機能が充実しているか。
3.外部システムとの連携性
既存システムとの連携が可能か。連携できるとデータ入力の手間を省くことができます。
4.使いやすさとサポート体制
現場で直感的に操作できるUI/UXかどうか。また、導入後のサポート体制が整っているか。
5.コストパフォーマンス
システム導入・運用コストが自社予算内で収まるかどうか。トライアルで実際に試用することも考えられます。
6.将来性への対応
現在の課題だけでなく、将来的な業務拡大や電子契約への移行にも対応できる柔軟性があるか。
7.電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法(電帳法)は、帳簿や取引関連書類の電子保存に関する法律です。システムを選定する際には、電帳法に対応したものを選ぶことが重要です。
電子契約・電子署名を導入する際のフロー
電子契約の導入を効率的に進めるためのステップは以下の通りです。
電子化する契約書の洗い出し
全ての契約書を対象に、どの文書が頻繁に利用され、どの文書が重要な取引に関連しているかを調査します。
この分析には、契約書の種類、使用頻度、関連する事業部門、契約の期間、および契約に関わるリスクの高さなど、多岐にわたる要因を考慮に入れる必要があります。
電子化する契約書の優先付け
契約書の使用頻度、重要性、関連部門のニーズなどを評価し、どの文書を先に電子化するかを決定します。例えば、日常的に多くの部門で頻繁に参照される契約書や、更新が頻繁に必要な契約書を優先的に電子化することが一般的です。これにより、効率的な文書管理と迅速なアクセスが可能になり、業務のスピードと正確性が向上します。
契約締結権限の見直し
この見直しを行うことで、どの個人または部署がどのタイプの契約に対して締結権限を持つかを明確にし、組織内の責任と権限を適切に配分します。
具体的には、既存の権限を評価し、契約の種類や重要性、関連リスクに基づいて必要な変更を検討します。
例えば、大規模な財務契約は高いレベルの承認が必要な可能性があり、一方で日常的な購入契約にはより低いレベルの承認で足りるかもしれません。
このプロセスでは、過去の契約締結の履歴を分析し、権限の過不足がないかを確認することも重要です。
電子契約データの管理方法を決める
電子契約データの管理方法を決定する際には、契約書の保管、アクセス制御、セキュリティ、およびバックアップについて検討する必要があります。
具体的な手順としては、まず、どのような形式で契約書を保存するかを決めます。データを暗号化した形で保存すれば関係のない第三者には読めなくなり、安全性を高めることができます。
次に、契約書にアクセスできる人を決め、アクセス権限を設定します。必要な担当者だけが特定の契約書にアクセスできるように制限をかけます。
さらに、データの信頼性を保つために、定期的なバックアップと内容の見直しを計画します。これにより、データの損失や改ざんが発生した場合に迅速に対応できるようにします。
効果的な契約書管理の実現に向けて
契約書管理を効果的に行うためには、規程の作成から運用までのステップを明確にし、継続的な改善を行うことが重要です。以下に、それぞれのポイントを解説します。
規程作成から運用までのステップ
1.契約管理体制の構築
管理責任者や担当部署を明確にし、契約書の作成、保管、更新、破棄までのフローを統一します。契約書管理台帳を作成し、契約情報(契約相手、日付、期限など)を一元化します。
2.標準化とルール策定
契約書テンプレートやフォーマットを標準化し、必要な記載事項や承認フローを明文化します。社内ルールとして契約書の作成・保管・更新方法を統一することで属人化を防ぎます。
3.システム導入による効率化
契約管理システムを活用し、契約書の検索性向上や期限管理の自動化を図ります。更新期限のリマインド機能や台帳自動作成機能などで業務負担を軽減します。
4.教育と周知徹底
社員への研修やマニュアル配布などで、新しい規程やシステムの運用方法を周知します。定期的な教育機会を設けることで規程への理解と遵守率を高めます。
継続的な改善の重要性について
1.現場からのフィードバック収集
実際に規程を運用する現場担当者から意見や課題点をヒアリングし、改善案を検討します。
2.定期的な見直し
法改正や業務内容の変化に対応するため、定期的な頻度(年1回など)で規程や運用フローを見直します。
3.最新技術の活用
契約管理システムや電子署名ツールなど、新しい技術を取り入れることで業務効率化とリスク低減を図ります。
4.透明性とコンプライアンス強化
契約情報の可視化と内部統制強化により、リスク管理能力と法令遵守意識を向上させます。
これらのステップと改善プロセスを通じて、契約書管理は効率的かつ安全に運用できるようになります。
電子署名管理規程を作成する際のポイント
電子署名管理規程を作成する際には、以下の重要なポイントを抑えておく必要があります。
規程に含める項目を洗い出す
電子署名の適切な使用と管理を保証するために必要なすべてのルールや条件を特定し、文書化します。
具体的には、以下のような項目が含まれます。
- 目的:電子署名管理規程を設ける目的を明確に記述します。電子文書の真正性保証や、不正アクセス及びデータの改ざん防止などが挙げられます。
- 定義:電子署名、管理責任者、電子署名権限者など、規程内で使用される用語の定義を明確にします。
- 手続き:電子署名の制定、適用、改廃に関する手続きを詳細に規定します。
- 電子署名の種類とその使用条件:どの種類の電子署名をどの文書や契約に適用するかのガイドラインを作成します。
- 管理責任:電子署名の管理責任者とその職務内容を定義します。
- セキュリティ対策 :電子署名のセキュリティを保持するための技術的な措置やポリシーを記述します。
これらの項目を洗い出し、整理することで、組織は電子署名の管理において高い透明性とセキュリティを確保することができます。
秘密鍵(署名鍵)の管理方法を決める
秘密鍵は電子署名を生成する際に使用されるため、その取り扱いには最大限の注意が必要です。秘密鍵の管理方法には、以下のような要素を含めるとよいでしょう。
- 保管方法:秘密鍵は安全なデジタル環境内に保管する必要があります。これには、暗号化されたデータベースやセキュリティの高いサーバーが適しています。
- アクセス制御:秘密鍵へのアクセスを厳密に制限し、承認された個人のみがアクセスできるように管理します。アクセス権限は定期的に見直しを行うことが推奨されます。
- 監査と追跡:秘密鍵の使用履歴を記録し、不正アクセスや不適切な使用がなかったかを監査する体制を整えます。
- バックアップとリカバリ:秘密鍵のバックアップを定期的に行い、何らかの事故や障害から迅速に回復できるようにします。バックアップデータも同様にセキュアな環境に保管する必要があります。
- 教育と訓練:秘密鍵の管理に関わる社員に対して、適切なセキュリティ対策とプロトコルの教育を行い、安全意識を高めることが必要です。
2要素認証端末の管理方法を決める
2要素認証(2FA)は、不正アクセスを防ぐために二つの異なる認証要素を組み合わせる方法です。管理方法を定める際には、以下の点に注意する必要があります。
- 端末の種類と配布:使用する2FA端末(トークン、スマートフォンアプリなど)を決定し、必要なスタッフに配布します。配布する際は、個人識別情報と紐付けることが重要です。
- アクセス権限の設定:各端末に対してアクセス権限を設定し、認証情報が必要な操作に対するアクセスを制限します。特に機密性の高い情報を扱う場合のアクセスは厳格に管理します。
- 使用履歴の監視と評価:端末の使用履歴を定期的に監視し、不審な活動がないかをチェックします。不審なアクセスが検出された場合は、直ちに対応を行います。
- 教育とトレーニング:2FA端末を使用するスタッフに対して、適切な使用方法とセキュリティ対策についての教育とトレーニングを実施します。特に、パスワードや認証情報の共有を禁止することや、端末の紛失・盗難時の対応について詳しく説明します。
- 物理的・デジタルのセキュリティ:物理的なトークンの場合は、盗難や紛失から保護するための措置を講じます。デジタル認証アプリの場合は、デバイスのセキュリティを常に最新の状態に保つことが求められます。
電子証明書の提出を求められた場合の対応を決める
電子証明書は、電子署名の検証と、署名者の身元確認に利用されます。
この証明書の適切な管理と提出手続きを規定することは、信頼性の維持と法的な問題を避けるために不可欠です。具体的には以下のような対応を定めます。
- 提出要求への対応:電子証明書が求められた場合の手続きを事前に定めます。どの部署が対応を行うか、どのような形式で提出するかを明確にします。
- 証明書の管理:電子証明書の発行元、有効期限、および保管方法を管理し、常に最新の状態を保つ必要があります。
- セキュリティとプライバシー:提出する証明書の内容が第三者によって不正に利用されないよう、情報の安全性を確保する措置を講じます。
- 更新と廃棄:電子証明書の有効期限が近づいた場合の更新手続き、および無効になった証明書の安全な廃棄方法を規定します。
- 法的要件の遵守:電子証明書の提出が関連する法規制に適合していることを保証します。必要に応じて法務部門と連携し、適切な対応を行うことが求められます。
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契約管理規程があることによって契約管理業務の進め方に一定の基準が設けられるため、契約管理業務をスムーズに進めやすくなります。さらに契約書の作成や審査のフロー、管理のルールなどを徹底し、契約書に関するリスクを減らすためにも契約管理規程は重要です。
契約管理規程には、契約締結の手順や、契約書の記載内容、契約書審査、契約書の閲覧・共有など、さまざまなルールを盛り込む必要があります。
契約管理規程を作成する際は、誰にとってもわかりやすく理解されやすい内容にし、現場への浸透に努めなければなりません。業務や実務内容に沿った契約書管理規程を作成し、契約書を適切に管理していきましょう。作成した契約管理規程を運用するには、社内に周知徹底を行うことが重要です。
そして正しいフローの運用をサポートする契約管理システムの導入も役立ちます。LegalOn Cloud「コントラクトマネジメント」には閲覧権限の管理や、案件ごとの担当者設定の機能などがあり、契約管理規程の運用を促進するためにご活用いただけます。