電子契約とは
電子契約とは、契約締結を電子データ上で行うことをいいます。インターネット上の電子ファイルに押印・署名して契約できるため、場所や時間を選ばずに手続きを済ませられます。電子契約システムでは、契約書の締結を電子データ上で完結できることから、企業にとっても利便性の高いシステムとなっています。さらに、業界・業種を選ばず利用でき、コスト削減やリードタイムの短縮につなげることも可能です。
電子署名がされた文書は紙媒体の契約書と同じ効力を持つので、取引先と信頼できる契約を行えます。
電子契約の仕組み
電子契約の基本的な仕組みは、以下のような流れとなっています。
- 作成者がシステム上に契約書をアップロード
- 取引先が契約書を受け取り問題なければ承認・署名
- 双方の合意によって契約締結済み書類をメールで配信
締結日時の証明方法として、電子契約書にはタイムスタンプが付与されます。
電子契約システムにおいてデータはクラウド上にも保存されるため、万が一メールの内容が消去されたとしても再チェックできます。
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書面契約との違い
従来は紙媒体の書面契約が主流で、契約者間で契約書を受け渡しながら印鑑を押す必要がありました。契約書は手渡しもしくは郵送しなければならないため、契約締結までに時間がかかる点がデメリットです。また、契約書の修正が必要になった場合、再度送る必要があるので手間が増えてしまいます。
電子契約ならオンライン上で手続きが完結するので、スムーズに契約締結できます。電子署名を付与することで契約を締結でき、書面契約と比べて電子契約は効率性が高い契約方法です。
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電子契約サービスの種類
電子契約サービスには「当事者署名型」と「立会人署名型 」の2種類があります。契約方法や法的効力の強さが異なるため、導入する時は違いを理解しておく必要があります。
まず当事者署名型は、当事者同士が電子署名を行うタイプです。当事者同士が機器や認証用のICカードを用意し、電子契約事業者を介さずに電子署名を付与する方法であり、確実性の高い契約が可能です。一方で、契約相手も当事者型電子契約を利用していることが前提となるため、利用されていない場合は導入してもらう必要があります。
次に立会人署名型は、電子契約サービス提供事業者が立会人になって電子契約を行うタイプです。電子署名はメール認証で本人確認を行い、当事者がアクセスすることで確実性を高められます。当事者署名型と比べて認証用のICカードなどが不要なので、導入の負担が少ないサービスとなっています。
電子契約の料金体系
電子契約システムの料金体系には、主に以下の2種類があります。
- 月額基本料と契約書の送信数ごとに料金が課金されるタイプ（月額+従量課金タイプ）
- ユーザー数・契約書の送信数で料金プランが設定される定額タイプ（月額固定タイプ）
多くの電子契約サービスは、月額・年間の基本料金制を採用しています。基本料金には一定数の契約締結や機能が含まれており、企業規模や利用頻度に応じてプランを選択する必要があります。
基本料金と従量料金
電子契約システムの月額基本料は利用するシステムやプランによって異なりますが、一般的には月額5,000円〜1万円前後で利用可能です。月額+従量課金タイプの契約コストは、1件あたり100円〜200円程度となっています。
電子契約システムの利用頻度が多い企業は従量料金が大きくなりやすいため、月額固定タイプのサービスを選択するなど、サービスを比較検討することが大切です。
最適な料金プランの選び方
電子契約システムを導入する際は、最適な料金プランを選ぶ必要があります。初期費用や月額費用、従量課金など複数のコストが発生しうるため、企業の契約締結数や規模に合わせて費用対効果の高い料金プランを選ぶことが重要です。例えば、毎月の契約数が少ないのであれば安い料金プランを選ぶことで、企業の負担を軽減できるようになります。
電子契約サービスは無料で利用できる？
電子契約サービスの中には、無料プランを提供しているものもあります。個人や小規模事業者向けとなっており、月に1件〜3件程度の契約であれば無料で利用可能です。
月間の契約数や機能に制限はありますが、契約数が少ないなら費用をかけず利用できます。セキュリティ面や機能面にも制限があることもあるため、導入には十分注意が必要です。
導入時の注意点とポイント
電子契約システムを導入する際には、以下のポイントをチェックしておく必要があります。
- 必要な機能の整理
- システムに合わせた契約フローの整備
- 電子帳簿保存法への対応（契約後の管理も視野に）
以下で詳しく説明します。
必要な機能の整理
自社にとって必要な機能が何かを整理することで、導入すべき電子契約システムを見つけられるようになります。基本的な電子署名を作成・管理する機能だけでなく、契約書のテンプレートや外部システム連携など電子契約システムによって機能は幅広いです。コスト削減やリスク管理強化など電子契約システムの導入目的を明確にすれば、必要な機能を整理して導入すべき電子契約システムが見つかります。
システムに合わせた契約フローの整備
導入する電子契約システムに合わせて、社内の契約フローを見直すことも大切です。また、契約締結に関わる各部門や担当者の役割分担を明確にしておくことで、スムーズに電子契約システムを運用できるようになります。本格的な運用前に契約フローの練習を行えば、実際の運用時にもトラブルが発生することを防ぐことが可能です。
電子帳簿保存法への対応（契約後の管理も視野に）
電子帳簿保存法とは、企業が電子的に作成した書類や帳簿を適切な方法で保存・管理することを定めた法律法律です。電子帳簿保存法に基づいた管理を行うことで、情報の完全性と可用性が確保されるようになります。取引先との契約後の管理も視野に入れることで、セキュリティの高い環境下で電子帳簿を保護することが可能です。
徹底比較！電子契約サービス3選
こちらでは、電子契約サービスを3つ紹介します。各サービスの詳細や特徴を比較するので、ぜひ導入を検討してください。
1. クラウドサイン
クラウドサインは、契約締結から契約書管理まで可能なクラウド型の電子契約サービスです。契約交渉済の契約書をアップロードし、相手方が承認するだけで契約を結べます。
書類の受信者はクラウドサインに登録する必要がないため、手間は一切かかりません。
料金プランは4種類あり、月額10,000円（税込）から導入できます。
2. freeeサイン
freeeサインは、契約の締結だけでなく契約業務を楽にできる機能が搭載されたサービスです。ひな形やテンプレートを使った文書作成やAIによるレビュー、文書管理など電子契約サービスの枠を超えた一連の契約業務をカバーできる機能が搭載されています。
3種類の料金プランを用意しており、月額5,980円（税込）から導入できます。プランによってユーザー数や電子サイン無料枠は異なります。
3. 電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、契約印タイプの送信料は1件あたり110円（税込）と、比較的安価なサービスです。権限設定や閲覧制限から文書を管理でき、機能による追加費用はかかりません。電子署名法に準拠しているので安心して利用でき、本人性が高い当事者型電子署名の利⽤・併⽤も可能です。
お試しフリープランはユーザー数1、送信数上限5件/月と制限がありますが、無料で利用可能です。契約印＆実印プランは⽉額基本料9,680円（税込）で利用できます。
4. LegalOn Cloud（サイン）
LegalOn Cloudは電子契約システムを搭載したAI法務プラットフォームです。単体の電子契約システムとは異なり、締結予定契約書と審査完了した契約書の差分比較や契約書管理なども同一システム上で行えます。
現在、月額利用料金が12か月分無料となるキャンペーンも実施しています。詳細は以下から確認が可能です。
選び方のポイント
電子契約システムを選ぶときは、以下のようなポイントをチェックしておくことが大切です。
- 自社に必要な機能で選ぶ
- コストで選ぶ
- 他社の導入状況や認知度で選ぶ
- 契約書管理もできるなどの付加価値で選ぶ
それでは詳しく解説します。
自社に必要な機能で選ぶ
自社が求める機能が搭載されている電子契約システムを選ぶことで、契約周りの業務を効率良く進められるようになります。電子契約に法的効力を持たせるなら電子署名やタイムスタンプ、業務を効率化させたいならワークフローや通知、テンプレートなどの機能がおすすめです。
電子契約システムによって搭載されている機能は異なるため、公式サイトから機能面をチェックしてください。
コストで選ぶ
電子契約システムを選ぶ場合、どれくらいの費用が発生するのかに注目することも大切です。月額もしくは年間単位、従量で費用が発生するため、費用対効果の高いシステムを選ぶ必要があります。
オプションサービスを利用すると追加費用がかかることもあるので、契約件数と見合っているかどうかをチェックすることも重要です。複数の電子契約システムのコスト面を比較しながら、費用対効果の高いシステムを選定してください。
他社の導入状況や認知度で選ぶ
電子契約システムを選ぶ基準として、他社の導入状況や認知度に注目することも大切です。
企業の導入実績が多いシステムは信頼性が高く、安心して利用できます。自社と同じような業界・業種の企業が導入している実績があれば、同様の使い方が可能です。
電子契約システムの公式サイトには各企業の導入実績が記載されていることもあるため、事前にチェックすることをおすすめします。
契約書管理もできるなどの付加価値で選ぶ
契約書の業務を効率化したいなら、契約書管理もできる付加価値がある電子契約システムが最適です。1つのシステムで全ての業務を完結できるようになるため、文書管理システムなどを導入する必要がなくなります。
担当者の負担も軽減できるようになり、効率性だけでなく生産性も向上します。そのため契約書管理などの機能も搭載されているか合わせてチェックすることをおすすめします。
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まとめ
今回は、おすすめの電子契約システムや失敗しない選び方について詳しく解説しました。電子契約システムを導入することで取引先とスムーズに契約を締結できるようになり、すぐにプロジェクトを進められます。
自社に最適な電子契約システムを選ぶなら、必要な機能やコスト、導入実績、契約書管理の有無などを確認することをおすすめします。ぜひ電子契約システムを導入し、契約手続きをスピーディに進めてください。
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